《文件管理》授课第4讲义章文件整理与归档
文件、档案的分类整理及归档流程
-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。
普通来说，文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。
(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。
在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。
《文件管理》课件
欢迎各位同学阅读这份《文件管理》PPT课件。本课件将带领大家深入了解文 件管理的重要性和核心原则，以及Windows、macOS、Linux和云盘等平台上的 文件管理技巧。
简介
文件管理是指有效组织、存储、查找和维护数字和纸质文件的过程。它在个人和组织层面上发挥着重要的作用，有 助于提高工作效率和信息安全。
使用云盘平台的功能，进行
编辑功能，方便团队合作和
云盘。
文件的上传、下载、删除和
文件版本管理。
分享操作。
小结
核心原则和技巧
总结文件管理的核心原则和实用技 巧，帮助提高个人和组织的文件管 理效率。
未来发展趋势
意义和价值
展望文件管理领域的未来发展趋势， 探讨智能化和自动化的文件管理解 决方案。
强调文件管理对个人和组织的意义 和价值，以及良好文件管理带来的 诸多好处。
操作文件
在Finder中进行文件和文件夹的创 建、复制、移动和删除操作，还可 以查看和修改文件属性。
标签和智能文件夹
使用标签和智能文件夹来对文件进 行分类和组织。
Linux文件管理
1
终端下的文件管理
通过命令行界面，在终端中进行文件和文件
文件属性和权限
2
夹的创建、复制、移动和删除操作。
通过命令修改文件属性和权限，确保文件的
安全性和可访问性。
3
文件搜索和过滤
使用命令行工具进行文件搜索和过滤，灵活
压缩和解压缩文件
4
快速地定位所需文件。
使用压缩工具对文件进行压缩和解压缩，方 便传输和存储。
云盘文件管理
1 云盘的介绍和选择
2 上传、下载、删除和
分享文件
了解不同云盘服务提供商，
档案管理课件---四-归档文件整理、文书归档(第2、3节)
案、会计档案等专门档案，也不涉及声 像、电子等特殊载体档案的整理工作。
四、文件整理的步骤和方法
（一）修整 修整的主要内容包括： 1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文
件； 2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 指按一定顺序叠放以“件” 为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。
《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应 当排列在一起。 “事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的 工作过程。
1.文件排列可以按三种方法进行： a.事由结合时间排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在
料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少 折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料
的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。 1.件内排列方式： a.正本在前，定稿在后； b.正文在前，附件在后； c.原件在前，复制件在后； d.转发件在前，被转发件在后； e.批复在前，请示在后； f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑶年度—保管期限分类法：这种分类方法适用于内设机
构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是 操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机 构或问题的归档文件。
▪ 如：2001年：永久、 30年、10年；2002年：永 久、 30年、10年；2003年……
《文件管理》课件
03
保持文件名的格式统一，如全部使用小写字母或数字，方便识
别和管理。
06
文件管理工具与软件
Windows资源管理器
01
文件和文件夹的创建、 重命名、移动、复制和 删除等基本操作。
02
文件搜索功能，可以快 速找到需要的文件。
03
文件属性查看，如只读 、隐藏和系统等。
04
磁盘管理功能，可以对 磁盘进行格式化、清理 等操作。
数据加密
使用加密软件
使用专业的加密软件对重要文件进行加密，确保 即使文件被非法获取也无法轻易解密。
加密传输
在传输敏感文件时，应使用加密协议进行传输， 以确保数据在传输过程中的安全。
加密存储
对于存储在云端或其他远程位置的文件，应使用 加密技术进行存储，防止未经授权的访问。
05
文件查找与整理
文件搜索技巧
关键字搜索
使用关键字进行搜索，如文件名、内容、日期等，能够快速定位 到目标文件。
高级搜索
通过设置搜索条件，如文件类型、大小、修改时间等，缩小搜索范 围，提高搜索效率。
文件属性搜索
利用文件属性，如文件名长度、创建日期、修改日期等进行搜索， 满足特定需求。
