会议营销实战流程(详细攻略)

会议营销实战流程
会议促销中的5W1H
what：为什么开会，目的是什么,准备什么东西（会议物料，如横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片，课件，易拉宝，电脑,幻灯机)，要充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛
when:何时开会,何时准备，会议议程
where：会议在哪里开，在哪里住，在哪里吃饭，在哪里销售
who：会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲,哪些人参加，哪些人服务why：是否达到预期目标，总结收获与失误
how：会议方式，座谈，讲课,互动，促销,发放试用样品等
一、确定会议基本情况
业务员了解包括会议开始时间、持续时间、参加人数、人员状况、会议方式(专题讲座、推广会、返利会还是年终奖励会)，可能费用等，如有参会或组会必要，向上级请示.
并不是什么地方都可以开推广会，什么时间都可以开，什么产品都可以开的。

要根据地方（重点区域)、时间（使用旺季）、产品（季节紧,销量大，但知名度不高,市场前景好)来选择有无必要开。

推广会要开的有意义，有必要，可行，要能达到会议的主要目的。

达到目标中的主要目的,就基本可以算是成功的会议。

会议促销的优点：
1、集中宣传，短时高效的完成对一区域的宣传工作，对季节性强的产品尤其重要;
2、能快速布点，对新产品快速进入市场非常有利;
3、效果立即显现，现场定货量直接表明该产品市场接受度,特别对同类型竞争产品较多尤为具有代表性；
4、宣传得当，能很好树立公司良好形象,对一公司新进入一地区非常有益；
5、生动宣传，深刻形象地解读产品，能使客户较牢的记住产品特性,同时记住公司;
6、快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络;
7、直接面对基层，了解基层动态、心声;
8、同时能宣传一公司多个产品，达到一会多产品的带动效果。

会议（专题促销）的缺点：
1、需要财力支持,较耗财力。

推广中的礼品及促销费用等等都需要财力，会议直接导致推广费大幅上升；
2、，人力较难组织，尤其在经销商影响力不大、农忙季节时,加上开会多在农忙时节，而参会零售商的多少直接影响会议结果;
3、会议组织难度大。

零售商离会场距离不等，加上时间观念不强，纪律性差,到会时间拖的较长;
4、经销商参加的会议越来越多，模式大致相同，经销商胃口越来越大,
如同样的会议组织，则会议效果会越来越差；会议也需要不断创新。

二、会议目标和预算
业务员制定目标应具体到会议现场销售额,发放资料数量，收集客户资料数量；
1，促进现场定货；
2，解读产品,宣传产品，强化卖点;
3，短期内把产品在当地较全面的布点；
4,宣传公司，树立公司高大、良好的形象；
5，快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络；
6,增进客户及零售商信心。

在节约的原则下提出预算：开会前还要先预测会议费用及大概能达到的目标，保证费用在合理承受范围。

根据会议规模,费用从1000—6000元不等，一般在8000以内。

专题推广会的主要费用有：
1，用餐；基本240-500元一桌；如喝酒则要高一点;
2,礼品；50元左右的礼品即可；
3，奖品；根据需要来，分大中小;
4，现场定货产生的促销费用;根据定货量的多少，灵活安排；
5,其他杂务费用,如烟，打车，打印、复印，临时买的用品;500以内。

三、批准会议方案后,准备人员和物料
在会议前十五天（考虑到路途、运输时间）开始物料准备,包括横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片,课件，易拉宝，电脑,幻灯机，会议签名簿等，准备数量比计划量稍多一点（如准备专场会，烟酒等需提前购买)。

确定参会人员及分工（会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲，哪些人参加，哪些人服务）.
准备开会礼品、促销用品、奖品等。

四、会议准备
1,人。

关键因素,要组织足够的客户参会,尽量保证区域内的每个乡镇都有至少一个客户，同时要尽量使来的客户都是有效的客户，有定货潜力的客户，有推广能力的客户，并提前通知客户开会的有关事项；
2,物。

