8机关档案室建设精讲

机关档案室业务建设可以借鉴此文件的划线处内容

鄂档规〔2011〕5号

省档案局关于印发《湖北省国家

综合档案馆业务建设规范》的通知

各市、州、县档案局（馆）：

为适应新形势下国家综合档案馆工作发展的需要，全面提高全省国家综合档案馆管理水平，规范业务工作，更好地为党和国家各项事业发展服务，根据党和国家有关档案工作的法律法规和规范标准，结合湖北省实际，省档案局对1989年印发的《湖北省综合性档案馆业务建设规范》作了修订，形成了《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中的问题请报告我局档案馆室业务指导处。

二○一一年七月二十一日

湖北省国家综合档案馆业务建设规范

（1989年7月印发，2011年7月修订）

为了加强全省国家综合档案馆（以下简称“档案馆”）业务建设，提高档案馆业务工作规范化、科学化、现代化管理水平，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和国家有关档案工作规范标准的规定，结合湖北省实际，制定本规范。

一、档案馆的职责任务

各级档案馆应按照“建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系”的要求，加强档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案信息利用中心、政府公开信息查阅中心和电子档案（文件）中心“档案馆五位一体”功能建设，进一步丰富馆藏资源，方便人民群众利用，积极为经济社会发展服务。

各级档案馆的任务是：

（一）认真贯彻落实党和国家关于档案馆工作的方针、政策和法律、法规，贯彻执行上级档案行政管理部门制定的业务规范和技术标准。

（二）根据国家法律法规的规定，结合本馆实际，制定并组织实施各项管理制度。

（三）按照“统一领导、分级管理”的原则，接收和征集本辖区内属于收集范围的档案、资料和政府公开信息，对档案移交进馆工作进行检查指导。

（四）运用科学手段保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全。

（五）开展馆藏档案数字化和电子文件的收集与备份工作。整合档案资源，逐步建立存储数字化、传输网络化、服务信息化的数字档案馆。

（六）依法做好档案保密、鉴定、开放和利用服务工作。按照法律法规规定的程序和方法，向社会公布本级权限范围内的档案，开展政府公开信息查阅服务。积极开发档案信息资源，开展档案编研出版和陈列展览工作，发挥爱国主义教育基地作用。

（七）办理上级领导机关交办的其它工作。

二、主要制度

档案馆应制定岗位责任制、档案收集范围、档案接收办法、档案征集办法、库房管理、安全保密、档案统计、鉴定销毁、档案开放和利用、档案安全管理应急预案等制度。

三、馆库及设施设备建设

（一）馆库建设

档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）的要求，坚持健全功能、利于管理、方便利用的原则，力求节俭、实用、美观。

1、档案馆选址应在交通方便、城市公共设施比较完备、周

边建筑安全无污染、有利于档案安全保管、方便公众利用档案的地域。

2、档案馆设计应符合国家标准的规定和发挥五项功能的要求。档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区实行“四区分开”，合理布局。

3、档案馆建筑各项技术指标应达到国家规定的要求。

4、档案特藏库建设应贯彻展藏结合、以藏为主的原则，为重要和珍贵档案提供更好的保管条件。

（二）设施设备

1、档案馆应配备符合国家消防安全标准的消防设施设备。库房和计算机房应配置感温感烟消防报警系统,不宜采用水消防。

2、档案馆应安装红外线自动报警和视频监视录像等安全监视系统。库房、档案技术处理和阅档区等场所应进行24小时录像监视，录像信息至少保存1个月。库房和计算机房应安装门禁系统。

3、档案馆应配置密集架或铁皮柜、防磁柜、目录柜等标准档案装具，计算机、内部局域网络及专用软件、刻录机、扫描仪、复印机、照相机、录音设备、音像档案播放器材等基本设施设备。库房应配置温湿度自动记录仪、空调机、除湿机等温湿度调控设施。电器设备应安放在距档案柜架2米以外处。

四、档案的接收与征集

（一）接收档案

1、接收范围。档案馆应根据分级管理的原则，接收本辖区

内相关机构和组织形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案资料。包括：中华人民共和国成立前，中国共产党本级机关及其派出机构形成的档案资料；本地区旧政权机关、团体、社会组织及企事业单位形成的档案。中华人民共和国成立后，本级机关、团体、社会组织及其他单位形成的档案资料；撤销机构、破产国有企业的档案；上级重要领导来本地开展工作形成的档案资料；本级重大活动、突发事件形成的档案资料。

县（市、区）级档案馆同时接收乡镇、街道办事处机关形成的档案资料。

其他机构、组织和个人形成的对国家和社会具有保存价值的档案，档案馆认为必要的，可以协商接收进馆。

2、进馆时限。省和市、州级档案馆接收立档单位形成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案；县（市、区）级档案馆接收立档单位形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案。国家另有规定的从其规定。

属于进馆范围的立档单位不具备安全保管条件的，档案可以提前接收。个别单位利用和变更频繁的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。

3、进馆质量要求。传统立卷方法整理的文书档案应符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）的规定；立卷改革后以件为单位整理的文书档案应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规〔2011〕7号）的规定。科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T

11822）的规定。会计档案应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）的规定。各种专业档案应符合国家档案局及国家专业主管机关制定的相关规定。照片档案应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《湖北省照片档案规范管理指导意见》(鄂档规〔2011〕2号)的规定。电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）的规定。印章等实物档案应符合国家相关规范标准的规定。

档案馆在接收档案的同时应接收与移交档案相对应的组织沿革、全宗介绍、档案业务工作制度等全宗卷材料和相关检索工具及编研资料。

4、接收手续。移交方按规定完成档案整理、编目，对电子档案进行真实性、完整性、有效性审核，对涉密档案进行解密鉴定，向档案馆提出移交档案申请。档案馆组织对拟移交档案进行质量检查，对电子档案进行技术检测。档案运抵档案馆，交接双方根据移交目录清点核对档案资料，在《档案交接文据》（格式见附件1）上签名盖章。

（二）征集档案

档案馆应积极开展档案征集工作。重大征集活动应按专题组织，编制工作计划，严格审批程序，增强征集档案的针对性和系统性。

1、征集范围。反映本地区各个历史时期发生的重大活动、重大事件、重大自然灾害所形成的档案资料；反映本地区各个历