文件分类整理
文件夹分类
将文件按照类别放入不同的文件夹中，方便管理和查找。
03
文件存储与备份
本地存储
优点
速度快，安全性较高，可靠性强 。
缺点
存储容量有限，无法实现数据共 享和远程访问。
网络存储
优点
可实现数据共享，容量大，便于远程 访问。
缺点
速度较慢，安全性较低，需要稳定的 网络连接。
云存储
要点一
优点
容量大，可实现数据共享和远程访问，方便备份和恢复数 据。
文件整理与归档方法
文件整理与归档方法一、建立文件分类体系1.根据业务需求和工作流程，制定一个清晰的文件分类体系，以便将文件按照不同的类别整理、归档和检索。
可以根据文件类型、时间、项目等因素进行分类。
2.对于纸质文档，可以使用文件夹、文件夹内的子文件夹等结构进行分类。
对于电子文档，可以使用文件夹和子文件夹来建立分类体系。
二、制定文件命名规则1.文件命名规则应该简单明了、易于理解和识别。
可以包括文件名、日期、作者等信息，以便快速定位和识别文件。
2.保持文件命名规则的一致性，可以使用编号、字母缩写等方式，避免混乱和重复。
三、定期清理和归档文件1.定期清理不再需要的文件，将其归档或者删除。
只保留必要的文件，可以减少文件的存储空间和检索时间。
2.对于已完成的项目或者过时的文件，及时归档并标注清晰的归档位置，以便将来需要时快速找到。
五、备份文件1.定期备份重要的文件，确保文件的安全性和可恢复性。
可以使用外部存储设备、云存储等方式进行备份。
2.将备份文件存放在特定的位置，并进行标注和记录备份时间，以便需要时能够快速找到和恢复。
六、培养良好的文件管理习惯1.养成及时整理文件的习惯，不断清理和归档文件。
避免让文件堆积过多，影响工作效率。
2.尽量限制文件的数量和大小，不要将一些不相关的文件混在一起，可以通过分散存储或者分类存储来解决。
七、培训和沟通1.对于团队或者部门内的文件整理与归档工作，可以进行培训和指导，让每个人都了解和遵守文件管理规范。
2.在团队内建立一个沟通渠道，让大家能够分享和讨论文件管理的经验和技巧，提高工作效率和准确性。
2022文件管理参考题(第四章)
2022文件管理参考题（第四章）第四章文件的整理与归档一、单选题1．下列关于文件销毁的说法中错误的是（）。
A、文件销毁是指按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭型处置的工作B、文件销毁的全部意义在于，防止失密、泄密C、销毁文件必须严格按照规定的程序办理手续，并达到规定的销毁要求D、未经清理鉴别和审查批准，任何部门和个人均不得擅自销毁文件2．下列关于文件清退的做法中错误的是（）。
A、下级机关报送的绝密级文件也在清退之列B、清退文件应向对方取得书面回执C、清退文件应按时进行，并认真清点、登记、核对，防止夹带其他文件D、注意保存好清退凭据，以备日后查考3．下列关于文件暂存的说法中错误的是（）。
A、暂存文件是指不应立卷归档而需再留存一定时期备查备用的文件B、继续留存并管理好暂存文件便于日常工作中的查阅参考，减轻档案部门的工作负担，维护档案的完整与安全C、对于原定有密级的暂存文件，应按规定做好保密、降密或解密工作D、对于规范性暂存文件，在其现行效用期满或其他情况发生变化时，应分别按继续有效、进行修改、宣布废止等方法作出不同处理4.我国建国以来一般均采用的文书档案的基本保管单位是（）A、全宗B、文件组合C、案卷D、单页文件5.下列本机关的文件材料不属于归档范围的是（）A、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告B、从正式文件、电报上摘录的工作参阅的非证明材料C、本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料D、本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料6.档案的保管期限是指档案保管的（）A、中间年限B、最短年限C、利用年限D、最长年限7.我国在8号令颁布之前使用的档案保管期限表把档案长期保管的年限定为（）A、15-50年B、16-50年C、18-50年D、15年8.归卷类目的主体是（）A、类别B、条目C、顺序号D、保管期限9.根据《机关档案工作条例》的规定，机关文书部门或业务部门何时向档案部门移交档案（）A、第一年末B、第二年上半年C、第二年第三季度D、第二年末A、一式两份B、一式三份C、一式四份D、一份12.下列上级机关文件材料中不属于归档范围的是（）A、上级机关发来供工作参考的抄件B、上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料C、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本D、上级机关转发本机关的文件13.下列案卷名称中没有运用地区特征的是（）A、《上海市ｘｘ县人民政府关于各乡绿化问题的通报、情况调查》B、《上海市ｘｘ县各乡绿化规划》C、《华东地区高校档案学专业实验室建设情况调查》D、《上海市ｘｘ县各乡计划生育状况调查》14.决定同一单位文件价值的主要因素是（）A、文件的制发机关B、文件的制成材料C、文件的内容D、文件的形成时间15.文件整理的最终目的是（）A、永久档案B、永久与长期档案C、长期档案D、长期与短期档案17.卷内文件排列中，下列不符合文件排列要求的是（）A、正件在前，附件在后B、印件在前，定稿在后C、请示在前、批复在后D、转发件在前，被转发件在后18.