出口企业内控制度

企业进出口经营行为规范
管
理
制
度
有限公司
目录
一、组织机构图 3 页
二、岗位职责 4 页
三、合同评审管理规定9 页
四、票据管理制度14 页
五、印章管理制度16 页
六、财务管理制度18 页
七、出入库管理制度24 页
八、进出品业务管理制度28 页
九、报关管理制度30 页
十、外汇核销管理制度31 页十一、出口退税管理制度33 页十二、单证议付管理规定34 页
十三、进出口业务单证档案管理制度36 页十四、检验和试验控制制度38 页
董事长
企业进出口经营行为规范
4
组 织 机 构 图
总经理/管代
生产部
财务室
品质部 仓库 厂部
切 电 包 旋削 泳 装 压车 车 车 车间 间 间 间
原 过 入 材 程 库 料 检 检 检
验
验
成 计 外 半 成品 量 协 成 品检 工 辅 品 仓验 程 料 仓 库
技 业 采 人术
务
购
事
台州市飞扬旋压件有限公司岗位职责
1 董事长
a、宣传贯彻党和政府的政策法规，包括质量和环境法规；
b、制定公司的基本管理制度和总的经营方针、计划以及各项重大投资决策；
c、决定公司的组织机构设置并确认相应职能，聘任或者解聘公司总经理，根据
总经理提名聘任或者解聘公司其他高层管理人员；
d、制订公司的利润分配和弥补亏损方案。

2 总经理
a、负责贯彻国家和上级的质量政策、法规和标准。

b、制订质量方针、确定质量目标，并传达、贯彻，使全员理解、执行。

c、任命管理者代表，批准、发布质量手册。

d、识别资源需求，建立组织机构，提供充分的资源。

e、负责管理评审，对质量体系的适宜性、充分性、有效性负责，确定持续改进
的方向。

3 管理者代表
a、按标准要求负责建立、实施、保持和持续改进质量管理体系。

b、组织内部质量审核。

c、负责组织纠正和预防措施的实施。

d、向总经理报告质量管理体系的运行情况。

e、就质量管理体系的有关事宜与外部联络。

4 人总科
a、在总经理、管理者代表的领导下，负责质量管理体系运行、实施的具体工作；
b、负责人力资源、信息、企划、后勤保障等工作；
c、负责人员招聘、培训、奖惩、考核工作；
d、负责内外信息的收发工作，负责与政府机构和社区进行信息交流；
e、负责公司质量管理类文件的编写、发放、更改、控制及维护管理工作；
f、检查公司不符合项纠正预防措施的实施情况，督导、5S 检查工作。

