公文处理办法 (2)

安顺市烟草专卖局（公司）

综合管理体系文件

机关公文处理办法

文件编号：A SYC/ZH-QD-GL-08

版本：B/0

控制文件

受控标识：

编制：办公室审核：姚明瑜批准：胡茂强2010年10月21日发布 2010年10月21日实施

1.0 目的

为规范机关公文管理，制定本办法。

2.0 适用范围

适用于安顺烟草全市系统。

3.0 职责

3.1 市局办公室为该管理办法的归口管理部门；

3.2 市局(公司)领导负责该管理办法的审批。

4.0内容及要求

4.1为进一步做好安顺市烟草专卖局（分公司）（以下简称市局（公司））机关的公文处理工作，根据国家和行业关于公文处理的有关规定，结合市局（公司）机关实际，制定本办法。

4.2市局（公司）机关的公文（包括电报，下同）, 是市局（公司）在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4.3公文处理指公文的办理、管理、整理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

4.5公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

4.6市局（公司）机关各部门、各直属单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。

4.7市局（公司）办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

4.8市局（公司）机关各部门、各直属单位应当明确专人负责公文处理工作。

4.9市局（公司）机关的公文种类主要是：

4.9.1决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

4.9.2通告

适用于我市烟草向社会公布有关方面应当遵守或者周知的事项。

4.9.3通知

适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4.9.4通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4.9.5报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

4.9.6请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

4.9.7批复

适用于答复下级机关的请求事项。

4.9.8意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

4.9.9函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

4.9.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

“决定”和“通报”两个文种用于奖励时，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

4.10公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关、印发日期、印刷份数和打字、校对人等部分组成。市局（公司）发文机关包括“中共安顺市烟草专卖局（公司）委员会文件”、“安顺市烟草专卖局文件”、“贵州省烟草公司安顺市公司文件”。公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。

4.10.1涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990 年第2 号令）第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。

4.10.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4.10.3发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；行政机关之间联合行文，主办机关排列在前。与同级或相应的党的机关、人民团体联合行文，按照党、政、群的顺序排列。

4.10.4发文字号应当包括机关代字、年份、序号。行政机关之间联合行文，只标明主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关发文字号。

凡以中共安顺市烟草专卖局（公司）委员会、安顺市烟草专卖局、贵州省烟草公司安顺市公司名义的发文，均由办公室统一编号。

4.10.5上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

4.10.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.10.7主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

4.10.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

4.10.9公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

4.10.10成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

4.10.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

4.10.12公文应当标主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词（主题词标注法仍按黔烟办[1999] 002 号执行）。4.10.13抄送（报）机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。文字从左至右横写、横排。

4.11公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

4.12公文用纸采用国际标准A4 型（210mm × 297mm ) , 左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4.13行文应当确有必要，注重效用。

4.14行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。向省局、市委、市政府和省局办公室、市委办公室、市政府办公室及市内有关委（办）的行文和主送各县（区）烟草专卖局（分公司）及其他直属单位的文件，应以安顺市烟草专卖局或贵州省烟草公司安顺市公司的名义。

4.15市局（公司）可能与市内各局（委、办）和各县（区）人民政府，同级党组织，同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文，但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向上述单位正式行文。市局（公司）内设机构不得对外正式行文，即：不得向本机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替市局（公司）审批下达应当由市局（公司）审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

4.16联合行文应当要行文，应当同时抄报上级主管机关。

4.17“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送（报）形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。