档案文献检索系统
档案文献检索复习题
档案文献检索复习题论述：1.试述档案文献检索系统评价的指标体系构成。
答：（1）数据覆盖率：数据覆盖率又称为收录范围，指一个检索系统已收录资料量与应收录数据量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。
（2）查全率和查准率：查全率和查准率实质上反映了系统运行结果与利用者检索要求的吻合程度，是衡量检索系统性能的最重要的指标。
2.试述分类检索语言的特点与作用。
答：（1）分类检索语言的特点主要表现在以下几方面：a）它是一部类目的汇编，对表达事物概念的类目起登录作用；b）它是一个类目的体系，从学科分类、事物分类或职能分类等角度揭示类目之间的关系；c）它是一部类目的词典，对类目起定义作用，即限定和说明类目的内涵和外延；d）它是一种类目的排列表，通过线性排列形式明确规定着各个类目在分类体系中的位置和次序。
（2）分类检索语言的作用主要表现在：a）它是进行分类标引和组织分类检索工具的规范；b）它能作为对文献资料进行分类排架的依据，但档案除外；c）它是检索者从分类途径检索文献资料的指南；d）它是文献工作人员工作中常用的参考手册。
3.试述叙词法（主题词法）与标题词法、单元词法相比具有哪些优点。
答：（1）叙词法是较晚出现的一种。
它吸取了标题词法、单元词法等检索语言的原理与方法。
（2）它保留了单元词法的组配原理，采用了概念组配方法；（3）它采用了标题法对语词进行严格规范的方法并进一步完善了参照系统。
4.试述将著录与案卷归档同步完成的流程。
答：（1）各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引，以揭示文件主题。
（2）对需要审核的稿件，核稿人除对文件草稿的文字内容，等加以审核外，同时对标引主题词的准确性、规范性给以审核，以保证主题标引的质量。
（3）将主题词印制在文件上，正本发出，副本留存归档。
（4）将机关收发文登记与著录合为一体，即以著录项目作为在登记项目，其中不属于归档范围的文件登记项目可简单一些。
（5）立卷时检查文书处理阶段著录的内容是否正确，对未著录的文件进行著录，将著录结果与案卷一并归档，向档案馆移交档案时将著录条目一并移交。
2021自考“档案文献检索”笔记(1)
2021自考“档案文献检索”笔记（1）第一章档案文献检索系统概述单选、多选：1、狭义的档案文献检索是指（查找）。
2、存储是查找档案信息的（前提）或（基础）。
3、档案文献检索的基本原理是实现档案需求与相关档案信息的（匹配）。
4、存储阶段的目的是使档案信息达到高度的（组织化）。
5、事实检索是直接回答利用者所需特定主题的（确定性）检索，检索出的结果是某种事实。
6、（文献检索）是一种（相关性）的检索，一般说来，并不能直接回答利用者提出的问题。
7、存储部分的主题功能是通过著录标引，编制检索工具，建立数据库等手段使档案信息（有序化）。
8、检索部分的主要功能是通过编制检索策略实现利用者提问与档案信息的（有效匹配）。
9、存储阶段的对象是（档案文献群）。
10、文献单元方式和标识单元方式的结合，可将全部文献数据组成一个（文献_语词矩陈）。
11、（检索效率）是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程序，它是衡量检索系统性能的一个最基本的指示。
12、（查全率）是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献与全部相关文献的百分比。
13、查全率和查准率之间存在着（互逆）关系。
14、数据覆盖之称为收录范围，指一个检索系统（已收录数据量）与（应收录数据理）的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。
15、（响应时间）是指一次检索过程中从利用者向检索系统提出问题到检索完成（匹配）过程，形成检索结果，应付利用者的需要全部时间。
16、可存性是指一个档案文献检索系统的（易用程度），横量系统可存性的定律是（穆斯定律）。
多选：1、广义的档案文献检索包罗（存储）和（查找）两个具体过程。
2、档案文献检索可以采取的形式有数据检索、事实检索、文献检索、智能化检索。
3、数据检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询、检索出的结果是（数据）、（公式）、（图表）等。
4、原始文献通常是通过转化成（二次文献）或（三次文献）的方式进入存储子系统的。
5、档案文献检索按照，目录构成或计算机文档中数据摆列方式的不同，可区分（文献）单元方式和（标识）单元方式。
文献检索练习题
文献检索练习题一、填空题1.档案文献检索系统包括两大部分，其中_______部分的主要功能是通过著录标引等手段，使档案信息有序化。
2.“范畴_______”结构只表明同一范畴的那些检索词都属于某一学科或专业范围，因而有一定的联系，但不能明确指出它们之间是什么关系。
3.按构成原理，检索语言可分为分类检索语言、主题检索语言和_______检索语言三大类型。
4.不论是体系分类法还是组织分类法，从其结构言都具有_______、类号和注释等三种构成要素。
5._______是体系分类法编制中的主要环节。
6._______式分类法是根据概念的分析和综合原理编制的文献分类法，又称分析—综合分类法，最早起源于1896年。
7.在各种主题检索语言中，出现较晚的_______法体现了检索语言的发展趋势，为绝大部分计算机检索系统所采用。
8.《中国档案主题词表》的组成部分主要有主题词字顺表、范畴索引、_______索引和专有主题词索引。
9.用计算机可对词表、分类表随时修改，从而消除手工修订中不可避免的_______问题。
10.档案著录工作的基本要求是准确性和_______化。
11.档案分类标引的基本规则规定，档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的_______。
12.计算机检索系统与手工检索系统比较，虽然_______大体相同，但在结构原理、物质形态、著录格式、编制方法、使用方法以及检索效率等方面，都有很大的区别。
13.档案检索工具按载体形式划分，有书本式、卡片式、缩微式和_______式等几类检索工具。
14._______是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
15.检索策略就是为实现检索目标而制定的计划和_______。
16．广义的档案文献检索包括存储和________两个具体过程。
17．检索语言由________和语法组成。
18．《中国档案分类法》的________是由类目、标记符号和注释构成的。
谈档案信息检索系统和检索效率
谈档案信息检索系统和检索效率摘要：档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
关键词：档案信息；检索系统；建设效率档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
1 档案信息检索系统的构成要素1.1 系统目标明确档案信息检索系统的服务对象、专业范围、所包含的档案种类、档案载体类型、档案的时间跨度等，从而确立档案信息检索服务所要达到的基本目标和基本任务。