5 技术科
a、负责技术文件的编制、控制和管理。

b、负责生产过程工艺技术保证及技术性问题的纠正和预防措施的实施和验证工作。

c、负责图样及技术文件的发放、更改。

d、归口负责统计技术的实施和应用。

e、负责编制企业标准及技术标准。

6 生产部
a、负责编制生产计划及生产组织、调度工作，及时协调解决生产过程的各种问题。

并对生产计划中的产品质量和交货准时率负责。

b、负责生产全过程的安全工作。

c、负责生产过程的标识、搬运、贮存、包装及防护工作。

d、负责工艺装备的控制和管理。

e、负责设备的控制和管理及生产过程环境控制。

7 业务科
a、负责顾客要求的接收及合同评审。

b、负责合同的实施、控制和更改、传递工作。

c、负责顾客财产的控制和管理。

d、负责产品的售前、售中及售后服务。

e、负责收集顾客的反馈信息，汇总、分析，并向总经理报告。

8 采购科
a．负责制定采购计划及采购计划的具体实施工作。

b．负责供应商能力调查及参与评定。

c．负责供应商业绩统计及供应商的管理。

d．负责对供应商纠正措施和整改工作的联系、落实及验证。

e．负责采购物料的市场信息收集和价格调查及评定。

9 品质部
a、具体负责产品整个流程检验及检验状态的确认和标识工作。

b、负责不合格品的控制和管理。

c、负责内部质量信息沟通及处理、传递。

d、负责组织质量管理过程纠正和预防措施的原因与分析、制订措施、实施及跟
踪验证工作。

e、负责实验室、计量室的运行和管理。

f、负责公司体系管理和品质的相关部分。

10 质检人员
a、原材料检验，过程检验，入库检验，成品检验分别负责原材料、生产加工过
程，外协和半成品入库和成品的质量检验。

b、负责所承担检验工作的不合格品控制和处理监督。

c、负责所承担检验工作的检验状态标识工作。

d、负责和所承担检验计量器具的管理工作。

e、负责质量检验记录和汇总、分析及向总经理报告质量统计信息。

11 计量工程
a、负责公司所有计量器具的管理工作。

b、负责公司所有计量器具的检定和送检工作。

c、负责公司计量器具的维修工作。

d、负责公司计量工程相关的培训工作。

12 财务部
a、负责公司财务运行的总体控制及资金调度。

b、为质量体系运行提供资金保证。

c、负责公司应收账款及时收回，采购供应确保在合格供应商内实施。

d、从财务资金的目标出发控制内、外部质量消耗成本。

13 仓库
a、负责仓库物料的贮存、标识及维护管理。

b、负责物料流转各环节的交接手续办理、数据统计。

c、负责提供数据供财务等相关部门进行核算。

d、负责仓库物料的定期盘点、清算。

14 仓管
a、负责所负责仓库物料管理工作。

b、负责相关仓库管理的相关表单作业。

c、负责所负责仓库的账务管理工作。

15 生产车间
a、负责本车间的生产组织工作，严格执行“三按”生产（按图样、按标准、按工艺）。

b、负责实施控制生产过程及生产计划的实施工作。

c、对本车间在制品、半成品及成品实施标识。

d、负责车间生产装备的日常管理，确保所管装备提供满足生产要求的能力。

e、规范车间生产秩序，落实其它有关质量活动。

合同评审管理规定
1 目的
准确识别与接收顾客要求，通过合同评审，使公司与顾客供需双方在合同签订前对要求能达成一致，确保合同的履行；同时通过跟单服务，保证生产与交付的正确履行，保证单证的正确性，确保客户顺利收货，确保公司安全收汇。

2 范围
适用于顾客签订的所有销售合同或订单，以及合同或订单的售中和售后服务过程。

3 定义
3.1 合同：包括公司与顾客签订的所有销售合同和订单。

3.1.1 重大合同：符合下列条件之一即为重大合同。

a、对产品质量或交货期等方面有特殊要求，且超出公司正常生产能力；
b、新产品开发项目；
c、一次性签订总金额在150 万元人民币以上的合同。

3.1.2 除重大合同外，其余销售合同为一般合同。

3.1.3 跟单：对已下达的订单进行信息跟踪，单证处理，及时为客户提供信息服务。

4 职责
4.1 总经理负责重大合同评审的审批。

4.2 业务负责顾客要求的识别与接收及合同评审的组织协调与管理。

4.3 技术、生产部、采购、财务部、品质部参加重大合同的会议评审，确认有关要求的内容。

4.4 业务负责跟单服务过程的全部工作。

4.5 业务负责制定并执行跟单服务计划。

4.6 技术、生产部、采购、财务部、品质部为业务提供跟单服务工作的技术和信息支持。

5 工作程序
5.1 所有销售合同在签订前必须经过评审，且应达到如下要求：
a、顾客的要求及公司对产品的规定已最终确定，并形成文字条款；
b、公司与顾客双方对各项要求的内容已达成一致；
c、公司有执行合同的能力和保证措施。

5.2 顾客要求的识别与接收
5.2.1 业务了解到顾客明确表达订货意向，即使没有签订正式合同或订单时，应及时向部门经理报告，部门经理应根据公司生产状况、订单未尽事宜给业务员以明确指示，必要时征求总经理意见，确保客户顺利完成订货。

