物资采购流程(试)

国都建设（集团）重庆分公司

物资采购流程（试）

一、目的

详细讲解物资采购的流程，规范物资采购的管理，确保项目物资的合理性、及时性。

二、适用范围

本流程适用于公司承建工程项目的物资采购。

三、物资采购流程图

四、流程图对应表格

五、物资采购流程步骤详解。

(一)采购策划

在项目开工准备阶段，工程部负责组织物资部、项目组等有关单位对物资采购进行策划，并在《项目策划》中确定采购方案（详见《项目策划程序》），明确各类物资的采购组织单位、采购方式做出明确规定。

采购组织单位一般为：业主、物资部、项目组及分包商；采购方式一般分为：招标采购、邀请报价采购和零星采购等三类。

(二)物资计划

1.物资申请计划

项目负责编制物资申请计划，由项目经理进行审批。对于由公司统一采购的物资，计划提交给物资部，对于由项目采购的物资，计划提交项目采购人员。

《物资申请计划表》作为制定采购计划和向供应商订货的依据，应注明产品的名称、规格型号、单位、数量、主要技术要求（含质量）、进场日期、提交样品时间等。对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，应一并在物资申请计划中注明。

2.物资采购计划

物资部或项目的采购人员应根据物资申请计划和采购方案，编制《物资采购计划表》报物资部经理/项目预算主管审批。物资采购计划中应确定采购方式、采购员、候选供应商名单和采购时间等。

候选供应商的来源如下：

（1）从公司“合格供应商名录”中选择，并优先考虑能提供安全、环保产品的供应商；

（2）其他供应商（只有当“合格供应商名录”中的供应商不能满足工程要求时，才能从名录之外挑选其他候选者）；

（3）业主指定的供应商。

当对候选供应商名录进行调整时，应得到原批准人员的批准。

(三)招标采购程序

1.供应商资格预审

所有新供应商（“合格供应商名单”之外的或以前没有合作过的）在参加选择前必须首先通过资格预审。采购人员负责向供应商发放《供应商资格预审表》，并核查供应商填写的供应商资格预审表及提供的相关资料，确认供应商是否具备符合要求的资质能力。

对经销商进行资格预审时，经销商除按照资格预审表要求提供自身有关资料外，还应提供生产厂商的相关资料。

合格供应商名单内的或本年度已进行过一次采购的供应商，可不必再进行资格预审，但当供应商提供物资的种类发生变化时，则应要求供应商补充相关的资料。

进入供应商选择表的供应商均应资审合格。

2.供应商投标报价

在邀请供应商投标时，采购人员应与供应商就下列采购信息进行沟通：（1）产品的名称、规格、型号、数量；

（2）对产品的质量、环境、安全等方面的要求；

（3）样品/样本报批的要求；

（4）检验和交付（供货期、运输、交付方式、进货地点等）的要求；

（5）人员资格的要求；

（6）产品的标识和包装等方面的要求。

3.供应商评价与选择

采购单位和项目必须根据对供应商提供产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商。综合评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，具体规定如下表：

注：●――必须进行的评价○――根据合同约定和需要选用

▲――必须保留的记录△――该项评价进行时应保留的记录

4.考察

必要时，采购单位和项目应在评价前对供应商进行考察。考察的内容应包括：生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力以及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。

考察由采购单位组织、项目有关人员参加，必要时可邀请工程部、技术部、财务部参加。考察后，组织者应将考察内容和结论写入《供应商考察报告》作为供应商进行能力评价的依据。

5.样品/样本报批

根据合同约定、业主要求以及工程实际情况，对于需要进行样品/样本审批的物资，项目技术人员应提前确定需要，并向物资部/安装部或项目采购人员提交样品/样本报批计划，明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。

采购人员负责落实《样品/样本搜集与询价表》。收到样品/样本后，采购负责人应填写《样本/样品送审表》并随样品/样本一起交与项目技术人员。项目技术人员负责向业主、监理和设计办理报批手续，并将样品/样本报批的结果通知采购人员。

6.综合评价

通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报批结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价：

（1）供应商和厂家的资质是否符合规定要求；

（2）产品的质量、安全、环保等方面是否符合要求；

（3）价格是否合理（必要时应附成本分析）；

（4）生产能力能否保证工期要求；

（5）供应商提供担保的能力是否满足需要。

根据上述评价结果选出“优质低价”者向其采购。对供应商评价的结果和入选供应商名称应记录于《供应商评价表》中。

7.签订采购合同

采购负责人在与供应商商谈采购合同（订单）时，应与供应商就采购信息（详见本程序第五条中第（三）条之2条款规定）充分沟通，并在采购合同（订单）中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、进场日期、技术标准、交付方式以及质量、安全和环保等方面的内容，规定验收方式以及发生问题时双方所承担的责任、仲裁方式等。采购负责人负责将合同（订单）文本及采购合同审批汇签单交有关部门和项目汇签后，报授权签署人签署。

采购合同签订后，物资部应将采购合同正本、采购合同审批汇签单交法律事务部保存，将采购合同副本（或复印件）发至项目并对项目进行采购合同交底。此外，物资部应保存一份采购合同副本。

(四)邀请报价采购程序

对于邀请报价采购的物资，由采购负责人按照本程序第五条中第（三）条之1、2、5、6条款（可删除担保手续）执行。当确定选用的供应商后，按照第第五条中第（三）条之7款规定签订采购合同。

(五)零星采购程序

对于采购物资估算价在2000元（含）以下的零星采购，采购方法可简化为：采购人员在市场询价的基础上，将候选供应商及其价格填写在《零星物资采购记录表》中，报物资部经理或项目经理与合约商务经理联签批准。采购人员按批准的供应商和价格进行采购。