第六章 Access 2000数据库使用

例：学生成绩管理系统中： 学生基本信息表：只记录学生的静态属性，由学号、
姓名、性别、出生日期、家庭地址、政治面貌等字段组成 学号 1001 1002 姓名 张三 王丽 性别 出生日期 家庭地址 政治面貌 1971/12 男 桂林 团员 1972/4 女 柳州 团员
学生成绩表：只记录学生的成绩，由学号、数学、
表设计器的介绍

表设计器的打开 表设计器的介绍（行选择区、字段名称、 数据类型、说明、字段属性参数区）
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表设计工具栏（视图、关键字、插入行、 删除行、生成器） 插入行 生成器
视图
关键字 删除行
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确定数据类型
数据类型：有10种



文本型：特别注意数字字符的排序 数字型 日期/时间型 货币型 自动编号型 是/否型 OLE对象 备注型 超级链接 查阅向导 返回
第六章
Access 2000数据库使用
一、数据库系统的基本概念 二、数据库和数据表结构的建立 三、数据表数据的编辑和使用 四、数据库的查询 五、创建实用报表 六、管理数据库 目录
1. 数据库与数据库管理系统
⑴ 什么是数据库DataBase(DB)？
按一定的结构和规则组织起来的相关数据的集合。
⑵ 数据库有哪些主要特征？
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1、查询分类的简单介绍


选择查询：可从一个或多个表中检索数据，并可对 结果进行总计、计数、平均等总和的计算。 交叉表查询：交表的数据进行分组汇总。例人事档 案数据库中每种职称男女人数的统计。 操作查询
语文、英语等字段组成 学号 1001 1002 数学 80 90 语文 84 90 英语 67 85 返回
(2) 查询
在一个或多个表中查找特定的数据，将分散在多 个表中的数据再集中起来，形成一个全局性的集合。 对查询结果集中的数据信息，可以进行排序和筛 选，对结果打印输出。 此外，查询还可用于： 修改表中的记录 删除表中的记录 在一个或多个表的尾部追加记录 从一个或多个表中选择记录创建新表
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⑴ 数据表
存放具有特定主题的数据信息。
每个表由若干记录组成，每个记录都对应对一个实 体，同一表中的每个记录都具有相同的字段定义，是表 的基本单位。 每个字段存储着对应于实体的不同属性的信息 ，字段是表中可访问的最小逻辑单位。 每个表都要有关键字（一个或多个字段），以使表中 的记录唯一（记录与实体一一对应，不能重复）。 返回
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建立了数据库的结构后，就需要输入数 据。向数据表输入数据并对其中的数据进 行插入、删除、修改、检索、排序、统计、 打印等操作，统称数据表的编辑和使用。 表的编辑和使用是在数据表视图方式中 进行的。数据表视图的介绍。
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数据表视图窗口的菜单和工具栏
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1、编辑数据表中的数据
修改数据： 修改字段的值后，在光标定位到被 修改记录之外的其他记录中时，对该记 录的修改才会被保存起来。 数据的替换 使用“查找与替换”来进行批量的 修改。
数据共享和冗余度小
数据的完整性
数据的安全性
数据的独立性
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⑶ 数据库管理系统（DBMS）
① 什么是数据库管理系统？
是管理数据库资源的系统软件。
例：Access2000、Visual FoxPro等。
② 数据库管理系统有哪些基本功能？
数据定义 数据操作 数据控制 数据通讯 返回
⑷ 应用程序 — 数据库管理系统 — 数据库之间的相互联系
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数据库中各个表之间是通过相同的字段内容联
系起来的。 在关系型数据库中，用来在两个表之间设置关 系的字段，其名称可以不同，但字段类型、字段 内容必须相同。 一个关联需要两个字段（或多个字段）来确定， 其中一个字段是其所在表的主关键字，与之对应 的另一个字段称为外部关键字
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参照完整性：是指在设定了表的相互关 系后，用户不能随意更改用以建立关系 的字段。它保证了数据在关系型数据库 管理系统的安全与完整 什么是级联删除？ 关系的创建、类型（一对一、一对多、 多对多） 关系的修改
表是数据库最基本的对象。建立数据库 的重要工作是建立数据表，建立了数据表 才能进一步建立数据库的查询、报表等其 他对象。在创建了空数据表之后，首先要 创建数据表。 创建数据表可以分为两步进行，第一 步建立表的结构，第二步输入数据。
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创建表的方法有：
使用设计器创建表 通过输入数据创建表 使用向导创建表
>=#97-1-1# and <#98-1-1#
输入的日期必须是在1997年内
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设定主关键字
数据库中的每一个表都必须有一个主关 键字，它使记录具有惟一性，由记录的一 个或多个字段组成。如果用户没有指定主 关键字，系统会自动地建立一个主关键字。 按<Ctrl>键，可以选定多个字段
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5、通过输入数据创建表