5.2.2 对顾客来电、来函的订货，业务人员获得信息后，应就产品的名称、规格、数量、价格、交货期、包装、交付方式、结算方法、质量要求与顾客确认，形
成有效的合同或订单；业务员整理客户对产品的要求，并转换成产品生产要求，填写QG/SJ2702-1-2005《合同评审表》；重大合同以会议形式进行评审，会议内容汇总形成QG/SJ2702-5-2005《重大合同会议评审要求》，作为合同传递的附件
内容。

5.2.3 顾客要求中所包括的对产品的相关法律、法规要求及公司内部对产品的规
定也应纳入合同评审。

5.3 合同评审
5.3.1 一般合同由业务负责人评审，评审时应核对有关要求，确认无误后，经其
签字生效。

5.3.2 重大合同的评审由业务负责人主持，技术、生产部、采购部、财务部、品
质部负责人参加的会议形式评审，业务征集各部门意见，讨论确定后，形成
QG/SJ2702-5-2005《重大合同会议评审要求》，经评审人员确认签字，并报总经
理批准后生效，并传递至各相关部门。

5.3.3 所有销售合同评审后方可与顾客签订正式合同，顾客签署的合同草稿经评
审后公司代表方可签字确认。

5.3.4 如业务人员异地或订货会、展销会签订合同时，对一般合同业务负责人可
以授权委托业务员自行评审，对合同的有关内容应用电话或传真等方式与业务
负责人联络。

对重大合同可先签订意向书，待评审后再正式签订合同。

5.3.5 合同和合同评审表由业务统一编号，并建立QG/SJ2702-3-2005《合同台帐》，由业务负责记录和管理。

a、业务员接到客户的订单后，向上级主管申请合同编号，由上级主管在
QG/SJ2702-3-2005《合同台帐》登记合同编号，并通知业务员；
b、合同正式传递前，业务员把合同的各项明细登入QG/SJ2702-6-2005《合
同明细表》；
c、合同更改后，业务员应及时更新QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》的内容，
保持合同明细的内容为最新状态；合同发生撤销后，业务员应及时删除明细内容。

5.4 合同的实施及更改
5.4.1 合同履行过程中，业务应利用电话、传真及其它信息传递的方法加强与顾
客的联系和沟通，利用电话、传真及其它信息传递的方法，并按《顾客对产品
要求的登记》填写有关内容。

5.4.2 合同生效后，由业务按订单合同内容编制QG/SJ2702-2-2005《合同传递单》发生产部、技术部、采购部、财务部、品质部部组织生产。

5.4.3 合同执行过程中，顾客提出更改/撤销合同时，可要求其出具书面文件。

5.4.4 如公司原因要求更改/撤销合同时，应征得顾客同意。

5.4.5 合同更改/撤销应填写QG/SJ2702-4-2005《合同更改/撤销通知单》。

5.4.6 必要时，由业务负责人决定，在合同更改前按本程序5.3.1 及5.3.2 条的要
求进行评审。

5.4.7 合同更改撤销后，业务员应及时登记QG/SJ2702-7-2005《合同更改/撤销记录》，并更新QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》的内容
5.5 合同的更改/撤销
5.5.1 合同更改/撤销生效后，由业务以《合同更改/撤销通知单》的复印件的形
式发有关部门执行，或直接修改《合同传递单》。

合同更改后，在原合同上注明
更改内容或写明“撤销”字样，标明日期及经办人签字,同时应更新QG/SJ2702- 3-2005《合同台帐》、QG/SJ2702-7-2005《合同更改/撤销记录》及QG/SJ2702-6- 2005《合同明细表》
5.6 跟单服务
5.6.1 所有销售合同在下达的同时并须制定文件编号：QG/SJ2702-8-2005 《跟单服务计划单》，且应达到如下要求：
a、跟单计划制定的目的：保证跟单工作按计划、正确执行；
b、合同涉及的重要项目必须列入跟单计划，并执行相应跟踪；
c、计划日期必须明确规划，并按期执行；
d、合同发生更改之后，《跟单服务计划单》必须得到及时的、相应的更新；
e、
业务员应及时记录计划的进度；
d、当计划的执行无法进行，甚至严重威胁到订单的履行时，业务人员应主动与部门经理或总经理汇报。

