档案工作实务考试大纲

档案工作实务考试大纲

第一章文件管理

第一节文件

一、文件的概念与属性

（一）文件的概念

王健主编的《文书学》（21世纪档案学系列教材）中对文件定义作了如此表述：文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。

（二）公务文件的特点

1．公文由法定作者制发

2．公文具有法定的权威性和现行效用

3．公文具有规范的体式和特定的处理程序

二、文件的种类

（一）通用公文

通用公文一般是指党政机关的规范性文件。

1、命令（令）

2、公报、公告和通告

3、决定和决议

4、指示

5、意见、条例和规定

6、议案和报告

7、请示和批复

8、通知和通报

9、会议纪要

10、函

（二）事务文件

事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。

1、计划

2、总结

3、简报

4、工作要点

5、汇报提纲

第二节文件的形成与处理

一．文件的拟写

（一）文件拟写的基础

1．领会意图，明确目的

2．调查研究，获取材料

3．总体构思，拟写提纲

4．起草初稿，认真修改

（二）文件拟写的相关规范

1．行文规范

2．结构规范

二、文书处理程序

文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。

（一）收文处理

1．签收

2．登记

3．审核

4．分送

5．传阅

6．拟办

7．批办

8．承办

9．催办

10．注办

11．归档（销毁）

（二）发文处理

1．拟稿

2．核稿

3．签发

4．编号

5．缮印

6．校对

7．用印

8．登记

9．分发

第三节文件整理与归档

一、立卷

（一）立卷基础

1．立卷的概念和含义

文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2、立卷特征及其运用

（二）立卷环节的选择

1．部门立卷

2．文件处理部门与机关档案室结合立卷

（二）立卷的准备工作

1．立卷工作会议

2．立卷业务培训

3．文件材料的收集和清理

4．机关档案室在立卷工作中的作用

（三）拟订（或修订）立卷类目

1、立卷类目的概念

2、立卷类目的拟制（修订）

3、立卷类目的结构和内容

（四）平时归卷

1．平时归卷的概念

2．平时归卷的目的

3．平时归卷的主要措施

（五）卷内文件的排列与编目

1．排列卷内文件

2．编页(件)号

3．填写卷内文件目录

4．填写卷内备考表

5．拟写案卷题名

6．填写案卷封面

7．装订案卷

（六）案卷的排列与编目

1．排列案卷

2．编制案卷号

3．编制案卷目录

二．组件

（一）组件的意义

1．有利于提高和控制档案的质量

2．有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率

3．便于深化档案信息资源的开发、利用和管理

4．更适应现代化的计算机管理

（二）组件的方法步骤

1．装订

2．分类

3．排列

4．编号

5．编目

6．装盒

三、归档

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围

（二）归档时间

（三）归档要求

（四）归档工作内容和步骤

第二章档案管理

第一节档案收集

一、档案收集的内容和要求

档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。（一）档案收集的内容

1．档案室接收本单位需要归档的文件材料。

2．档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。

3．档案馆接收撤销机关的全部档案。

4．档案馆征集散存在社会上的档案。

5．档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。

（二）档案收集的要求

1．科学组织。

2．信息完整。

3．结构优化。

4．标准控制。

二、档案室的收集

（一）加强对归档制度的宣传

（二）对文件形成的超前控制

（三）对文件积累、归档的监督和指导

（四）全面检查归档的质量

（五）加强平时收集工作

三、档案馆的收集

（一）档案馆的收集范围

1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围

（二）接收要求和手续

1.接收要求

2. 交接文据

（三）现行机关档案的接收

1．接收期限

2．接收方法

（四）撤销机关档案的接收

（五）重大活动档案的接收