销毁秘密公文应当到指定场所、由专人进行监销，一般至少应由（）A、1人B、2人以上C、三人以上D、5、6人以上19.保证档案质量最基本的要求是（）A、提高机关的工作效率B、千方百计提高社会公众的档案意识C、配置良好的档案保管设备D、应归档的文件材料必须齐全完整20.下列同级机关和非隶属机关的文件材料中不属于归档范围的文件是（）A、同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管业务但需要执行的法规性文件B、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件221.下列下级机关的文件材料中不属于归档范围的是（）A、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结等文件B、直属单位报送的重要的科技文件材料C、下级机关报送备案的一般性文件材料D、下级机关报送的法规性备案文件1．下列文件属于销毁范围的是（）。
文员文件管理与归档培训
积极主动
主动关注文件管理状况，及时处理问 题，提高文件管理水平。
持续学习
不断学习新的文件管理理念和方法， 提高自身的管理能力。
创新进取
在文件管理中勇于创新，探索更高效 、更科学的管理模式。
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实际操作与演练
模拟文件归档操作
模拟文件归档操作
在培训中，通过模拟真实的文件归档场景，让学员亲自动手 进行文件整理、分类、编号和归档等操作，提高学员的实际 操作能力。
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数据安全
选择具备可靠的数据加密和备 份功能的软件，确保文件安全
。
易用性
选择界面友好、操作简单的软 件，方便用户快速上手。
兼容性
选择能够与常用办公软件和设 备兼容的软件，避免格式不兼
容等问题。
价格
根据预算选择合适的软件，考 虑免费试用或付费订阅的选项
。
软件使用技巧
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利用软件提供的标签、关键词 或元数据功能，对文件进行分
严谨的保密意识
对涉及保密要求的文件，能够严格遵守保密 规定，确保信息安全。
细致的观察力
能够敏锐地发现文件管理中的问题，并及时 采取措施解决。
良好的沟通协调能力
能够与其他部门和同事进行有效的沟通和协 调，共同维护文件管理秩序。
文员在文件管理中的工作态度
认真负责
对待文件管理要认真负责，确保文件 的完整性和安全性。
建立完善的密钥管理体系，确保密钥的安全存储 和使用，防止密钥泄露和被非法获取。
3
加密方式选择
根据文件的重要性和敏感性，选择适当的加密方 式，如全盘加密、磁盘加密等，确保文件存储和 传输过程中的安全。
归档文件整理(讲义)
《归档文件整理规则》讲义一、概念1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
所谓办理完毕，是指文书处理程序办理完毕，不是指该文件所指工作的办理完毕。
如十年工作规划，其所规划的工作只能在十年左右时间内完成。
但其文书处理程序完后，即为办理完毕，可以归档。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、（即规定了归档文件整理的步骤。
）二、前期准备工作（一）归档文件材料的收集一、本机关的归档文件材料的收集1、“帐内”文件：是经过收、发文薄登记在册的文件。
2、“帐外”文件：主要包括：①机关内部形成的会议记录、纪要、各种统计报表、名册，各种合同、协定、协议书、委托书、契约、出版物定稿和样本；②本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根；③本机关财产物资、档案等的交接凭证、清册；④本机关重要活动事件的剪报、停止使用的印章等材料。
注意：文件收集齐全问题。
（有附件的将附件收集齐全，报告与批复，函与复函等来往文书收集齐全）（二）剔除不归档文件（三）、装订的前处理工作1、拆除金属物2、修裱破损文件3、复制褪变文件4、折叠超幅面纸张三、整理工作归档文件的整理六个环节：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
归档文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
要求一：保持文件之间的有机联系一、来源上的联系：也就是来往文书作为一件装订在一起。
请示与批复、报告与批示、函与复函、报告与通知等等。
二、文件材料内容上的联系1、同一工作中的联系一项工作的所有材料应放在一起排列。
2、同一问题的联系。
一是同一事由的联系，二是同一个问题的联系，3、同一案件的联系。
4、同一会议的联系。
要求二，区分不同价值，一是便于保管档案，减少库容压力。
二是便于利用档案。
期限分明，便于检索。
要求三，便于保管和利用质量要求（1）归档文件应齐全完整。
对破损的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件归档与整理
文件归档与整理在现代社会中，文件的管理对于维护组织的运作效率至关重要。
文件的归档与整理不仅能够方便文件的查找与使用，还可以提高工作效率，减少工作繁琐的重复性操作。
本文将就文件归档与整理的重要性、方法与技巧进行探讨。
一、文件归档的重要性无论是企事业单位还是个人，文件的归档是一项非常重要的工作。