票据管理规定
1 目的
规范票据行为，保障票据活动中当事人的合法权益，根据《中华人民共和国票
据法》结合本公司实际，特制订本规定。

2 支票的管理
2.1 空白支票和支票印鉴，必须分别设专人负责管理，支票必须随签发、随盖章，不得事先盖章备用，杜绝支票遗失和被盗。

2.2 出纳人员负责支票的购买及使用，并建立支票登记本，按照支票号码逐一进行登记。

对签发出的支票要及时催注销，度定期核对，做到心中有数。

发现丢
失短少，必须及时查找，同时向领导汇报。

2.3 签发支票时，支票用途内容要填写真实、齐全，字迹要清晰，不得更改大小写金额。

为避免签发空头支票，财会人员应准确在控制银行存款余额，及时正
确地记载账薄，及时与银行对账单进行核对，发现问题及时解决。

2.4 严格结算方法，必须做到：
A、不签发空头支票或空期支票；
B、不准将支票出租、出借或转让其他单位和个人使用；
C、不准将支票做抵押；
D、不准签发印鉴不全、印鉴不符的支票。

3 出口票据
3.1 财务部指定专人管理出口相关票据。

3.2 出口发票由发票管理员负责向税务部门办理购买、注销等相关事宜。

3.3 发票购买后，转交业务单证人员，以便使用，转交时要做好转交的发票起止号码、交接日期及交接人记录。

3.4 业务根据实际出口情况和出库单填开并打印发票，然后将记帐联交财务部记帐。

3.5 发票需要缴销时，由业务将发票存根交财务人员度作好交接记录；由财务人员查明发票的作废、遗失情况并及时进行相应的处理。

3.6 财务部在收汇后，应将收汇水单交业务，以便进行收汇核销。

移交时，要做好交接登记工作。

3.7 业务在核销外汇后，应将核销单、相应报关单、及发票退税联一并交财务部，并做好移交手续，以便财务人员进行出口退税。

3.8 财务人员在收齐一票二单后，应将其一一对应，同时做好登记，填制相关的报表。

如发现有差异的，应及时查明原因，并做好相应的补救措施。

在将出口
退税的相应单证移交税务机关时，应办理好移交手续。

印章管理制度
企业的印章具有权威性、合法性和有效性。

为了完善印章管理程序，正确
使用印章，妥善保管，使印章使用规范、合理化、防止因管理疏忽而发生工作
失误，造成公司不必要的损失，特制订本制度。

一、公司的印章管理各负其责，责任分工如下：
1、公司行政印章由公司总经理掌管，若遇出差或请假，须将印章交指定人员代管。

2、公司党、团支部印章，由公司党、团支部书记掌管，支部书记出差或请假时，委托支部委员妥善代管。

3、公司工会印章，由工会主席掌管，工会主席出差或请假时，委托工会其他人员妥善代管。

4、公司财务印章，由财务部经理掌管，财务部经理因故长时间离开本单位时，
经财务部经理同意委托代理人员代管。

5、公司合同专用章，由公司供应部经理负责掌管，供应部经理因故长时间离开
本单位时，委托供应部其他人员代管。

6、报关专业章仅供报关使用，由单证经理负责掌管。

7、其他专业用章，由公司经理委托相关责任人代管。

二、所有印章的使用，都必须符合相关程序的规定，任何违反程序规定使用印
章的行为，一律视为个人行为。

有关责任人应负相应的责任。

三、公司行政印章、受公司委托掌管的合同专用章、财务专用章对外使用时，
须经相关主管领导的同意后方能使用。

经签署的对内文函，行政部可直接使用
行政章。

四、公司印章不得为本公司外的文件、证明、信函、发票、收据等盖印，印章
一般情况下只能在保管在行政部内使用，不得擅自带出行政部；如需带出，须
进行登记说明用途和归还时间，并签字确认。

