采购及报销费用人员须知

采购及报销费用人员须知

为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度。

1、各部门人员应正确，完整的填制报销单据，并填明详细用途及时间；发票及收据后面应有经手人、证明人的签字和开票单位的公章或财务章，提供的发票应真实、有效。

2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。

3、各费用报销单所附的附件单据需粘贴整齐并在原始凭证粘贴单上填明共粘原始凭证的张数及金额合计. 由部门主管、审核人员、总经理审核签字后交财务核报.

4、申购物品须事先填制物品申购单，经财务部门负责人员签字后交采购订购，未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。

5、采购人员报销单据必须有经办人及供货单位的签章和电话地址，另采购人员、工地收货人员、仓库入库文员、业务出货文员签字后到总经理处签字后，方可到财务部报销，以上没按流程签字入库出库的单据，一律不予报销。(注:采购人员和工地收货人员不能同一个人)

6、车旅费及餐费：因工作需要不能回公司就餐的，可凭发票每人每餐报销7元。如全天确因工作需要在外就餐的凭发票报销12元/天.外出联系工作，应乘坐公交车辆，按发票实时报销，若有特殊情况，经业务文员批准同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。

7、业务招待费：因工作需要招待客户或赠送礼品，费用应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向总经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字。

8、人员借款，必须先到财务部领取《借款单》，并填写借款金额及用途，经财务主管批准，最后到财务部方可借支，前次借支款项未报销者，不得再次借款,且借款总额不能超过一个月资的30%。

9在消费时,在同等金额的情况下尽量向客户索取发票, 车旅费及餐费发生额在五十元以上的必须由两人签字生效。

公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反以上制度一律不予报销。

财务部示

2007-12-1