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在用设计器创建表时，需要对表的结构 进行定义，表的结构包括：表名、表中 的字段、每个字段的属性（字段名、数 据类型和字段大小或格式等），主关键 字。
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使用表设计器创建表结构要进行如下设置：
确定字段的名称：最长为128个字符(64个汉字）
确定数据类型 确定字段属性 设定主关键字
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对应关系：
字段 、 记 录 关系数据模型的特征
一对一
、一对多 、多对多
⑵ 数据库的分类
① 层次型数据库 ② 网状型数据库 ③ 关系型数据库
Access 2000 的数据库 —— 关系数据模型
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3. 数据库管理系统Access 2000 的基本功能
三大基本功能：
① 建立数据库： ② 数据库操作 ③ 数据通讯
②网状数据模型
事物之间的联系：多对多（n：n）
③关系数据模型
事物之间及事物内部的联系：以二维表来表示。
继 续
层次数据模型：一对多（1：n）
学工部
2001年级办
2002年级办
2003年级办
1班
2 班
3 班
网状数据模型：多对多（n：n）
张 山
李
斯
黎 明
蓝 天
数
学
语
文
英
语
关系数据模型：二维表
学 号 姓 名 山 斯 明 天 性别 男 女 男 男 数学 78 91 69 86 语文 67 83 72 78 英语 85 88 67 91 050001 张 050189 李 050763 黎 050862 蓝
宏是若干个Access命令的序列，用以简化一些 经常性的操作。用户可以设计一个宏来控制一系列的 操作，当执行这个宏时，就会按这个宏的定义依次执 行相应的操作。
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(6) Web页 在Access中，用户可以直接建立Web页，Web 页作为一个独立的HTML文件可以存储到指定的文件 中，或者是将其复制到Web服务器上。 (7) 模块 模块是有Access所提供的VBA语言编写的程序 段。模块可以与报表、窗体等对象结合使用，以建立 完整的应用程序。
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Access2000数据库是所有相关对象 的集合。包含表、表间的关系、查询、 窗体、报表、宏、模块和网页。其中表 是数据库的基础，它记录着数据库的全 部数据内容。其他，只是维护和管理数 据库的工具。所以设计一个数据库的关 键是建立数据库的基本表。
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创建数据库是用Access2000进行数据处理 的第一步。有两种创建数据库的方法： 一是使用“数据库向导”，仅一次操作 就可以为所选择的数据库类型创建所需 的表、窗体及报表——最简单 一是先创建一个空的数据库，然后再添 加各种对象——最灵活


通过输入数据创建表是在数据表视图中 进行的； 输入完后，一般要打开表设计器，在表 设计视图中为新建的表更改字段名称。
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6、修改数据表结构
数据表的修改包括修改字段名、移动、复 制、删除字段、修改字段属性、更改关键字等 操作。 注意： 正在打开的表不能修改，须先关闭才能修改 关系表中的关联字段是不以修改的。确实要 修改，先删除关系 为了确保安全，修改前，先做好数据库备份
名、性别、出生日期、家庭地址、政治面貌等字段组成
学号 1001 1002
张三的英语多少分
学生成绩表：只记录学生的成绩，由学号、数学、
语文、英语等字段组成 学号 1001 1002 数学 80 90 语文 84 90 英语 67 85
？
姓名 张三 王丽
性别 出生日期 家庭地址 政治面貌 1971/12 男 桂林 团员 1972/4 女 柳州 团员
确定字段属性

