客户档案管理办法

客户档案工作管理办法

第一章总则

第一条为加强公司档案的规范化、科学化管理，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关部门规定，结合公司实

际情况，特制订本办法。

第二条本办法所指档案是指从客户签合同开始形成的各种文字、图表等不同形式的历史记录，包括：合同、开通单、验收表和设备清单

表等。

第三条公司档案管理的原则是：统一管理，确保安全，便于利用。

第二章档案管理机构和职责

第四条专人负责档案的归口管理，日常工作由专职档案员承办，统一管理客户档案。

第五条档案管理部门职责：

（一）统筹规划公司档案管理，根据国家有关法律法规，制定公司文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等各项规章制度。

（二）负责客户你档案的整理、保管、鉴定、统计和借阅。

（三）负责公司档案信息化建设，不断探索档案管理新方法、新手段，提高档案借阅服务。

（四）严格执行保密制度，维护档案的安全与完整。

第三章档案的立卷归档

第六条归档要求

（一）档案管理员负责本客户档案的保存、整理、借阅。一项工作由几个部门参与办理或借阅的，归档由主办部门收集归档。

（二）档案保管期限规定为永久。

（三）任何部门和个人都不得私自保存、销毁、修改应归档的档案。

（四）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

（五）归档文件应按件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护。

第四章档案的保管和保密

第七条公司设立档案专用库房，由专职档案员负责管理。

第八条档案人员应定期检查档案的保管情况，发现受损的档案应及时修复或补救。

第九条档案库房要独立、坚固，并有防盗、防火、防鼠、防虫、防霉、防尘、防潮等措施，保持库房的整齐清洁，力求达到国家规定标

准。

第十条档案管理人员和档案利用者必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，严守客户资料秘密。

第十一条违反制度造成泄密者，视情节轻重追究责任。

第五章档案的利用和统计

第十二条档案管理人员应熟悉库藏档案情况，为利用者服务，及时地提供完整、准确的档案材料。

第十三条档案管理人员在提供利用档案时，必须确保档案的安全。

第十四条借阅档案需按规定办理登记手续，限期使用，按期返还。档案材料原则上只允许在档案室内使用。

第十五条利用者对档案要妥善保管，档案如有丢失、修改、损毁或泄密，要追究当事者责任，严肃处理。

第十六条调离公司的工作人员，必须清理移交档案文件后，凭档案管理员出具的证明方可办理调离手续。

第十七条档案的利用和统计应做到准确性、及时性、科学性和连续性。

第十八条建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案明细；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。

第六章档案的移交、鉴定和销毁

第十九条各部门借阅档案应逐级上报审批。档案的最终处置由上一级单位批准，报档案管理部门备案。

第二十条档案管理部门移交、借阅档案必须建立移交清册，经双方清点核实后，履行签字手续，双方各存一份，以便核查和统计。

第二十一条档案鉴定工作是指文件的选留与销毁的划分。档案鉴定工作由档案员负责；重要鉴定工作由上级逐级审核负责。档案鉴定小组由主管、办公室主任、档案员、各综合部门和业务管理部门、后勤、总经理等人员构成。

第二十二条确无保存价值的档案需要销毁时，档案管理部门应出具销毁档

案报告，并报档案产生部门分管领导和档案鉴定小组审核批准后方可销毁。

第二十三条销毁档案时应严格执行保密制度，由办公室指定两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。对在销毁档案过程中出现泄密或对单位造成损失的，将根据国家和公司有关规定进行处理。

档案管理制度

第二十四条、档案归档范围：

（一）客户档案：指客户向公司提出安装需求所签约的合同以及各类表格形成的档案。

（二）理赔业务档案：指公司按照合同约定，承担理赔责任、履行理赔金给付义务过程中形成的档案。

第二十五条、各业务部门、档案管理部门对客户档案中记载的客户资料负有保密职责，严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。

第二十六条、业务档案日常管理的实施细则由档案管理所属部门负责制定。

档案借阅制度

第二十七条、借阅档案，必须按照规定的查阅范围，如实说明查档目的和内容，详细填写《档案查阅单》，并经借阅部门领导批准后方可借阅。

第二十八条、档案借阅：如摘抄、拍照、复印所查档案内容，需经档案管理

人员同意。

第二十九条、档案涉密内容的抄录、复印，要经借阅部门领导和档案管理领导批准，在档案管理人员的监督下进行，利用者对其机密内容要负责保密。

第三十条、利用者对档案要妥善保管，不得丢失，不得拆卷、抽页、涂抹、圈划、污损等。

第三十一条、借阅档案必须限期使用，按期返还。返还时档案管理人员要认真清点档案页数，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等，发现问题及时追查。

第三十二条、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第三十三条、借阅者在归还档案时必须填写档案利用结果记录。

第三十四条、擅自涂改、伪造、提供、抄录、公布、销毁档案的要追究当事者责任。

第三十五条、调离本公司的工作人员，必须清理移交档案文件后，凭档案管理部门出具的证明方可办理调离手续。

档案库房管理制度

第三十六条、非档案管理人员不得随意入库。

第三十七条、库房内要配备符合档案保管要求的消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

第三十八条、应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、档案柜内应施放防霉、防虫药剂。

第三十九条、存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照立档编号的