会议中使用的物品，包括宣传品(海报、折页、条幅、易拉宝、宣传光盘等等）,工具（电脑、投影仪、音响、话筒、相机、墙布、胶带、图钉、剪刀等）,记录用品（打印好的登记名册、笔等）等;
3，地.会议场所，也很重要，分高中低几档，尽量早环境较好档次高价格也便宜的地方。

同时会议场所也要能容纳足够的参会人员，能放置宣传设备，最好能提供用餐，这样比较方便。

4,时间。

要提前一周以上把会议地点、时间等定下并通知到与会者，提前半月以上准备会议。

要保证准备开会的足够的时间.同时要设计好会议每个流程的时间，保证会议时间;
5，内容。

会议内容与开会主题相关，要有突出的重点产品，重点产品重点宣传，可根据时间确定是否带讲其它次要产品及讲多久，同时要有
宣传公司的内容,对于早期进入一地区的公司尤其要有公司宣传一块。

开会前一定要准备好会议演讲内容，准备好幻灯，并熟记。

五、会场布置
如开专题会，需提前与经销商共同确定会议地点、吃饭地点、销售地点。

住宿地距会场步行不超过5分钟。

充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛.至少提前一天布置会场,要求主题明确，悬挂横幅，大量粘贴主要产品海报，易拉宝摆放到主席台或门口等醒目位置，预先把说明单页和名片摆放到桌上，查看投影仪、电脑是否能顺利使用，提前调试,否则要进行调整.
零售商接待登记.
人到的差不多后正式开始会议.
六、会议现场控制
主讲人对现场的控制.主讲人应衣着整洁、正式，根据当地和会议情况充分准备,精神饱满、声音宏亮,采用提问、有奖回答等方式进行与听众的互动。

其他人员对会场的控制和秩序维护。

充分体现对会议和主讲人的尊重，忌在下面开小会，发现应及时温和阻止。

会议内容：
1，经销商开场白，礼貌客气,简单介绍厂家，即公司人员和公司等,为
下一步导入宣传铺垫；
2，公司员工出场，礼貌开场;
3,主讲公司，宣传公司；控制20分钟以内；
4,宣传重点产品;中间设置问题，带动参会者；可邀请零售商现场现身说药(需事先沟通安排）;
5，安排提问、答问；
现场定货抽奖:
1，经销商说明促销政策；
2,安排领头人带头定货；
3，经销商人员开单,我公司人员开抽奖票;
4，现场造势、鼓动，带动气氛；
5，进行统计;
6,抽奖。

会议进行中：安排人员服务
1，安排我公司人员和经销商人员做好纪律维护;
2，安排相关负责人负责会场茶水等；
3,防止部分参会者借故离开会场,影响气氛；
会议后：安排公司人员发放礼品
安排宴席:事前定好。

七、突发事情处理
可能出现的一些突发事件,主要影响预期的会议费用或产生一些副作用。

如：1，经销商宣布促销办法时和我们预先协商的不一致，可能导致会议费用增加;
2,会议预期的人数不够或过多，临时礼品不够或过多，饭局安排不足或过多；
3，定货数量超过或没有达到预期的目标，可能导致奖项设置不合理；4，个别经销商可能不配合会议，讲一些对产品形象不好的话，影响会议效果；
5，由于其他原因导致零售商报到时间过晚,或临时来不了，导致会议很难及时开；
6，由于人的失误导致统计不准,影响促销。

八、会后现场的收拾
妥善处置会议物料，防止重要宣传品（如易拉宝)和纪念品被哄抢。

九、总结及跟踪
开完会议后并不代表促销已经结束，会议后的跟踪常规促销往往能起到加深会议促销作用的良好效果。

对会议的成败得失进行总结，以利对后面的会议提高。

对会议的费用与预算进行小结,对控制费用提出有效的方法。

对人员安排和会议细节进行总结提高。