通过合理的归档，可以实现以下几个方面的重要作用：1. 提高工作效率：文件的归档能够使工作流程更加规范化和有序化，方便文件的查找与使用，节省了大量的时间。
2. 保护文件安全：通过文件的归档管理，可以对文件进行备份和防损，保证文件的安全性和完整性。
3. 促进信息共享与交流：良好的文件归档可以促进信息的共享与交流，提高组织内部的合作与协作效率。
二、文件归档的方法与技巧在进行文件归档时，下面几种方法与技巧是非常实用的：1. 制定归档规范：在进行文件归档前，应制定相应的规范与标准，明确文件的分类、命名和归档路径等相关事项。
这样可以确保归档的一致性和可操作性。
2. 创建文件夹与子文件夹：根据文件的内容和类别，在计算机或实体档案中创建相应的文件夹与子文件夹，并对文件夹进行命名。
可以根据时间、项目、地点等进行分类归档，使文件结构更加清晰明了。
3. 建立索引与目录：对于大型文件系统或档案，建立索引与目录是非常有效的。
通过索引与目录，可以快速地找到所需文件的位置，避免了繁琐的查找过程。
4. 定期整理与更新：文件的整理与更新是一个不断进行的过程，应该定期检查并整理文件夹，将不再需要的文件进行删除，以避免文件的混乱和冗余。
5. 使用软件工具辅助：现代化的文件管理软件可以极大地简化文件归档与整理的工作，例如微软的OneDrive、谷歌的云盘等，它们提供了丰富的功能以及自动化的归档手段。
三、文件整理的注意事项除了文件归档外，文件整理也是非常重要的一环。
以下是一些文件整理过程中的注意事项：1. 清理冗余文件：在文件整理过程中，应该删除或移动掉无关或重复的文件，减少不必要的占用空间和混乱。
文件管理与归档
文件管理与归档工作总结：文件管理与归档一、工作背景近期，我在XX公司担任文件管理与归档的职位，负责组织、管理和维护公司的文件档案，以确保文件的准确性、合规性和可访问性。
在这个职位上，我通过对文件管理与归档工作的深入研究和实践，取得了一定的专业成果，现将总结如下。
二、文件管理工作概述在日常工作中，我主要负责对公司所有文件进行分类、存储和检索。
首先，我对文件进行分类，按照不同的主题或部门进行划分，确保文件的整理和归档有序。
其次，我采用电子化的方式进行文件存储，将大部分文件转化为电子文档并存储在服务器上，以便随时查阅和共享。
此外，我还负责定期备份文件，以防止文件丢失或受到损坏。
最后，我通过建立文件检索系统，提高文件查找的效率，使文件能够快速找到并提供给需要的员工。
三、文件归档工作概述文件归档是确保文件长期保存的一项重要工作，我在此方面也做了一系列的努力。
首先，我制定了有效的文件归档方案，根据文件的重要性和保密等级，将文件归档于不同的存储空间。
其次，我制定了文件保管期限，根据相关法规和公司政策，对不同类型的文件进行不同期限的归档保管。
并定期对过期文件进行销毁，确保文件不会占用过多的存储空间。
此外，我还负责记录文件的归档位置和查阅记录，以便员工快速找到文件并进行管理。
四、信息安全保障在文件管理与归档的过程中，信息安全是一项重要的考虑因素。
为了保障文件的机密性和完整性，我采取了一系列措施来保护公司的信息资产。
首先，我限制了文件的访问权限，只有经过授权的员工才能查阅和修改文件。
其次，我定期对存储设备进行安全检查和漏洞修补，以防止文件被恶意攻击或病毒感染。
此外，我还制定了紧急情况下的应急预案，确保文件可以在系统故障或灾难事件中及时恢复。
五、持续改进与创新在文件管理与归档工作中，我始终注重不断改进和创新工作方法，提高工作效率和质量。
结合信息化技术的发展，我积极探索利用软件和系统来辅助文件管理和归档工作，提高工作效率和减少人为错误。
高效的文件管理与归档技巧
高效的文件管理与归档技巧在现代社会中，我们每天都会处理和产生大量的文件，如文档、图片、音频和视频等。
一个良好的文件管理和归档系统能够帮助我们更高效地组织和查找这些文件，提高工作和生活效率。
本文将介绍一些高效的文件管理与归档技巧，帮助您更好地管理您的文件。
一、文件整理与分类良好的文件管理从整理和分类文件开始。
首先，您需要将您的文件整理到一个专门的文件夹中，以便于集中管理。
建议根据不同的类别或项目创建子文件夹，便于归档和查找。
其次，您可以根据文件的属性和内容对它们进行分类。
例如，可以将文档按照主题、日期、客户、项目或类型进行分类。
这样，当您想要查找某个特定文件时，就可以更快地定位到正确的文件夹，而不必翻阅整个文件夹。
二、文件命名规范文件命名是文件管理的关键部分。
一个清晰而有意义的文件命名可以帮助您迅速找到所需的文件。
以下是一些文件命名的建议：1. 使用简洁明了的名称：尽量使用简短而能准确描述文件内容的名称，避免过长或含糊的名称。
2. 使用关键词：在文件名中使用关键词可以更好地描述文件内容，同时便于搜索。
例如，您可以在命名中包含项目名称、日期、版本号等关键信息。
3. 使用日期格式：如果您需要根据时间顺序查找文件，可以将日期包含在文件名中，以方便按时间排序。
4. 避免特殊字符和空格：在文件名中避免使用特殊字符和空格，以免在某些操作系统或云存储平台上出现兼容性问题。
三、云存储与备份云存储已经成为现代文件管理的重要工具之一。
通过将文件上传到云存储平台，您可以实现文件的自动备份和随时随地的访问。
选择一个可靠的云存储平台，并定期将重要文件上传到云端。
同时，为了避免意外数据丢失，您可以定期进行本地备份，将文件复制到外部硬盘或其他存储设备中。
四、文件标签和元数据文件标签和元数据是提高文件管理效率的有用工具。
在处理文件时，您可以添加标签或元数据来进一步描述和分类文件。