1.2 档案数据库数据库是档案信息检索系统必不可少的要素，包括档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库等。
档案目录数据库是对档案内容和形式特征的描述和表达，它反映了档案的情报特征，可以记录和识别一份档案，档案目录信息的有序集合构成了不同的档案检索工具。
随着多媒体技术的广泛应用，在档案目录检索系统、全文检索系统的基础上，多媒体档案信息检索系统将逐渐增多。
1.3 档案检索语言档案检索语言是表达档案主题概念及其相互关系的概念标识系统，是档案标引和检索的工具。
检索语言是转换主题概念的依据，它的作用是将档案文献内容和检索课题的主题概念转换成检索系统可以识别和处理的标识，从而实现档案信息的检索。
1.4 计算机硬件系统中采用的各种硬件设备和装置的总称。
包括存储和记录档案信息的载体，用于档案检索的机具、装置和信息传递设备等，如卡片式、书本式、缩微式、计算机网络检索设备等。
从20世纪70年代末至今，档案检索设备和装置的更新和换代反映了档案手工检索逐步走向计算机化和网络化检索的发展历程。
1.5 档案检索软件档案检索软件是计算机档案信息检索系统的构成要素之一。
档案检索软件可自行开发，也可以从市场上购买。
必须事先分析本单位、本系统档案检索需求，以档案信息检索系统服务的目标定位为依据，开发或选择档案检索软件。
图书馆档案管理与文献检索
图书馆档案管理与文献检索在现代信息社会中，图书馆作为知识的守护者和传播者，承担了重要的档案管理和文献检索的职责。
图书馆档案管理与文献检索是保证图书馆资源能够高效利用的关键环节，本文将从档案管理和文献检索两个方面进行探讨。
一、档案管理在图书馆档案管理中，首先需要进行有效的档案组织与分类。
这一过程要求图书馆工作人员对所有馆藏资料进行系统性整理，按照一定的分类规则进行分类。
常见的分类方法有十进制分类法、国际标准书目著录法等。
通过合理的分类方法，可以使用户更加方便地查找到所需的信息，提高图书馆资源的利用率。
其次，图书馆档案管理还需要建立健全的馆藏清单与目录。
这一过程要求图书馆工作人员建立详细、准确的馆藏清单，记录每一本书籍的相关信息，如书名、作者、出版社等。
同时，还需要建立目录，为用户提供便捷的查询入口。
目录需要按照主题、年代等方式分类，以满足用户不同的检索需求。
此外，图书馆档案管理还需要进行定期的档案审查与更新。
随着时间的推移，图书馆的馆藏资料会不断增加和更替，因此需要定期对档案进行审查，检查馆藏清单中是否有遗漏或错误的信息，并及时进行更新。
只有保持档案的及时性和准确性，才能为用户提供更好的服务。
二、文献检索文献检索是图书馆提供信息资源的重要方式，对于用户来说，正确高效的文献检索是获取所需资料的关键。
在文献检索中，首先需要明确用户的检索需求。
用户可以根据自己的研究课题或学习需求，确定所需要检索的文献类型和领域。
明确检索需求有利于提高检索的准确性和效率。
其次，图书馆需要建立完善的文献检索系统。
该系统可以是在线数据库或图书馆自建的文献目录。
通过这一系统，用户可以方便地进行文献检索。
文献检索系统应该具备良好的用户界面和搜索功能，以便用户能够快速、准确地找到所需的文献。
同时，图书馆还需要通过培训和指导来提高用户的文献检索能力。
针对不同用户群体，图书馆可以开展培训课程，教授如何使用文献检索系统，如何优化检索策略，提高检索效果。
档案的检索
层累制的优点在于它能够清楚地现实类目之间的从属和并列关系，但由于每一级只能使用9 个数字表示9 个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以，档案分类表采用了两种变通的编号方法是（ ）和（ ）。
1、八分法
其办法是只有1-8 八个数字来标记同位类，当同一级类目的号码顺序超过8 时，不用9，而用91、92、93……来标记。例如：
二、《中国档案分类法》的结构与使用方法
《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。 主表是分类的正文和主体，由词汇、符号体系和注释组成。
（二）符号体系
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。 在“工业”类等若干大类中采用了双字母制，如NA 地址、NB 石油.…..字母之后，用数字表示下属类目的划分。 类号编制采用层累制原则，即用字母和数字的位数代表类目的级位，一位字母或数字代表一级类，二位代表二级类，依此类推
（一）作为概念转换的依据 （二）揭示检索标识之间的逻辑关系 （三）对检索标识进行系统化排列
档案检索语言的含义和作用
（一）作为概念转换的依据
在使用分类法和主题法检索档案时，必须以检索语言作为概念转换的依据，由此而形成的检索标识才能明确而规范化。 检索语言的单义性，可以保证对同一概念在存储和查检时采用一致的表达形式，以提高检全率和检准率。
工作内容
档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。
档案计算机检索系统概述
档案计算机检索系统概述档案计算机检索是指利用计算机对档案信息进行查找与利用与传统的档案信息查找方法相比，计算机检索的本质没有变，只是检索的手段、信息的表示方式、存贮结构和匹配方法发生了变化。
计算机检索是用计算机可以识代码来表示信息，用便于计算机决速存取的方式来存贮信息，其匹配方法由人工比较变为机械匹配，匹配标准由隐式变为显式。
在计算机匹配过程中，原先表达概念的问语符号变为没有内涵的字符串；信息检索过程是字符串匹配和逻辑运算的过程，与用户需求的字符中与计算机内存贮的大量字符串进行比较和处理的过程，若两者一致或部分—致，并符合给定的逻辑运算条件，即为命中，系统最后将命中的信息输出给用户。
一、档案计算机检索的特点利用计算机进行档案文献检索，相对于传统的手工检索有许多不同的特点。
（一）检索速度快使用手工查找文件级档案条目，须逐张翻检有关检索工具。
繁琐又费时而计算机的高速运算能力和强大的逻辑判断能力，使计算机检索的速度大大超过了手工检索。
（二）检索途径多计算机检索能同时满足多途径检索的要求，如可将关键字、责任者等项目进行组配，进行“人机对话”式的检索，随时分析判断检索结果，根据需要扩大或缩小检索范围，不断地调整修改检索策略，直到获得满意的检索结果，而手工检索则不易做到。
（三）实现动态检索由于计算机检索系统采用灵活的逻辑运算，使各类检索词之间能够灵活地进行组配，并能动态地修改检索式。
这种检索方式特别适用于比较复杂的多元检索。
另外，通过联机可及时检索到最新更新的档案信息。
（四）实现检索信息共享计算机检索系统的数据库中的信息都是按一定规定编码的数字化信息，它们可以方便地套录、传输，并可根据需要制成多种形式的信息资料。
通过计算机网络，还可使各个信息源之间连通，实现异地信息共享。
（五）检索结果比较直观全文档案信息在检索系统中可以被加工处理成图像动画以及蚤各种视频、音频信息。
这样，计算机对档案的检索具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，便于用户检索。
文献信息检索与利用
对Ａ、Ｂ两词而言其AND、OR、NOT的逻辑含义 如下：
A and B
A*B
表示提问要求命中文献同时包
含A、B两个特征.