字段属性：
字段大小：只对文本型和数字型有效 小数位数：只对数字型和货币型有效 标题：用于在窗体和报表中取代字段名称 有效性规则：给字段输入数据时设置的限制条 件

有效性规则表达式 <>0 0 or >100 like \”K???\” <#88-1-1#
含义 可以输入一个非零值 值必须为0或大于100 值必须是以K打头的四个字符 输入一个1988年之前的日期
数据库窗口及工具栏的介绍：
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3、数据库的窗口及工具栏

数据库的窗口如下：
七个 对象
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工具栏： 在Access中，当前窗口改变时，工具栏按钮 也会发生相应的变化。目前数据库窗口的工 具栏如下： 属性 新对象
不能同时打 开两个数据 库
“关系”， 建立表、查 询之间的联 系点。
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4、使用设计器创建数据表
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(3) 窗体 “窗体”是一个类似于窗口的操作界面，它 向用户提供一个可以交互的图形界面，用于记录 的显示、编辑、添加、删除及应用程序的执行控
制。
窗体中可以通过各种控件来显示特定的数据
信息，还可对显示的内容进行排序、筛选或打印
输出。
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(4) 报表
对数据表或查询结果集进行格式化显示和打印。 对报表还可生成“快照”，进行邮寄和电子分发 。 (5) 宏
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1、Access2000的启动和退出
1）启动： “开始” “程序” “Microsoft Access” 2）退出： 单击主控屏幕标题栏左边的图标 “文件” “退出” 使用快捷菜单<Alt>+<F4> 单击主控屏幕标题栏的右侧的“× ”
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2、创建空数据库
步骤如下： 启动“新建”数据库对话框 建立空数据库
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4、Access 2000数据库的构成
Access 2000数据库：是数据表、表与表之间的 关系、查询、窗体、报表、网页、宏及模块的集合 ，存放在同一个.mdb文件中。
窗 体 查 询 报 表
数据表
数据表：是数据库的核心与基础，存放着数据库中的全部数据 查询、窗体、报表：从数据表中获得数据信息，以完成某种特定需要
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所谓的查询就是在数据库中查找指定的数据， 它是数据库管理中一个最基本的操作。利用查询 可以查看、更改以及分析数据，也可以将查询作 为窗体和报表的记录。 查询的结果将以工作集的形式显示出来。显 示查询结果的工作表以称为工作集，它的外观与 数据表一样，但它不是一个基本表，而是符合查 询条件的记录的集合。其内容是动态的，也就是 说，在符合查询条件的前提下，其内容是随着基 本表而变化的。
应用程序1 数据集合1
数据库管理系统
应用程序2
学号
DBMS
数据集合2
科目
应用程序3
数据集合3
数据集合1：学生基本情况
数据集合2：学生成绩
数据集合3：课程
数 据 库
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2. 数据模型和数据库的分类
⑴数据模型
数据模型：数据库中数据组织的结构和形式。
①层次数据模型（树型）
事物之间的联系：一对多（1：n）

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复制和移动数据 只能复制和移动字段，不能复制和移动记录。 操作：

用鼠标 利用剪贴板


删除记录 删除的记录无法恢复 插入记录 只能插入到打开的表的末尾空白行，不能在中 间插入。
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2、数据的排序、筛选
1）数据的排序： 对没有设置主键的数据表，将按记录输入的顺序排 列记录。 2）数据的筛选： 在表、查询或窗体中都可以创建筛选。
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(1)、表的备份、复原、删除和更名 (2)、字段定义的修改：大部份修改可通过两个视 图（数据表视图和表设计视图）进行。
修改字段名： 插入新字段 移动字段 字段的复制 字段的删除 字段属性的修改 更改主关键字
只能在表设计视 图中进行
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7、创建和修改数据表之间的关系
例：学生成绩管理系统中： 学生基本信息表：只记录学生的静态属性，由学号、姓


按选定内容筛选： 按窗体筛选： 输入筛选目标进行筛选： 高级筛选：最复杂
最简单， 描述相等 的关系
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3、更改数据表的显示方式
以下操作都在“格式”菜单中进行： 更改行高和列宽 隐藏和撤消隐藏显示列 移动列 冻结列和取消冻结列 改变字体、字型、字号 改变单元格效果