标签是关键词或短语，用于描述文件的属性或内容。
通过为文件添加标签，您可以根据关键词快速搜索和筛选文件。
第四章文件的整理与归档PPT优秀课件
4
Question：
• 立卷的过程是怎么样的？ • 立卷程序
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（二）立卷特征
• 在立卷过程中，按文件的基 本特征确定文件分类和组卷 的原则和依据。
• 具有共同特征的和密切联系 的文件组合在一起。
• 立卷特征就是按文件特征分 类和组卷。
6
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立卷工作
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三、具体立卷程序
（一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档
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立卷程序
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案 卷 标 题
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卷内文件的编号
30
31
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四、案卷质量
（一） 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循
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立卷特征的分类
（3）按文件的名称特征立卷
• 按文种进行分类和组卷 • 通知、报告、通报、计划、安排
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立卷 卷
• 按年度分类 • 按月份分类 • 按日期分类
• （5）按文件的地区特征立 卷
省——市——区\县——镇
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立卷特征的分类
• （6）按文件的通讯者特征 立卷
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待立卷的文书
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（二）立卷特征的运用
• 常用： • 按问题特征立卷 • 按制发者特征立卷 • 按时间特征立卷
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（三）立卷特征结合运用形式
• ①“年度—组织机构”分类 • eg:2009——人事档案 • 2010——会计档案 • ③“组织机构—年度”分类 • eg:人事档案——2009 • 会计档案——2010
工作计划中的文件归档与整理
工作计划中的文件归档与整理在工作计划中，文件归档与整理是一项至关重要的任务。
良好的文件管理系统能够提高工作效率，确保工作顺利进行。
本文将就文件归档与整理的重要性、方法和步骤进行探讨。
一、文件归档与整理的重要性文件归档与整理是为了更好地保护和管理文档，使其易于查找和访问。
以下是文件归档与整理的重要性：1. 节省时间：当需要某个文件时，如果可以快速找到它，就能大大缩短时间。
有一个良好的文件归档系统，不仅能够提高工作效率，还能让我们在紧急情况下快速获得所需文件。
2. 提高工作效率：文件整理将文件存放在逻辑上的特定位置，将文件进行适当的分类和标识。
这样一来，当我们需要某个文件时，可以快速找到它，不必花费过多时间进行搜索。
3. 减少错误：在工作过程中，可能会犯一些错误，如遗漏、混乱或错误地整理文件。
好的文件归档系统能减少这些错误的发生，确保文件的完整性。
二、文件归档与整理的方法和步骤1. 确定归档原则：在开始文件归档与整理之前，需要确定一些归档原则，比如根据文件的类别、时间或项目进行整理。
可以根据工作的特点，选择适合自己的归档方法。
2. 创建目录结构：根据归档原则，创建一套适合自己工作的目录结构。
可以将文件按照文件类别分门别类，也可以按照工作时间进行分类。
为每个类别创建一个主文件夹，并在每个主文件夹下创建更详细的子文件夹。
3. 文件命名规范：为了方便查找和整理文件，可以制定一套文件命名规范。
命名规范应该能够清晰地反映文件的内容，最好能够包含日期、项目名称或者其他有关信息。
4. 文件整理：将已经存在的文件整理到相应的目录中。
可以根据文件的内容和日期进行分类整理，确保文件的完整性和准确性。
5. 定期检查和更新：文件归档与整理不是一次性完成的任务，而是一个持续进行的过程。
定期检查文件的完整性和准确性，同时更新文件的版本。
三、文件归档与整理注意事项1. 确保文件的安全性：文件是工作的重要组成部分，因此需要保证文件的安全。
文书基础章节测试及答案——第四章 文件的整理与归档
文书基础章节测试及答案——第四章文件的整理与归档投稿者：衣风飘爱一、填空题1．2000 年12 月6 日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
档案管理精讲课件(归档文件整理)