A or B : 表示提问要求命中文献包含A、B两个特征中的任何一个即可.
A+B
例：数据挖掘在信息检索与信息分析中的应用
提问式：数据挖掘 * <信息检索 + 信息分析>
〔三〕、按出版形式划分<十大信息源
>
图 书*
按 出 版
连续出版物
期刊* 报纸*
形
式 的
研究报告* 会议文献* 专利文献*
不 同
特种文献
技术标准* 学位论文* 产品样本*
技术档案*
图书的含义
凡篇幅达49页以 上并构一个书目单元 的文献称为图书.未达 到49页的,可称为小册 子.
图书的特征
* 主题突出,内容系统全面,论述全面深入, 知识成熟稳定.适合于学习型读者
从知识加工角度来看:
一次文献是对知识的第一次加工<创造性> 二次文献是对知识的第二次加工<有序化> 三次文献是对知识的再加工<有序化+创造性>
〔四〕现代文献的整体特点
1、数量激增 2、类型复杂 3、文种多样 4、内容交叉重复 5、文献聚散有序 6、新陈代谢频繁
第三节 文献信息检索系统
〔四〕检索效果评介
查全率〔R〕：检出的符合要求的相关文献占全部相关 文献的比例.R=b/a*100％ <a为符合要求的全部文 献,b为检出的符合要求的相关文献>
漏检率〔O〕：未被检出的符合要求的相关文献占全部 相关文献的比例.O=〔1-R〕*100%
查准率<P>：检出的符合条件的相关文献占检出的全部 文献的比例.P=b/c *100%<c为检出的全部文献>
自考“档案文献检索”笔记(6)
自考“档案文献检索”笔记（6）第十章单选、多选1、档案计算机检索由硬件、软件和数据三部分构成。
2、数据检测的内容一般有四个方面，即一致性检测、完整性检测、合法性检测、合理性检测。
3、档案计算机检索系统的安全保密功能包含两个方面：一是数据库系统的安全；二、是计算机网络系统的安全。
4、数据库系统包罗数据库、数据设库办理软件和数据库办理员三部分。
5、带有倒排索引的数据库称为倒排数据库。
6、按计算机处理技术分类计算机检索包罗：布尔检索、截词检索、原文检索、；加权检索、聚类检索。
7、按检索项目分类计算机检索包罗：单项检索、多项检索。
8、按检索系统功能的强弱分类计算机检索包罗：普通检索\初级智能检索\高级智能检索。
9、档案计算机检索的开发过程包罗四个阶段：系统分析、系统设计、系统实现（程序编制与调试）和系统运行与维护。
10、系统设计阶段需要考虑三个因素：用户、资源、数据。
11、对系统的维护集中在以下四个方面：紧急维护、日常性维护、满足用户特殊档案需求、改善系统性能。
简述、论述一、简述档案计算机检索系统的基本功能和基本结构？答：功能：①数据输入，检测与维护功能；②编目与检索功能；③利用统计与借阅办理功能；④信息安全与密级控制功能。
基本结构：硬件是检索系统的依赖的设备，由主机和外设组成；软件是为了完成检索操作而编制的计算机程序，主要由系统软件和应用软件组成。
数据主要有档案目录信息，电子文件多媒体文件，检索语言词典，相关的数据属性信息。
二、简述计算机脱机批处理检索的特点？（1）它是把用户的查按要求进行分批处理，对用户提问不立即回答。
而是集中起来，一起送入计算机，统一处理。
（2）户一般不直接使用计算机，提出的查找要求，也不能马上得到检索结果，而是系统操作人员统一输入提问，统一整理查询结果分发给用户。
三、简述计算机联机检索的特点？答：用户或检索中心的检索的检索人员通过计算机终端或网络工作站，以人手一机对话方式直接对档案数据进行检索，浏览输出。
自考“档案文献检索”笔记（3）
多选： 1、标题词法有三个特点：A必须采⽤规范的检索⽤的语词标识B采⽤定组⽅式C ⼀般采⽤⼆元组配，由⼀个主题词和⼀个副标题词组成的 2、单元词法有两个特点：A必须是规范的⾃然语⾔语词B采⽤后组配⽅式 3、主题词（⼜称为叙词）的性质可归纳为：A概念性和描述性 B组配性C规范性D语义关联性 E动态性 4、“选词”⼀词有三种含义：A编表选词B标引选词 C检索选词 5、主题词可分为（普通主题词）和专有主题词。
6、专有主题词是表⽰某⼀特定事物的专有名词：如（地名）（民族名）（语⾔名）（⼈名）（机构_（会议）等等。
7、汉语主题词采⽤的词类，主要是能够表达⽂献主题概念的（名词）、（名词性词组）和（极少量的形容词）。
8、同义词的优选包括（⼀般同义词的优选）（学名与俗称的优选）（新称与旧称的优选）（同⼀产品的正式命名，绰号和型号的优选） 9、注释是对主题词所做的简要说明，分为（限定注释）（含义注释）两种类型。
10、主题词的规范在很多情况下就是对词的优选，被选中的词作为主题词⽤于（标引）和（检索）。
11、参照系统的作⽤，是把（主题词之间的内在联系充分揭⽰出来）（使主题词字顺表成为⼀个有机的机构。
12、参照系统把主题词间的各种关系归纳为（等同关系）、（等级关系）和相关关系）加以显⽰。
13、等同关系是正式主题司与⾮正式主题词之间的优选关系，包括（同义关系）（准同义关系0（组化关系）（语际等价关系）。
14、等级关系是专指度深浅不同的两个正式主题词之间的关系，包括（属种关系）、（整体与部分关系）和（包含关系）。
15、档案主题词表归纳起来有下列⼏个组成部分：（主题词字顺表）、（主题词分类索引或范畴索引）（主题词等级索引或词族索引）（主题词轮排索引）。
16、《中国档案主题词表》的组成部分主要有：（主题词字顺表）（范畴引或主题词分类索引）（词族索引或主题词等级索引）（专有主题词索引）（包括⼈名表、机构名表）。
文献检索情况概述第一章档案文献检索系统概述
文献检索情况概述第一章档案文献检索系统概述导读：就爱阅读网友为您分享以下“第一章档案文献检索系统概述”的资讯，希望对您有所帮助，感谢您对 的支持!（2）对内容相同及相关的文献主题加以集中或揭示其相关性；（3）对大量文献信息加以系统化或组织化；（4）便于将标引用语和检索用语进行相符性比较。
5.简自然语言在档案文献检索中的应用途径（1）作为检索语言中入口词运用于档案检索。
