最新公文处理办法

最新公文处理办法

______公司公文处理管理办法

第一章

总则

第一条

为使某公司公文处理工作科学、规范，提高办公效率，根据国家相关法律法规，参照总公司公文处理相关规定，结合**公司实际，特制定本办法。

第二条

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，严格执行国家法律、法规及有关保密规定。

第二章

公文种类

第四条本公司常用的公文共分为三大类：以公司名义对外发布的公文、公司对内下发的公文以及公司部门内部使用的公文。

（一）公司对外发布的公文包括：

1、报告：适用于向总公司或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复总公司领导或上级单位的询问；

2、请示：适用于向总公司领导或上级单位请求指示、批准；

3、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；

4、函：适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准和答复审批事项；

5、会议纪要：适用于记载、传达公司级专题会议内容和议定事项，代表公司决议对外发布。

（二）公司对内下发的公文包括：

1、决定：适用于公司对重要事项做出决策和安排；

2、通知：适用于传达总公司或上级单位的批示，转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项：任免和聘用干部，发布规章；

3、通报：适用于表彰、批评、传达重要精神或情况；

4、

批复：适用于答复下级单位的请示事项； 5、会议纪要：适用于记载、传达公司内部会议内容和议定事项，代表公司决议对内下发。

（三）公司部门内部使用的公文包括：

1、函：适用于公司各部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；

2、说明：适用于公司各部门之间沟通工作；

3、报告：适用于公司各部门向公司领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复公司领导的询问；

4、请示：适用于公司各部门向公司领导请求指示、批准；

5、意见：适用于公司领导对重要问题提出见解和处理办法，下发公司各部门。

第三章

公文格式

第五条本条规定的所指的公文为公司对外发布的公文及公司对内下发的公文两种。

（一）公司对外发布的公文

指以**公司名义对外发布，单位代字为 X 司发的公文。

此类公文一般由秘密等级、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成；

涉及公司机密的公文，应当在首页右上方标明密级和保密期；机密级公文在首页左上方标明份数和序号；

发文单位标识应当适用全称或规范化简称，位于正文的右下方；

发文字号，包括发文单位代字、年份、序号；

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号；

公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明顺序和名称。附件也可在正文中涉及附件内容处用（见附件）或（附后）注明。具体的附件材料置于主件之后，与主件装订在一起；

公文应标注主题词，成文时间以公司领导签发的日期为准。

（二）公司对内下发的公文指公司对内下发的的公文，参照公司对外发布公文及总公司公文处理规定执行。

（三）公司内部使用的公文参照公司对内下发公文及总公司公文处理规定执行，要求内容尽量简明扼要。

第六条

凡本公司公文均采用国际标准 A4 型纸打印，上端装订。标题用小二方正小标宋体简体，正文用三号仿宋。

第七条

公文除会议纪要外应当加盖印章，以公司名义对外联合上报的公文，由主办单位加盖印章。

第四章

行文规则

第八条

以公司名义对外行文的有：

（一）向总公司或上级单位报告、请示工作；（二）向总公司或上级单位联系重要事务；（三）与其他相关单位联系日常业务。

第九条

以公司名义对内行文的有：

（一）向公司各部门下达重要决定、指示、批复、通知、通报、规章等；（二）在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，通知事项，了解情况；（三）下发总公司或上级单位重要文件。

第十条以公司名义向总公司的行文，以总公司、总公司领导称谓。

第十一条公司在职权范围内能够处理的事项，一般不向总公司行文。

第十二条请示应该一文一事。报告不得夹带请示事项。

第五章

公文处理

第十三条公文处理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十四条公司对外发布的京博水文件，由经办人起草后，经公司 OA 流程

审批后签发。

第十五条以公司名义对外行文，由承办部门拟定公文稿，经部门主管审核后递交综合办公室核稿，核稿的重点是：公文内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本办法的有关规定。如有改动由承办部门负责修改，修改后由综合办公室报公司领导签发。

第十六条报总公司或上级单位领导批示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第十七条公司对内下发的公文，承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，综合办公室应对紧急公文或重要公文的承办部门提出办理时限。承办部门对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回综合办公室并注明理由。

第十八条公文签发（一）公司各部门间公文签发：由部门主管领导审核并签发；（二）公司对内下发公文签发：由部门主管审核后报总经理签发；（三）以公司名义对外发布公文签发：由部门主管审核后报综合办公室，综合办公室核稿后报总经理签发。

第二十条审批公文：审批人在 OA 平台上审核意见处选择同意或不同意并填写详细意见。

第六章

公文立卷、归档和销毁

第二十一条公文处理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和总公司的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第二十二条公文应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。第二十三条公司对内联合办理的公文，原件由综合办公室立卷，其他部门保存复制件。

第二十四条公司对外发布的公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公司章，并视同正式文件妥善保管。

第二十五条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期由综合办公室统一归档，个人不得保存应当归档的公文。