如另有特殊情况需总经理进批准。

五、公司印章不得在空白信纸、信封或空白介绍信上加盖。

六、公司印章使用时必须按规定登记，写明印章名称、时间、用途、份数、经办人等。

凡违反上述规定，对公司造成危害或经济损失或不良影响的，要严厉追究有关责任人的责任。

财务管理制度
总则
为了加强公司内部财务管理，规范公司财务行为，依据《中华人民共和国
会计法》、《企业会计制度》以及《企业会计准则》等相关国家法律、法规的要求，结合本公司生产经营特点和实际情况，特制订本制度。

本制度规定了财务管理职责、管理内容要求与方法、报告和记录，适用于
本公司内的财务管理工作。

各职能部门如涉及本制度的，原则上应参照本制度
具体操作。

1 职责
1.1 根据《企业会计制度》、《企业会计准则》，按照本公司和生产经营特点，设立
会计科目和帐册。

1.2 对本企业发生的每一笔经济业务，按照《企业会计制度》、《企业会计准则》
进行核算、分析。

1.3 负责资金调配、管好用好资金。

收支有计划、预算，执行有检查；运用会计数据，定期进行资金分析，提高资金使用效果；及时提出合理建议，当好领导
参谋、助手。

1.4 按财务制度规定成本、开支范围和费用标准，及时结算；加强成本管理，由事后结算逐步变为事前控制，分解成本考核指标，健全原始记录，实行定额管理，达到降低成本，提高效益的目的。

1.5 配合其他部门做好新产品成本核算及报价工作。

1.6 遵守国家外汇管理制度，按政策做好外汇收支平衡及外汇收支管理
1.7 负责编报会计报表，定期进行财务分析或财务说明。

1.8 根据公司生产经营特点和加强管理工作的需要，做好原材料立帐和分类工作，配合其他部门制定原材料消耗定额，控制和降低原材料消耗。

1.9 经常深入仓库，了解原材物料进出库存情况，检查仓库帐、卡、物，做到帐
帐相符、帐实相符，在保证生产任务完成前提下，协助仓库经常分析储备资金
合理性，及时制订与落实改正措施。