（2）作为检索语言专用的入口词表运用于档案检索。
（3）作为自由词与主题词相结合运用于档案检索。
（4）采取自然语言的关键词法运用于档案检索。
（5）采取自由标引后控词表检索法运用于档案检索。
第六章档案著录1.档案著录工作的要求档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
基本要要求是：（1）准确性，即著录结果全面、客观、准确地揭示档案的内容特征和形式特征。
（2）规范化，即推行标准化著录，按照统一规定的著录项目、著录格式、标识符号、著录项目细则进行著录。
2.简《档案著录规则》及主要项《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
著录的项目共分七项：（1）题名与责任说明项。
（2）稿本与文种项。
（3）密级与保管期限项。
（4）时间项。
（5）载体形态项。
（6）附注与提要项。
（7）排检与编号项。
3.简著录级别的选择著录级别分为文件级、文件组合级、案卷级和案卷组合级。
在选择著录级别时，首要的问题是要保证适当的检索深度，在此基础上力求减少不必要的重复劳动，提高著录速度。
一般说来，机关档案室、综合性档案馆的著录应以文件级著录为主。
不同的档案馆、室在著录时可根据档案的实际情况和利用者的需求特点，自行选择适当的著录级别。
第七章档案标引1.简档案标引不同方式（1）按使用的标引语言可分为自由标引和受控标引。
（2）按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引。
档案检索
标题词：检索用的经过规范化的自然语言的语词标志
2、种类：主标题词
副标题词：起说明和限制作用的
3、特点：
（1）必须采用规范的，检索用的，语词标志
（2）采用定组方式
（3）采用二元组配
第四章 主题检索及《中国档案主题词表》
§2 标题词法和单元词法
4、优缺点：
优点：配组固定，组配误差较小
第四章 主题检索及《中国档案主题词表》
§3 序词法
D（代）：由正式主题词指向它代替的非正式主题词 等级关系： F（分）：由上级正式主题词指向下级正式主题词 S（属）：由下级正式主题词指向上级正式主题词 参照关系： C（参）：相关关系的正式主题词相互指向
§4 《中国档案主题词表》
储存是查找档案信息的前提和基础，查找是存储档 案的目的
第一章 档案文件检索概述 §1 档案文件检索的含义和构成
二、档案文献检索的形式 1、数据检索：直接回答利用者所需要的有关特定主体
的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等——确 定型检索
2、事实检索：直接回答利用者所需要特定的确定型检 索，检索出的结果是某种事实，
第三章 分类检索语言及《中国档案分类法》 §2 分类表的编制和管理
6、编制通用复分表 7、再次做总体的审查和修改 8、试标引 9、修改定稿 10、编制检索 二、分类表的管理 1、必要性 （1）体系分类表是列举式的 （2）随着文献资料的增加，要求分类表不断加细 （3）人们岁客观事物认识是不断发展的，分类观点也
多个责任者之间
，
用于相同职责身份相同
+
用于附件之前
[]
著录内容两端，年度
档案信息计算机的检索
档案信息计算机的检索作者：王萍来源：《办公室业务》 2013年第4期文／王萍一、档案信息计算机检索的特点一是信息存储量大、检索速度快、检索效果好。
二是检索途径多元化。
三是档案信息的检索对计算机系统的依赖性强。
运用计算机检索档案信息的查全率、查准率与档案工作者、利用者熟练掌握计算机检索文档的知识及检索技能的掌握有着密切的关联，特别是在档案信息服务经济建设和服务民生工作中，要求档案工作者不仅要掌握计算机档案检索知识，而且要向广大的利用者普及档案检索知识，才能有效地提高档案信息的利用效益，极大地扩展档案工作的社会影响力，提高档案工作的社会地位。
二、档案计算机检索系统的建立建立功能完善的档案计算机检索系统，应科学地进行检索流程和档案信息检索级别设计。
（一）计算机检索流程设计。
档案计算机检索流程包括档案文献信息的输入和档案文献信息的输出两部分，具体流程如图所示。
1，档案文献信息的输入。
计算机文献检索系统的基础是数据库的建立，包括文献的选择、标引、加工和输入等一系列的过程，数据库的数据数量和质量对于计算机检索系统的性能具有直接影响。
为适应档案现代化管理需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息，实现档案信息共享，目前，我国各省（市）国家档案馆均制定了《综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》。
该标准分别制定了适用于文书立卷改革前的档案目录的《案卷级目录数据库结构与著录格式》和适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录的《文件级目录数据库结构与著录格式》。
文档管理系统机读目录输入规范，采用19992月1日实施的《档案著录规则DA/T 18-1999》的著录项，文档管理软件在案卷级著录和文件级著录选取的主要著录项目字段有：题名、并列题名、文件编号、责任者、附件、稿本和文种、密级与保管期限项、文件形成时间项、载体类型、数量及单位、分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。
档案信息检索
档案信息检索一、档案信息检索的内容档案信息检索工作的内容，包括两大部分：一是档案信息检索系统的建立，即对档案信息进行存储和加工，编制各种手工的档案检索工具，进而建立计算机档案信息检索系统；二是根据利用者的要求，从已建成的检索工具或检索系统中查找所需要的档案材料。
