行政秘书时间管理
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并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行,每日将实施结果与
计划指标对照、总结、纠偏,达到对事物发展过程日控、事控的目的, 确保事物向预定目标发展。
按照这一管理模式,上至总裁,下至一般员工,哪怕是一个修剪花草的
花匠,都十分清楚自己应该干什么。干多少,按什么标准干,达到什么 结果。 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说:“管理好的企业,总是单调 无味,没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被 预见,并已将它们转化为例行作业了。”
自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、 电脑磁盘、还有更多的其他东西,是否符合5s管理,是否方 便你的工作。
• 阅读技巧——30%花在阅读上
阅读前——选择阅读材料(1分钟200页)
阅读——改进阅读速度(1分钟500字) 阅读后——用色笔来标记 • 文件处理只看一次 今天决定不了的明天也一样。
mp3学英语、上班。
• 人脑一次能处理7件事情
时间没有准时 只有提前 • 工作时间 • 业务洽谈 • 约会 • 上课
• 设定期限(双方共同协议) • 交办事项、定下期限,按时追踪
指使、要求、命令——书面化
按时追踪 • 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时,马上说出来。
• 桌面 清除不必要的东西——相片、饰品等。 有用物品定位、编号。 • 抽屉
立即处理的公文、正在实施的计划,分类、分组。
保留的公文,参考资料分别放臵。 • 周围环境
一天三分之一以上的时间。
清爽舒适、工作效率。
整理:区别要与不要的东西,只保留有用的, 撤除不需要的东西; 整顿:把要用的东西,按规定位臵摆放整齐,并做好标识进行管理; 清扫:将不需要的东西清除掉,创造良好的工作环境。
《行政秘书时间管理》
事务性、重复性工作太多
打扰(电话或没有预约客人)
没有目标、次序和计划
缺乏自律
资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率
加强工作效果 提高工作效率
第一原则: 目标管理原则
第二原则:
抓住重点原则 “80、20”法则运用 第三原则: 工作优先级综合分析
80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
第三原则:工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度 B
重要但不紧迫
A
重要而且紧迫
紧迫性
D
不重要不紧迫
C
紧迫但不重要
Leabharlann Baidu
■请运用四象限方法排列你的工作:
紧 急
A(碎石型的事务) •危机 重 •急迫的问题 要 •有期限压力的工作
因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作
时间的68.7%。 流程管理
要多用打扰性不强的沟通方式
与别人的韵律相协调
第六招:今日事、今日毕
• 工作计划表 正在进行的计划,尚未完成的事情。 • 每日行事历 规定的事项一定完成。 • 今日不做,明天就后悔 拖延容易变的更困难
了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情的在最好的时间
清洁:维持以上整理、整顿、清扫后的局面,使工作觉得整洁、
修养:通过进行上述4S的活动,让每个都自觉遵守各项规章制度,养 成良好的工作习惯。
5S的倡导者相信,保持工作环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,
一目了然,能最大程度地提高工作效率。
用5s来整理你的工作环境
(1)基本工具; (3)传真机; (2)复印机; (4)电脑; (5)文档
四.时间管理的策略(20招)
1.结合工作目标作好时间计划表
注意:
60%有计划的工作 20%没有预期的行事 20%突发的行事
过多的电话
不必要的会议
不速之客 无意义的文件 方法; 过滤
二分法:区分可控和不可控时间
可控 工作、起居 饮食、睡眠 自我情绪管理 不可控 交通 开会 上司召见
一日之计在于昨天 明天必须要做的六件重要事情,写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。
C(细沙型的事务) •不速之客的接待 不 •某些信件、文件、电话的处理 重 •某些会议的出席 要 •某些必要而不重要的会议、活动
不紧急 B(石块型的事务) •工作计划 •了解上级 •提高工作能力 •建立伙伴关系 •防患于未然 D(水型的事务) •一些可做可不做的杂事 •一些不必要的应酬 •其它休闲活动
• 五分钟内找不到文件 就不是好的档案管理 • 如果不见了会发生什么样的麻烦事?
• 如果不确定该不该“淘汰”?往垃圾箱丢吧。
• 定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。
• 专家或朋友 好朋友 专家顾问 • 资源
保证1-2个小时的免打扰时间
• 平时作事情 注意养成节省时间的好习惯
袜子/长裤(先穿袜子再穿长裤,可节省5秒)
用品放在一个固定的地方(Key ?)
第九招:同时做两、三件事情
• 同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听新闻 等车或塞车时/看报 开车听演讲或者有声音的录音带 • 同时做三件事情
走路健身、听
第二原则:重点原则 “80、20”法则 帕雷托定律:是一个意大利的经济学家帕雷托提出的,他
在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时,发现 国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。 80%的结果来自20%的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员
80%的时间用在了20%的日常事情上
“打扰是第一时间大盗”
日本专业的统计数据指出:“人们一般每8 分钟会受到1 次打扰,每小 时大约7 次,或者说每天50~60 次。平均每次打扰大约是5 分钟,总共
每天大约4 小时,也就是约50%。其中80%(约3 小时)的打扰是没有意
义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟, 总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天
第一原则:目标管理原则
■目标不明确 ——工作的目标是什么? ——你自己的人生目标是什么? ■目标确定 根据目标确定工作计划
案例:海尔的OEC管理法(Overall Every Controland Clear) 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制,其主要内涵,就是贯 穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲,就是企业 每天所有的事都有人管,做到控制不漏项;所有的均有管理、控制内容,