公文处理办法

某某公司公文处理办法第一章总则第一条为进一步规范某某公司（以下简称“公司”）公文处理工作，提高公文处理效率和公文质量，根据《国家行政机关公文格式》和《集团公文处理办法》及有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条公司的公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是公司依法经营和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应坚持“实事求是、精简高效、严谨规范”的原则，做到准确、及时、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及公司的有关保密规定，确保国家秘密和公司秘密的安全。

第六条公司综合发展部（以下简称“综发部”）是公司公文处理工作的归口管理部门，负责完成公司的发文和收文办理，并指导各部门公文处理工作。

第七条各部门完成本部门文书整理（立卷）、归档工作，不得私自进行收发文处理。

部门经理负责及时处理流转到本环节的公文，加强本部门公文处理工作的领导。

第二章公文种类第八条公司的公文按文种分类主要包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤销部门不适当的决定事项。

（二）通知适用于传达上级部门的指示，转发上级部门、同级和不相隶属单位的公文，传达需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告适用于向上级和业务主管部门汇报工作，反映情况，答复上级和业务主管部门的询问。

（五）请示适用于向上级请求指示、批准。

（六）批复适用于答复部门的请示事项。

（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函适用于不相隶属的机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条公司的公文按发文主体不同分为：公司党支部文件、公司文件、公司工会文件及公司函件等。

（一）公司党支部文件。

是以公司党支部名义经党支部书记签发，加盖公司党支部印章的文件。

用于向上级请示、报告工作；宣布党支部决定；印发党支部工作规则、公司领导的重要讲话；布置有关工作；其他需要以党支部名义行文的事项。

（二）公司发文。

是以公司名义经总经理或授权公司分管领导签发，加盖公司印章的文件。

用于向上级请示、报告工作；答复上级交办事项；部署公司重要工作；宣布公司重要的人事任免；答复部门的请示事项；印发规章制度、公司领导重要讲话；其它需要以公司名义行文的事项。

（三）公司工会发文。

是以公司工会名义经工会主席签发，加盖公司工会印章的文件。

用于向上级工会请示、报告工作；布置工会工作；转发上级工会文件；其它需要以公司工会名义行文的事项。

（四）公司函件。

用于向不相隶属的单位通报情况、商洽工作、请求批复、答复问题等。

文种为函、意见、通知等。

公司函件由公司领导签发，由综发部负责核稿、编号、印制、分发。

公司就一般事务的行文，也可印发不标注发文字号的便函。

第三章公文格式第十条公文一般由发文单位标识（公文文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文日期、印章、附注、主题词、抄送（报）单位、印发单位、印发日期等部分组成。

（一）发文单位标识。

发文单位应标识全称或规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。

（二）秘密等级。

对涉及保密事项的公文，应根据公司密级划分有关规定标明密级。

（三）紧急程度。

对涉及紧急事项，需收文单位紧急处理的公文，应根据紧急程度标识“特急”或“急件”。

（四）发文字号。

由公司代字、年份、序号组成。

联合行文，只标识主办单位发文字号。

（五）签发人。

上行文，应在公文首页注明签发人姓名。

其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题。

公文标题应准确、简要地概括公文主要内容并标明公文种类。

一般由发文单位、事由、文种构成。

（七）收文单位。

名称应用全称或规范化简称，全称与规范化简称不能混用。

（八）附件。

公文的附件是公文的组成部分，与公文正文具有同等效力。

（九）印章。

除“会议纪要”以外，公文加盖印章方能生效。

联合行文，发文单位应分别加盖印章。

（十）成文日期。

公文成文日期是公文生效的日期，以公司领导签发日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十一）主题词。

是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。

主题词的撰写应简明、扣题。

第十一条公文中各组成部分的标识，按照《国家行政机关公文格式》国家标准、国投集团和公司有关规定执行。

第十二条公文用纸一律采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订（上级有特殊要求的除外）。

第四章行文规则第十三条行文应确有必要，注重效用，行文内容要具有针对性和时效性。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级行文时，应说明原因并抄报被越过的部门。

第十五条公司行文（一）公司可以对上级公司、地方政府及有关部门、金融机构、企事业单位行文。

（二）公司可以与各金融机构、企事业单位等有关单位联合行文，联合行文应明确主办单位，由主办单位编发文字号。

（三）公司对外行文，同一事项，按部门职责分工，明确办理的主办部门，其他部门以会签或会商形势参与意见。

第十六条“请示”应一事一文；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式。

“报告”不得夹带请示事项。

第五章发文办理第十七条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、核稿、校对、终审、签发、缮印、用印、分发、登记等程序。