档案信息检索的一般过程是：档案人员通过著录、标引等手段,将档案的内容和形式特征揭示和记录下来，将档案转换成二次文献形式，形成档案检索工具或检索系统，再根据用户的特定需求，从排列有序的检索工具或检索系统中将所需的档案信息查找出来。
从上面可以看出，档案信息检索的全过程分为两大阶段：第一阶段是档案信息的存储阶段；第二阶段是档案信息的检索阶段，狭义的档案信息检索指的是第二阶段，即查找所需档案信息的具体过程。
档案信息检索同一般文献信息检索一样，有下面几种形式:(1)数据检索：检索档案中包含的数据。
(2)事实检索：检索档案中涉及的某项事实。
(3)目录检索：检索档案的存址和出处线索。
(4)文本检索：检索档案全文信息。
数据检索和事实检索要检索出包含在档案中的信息，目录检索和文本检索是检索包含所需信息的档案线索或全文。
二、档案信息检索的意义由于数量庞大的档案材料和人们对其特定需要之间的矛盾,导致了档案信息检索工作的产生并推动档案信息检索工作不断向前发展。
早在我国古代，人们为保管和利用档案的方便，就编制了各种簿式档案目录，用于档案的清点和检取。
到了近代，档案检索工具的种类有所增加〃省以上的大机关都编有档案检索工具，有档案总目录、分类卷目簿、标题目录、收发文登记簿、文号档号对照表、人名索引、地名索引、机关名索引等。
但上述检索工具格式不统一，排检方法不科学，检索效果很差。
新中国成立后，我国档案信息检索工作逐步发展，由单一的案卷目录发展到多种功能不同的检索工具并存，检索工具的著录项目由粗到细，并逐步实现规范化，检索单位由案卷发展到单份文件，计算机档案信息检索已经由试验阶段转向实用阶段，建立现代化的目录中心和检索网络的规划正在付诸实施。
文献检索练习题
文献检索练习题一、填空题1. 档案文献检索系统包括两大部分，其中_________ 部分的主要功能是通过著录标引等手段，使档案信息有序化。
2. “范畴_______ ”结构只表明同一范畴的那些检索词都属于某一学科或专业范围，因而有一定的联系，但不能明确指出它们之间是什么关系。
3. 按构成原理，检索语言可分为分类检索语言、主题检索语言和____________ 检索语言三大类型。
4. 不论是体系分类法还是组织分类法，从其结构言都具有___________ 、类号和注释等三种构成要素。
5. _______ 是体系分类法编制中的主要环节。
6. _______ 式分类法是根据概念的分析和综合原理编制的文献分类法，又称分析—综合分类法，最早起源于1896 年。
7. 在各种主题检索语言中，出现较晚的________ 法体现了检索语言的发展趋势，为绝大部分计算机检索系统所采用。
8. 《中国档案主题词表》的组成部分主要有主题词字顺表、范畴索引、____________ 索引和专有主题词索引。
9. 用计算机可对词表、分类表随时修改，从而消除手工修订中不可避免的_____________ 问题。
10. 档案著录工作的基本要求是准确性和_________ 化。
11. 档案分类标引的基本规则规定，档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的________________ 。
12. 计算机检索系统与手工检索系统比较，虽然__________ 大体相同，但在结构原理、物质形态、著录格式、编制方法、使用方法以及检索效率等方面，都有很大的区别。
13. 档案检索工具按载体形式划分，有书本式、卡片式、缩微式和___________ 式等几类检索工具。
14. ______ 是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
15. 检索策略就是为实现检索目标而制定的计划和__________ 。
浙江省高等教育自学考试档案文献检索试题4
浙江省高等教育自学考试档案文献检索试题课程代码：00781一、填空题(每空1分，共20分)1.档案文献检索方式按目录构成或计算机文档中数据排列方式的不同，可区分为“文献单元方式”和“______单元方式”。
2.一般说来，系统评价就是对系统的效率和______进行测定。
3.引证关系______法的形式与检索语言不同，但就其功能而言可认为是一种特殊类型的检索语言。
4.不论分类检索语言中何种分类法，都具有三种构成要素，即______、类号和注释。
5.在体系分类法中，分类______即是分类号。
6.半分面分类法的主体是______类表和分面类表。
7.主题检索语言的特点是：语词标识几乎都是______的名称。
8.《中国档案主题词表》的组成部分主要有主题词字顺表、______索引、词族索引和专有主题词索引。
9.利用机读词表中的标引______统计，计算机可自动对检索策略进行优化。
10.著录条目格式是著录项目在条目中的______及其表达方式。
11.档案分类标引的基本规则指出，档案分类标引的依据，是以国家机关、社会组织从事社会活动的______为基础。
12.计算机检索系统与手工检索系统比较，虽然著录项目大体相同，但在______、物质形态、著录格式、编制方法、使用方法以及检索效率等方面，都有很大的区别。
13.档案检索工具，按编制方式划分，有目录、索引、______等几类。
14.在各类特殊形式的档案检索工具中，______式检索工具的主要特点是每一个条目的检索标目显露在外，以便于查找。
15.制定一个好的检索策略需要掌握很多信息和知识，一是利用者的______；二是现有检索系统的特性与功能、数据库的标引规则及词表结构等；三是必要的检索方法与调节技术等。
16.档案计算机检索系统的测试与验收工作包括测试计划、______测试和系统验收等内容。
17.缩微胶卷自动检索的主要方式有______编码法和二进制编码法。
18.缩微品计算机辅助检索系统的特点是：1、______成本低，信息稳定性和载体耐久性好，证据价值高；2、检索速度快，效果好。