2000版档案盒盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题) 起室 止 件馆 号 盒号
新版盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题)
起 止 件 号 盒号
备考表
盒内文件情况说明：
整理人： 检查人：
年月 日
新 版 备 考 表
十、增加了归档电子文件的整理要求
7 归档电子文件的整理要求 7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、 排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般 要求”的规定。 7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、 归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数 字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。 7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档 案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等 标准的应用系统。
• 10．本机关干部、工人的转移工 资，行政、党、团、工会组织介绍 信及存根。
本机关的文件材料归档范围
• 11．本机关领导人公务活动形成 的重要信件、电报、电话记录，从 外单位带回的与本机关有关的未经 文书处理登记的文件材料。
• 12．本机关检查下级机关工作、 调研形成的重要文件。
• 13．本机关党、团、工会、妇委 会、计划生育和内部组织机构在工 作活动中形成的重要文件材料。
新版《归档文件整理规则》 5.1.1 件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为
一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件 的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本） 为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材 料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议 为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文 与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
《文件管理》授课第4章讲义文件整理与归档
鉴定包括：1、价值鉴定（存毁、期限、等 级）；2、开放鉴定；3、真伪鉴定等。
文件的归档鉴定是指文件归档时
确定其归档范围与保管期限的工作。
决定了文件留 存时间的长短
1、关系到档案 室室藏档案结构 的质量优劣
最少信息完整再现 社会实践历史过程
二、意义
2、关系到准确划 定档案期限的长 短
3、关系到 档案整理 、编目、 鉴定、开 放、利用 等工作的 质量和效 率
第十一条、······，凡机关工作活动中形 成的具有保存价值的文件材料（包括党 、政、工、团以及人事、保卫、财会等 工作中形成的文件材料），均由文书部 门或业务部门进行整理、立卷，······。
第七条、企业各部门负责归档文件材料 的收集和整理，并定期交本企业档案部
门集中管理。任何人不得拒绝归档。
国家档案局、国家经贸委、国家计委制定并于 2002年7月22日发布。适用于企业的档案工作。
第一节 归档文件的整理原则和要求
整整理理原原则则 质量要求
整理原则 规律和特点：文件内容反映形成者 的职能活动；文件形成时间和形成 者活动的时间密切相关。
要求：按单位、时间、职能（机构或问题） 对文件进行分类 ，重点突出、完整、有序 反映单位历史面貌和主要活动。
文件的有机联系（又被称作内在联系、历史 联系）：文件要和社会实践活动的历史过程 （或具体工作活动的过程）相对应
正本与附件
正本与不同稿本
文件与文件处理单
2、每份文件完整状况
批转（转发）的通知与被批转 （转发）的文件
内容上有直接联系的文件
主要指：请示和批复；报告和批示； 函与复函；通知与报告等。
声像文件 页面完整
一个问题、一个人物、 一个案件、一次会议等
办公软件中的文件归档与整理技巧
办公软件中的文件归档与整理技巧办公软件在现代办公生活中扮演着重要的角色，有效地归档和整理文件对于提高工作效率至关重要。
本文将介绍办公软件中的文件归档与整理技巧，帮助您更好地管理和查找文件。
一、建立清晰的文件分类结构在办公软件中，建立清晰的文件分类结构是文件归档和整理的基础。
可以根据工作内容、时间、项目等因素进行分类，确保文件能够被快速定位和检索。
例如，可以建立文件夹来存放不同年份的文件，或者根据不同项目建立文件夹。
二、统一命名规范文件命名规范是文件整理的关键，可以减少混乱和重复。
建议在命名文件时使用简洁明了的名称，并遵循一定的命名规范，如使用日期、文件类型或项目名称等作为命名规则。
例如，命名一个会议记录文件可以使用“2022-01-01 项目A 会议记录”这样的格式。
三、使用文件标签和关键词在办公软件中，文件标签和关键词的使用可以进一步方便文件的分类和检索。
为文件添加适当的标签和关键词，可以根据需要快速过滤和搜索相关文件。
