夯实创优迎检资料基础,促进管理服务品质提升

夯实创优迎检资料基础，促进管理服

务品质提升

——创优迎检资料制作的体会分享

优秀、示范小区(大厦)是各级政府主管部门经评选评定后授予物业管理服务区域的荣誉，也是政府推进物业服务企业规范化管理的最有效的措施。完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题,贯穿于创优达标的整个过程。今天主要与大家分享一下苏宁物业这几年创优达标活动中围绕创优迎检资料制作的体会。

一、理清日常管理基础资料与创优迎检资料的关系

1、日常管理基础资料是创优迎检资料形成的前提和基础

日常管理基础资料是反映物业管理项目自规划、建设、接管验收、交付、装修及日常管理期间的各类资料。如项目立项批文，业户档案（一户一档，从办理入住、装修等手续资料完整），物业接管验收资料，各类台帐资料，业主委员会资料，物业服务收费资料，社区文化资料，各类管理规章制度及日常运作各类记录等等。

创优迎检资料是建立在日常管理基础资料基础上的、根据创优评分标准生成的一套资料。

在创优达标活动过程中，我们的体会是要注意日常管理基础资料的积累，重视日常管理活动过程的痕迹化管理。迎检资料是日常管理基础资料的缩影，而不是临时抱佛脚的结果。

例：创优资料中对设施设备维保计划提出了要求，如专家验收小组提出依据维保计划随机抽查某一项设备系统落实维保计划的情况，你怎么杜撰维保记录？当时的设备工况、运行数据记录等等，要杜撰多少时间段的多少份记录？那么只有在平时工作中严格地按维保计划的内容按时实施维保、规范填写维保记录并及时归档，在专家现场任意抽取维保

计划中某一个月某一个项目的维保记录时，就可以随时提供真实的记录，轻车熟路地提交满意的答卷了。

再例：秩序维护每天每个岗位都必须填写的《值班记录》，详细记录了秩序护员值班和交接班事项，只有每天认认真真填写，才能在创优检查中能够拿出真实的记录。我们江北有一个较大的项目，门岗、巡逻岗、监控岗加在一起有12个岗位，四班三运转，每天填写的《值班记录》有36张，一个月有1000余张，如果不是在日常管理中认真填写，怎么补得起来？一年12000张！

2、日常管理活动资料归集的原则和方法

（1）资料归集的原则

统一集中管理是资料归集的原则。资料是管理活动历史的原始记录，不能让其散落在各个产生记录的岗位，使资料处于管理真空状态。公司和管理处都应设资料档案管理岗（或配专人，或其他岗位兼），负责定期归集在日常工作过程中产生的记录和相关文件，尽可能地归集齐全。

（2）资料归集建档的方法

本公司档案分类采取的是年度分类和事由分类（即按专业分口的工作内容分类）相结合的方法。这样做既以各专业分口的运行轨迹资料为纬线，将相同内容的文件集中在一起，又以时间为经线，按年度形成档案，比较能够满足物业管理服务运行需要，从各方面反映主要工作的面貌，便于查阅和利用。

3、日常基础管理资料管理注意事项

（1）项目规划、立项、图纸等基础资料的归集应完整

要按照评分细则的要求，与开发建设单位密切沟通，想方设法收集一切能够收集到的资料，按档案管理的要求长期存档。

在开发建设单位无法完整提供竣工资料的情况下，可从城建档案馆借出复印、存档，保证了该项目基础资料的完整。

（2）各类管理制度、应急预案应齐全

一个物业管理项目启动前，应有针对性地识别该项目的管理需求、对照创优标准，组织编制管理制度、运行操作规程、服务标准、应急预案等，力求齐全完整，经公司批准后实施培训、在各作业场所悬挂使用，并归集于相关档案。