常见的文献检索系统有哪些
常见的文献检索系统有哪些在国内，经过几年的发展，全文检索从最初的字符串匹配程序已经演进到能对超大文本、语音、图像、活动影像等非结构化数据进行综合管理的大型软件。
由于内涵和外延的深刻变化，全文检索系统已成为新一代管理信息系统的代名词，目前，国内就存在多种这样的全文检索系统，其中以TRS、TRIP、TPI影响最大，普及面最广。
(1)TRS系统TRS全文检索系统是由北京易宝信息技术有限公司研制开发的。
TRS是英文Text Retrieval System(文本检索系统)的缩写，她是北京拓尔思公司的TRS注册商标，是公司的简称。
文检索系统包括检索服务器、TRS网站内容检索系统、关系数据库全文搜索引擎、中文知识管理等。
TRS站点检索系统为网站提供了信息检索功能，用户可以使用它在一个或者多个网站的站内进行搜索。
关系数据库全文搜索引擎支持Oracle、DB2、SQL、Server、Sybase和in for mix五大关系数据库，并扶持它们的多个不同的主流版本。
中文知识管理和挖掘主要是为中文文本应用提供了开发的接口。
TRS的内涵已经远远超出了全文检索的范畴，她是拓尔思公司自主研发的全文检索、搜索引擎、内容管理及知识管理核心技术和产品的统一标识。
TRS公司在信息检索、文本挖掘、搜索引擎和内容管理等领域具有长期的研发积累和丰富的成果，特别是这些研发成果的产业化已经处于国内外领先地位。
(2)TRIP系统TRIP全文数据库系统是一种面向对象的全文数据库系统，更准确的说，TRIP是一种具有非常快速查找功能的信息档案管理系统，擅长于处理那些规格不一，结构无定、类型各异、长度参差的数据。
最适用于在公网Internet上或局网Intranet上管理、检索、出版像法律法规、合同文本、技术文件、来往书信、报刊杂志、备忘录、报告、图书馆系统等任意规格的文本数据，以及照片、图像、图表等二进制数据。
TRIP 系统也同样擅长处理像日期、时间、数值(实数、虚数)、人名、地名等一般关系型数据库所擅长处理的规格化数据。
文献检索
基础知识1、信息>知识>情报2、现代文献构成四要素：文献信息，文献载体，符号系统，记录方式。
3、文献检索类型1）按检出结果形式划分：书目检索，全文检索，引文检索。
2）根据检索对象不同：文献检索，数据检索，事实检索。
3）按检索手段：手工检索，计算机检索4、文献的外表特征（自然标识）：标题，作者，来源，卷期，页次，年月，类型，号码，文种等。
文献的内容特征（人为标识）：主题词，分类号，类目名称，文摘等。
指文献论述的主题，即中心内容。
5、文献检索系统类型：按所摘录的文献加工程度，分为：目录型检索系统、文摘型、题录、全文检索系统。
6、文献信息类型1)按文献信息表现形式：文字，视频，音频，数字。
2）按文献信息出版类型：图书，期刊，政府出版物，科技报告，专利文献，会议文献，学位论文，标准文献，产品样本说明书，技术档案。
其中图书、期刊为普通文献，其他为特种文献。
3）按信息的载体形式划分：印刷型，微缩，声像，电子。
4）按文献信息加工程度：一次文献，二次文献，三次文献，零次文献。
一次文献：公开出版的图书，期刊论文，科技报告，会议文献，学位论文，发明专利。
二次文献：目录，文摘，索引。
检索一次文献信息的工具。
三次文献：分为综述研究类（动态综述，学科总结，专题述评，进展报告）和参考工具类（年鉴，手册，大全，词典，百科全书，指南），同时兼有文献检索功能。
零次文献：非正式出版物，未公开与社会，如草稿，私人笔记，会议记录，未发表的名人手记，口头讨论。
7、检索语言类型1)按所用词语受控程度：规范语言（受控语言，人工语言）：经过人工控制的规范性的词语或符号作为检索标目。
如单元词，叙词（主题词），标题词非规范语言（非受控语言，自然语言）如关键词。
2)按检索语言所表述的信息特征分为描述文献内容特征的语言：分类语言，代码语言，主题语言（单元词语言，标题词，关键词（非规范语言），叙词）描述文献外表特征的语言:书名，刊名，篇名，著者，团体著者，引文，代码/序号。
档案文献检索系统
档案文献检索系统17．简系统评判步骤〔1〕制订评判方案。
包括确定对该系统进行评判时采纳哪些评判指标。
〔2〕评判对象调查。
可依照评判对象以及评判指标的特点采纳问卷调查、抽样调查等不同的方法。
〔3〕测试。
依照样本进行检索测试，然后对检索结果的相关性、响应时刻、系统易用程度等进行判定。
〔4〕数据处理与分析。
对调查测试的各种原始数据进行整理、运算，得出有关评判对象的各种性能指标。
〔5〕对评判结果进行分析，提出改进意见。
第二章检索语言1．检索语言：是依照检索的需要而创制的人工语言，专门用于各种手工的和运算机化的文献信息检索系统，表达文献主题概念和检索课题概念。
2.简答检索语言的差不多功能要紧有以下四个方面：①对文献的主题加以标引的功能；②对内容相同及相关的文献主题加以集中或揭示其相关性的功能；③对大量文献信息加以系统化或组织化；④便于将标引用语和检索用语进行相符性比较。
3.产生检索语言第一项差不多功能的结构：〔1〕编码型标识结构。
〔2〕组配型标识结构。
〔3〕层次型结构标识。
4.产生检索语言第二项差不多功能的结构：〔1〕等级结构〔2〕参照系统结构〔3〕轮排聚类结构。
5.按构成原理，可分为分类检索语言、主题检索语言和代码检索语言三大类型。
6.简答构成原理〔1〕分类检索语言。
其特点是用分类号来表达各种概念，把各种概念按知识分类进行系统组织和排列，有专门好的系统性。
〔2〕主题检索语言。
其特点是用取自自然语言的语词来表达各种概念，把各种概念完全按字顺排列而不管其相互关系如何，其标识有专门好的直截了当性。
〔3〕代码检索语言。
它一样只就事物的某一方面特点，用某种代码系统来加以标引和排列。
〔4〕引证关系追溯法。