例如，为一个与客户A相关的文件添加标签“客户A”，并添加关键词“报告”、“合同”等。
四、利用文件夹和子文件夹在归档和整理文件时，合理利用文件夹和子文件夹可以提高文件管理的效率。
可以根据文件的类型、时间或项目的层级关系建立文件夹和子文件夹。
根据需要，可以在文件夹下进一步创建子文件夹，使文件结构更加清晰明了。
五、定期清理和归档及时清理和归档文件可以保持文件的整洁有序。
定期检查办公软件中的文件，将不再需要的文件删除或归档到其他位置，确保只保留当前需要的文件。
同时可以根据需要备份重要文件，以避免文件丢失或被意外删除。
六、文件共享与权限管理在团队协作中，文件共享和权限管理也是关键。
确保团队成员具有适当的文件访问权限，以便他们能够获取需要的文件。
另外，注意定期审查和更新权限设置，避免权限过度或不足。
七、利用搜索功能办公软件通常提供强大的搜索功能，可以帮助您更快速地找到需要的文件。
利用搜索功能，可以根据关键词、文件类型、修改时间等条件进行精确搜索，提高查找效率。
文件管理培训资料
02
文件分类与归档
文件分类的方法
01
02
03
04
按业务类型分类
根据文件所属的业务类型，如 财务、人事、市场等进行分类
。
按时间顺序分类
根据文件的创建或修改时间， 将文件按时间先后顺序进行分
类。
按重要性分类
根据文件的重要程度，如高、 中、低进行分类，以便优先处
理重要文件。
按项目分类
根据项目的不同，将文件归类 到相应的项目文件夹中。
文件归档的步骤
整理文件
将需要归档的文件进行整理， 去除不需要的文件，将相关文
件放在一起。
分类归档
根据文件分类方法，将文件归 类到相应的文件夹中。
命名规范
对文件夹和文件进行命名，确 保名称准确、简洁、易理解。
存储备份
将归档文件进行存储，并定期 备份，以防数据丢失。
电子文件的归档
选择合适的电子文件管理系统
支持多用户在线编辑和共享文件， 提高团队协作效率。
容量扩展
可根据需求灵活扩展云存储容量。
04
数据恢复技术及其应用
数据恢复原理
介绍数据恢复的基本原理 和技术。
数据恢复成功率
分析影响数据恢复成功率 的因素。
数据恢复工具
介绍常用的数据恢复工具 及其使用方法。
数据安全防范
提供数据安全防范措施， 降低数据丢失风险。
版本控制
保留文件的修改历史记录，防止误操作导致 文件损坏或丢失。
审计跟踪
记录文件的访问、修改和删除操作，以便追 踪和审查。
提高文件检索效率的技巧
优化文件命名规则
使用有意义的文件名和扩展名，方便识别和记忆。
建立合理的文件分类体系
办公室文秘的文件整理与归档技巧
办公室文秘的文件整理与归档技巧办公室文秘人员是一个组织中不可或缺的重要角色，他们负责处理和管理大量的文件和资料。
文件整理与归档是文秘工作的关键部分，它不仅涉及到工作效率和信息管理，还直接关系到整个组织的秩序和运营。
因此，掌握一些文件整理与归档技巧对于办公室文秘人员来说非常重要。
下面将介绍一些实用的文件整理与归档技巧，帮助办公室文秘人员提高工作效率和准确性。
一、建立清晰的归档系统建立一个清晰、易于理解的归档系统是文件整理与归档的首要任务。
这需要根据文件的性质和组织的需求来设计。
以下是一些常见的归档分类方法：1. 按主题分类：将相关主题的文件归档在一起，比如“会议记录”、“合同文件”、“人事资料”等。
2. 按时间分类：将文件按照时间顺序归档，以便于追溯和查找历史资料。
3. 按部门分类：根据不同部门的需求，将文件按照部门分类，方便各个部门快速访问和管理文件。
选择合适的分类方法可以提高文件整理与归档的效率和准确性。
二、标准化文件命名规范一个好的文件命名规范可以极大地提高文件的查找效率。
以下是一些文件命名的建议：1. 使用有意义的名称：尽量使用简明扼要、具有代表性的文件名，避免使用无意义的字母和数字，以方便他人理解文件内容。
2. 利用日期信息：在文件名中包含日期信息，可以帮助快速定位特定时间段的文件。
3. 使用统一的命名格式：确保所有文档的命名格式一致，这样可以方便文件的归类和查找。
4. 不使用特殊字符：避免在文件名中使用特殊字符，以免引起兼容性问题或导致文件无法打开。
三、制定文件归档流程制定文件归档流程是确保文件整理与归档工作按照规范进行的关键环节。
以下是一些建议：1. 设立归档负责人：指定一位专门负责文件归档的人员，确保他们具备专业的归档知识和技能。
2. 制定文件归档标准操作流程：确定文件的归档标准操作流程，包括文件的接收、整理、分类、命名、归档和备份等环节。
3. 建立文件归档档案室：按照文件分类和命名规范，建立一个专门的档案室或文件存储区，以保证文件的安全性和一致性。
第四章文件的整理与归档答案
第四章文件的整理与归档一、填空题1．2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
18．“年度——组织机构”分类法适用于内设机构较多、且较为稳定的中、小型现行机关。
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第七条、企业各部门负责归档文件材料 的收集和整理，并定期交本企业档案部
门集中管理。任何人不得拒绝归档。
国家档案局、国家经贸委、国家计委制定并于 2002年7月22日发布。适用于企业的档案工作。
最少资源实现历史 过程信息有效管理
4、关系到档案 保管费用的高低
文件的归档鉴定必 须从本单位与国家 的长远利益出发
来源：形成者和形成部门的级别和地位； 内容：反应职能活动和历史面貌的深度和 广度；形式：文种、稿本、载体等。ppt
3、归档 文件整理 必须符合 规范，便 于保管与 检索利用