针对业户应遵守的涉及小区公共事务的制度，如物品出入管理、电梯使用管理、机动车和非机动车管理、游乐场使用管理等制度，经编、审、批、在管理区域公示后，也应归档管理。

（3）运行记录填写要规范、完整

创优达标标准要求运行记录规范填写，应此我们要关注工作过程中产生的记录要完整、真实、清晰、准确、闭环地反映当时的情况，在细节上，如用笔颜色也要保持统一。

例：《报修台帐》栏目中的报修时间、房号、事由、处理经过、回访结果、记录人等，均要详实、完整填写，并与每一份《维修派工单》能一一对应。不论专家通过《报修台帐》查《维修派工单》还是通过《维修派工单》查《报修台帐》都能一一对应，

另一方面记录中所记录的问题要有后续的跟踪、验证处理。

例：《巡视检查记录》中记录：“查某幢某单元楼道3F窗户有灰尘”，应及时将整改验证的情况在表格中记录。

二、创优迎检资料的准备

1、规范迎检资料的依据

南京市政府主管部门近几年组织编制了《南京市住宅/大厦/工业园区物业管理创优资料内容汇编》，为我们制作迎检资料提供了依据。我司也很荣幸参与了《南京市住宅/大厦/工业园区物业管理创优资料内容汇编》的编制工作，其中的一些做法也是我司一直一来创优迎检资料制作的体现。

2、我司迎检资料的特点

我司的迎检资料除了按照《汇编》的要求一一对应地制作外，还体现了方便专家考评组审查的特点。我们对应迎检资料目录编制了一组迎检资料册，该资料册中归集了通过复印或扫描件的方式装订在一起的每项管理活动的日常管理基础资料页，这样不仅方便专家在最短的时间内查阅到想看的内容，同时也便于专家根据迎检资料册中的样表抽取任何资料。（通过PPT展示样本）

3、迎检资料编制人员的确定

迎检资料的编制工作量大、时间紧、质量要求高，因此，要在参评项目管理人员中选择责任心强，且具一定文字功底、动手能力的员工专门负责迎检资料的编制工作及创优达标检查组现场检查的接待。

4、迎检资料总目录的编制

依据《物业管理示范、优秀项目标准及备查资料》，结合本公司管理体系运作首先应编制迎检资料总目录，例：《创优迎检资料总目录（省优）》。迎检资料总目录相当于整个资料的纲，通过编制总目录，理出资料编制的线条，再根据目录逐项进行资料的收集、整理。

5、迎检资料的收集与整理

迎检资料不仅涉及到物业服务的各项工作,而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收等各阶段形成的资料，范围广、数量大，对项目移交时所缺的资料收集难度大。因此，应根据迎检资料总目录，逐项进行资料的整理、收集，尤其是需要通过外部沟通获取的资料，均要责任到人、限时完成。

对已归集的资料要对照创优标准和迎检资料总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意：

（1）迎检资料册数应尽可能与考评标准相对应，基础管理部分（因资料内容较多）可以分为4册，房屋管理与维修养护，共用设施设备管理，保安、消防、车辆管理，环境卫生管理，绿化管理部分可以分别为1册，精神文明建设、管理效益部分为1册，共10册。