即引文索引法，是显示科学论文之间互相引证而形成的论文网的一种方法。
7.主题检索语言包括标题词语言〔标题法〕、单元词语言〔单元词法〕、叙词语言〔叙词法〕和关键词语言〔关键词法〕，它们可统称为主题法系统。
8.简答先组式语言与后组式语言有何区别先组式语言确实是文献标识在编表时就已固定组配好，或绝大部分已固定组配好，如体系分类法和标题词法。
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第一章档案文献检索系统概述1．广义的档案文献检索包括存储和查找两个具体过程。
前者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法使之成为有序的档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合中选择、获取特定档案信息的过程。
2．简答档案文献检索的基本原理：是实现档案需求与相关档案信息的匹配，即将特定的档案需求与存储在检索系统中的档案信息进行相符性比较，根据一定标准从中选择出符合需求的档案信息。
匹配的实现是存储和查找互相作用的结果。
3．存储阶段的目的是：使档案信息达到高度的组织化。
主要采取对档案文献进行标识化压缩处理的方法，即把档案文献中具有检索意义的特征用语词、代码等符号表示出来，通过编目、编写提要等方式将档案原件转换成一种篇幅较短的特殊文献形式，一般成为简短记录档案文献特征的一个条目，并按照一定的规则把这些条目组织起来，形成有序的档案信息集合，供查找之用。
4．查找阶段的目的：是获取所需档案信息，主要方法是对档案需求课题进行标识化处理，形成检索提问，再将提问标识与档案信息集合中的标识进行相符性比较，选择出所需要的档案信息，也就是说，在存储的逆过程中把所需档案查找出来。
（3、4题可合并一题）5．档案文献检索同其他文献检索一样，可以采取三种形式：（1）数据检索。
这种检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等。
（2）事实检索。
这种检索也是直接回答利用者所需特定主题的确定性检索，检索出的结果是某种事实。
（3）文献检索。
这种检索是要查出记载所需信息的档案文献，但检索结果所提供的并不是文献本身，而是文献线索，检索人员借助文献线索中提供的存址提取档案文献，再从文献中获得所需信息。
6．试述档案文献检索系统的构成与功能？从检索系统的整体功能出发，去设计规划各个因素或环节的构成方式及其相互关系，可以使整个检索系统的功能得到改善，从而获得较好的检索效果。
档案文献检索系统包括两大部分：存储部分和检索部分。
存储部分的主要功能是通过著录标引、编制检索工具、建立数据库等手段使档案信息有序化；档案部分的主要功能是通过编制检索策略实现利用者提问与档案信息的有效匹配。
在存储档案时，档案标引人员首先要对档案文献的内容进行主题分析，形成若干能反映其主题的概念，并借助于检索语言把这些概念转换成规范化的检索标识，这一段工作就是档案的著录标引。
在检索（查找）档案文献时，档案检索人员首先要根据利用者的提问确定其所需档案的实质内容，形成概念，然后同样借助于检索语言，把表示检索课题的概念转换成规范化的检索标识，并按实际需求把这些标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。
7．档案文献单元方式按照目录构成或计算机文档中数据排列方式的不同，可区分为文献单元方式和标识单元方式。
8．文献单元方式：在计算机检索中又称为顺检方式、顺序文档。
它以一份文献为一个条目，指明该文献的各种特征，即以文献为单元进行检索。
9．标识单元方式：在计算机检索中又称为逆检方式、倒排文档。
它以文献的一个属性标识为单元，指明含有该属性的全部文献，一般只有标识和文献号（档号）两个项目。
10．检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能的一个最基本的指标。
检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。
11．查全率是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献成功度的一项指标，即检出的相关文献与全部相关文献的百分比。
12．查准率是衡量某一检索系统的信号噪声比的一种指标，即检出的相关文献与检出的全部文献的百分比。
13．简答查全率和查准率的关系查全率和查准率之间存在着互逆关系的结论。
也就是说，如果放宽检索以达到较好的查全率，那么查准率就会下降；反之，若是限制检索范围以改善查准率，则查全率就会变坏。
当进行范围宽泛的检索时，查全率很高，可以达到90%左右，而这时查准率则很低；相反，当检索范围小，很专指时，则查准率较高，查全率较低。
14．论述影响检索效率的因素：（1）检索语言的性能。
检索语言是沟通档案文献存储和查找两个过程的桥梁，对于特定需求信息与纳入检索系统的信息集合的准确匹配具有直接的影响。
（2）检索途径的数量。
从理论上说，档案在存入检索系统之后，该系统向利用者提供的检索途径愈多，它被查到的概率也就愈高。
（3）著录标引的质量。
检索标识是组织检索工具、进行检索的依据，因此，检索标识的准确性也是影响查全率、查准率的一个重要因素。
（4）检索策略的优劣。
档案著录标引的结果对于文献存储的质量至关重要，那么，检索策略在查找过程中则具有决定性的作用。
（5）检索人员的素质。
不论是手工检索系统还是机械检索系统，都要由检索人员来参与和控制检索过程，上述因素中除检索语言之外，均与检索人员的素质有关，因此检索人员的素质对于检索效率有直接的影响。
15．简档案文献检索系统评价的目的和作用系统评价就是对系统的效率和价值进行测定，它是对系统进行科学管理的重要依据。
主要目的是对系统整体及其组成要素的功能、特性和运营情况进行评测。
