Microsoft Word处理技巧1

Microsoft Word是人们常用的字处理软件，它具有强大的编辑、排版、打印功能，使用它的人很多。

不过，你知道吗？Word除了能够全面胜任一般的字处理任务外，还能够为我们做很多事情，如果加以注意并利用，可以给我们方便不少。

下面，我们就来全面认识Word XP的另类功能。

1.嵌入TTF文件
在Windows下有许多精美的TrueType字库，我们可以利用它来制作出精美的文档，但是在Windows 下，字库是属于系统资源而存在的，如果您使用了一个对方系统上没有的字库，则Windows会自动以系统默认的字库来代替，这时候原先的效果就会大减。

不过，Word中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，这样即使我们使用了别人机器上没有的字体，这些字体也能够正常显示。

单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后选中“嵌入 TrueType 字体”以及“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体” 复选框，再保存文件即可（如图1）。

嵌入TrueType字体
图2为笔者使用用了嵌入 TrueType 字体技术后将其“华文彩云”字体从Windows的字体文件夹中删除后，在Word 2000中打开时的情景，可以发现原来的字体仍是“华文彩云”字体，但在Windows的字库列表中却找不到“华文彩云”字体了，说明已经嵌入成功。

嵌入TrueType字体后的效果
2.免费英语学习Word XP中词库很大，包括从初级英语词汇到高级英语词汇，以及分门别类的科技词汇。

而Word XP很智能化，我们可以在写完文章后，按下F7键打开其内置的拼写检查和语法检查功能，而该功能能够自动发现拼写错误和语法错误，并且提出更正建议它，如图3，由于在Word XP内部内置了多种国家英语词典版本（如美国、英国、澳大利亚、伯利兹、菲律宾等等），通过它们我们可以更好地帮助我们来比较它们之间的异同点，更好地学到更多的英语知识。

自动更正错误单词
3.简体与繁体自由转换
祖国大陆、香港、澳门和台湾省在中文的编码上是不同的，大陆采用的是GB码，而台湾采用的是BIG5即大五位码，这样在交流就显得很不方便了。

但是更为麻烦的是，台湾中文的有些词语与大陆的词语也有了差别，而且语法也有了很大的差异。

这样，台湾人看大陆的中文和大陆人看台湾中文都显得不怎么习惯。

现在市面上有许多GB与BIG2码转换软件，能够在这两种编码之间相互转换，但是，它只能是“直译”，对于两地之间的词汇的不同是无能为力的。

而在Word XP中，我们选择“工具”→“语言”→“中文简繁转化”命令，就会弹出如图4所示的转化窗口，只要我们选中“转化时包括词汇”则在转换时Word XP会自动地把两地语言的差异找出来，并会自动地“翻译”好。

如图5所示，为笔者简体中文转换为繁体中文后的情景，其中的所有的词汇已经被转换成功了（如“程序”已经变成了“程式”了等）。

当然了，通过
这个命令，我们也可以把一些香港、澳门、台湾的词汇转成祖国大陆地区的简体词组，从而让我们看上去更习惯。

简体和繁体转换
词汇都已经转换成功
4.生成稿纸文档
WPS 2000/Office有一个非常令人自豪的功能——稿纸方式输出，这个特有的功能使得它别具一格。

其实，笔者在使用Word XP的过程中发现了它也能够生成稿纸文档。

只要我们单击“文件”→“建立新文件”命令（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，用这两种方法启动的是Word 默认模板），打开“新建”文件对话框，点击“报告”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目，再顺着向导即可生成稿纸文档（如图6）。

而且生成稿纸时可以自由地设置稿纸大小及方向、脚注、选择稿纸网络线种类等信息，而且它们之间可以进行自由地组合，这些都比WPS 2000/Office的稿纸方式灵活。

说明：如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office XP安装程序，并会提示您插入Office XP光盘。

5.批量转化图像
利用Word XP可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。

这时我们固然可以使用Word XP打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。

这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。

其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word XP就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件保存到以另存后的Web文件名再加上“.files”的文件夹下（如“转换后的文档.files”等，与在IE中保存的网页一样），我们只要进入相应文件夹查看、拷贝即可，而且图片质量相当好，很清晰。