（2）应对已收集的资料进行检查核对，确保资料的有效、清晰、无破损。

（3）创优资料扫描件或其他电子档应建立专门的文件夹，专人保管并备份。

（4）在每一创优标准条款前建立分目录，便于对应、查找。（PPT展示）

6、迎检资料的装订

（1）迎检资料应确保装订方向的一致。

（2）用彩色纸打印考评标准条款，装订在分项目录前并加以隔离，确保目录分项清晰，查阅方便。（PPT展示）

（3）统一在迎检资料的右下脚数字打印或加盖黑色数字页码

章。

（4）结合企业的情况设计迎检资料手册封面，每册封面应分别有明显标识，册内资料统一采用A4纸张，装订整齐。

7、迎检资料中应关注的资料（创优达标资料组检查重点）

（1）项目立项批文。

（2）（前期）物业服务合同。

（3）消防竣工验收证明。

（4）业户满意率调查。

（5）物业服务收缴率。

（6）二次供水水箱清洗记录。

（7）消控岗上岗证。

（8）应急预案资料。

（9）投诉、报修记录。

（10）业户满意度调查记录。

（11）机动车出入记录。

（12）业户档案资料。

（13）值班、巡检记录。

（14）物业服务费收缴率资料等等。

三、创优迎检汇报资料的准备

1、创优迎检汇报资料的编制要求

迎检汇报材料是反映创优计划——创优实施——创优整改的过程，应突出“创优”小区（大厦）的物业管理特色和成绩，简洁明了、重点突出，可结合制作PPT或影像资料播放。

2、创优迎检汇报资料的内容

（1）公司简介、主要业绩；

（2）小区（大厦）概况（位置、占地面积、绿化覆盖率、项目类型、户数、主要设施设备、获得的荣誉等）；

（3）围绕创优所做的工作（编制创优方案、自查自纠情况、硬件方面的整改、迎检资料的准备情况等）；

四、创优迎检资料对物业管理服务品质的影响

1、有利于资料管理系统化、规范化

（1）促进日常管理基础资料完整、规范

创优达标资料的收集、整理过程是对各专业分口、各项服务活动过程的一次次全面查找问题，通过这样全面、系统的检查、审核过程，使日常管理基础资料从管理制度到操作程序，从管理体系到最原始的操作记录，每一项具体的工作都有资料支撑并完整、规范。

（2）促进档案管理规范化

创优迎检资料的归集过程也是对管理档案的一次次梳理过程，对照创优标准和目录的整理，也同时发现了档案资料归集中存在的问题，能够通过迎检资料的收集、整理使档案资料归集齐全、分类有序、检索方便。

（3）促进管理流程规范化

通过创优能够让我们参照行业标准，对照实际管理和服务工作的具体环节，进行逐项测评。管理工作的一些不规范和不科学的环节在创优中就逐步显现，这有利于我们及时发现问题，及时优化、规范工作流程，提升物业管理服务品质。

2、有利于提高服务人员的专业水平

迎检资料是建立在管理活动基础上的，是需要创优项目的每一位员工去共同完成的。所以就要求每一位员工都要在创优过程中通过不断的培训、演练，从而不断提高专业水平，不择不扣地完成工作，每位服务人员的能力在创优过程中亦得到了锻炼和提升。

例：我司在2009年共有5个住宅小区同时进行了市、省优项目的创建，在自查自纠过程中就发现质量管理体系中的同样一份记录在各管理处却填写不一致，同一管理活动用表填写有的很认真，有的很粗放，有的很多栏目是空白，甚至记录中填的都是“正常、合格”，没能真实反映管理活动过程，因此公司开始了改进的思考和实施。

公司品质管理部组织编制了《记录填写规范》、《记录样单》，规范了有关“NO号、日期、时间、单位、幢、单元、房号、大小数字、用笔颜色”等记录填写的具体要求”，期间共编制51份管理活动记录样单，有5个管理处约16人次以上人员参与了记录样单的编制和讨论，先后又组织多次分层级的记录填写培训和示范填写。经过后期的检查、验证，我司各岗位服务人员在记录规范填写能力方面有了非常明显的进步。

3、有利于行业的发展和规范服务

物业管理服务的资料应是物业管理服务活动的写真，如果通过创优达标活动能够提高企业对规范服务以及企业管理规范化的思考，无疑对推动行业的发展进步、对提升整个行业的社会形象是有深远意义的。愿与同行共同不懈努力。谢谢！

交流时在使用PPT过程中采用的资料范例目录：

1、《创优迎检资料总目录》SA

2、《分隔页例》

3、《分目录例》

4、《2011年环球大厦维保计划》及相关的下一级工作记录

5、《值班记录（中控岗）》

6、《报修台帐》

7、《维修派工单》

8、《巡视检查表（环境维护分口）》

9、《公共区域卫生消杀记录》

10、《**物业公司工作记录填写规范》