作用主要有三个方面：（1）明确系统当前的性能特征，从而科学地、最大限度地发挥系统的功能。
（2）发现系统现存的缺陷及其原因，提出改进意见或其他对策。
（3）为设计和建立新的档案文献检索系统提供参考。
16．试述系统评价的指标体系：档案文献检索系统评价的指标主要包括数据覆盖率、检索效率、响应时间、可存取性、费用等。
（1）数据覆盖率又称为收录范围，指一个检索系统已收录数据量与应收录数据量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。
（2）查全率和查准率。
二者实质上反映了系统运行结果与利用者检索要求的吻合程度，是衡量检索系统性能的最重要的指标。
需要说明的是，在实际测评时根据公式计算出来的查全率和查准率常常不能完全准确地反映系统的实际检索效率，其主要原因是：①对文献相关性的判断不可避免地带有主观性和模糊性。
②查全率是以检索系统中与某一检索要求相关的文献总数作为分母，计算检出的相关文献在全部相关文献中的比例，而检索人员和评价人员都难以确定这个总数是多少。
③在计算查全率、查准率时，“相关文献”被同等看待，不作任何区分，而实际上，在一组相关文献中，每一份文献的相关程度是有差异的。
（3）响应时间。
它是指一次检索过程中从利用者向检索系统提出问题到检索系统完成匹配过程，形成检索结果，交付利用者所需的全部时间。
（4）可存取性。
是指一个档案文献检索系统的易用程度。
（5）费用。
构造和维持一个档案文献检索系统需要投入一定的费用，利用者检索档案文献也要有一定的支出，这些投入包括货币和活劳动两种形式。
17．简系统评价步骤（1）制订评价方案。
包括确定对该系统进行评价时采用哪些评价指标。
（2）评价对象调查。
可根据评价对象以及评价指标的特点采用问卷调查、抽样调查等不同的方法。
（3）测试。
根据样本进行检索测试，然后对检索结果的相关性、响应时间、系统易用程度等进行判断。
（4）数据处理与分析。
对调查测试的各种原始数据进行整理、计算，得出有关评价对象的各种性能指标。
（5）对评价结果进行分析，提出改进意见。
第二章检索语言1．检索语言：是根据检索的需要而创制的人工语言，专门用于各种手工的和计算机化的文献信息检索系统，表达文献主题概念和检索课题概念。
2.简答检索语言的基本功能主要有以下四个方面：①对文献的主题加以标引的功能；②对内容相同及相关的文献主题加以集中或揭示其相关性的功能；③对大量文献信息加以系统化或组织化；④便于将标引用语和检索用语进行相符性比较。
3.产生检索语言第一项基本功能的结构：（1）编码型标识结构。
（2）组配型标识结构。
（3）层次型结构标识。
4.产生检索语言第二项基本功能的结构：（1）等级结构（2）参照系统结构（3）轮排聚类结构。
5.按构成原理，可分为分类检索语言、主题检索语言和代码检索语言三大类型。
6.简答构成原理（1）分类检索语言。
其特点是用分类号来表达各种概念，把各种概念按知识分类进行系统组织和排列，有很好的系统性。
（2）主题检索语言。
其特点是用取自自然语言的语词来表达各种概念，把各种概念完全按字顺排列而不管其相互关系如何，其标识有很好的直接性。
（3）代码检索语言。
它一般只就事物的某一方面特征，用某种代码系统来加以标引和排列。
（4）引证关系追溯法。
即引文索引法，是显示科学论文之间互相引证而形成的论文网的一种方法。
7.主题检索语言包括标题词语言（标题法）、单元词语言（单元词法）、叙词语言（叙词法）和关键词语言（关键词法），它们可统称为主题法系统。
8.简答先组式语言与后组式语言有何区别先组式语言就是文献标识在编表时就已固定组配好，或绝大部分已固定组配好，如体系分类法和标题词法。
后组式语言就是文献标识到标引和检索时才组配起来，如单元词法和叙词法。
第三章、分类检索语言及<<中国档案分类法>>单选：1、一个类在分类表中被称为（类目）。
2、表示类目概念的名称称为（类名）。
3、（分类标准）的选择决定着提供什么检索途径。
4、分类标准使用次序的选择，决定着形成什么样的（分类体系结构）。
5、类目的排列包括纵向排列和横向排列，纵向排列决定着类目之间与（隶属关系）。
横向排烈决定的（同位类目）的排列次序。
6、（归附列类法）即将按学科、专业、职能分类不能集中在一起事物按某种联系归附于有关类目。
7、（合并列类法）即将若干相近的并列概念合并设立一个类目，或构成一个类目。
8、（交替烈类目）即对可以隶属于两个的学科、专业\职能的事物在各有关类下都设立子目，并视需要选择其中一个作正式类目，在另一处引见正式类目。
9、类目名称限定着类目所表达的事物概念的（内涵）和（外延）。
10、体系分类法是直接体现（知识分类）的概念标识系统。
11、使用数字或使用字母的分类号称为（单纯标记），同时使用字母和数字的分类号称为（混合标记）。
12、（顺序制）即用若干个数字或字母编成（固定长度）的连贯的号码。
13、（八分法）这是解决同位类超过十个阿拉伯数字限度进的一种标记方法。
14、双位法即在展开时一下就用两位数字。
这是解决同位类个数很多的一种标记方法，双位法也称（百分法），便不用00_09以及10\20\90等号码，所以实际上只能标识（81个）子目。
15、（中国档案法）于（1987年）12月由档案出版社正式出版。
16、1989年<<中国档案法>>又开始了第二版的编制工作，并于1995年通过专家鉴定，中国档案出版式（1997）年出彼。
17、<<中国档案法>>主要适用于档案文献（检索系统）的建立，但某些专业部门也可用以组织档案实体的分类排架。
18、<<中国档案分类法>>是以不同历史时期的国家机构，社会组织，从事社会实践活动的（职能分工）为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，来建立从总到分，从一般到具体的逻辑体系。