6.批量转换文档
手头上有许多Word XP生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开”→“另存为”之间吗？不过，我要告诉你的是，现在我们只要单击“文件”→“建立新文件”命令（同样注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键），打开“新建”文件对话框，点击“其他文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（如图7），再顺着向导一步一步操作即可（如图8）。

该向导既允许用户将Word XP中所有支持的文件格式批量转换成Word格式，也可以将Word格式批量转换至Word 中所有支持的文件格式，包括RTF文件、Web页文件、Lotus 1-2-3.Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。

选择转换向导
顺着转换向导转换文档
7.处理网上下载文字
我们知道，在WPS 2000/Office的“工具”→“文字”菜单下有一系列的处理文字的命令。

通过它们我们能够很方便地对网上下载的文字进行自由处理，其实Word中我们也完全可以实现这些操作。

（1）删除行首行尾的文字
是不是从网上下载了大的文字，但是行首和行尾却有大量的空格而手动删除又太麻烦？其实，在Word 中要删除行首行尾的文字中非常简单，只要选中所有文字，先选择一下工具栏上的“居中”钮，再选择一下“左对齐”按钮即可。

当然，您也可以先按下Ctrl+E使其居中，再按下Ctrl+L键使其左对齐。

这样会更加方便些。

（2）增加段首空格
在使用Word或WPS创建文件时我们可以很方便地通过“文字”\“段落”命令可以设置文字自动缩进两格。

不过，在Word中并没有提供像WPS2000/Office那样体贴国人的功能（谁让老盖不懂中文？）。

不过，我们完全可以自己进行手动缩进。

在文档中按下Ctrl+H，在弹出的“查找和替换”窗口中点击“查找内容”处，选择下面的“特殊字符”钮中的“段落标记”，并在“替换内容”中插入“段落标记”再加上两个空格，即表示将段落标记替换成段落标记再加上两个空格，这样每段就会自动空出两格。

（3）快速删除空行
有时候拿到手的软件有很多空行，删除起来相当麻烦。

其实，我们只要动动脑筋，同样按下Ctrl+H，并在弹出的“查找和替换”窗口中点击“查找内容”处，选择下面的“特殊字符”钮中的“段落标记”两次（即显示为^p^p），然后在“替换内容”中插入“段落标记”（显示为一个^p），然后执行替换操作即可把空行删除干净了。

8.无麻点打印文档
用Word XP固然可以很容易地在屏幕上制作出图文并茂的作品，但是如果一旦我们嵌入一幅图片后，用针式打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些麻点，非常难看，其实，我们完全可以自己将这些麻点去除：导入一张图片后，右击，选择“设置图片格式”命令（如图9），并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡，选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项，接上打印机，打印出来的图片就不会出现麻点了。

设置图片格式
注：如果您使用的不是针式打印机，请不要使用上面方法。

9.扩展Windows剪贴板功能
剪贴板（ClipBoard）是Windows内置的一个非常有用的工具，但可惜的是剪贴板一次只能够保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。

不过，如果我们已经启动Word XP，那它允许我们同时容纳24组数据，而且它也能够被其他的Windows使用：只要我们打开Word XP，并单击“编辑”→“Office 剪贴板”就会启动Office XP中的增强剪贴板，此时的“Office 剪贴板”可与标准的“复制”和“粘贴”命令配合使用。

当我们在字处理软件中按下Ctrl+C时，该项目都会被复制到“Office 剪贴板”中，然后在任何时候均可将其从“Office 剪贴板”中粘贴到任何 Windows程序中，而且在退出 Office 之前，收集的项目都会保留在“Office 剪贴板”中，除非您清空或者Office剪贴板容量已满。

不过，在使用时
Office 剪贴板时，我们必须将Word XP程序打开，为了减少其空间，可将它拉成一很小的窗口（不能最小化，因为Office 剪贴板是它的子窗口，一旦Word XP 窗口被最小化后，则Office 剪贴板也会被最小化而影响使用），然后就在Windows程序中工作，想粘贴内容时，只要用鼠标轻轻双击任务栏上的Office 剪贴板图标或者点击一下Word XP程序窗口，Office 剪贴板窗口就会显示出来了，此时就可以看到剪贴板中的数据及个数，选择自己需要的直接粘贴即可，确实相当方便。