谢伦伯格：文件档案的实质在于：“它不仅 仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。
明确：1、文件处理完毕集中管理； 2、文件运转必须履行登记手续。
1.归档材 料应当齐 全完整
加强法制建设，健全规章制度
加强 检查
1、总体上检查：将归档文件范围与文件登记簿 相结合
1、文件的实体形态、价值的差异不便于日后的长远管理（1）单份文件 的分散性（发文:存本、定稿、重要文件的草稿，收文：正本或副本与 文件处理单）；（2）文件有金属装订物；（3）文件有不同的保管价值； （4）文件无实体管理编号；（5）文件无保护“膜” 。
2、保持文件之间的历史联系有助于文件的历史检索文件是随着职能活 动一份一份地产生于各个部门。就某一份文件而言，它有特定的使命和 作用；就同一组织、同一职能、同一问题的多份文件来说，彼此又有密 切联系，他们共同反映了同一问题、同一职能、同一组织的全貌。
《文件管理》授课第4章文件整理与归档
精品jing
设置本课程的目的是：
使应考者掌握归档文件的整理原则 与要求，理解并掌握文件的归档鉴定， 认识平时归卷、清退、销毁和暂存工 作，了解案卷系统化整理与编目的具 体要求与方法，理解文件立卷工作的 组织和管理。
学习本课程的要求是：
学习过程中应做到理论联系实际， 通过学习，应考者应理解文件整理原 则和要求，能正确划分立卷范围和归 档文件的保管期限，掌握拟写案卷题 名和各项编目工作的技能，及立卷的 基本方法和操作技能。
文件的形成程序和内容、性质上的联系
2.保持文 件之间的 有机联系
防止
失密
重点
避 复绝免 劳密重 动级的归档文电单独整理保管 保管
特别重要或珍贵的归档文件单独保管
按进馆与否和保管期限排列归档文件
按不同制成材料整理归档文件
区别措施， 妥善保管
利于鉴 定销毁
3.整理规 范，便于 保管利用
修整不符合规格的文件材料 归档文件材料的排列 归档文件的编号 归档文件目录的填写
1、遵循文件材料的形成规要律求：和按文特件之间点的有；机联系对文件进行组 合，形成一个或多个基本保管单位，有序排
2、保持几文个件原之则间的有机联列系组合；在一起。
互相兼顾
一个问题/人物/案件/会议，请示和批复/问 文和复文/定稿和存本等组合排列在一起。
3、区别不同价值；
维护文件之间的历史联系：要充分考虑文件之 间历史关联性，按照其本来面目使文件成为具 有历史联系的文件系统，便于查询利用。
第一节 归档文件的整理原则和要求
整整理理原原则则 质量要求
整理原则 规律和特点：文件内容反映形成者 的职能活动；文件形成时间和形成 者活动的时间密切相关。
要求：按单位、时间、职能（机构或问题） 对文件进行分类 ，重点突出、完整、有序 反映单位历史面貌和主要活动。
文件的有机联系（又被称作内在联系、历史 联系）：文件要和社会实践活动的历史过程 （或具体工作活动的过程）相对应
正本与附件
正本与不同稿本
文件与文件处理单
2、每份文件完整状况
批转（转发）的通知与被批转 （转发）的文件
内容上有直接联系的文件
主要指：请示和批复；报告和批示； 函与复函；通知与报告等。
声像文件 页面完整
一个问题、一个人物、 一个案件、一次会议等
正件和附件、各种文字本、 有多问种文联与系复或文难、于存本与稿本 单判位断工的作，的置规律于和所联有系归档 文件中，系统考虑
区分不同价值：根据条件区 别对待，差别管理。
4、便于保管和利用。
意义：便于期满鉴定；便于重点 保护与管理永久档案。要求：不 同保管期限的文件分开组卷。
最终目 的
整理原则 质量要求
主要目的：利用
质量要求
主要目的：保管
1、应归 档的文件 材料必须 齐全完整
是保证案卷 质量最基本 的要求
2、必须注 意保持文 件之间的 有机联系
备考根表的据填《写机关档案工作 归档文业件务的装建订设规范》或 案卷《封归皮档与案文卷件盒整的填理写规则》
进行
规范组合案卷或装案卷盒 形成归档文件的目录和备考表
根据《文书档案案卷 格式》或《归档文件
整理规则》进行
第二节 文件归档鉴定
归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限
一、定 义
决定了文件的 存留与否
信息检索
1、单份文件信息的检索检索;
历史检索
小资料：档案文件检索特点
2、主题同类性的一组文件信息的检索检索； 3、具有历史联系的一组文件信息的检索检索。
3.归档文件 整理环节
《机关档 案工作条
例》
《企业档 案管理规
定》
国家档案局制定，中办、国办于1983年8 月22日发布。适用于党、政、军机关和 人民团体（统称机关）档案的管理，企业、 事业单位的档案工作应参照执伪鉴定等。
文件的归档鉴定是指文件归档时
确定其归档范围与保管期限的工作。
决定了文件留 存时间的长短
1、关系到档案 室室藏档案结构 的质量优劣
最少信息完整再现 社会实践历史过程
二、意义
2、关系到准确划 定档案期限的长 短
3、关系到 档案整理 、编目、 鉴定、开 放、利用 等工作的 质量和效 率
1.归档文件 整理形式
以“卷” 为单位 整理
以“件” 为单位 整理
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
主要整理方法。卷
为简化整理工作，随着办公 自动化与计算机技术的普及， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。件
2.为什么归档 前整理文件？
是由文件的形成特点和文 件的基本功能决定的。