1.10 负责办理各款项的收付结算及发放工作，负责对公司员工差旅费审核和报
销工作。

1.11 负责保管好现金、有价证券和空白凭证、支票。

1.12 负责对进口材料核算及核销进口材料抵税工作，按规定办理出口退税核算
及其他日常事务。

1.13 负责对原始凭证、记帐凭证、各类帐簿装订及保管工作。

2 会计凭证、科目、帐册
2.1 会计凭证主要是指各种原始凭证和记帐凭证。

2.2 会计凭证的内容必须填写规范。

如原始凭证相关信息不完整的，财务人员应退还经手人重填。

原始凭证不得涂改、挖补。

2.3 财务人员应根据审核无误的原始凭证制作记帐凭证。

填制记帐凭证时，有关会计科目、编号金额等必须填写齐全。

2.4 记帐凭证填写后，经相关主管审核后方可记帐。

2.5 会计凭证及时传递，不得积压。

凭证登记完毕后，应装订成册，并注明单位名称、年度、月份、起讫号码等，不得乱丢失。

2.6 会计凭证不得外借。

其他单位或个人需要，需经财务负责人同意并登记，由提供人和收取人签字认可后，方可复印。

2.7 财务部根据《企业会计制度》有关要求，设立帐册和会计科目。

会计帐册主要包括总帐、明细帐、日记帐和其他辅助类帐册，按照资产类、负债类、所有
者权益类、成本类、损益类，设置一级会计科目。

2.8 根据核算需要，应在相应的科目下专设子科目进行核算，例如进料加工科目，科技立项科目等进行专门独立核算。

2.9 必须依据已审核无误的会计凭证和科目汇总表，登记明细帐和总帐。

记帐时
应将相关的内容登记齐全，做到数字准确、摘要清楚、登记及时。

3 财务付款和报销制度
3.1 财务部必须按规定的用途和支付程序合理支付货币资金，对有关的原始凭证都要经过严格审核，凡不符合规定要求的，可拒绝接受。

3。

2 采购生产用材料物资进厂后，有关部门必须进行数量验收和质量验收，合格后，经手人、验收人均要在入库单或发票上签字，手续办妥后方可办理付款手续。

凡不符合规定手续的应拒付。

外加工费支付视同。

3.3 凡出差人员暂领差旅费，必须填制领款单，经部门领导、财务主管、总经理授权签字同意后方可领取，否则有关财务人员有权拒付。

出差人员返回后，一星期内办理报销手续；差旅费报销时按公司制度标准执行，差旅费报销时，附出差报销单，报销单上必须按规定附有凭证，费用报销必须填制费用报销单；按规定办理一切手续后，方可报销。

4 流动资产管理办法
流动资产是指可以在一年或一个营业周期内变动或运用的资金，包括现金及各种存款、存货、应收及预付款项等。

4.1 货币资金管理。

货币资金包括各种现金、银行存款、其他货币资金。

现金使用范围应严格按照国家相关制度的规定，只准用于支付工资、津贴、奖金、个人劳动报酬、附带差旅费结算起点以下的零星支出，不得用于往来款项的结算。

现金超过库存限额的，应按时送存银行，不得坐收、坐支；现金收付应做到日清月结，确保库存现金的帐面余额与实际库存额相符，银行存款余额与银行对帐单余额相符，现金、银行存款日记帐数额分别与现金银行存款总帐相符；不得开空白支票，作废支票要加盖作废章。

4.2 物料管理制度。

物料即存货所括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、产成品、自制半成品等。

本公司存货按实际成本计价，领用或者发出的存货按；加权平均法计价，领用低值易耗品，一次摊销。

存货应当期盘点，年度终了前进行全面清查，对盘盈、盘亏以及报废的存货，各部门应当及进查明原因，报总经理批准，分别情况及时处理，一般在年终结帐前处理完毕。

4.3 为了准确核算存货，原材料仓库、成品仓库必须在月末30 日之前上报原材料、成品库存月报表，做到帐物相符。

各制造部门在月末30 日前上报车间在产品情况月报表。

4.4 根据企业实际情况对应收款项按不同客户分别核算，企业计提坏帐准备按应收款年末余额的3%计提。

业务及时提供出口销售发票，做到票面发生数量与仓库发出数量、品种相符，单价、金额与信用证相符，减少坏帐损失。

5 固定资产管理办法
5.1 固定资产标准，单位价值在2000 元以上，使用期超过一年的。

5.2 本公司固定资产构成包括：A 生产用固定资产、房屋及建筑物、机器设备、动力设备、工具仪器、运输设备及其他。

B 非生产用固定资产、房屋建筑物及其他。

5.3 固定资产计提折旧方法，采用平均年限法。

新增固定资产，当月不计提折旧，从下月用起计提折旧；月份内减少、停用的固定资产，当月仍计提折旧，从下
月起停止计提折旧。

5.4 公司实行固定资产归口分级管理，固定资产帐目由财务部管理，实物由设备科负责具体管理，充分利用固定资产使用效率。

财务部配合具体管理部门组织
固定资产清查、核实工作，保证固定资产的完整无缺。

设备由设备管理部门办
理固定资产的内部转移、启用、封存及情况报废事项，要将处理情况通知财务部。

6 成本核算内容、方法
6.1 成本核算内容是指对费用的支出核算和产品成本的计算。

具体地讲，就是对费用的支出要进行审核和控制，并且正确及时地计算产品的总成本和单位成本。

6.2 成本核算的目的
通过成本核算，控制费用支出，考核和分析产品成本计划的完成情况，促使企
业节约开支、降低消耗，不断降低产品成本，为编制新的成本计划和利润预测。