人力资源机构档案移交管理办法

人力资源机构档案移交管理办法

一、引言

二、背景

人力资源部门在每个组织中都承担着记录和管理员工档案的责任。然而，随着人力资源功能的转移或重新组织，档案可能需要从一个机构移交到另一个机构。此时，需要制定一系列规范和程序来确保档案的安全传递和完整性保持。

三、档案移交管理办法的目的

公司制定此档案移交管理办法的目的是确保档案可以正确地移交给接收方，并保持其完整性和可访问性。在移交过程中，也需要保证档案的机密性和安全性。

四、档案移交程序

4.1 档案移交前的准备工作

1. 确定接收方确定接收方将要接收档案的机构或部门。

2. 制定移交计划制定详细的档案移交计划，包括时间表和移交内容。

3. 准备档案清单制作一份包含所有需要移交的档案清单，并确保清单的准确性和完整性。

4. 安排人员培训为涉及档案移交的人员提供相应的培训，确保他们了解移交程序和要求。

4.2 档案移交的具体步骤

档案移交的具体步骤如下

1. 整理档案对要移交的档案进行整理，确保档案的有序性和易于查找。

2. 打包档案将档案按照清单的要求进行分类和打包，确保档案的安全和完整性。

3. 填写移交单据填写档案移交单据，包括档案清单、移交日期、移交人员等信息。

4. 进行移交仪式在移交双方的见证下，正式进行档案移交，确保双方都了解移交的内容和要求。

5. 接收方确认接收方应确认接收到的档案的完整性，并在移交单据上签字确认。

6. 档案归档接收方应按照自己的档案管理规范，对接收到的档案进行归档和管理。

4.3 档案移交后的跟进工作

完成档案移交后，还需要进行一些跟进工作，包括

1. 档案管理培训接收方应为新接手的档案管理人员提供相应的培训，确保他们能够正确地管理档案。

2. 档案审计定期进行档案审计，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案安全措施采取必要的措施确保档案的安全性，包括备份、防火防水措施等。

五、档案移交管理的注意事项

1. 档案移交应事先通知接收方，确保接收方的准备和配合。

2. 档案移交过程中，应有专人负责，确保操作规范和安全。

3. 档案移交过程中，应有记录和备份，以备日后查询和追溯。

4. 档案移交后，应定期进行档案的核查和审计，确保档案的完整性和准确性。

六、结论