第十八条公司发文应采用办公自动化（OA系统）拟稿。

主办部门必须注明公文主送单位、抄（报）送单位，综发部据此确定公文印刷份数，并做好公文分发工作。

第十九条草拟公文的基本要求包括：（一）符合国家法律、法规及国投集团和公司有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）凡涉及国家秘密和公司秘密的公文，主办部门应按公司有关保密规定标注密级。

拟制紧急公文，应确属紧急事项，由综发部根据实际需要确定紧急程度并报送公司领导审批。

（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

（五）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（六）应使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

第二十条公文会签（一）公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，必须会签有关部门。

（二）主办部门在会签中应充分协商。

主办部门同意会签意见，应将会签意见纳入发文正文；不同意会签意见，要写明不能采纳的理由上报公司分管领导审定。

（三）联合行文一般由主办部门首先签署意见，协办部门依次会签。

文件会签一般不使用复印件。

第二十一条公文核稿（一）发文办理实行“先核后签、各负其责”的原则。

公司发文必须履行分级审核负责制，即依次由主办部门负责人、主办部门分管领导、综发部审核。

未经综发部审核即请领导签发的，由主办部门负核稿的全部责任。

主办部门负责人：审核文稿内容是否简明扼要、真实可靠、目的明确；是否符合国家法律、法规和公司有关规定；文种运用、文字表述、标点符号、引用数字是否准确；提出处理意见是否得当；会签部门是否列全；所附依据性文件、签报和资料是否完整；是否需要行文；文件主送是否准确。

综发部核稿：是否确需行文，行文类型是否得当；OA发文填写是否缺项；标题与正文是否统一；所列会签部门是否已会签；文稿所列依据性文件或资料是否齐备；文稿是否符合草拟规定；是否符合行文规则等。

（二）对属于下列情况之一的文稿实行退稿制度。

不必要发文或调整发文类型的，退回作废或改发。

文稿涉及有关部门业务未会签的，退回补办会签手续。

文稿修改过多，影响领导审批的，退后誊清后再办。

呈签的文稿没有附全依据性文件及资料的退回补全。

第二十二条公文签批（一）签发纸质发文必须使用钢笔、毛笔、签字笔手签。

（二）各级经办人核稿、部门负责人审核、公司领导签批公文，须写姓名日期。

第二十三条公文打印及校对（一）送印文件必须以有签发权领导签发的原稿或领导签发的传真件为依据。

（二）公文校对公司公文的校对工作主要由主办部门负责。

综发部负责监督检查公文格式、印刷质量。

校对时如确需对文稿进行实质性修改，须经综发部复核，并按原办文程序重新呈报公司领导签发。

一般性文字修改由主办部门经办人签字确认，必要时送主办部门负责人签字确认。

第二十四条公文用印（一）除“会议纪要”外，其他公文应加盖印章。

（二）加盖印章应齐年压月，端正、清晰。

第六章收文办理第二十五条收文办理指对收到公文的办理，包括签收、拆封、登记、批分、承办等程序。

（一）签收：凡通过机要交换和邮政投递我公司的机要、挂号、信件、电报等，经办人都要进行签收。

（二）拆封：署名公司的机要、信件由综发部拆封；署名公司领导的信件直接送公司领导；署名公司负责人的信件，由综发部拆封、登记后分送有关领导或部门。

（三）登记：公司收到的各类文件，由综发部负责编号，按来文机关及内容进行分类登记。

各部门收到的主送公司或抄送公司的文件应送综发部统一登记办理。

（四）批分：上级单位来文的请示和报告及其他有关单位主送公司的重要文件等，由综发部送总经理阅批后，分送有关部门办理。

仅需阅知的文件，由综发部分送公司领导及相关部门。

（五）承办：承办部门的机要文件运转一律通过综发部进行，不得横传。

对有公司领导批示的文件，承办部门应按照公司领导批示要求办理；其他文件按部门职责和工作程序办理。

涉及两个以上部门职权事项的文件，主办部门要主动会商协办部门共同办理。

承办部门应将办理完毕的公文及时办理，不得延误、推诿。

有办理时限要求的，按时限要求办理。

综发部负责督促、催办。

承办部门应将办理完毕的公文及时退综发部，由综发部整理归档。

第七章公文归档第二十六条公司公文由综合部统一收发、批分、传递、审核、缮印、用印、归档和销毁。

第二十七条公文办理完毕后，承办人应主动将有关归档资料送综发部，个人不得保存应归档的公文。

第二十八条综发部负责将公文（包括原稿、附件）收集齐全，按照文书立卷归档有关规定及时整理、归档。

如必要，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第二十九条公司员工调离工作岗位时，应将本人借用的公文及时移交，清退。

第三十条具有长期保存价值的电子公文，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档。