浅谈合同管理

浅谈合同管理
【摘要】合同管理，企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。

一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。

合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。

本文通过对合同管理一些知识的整理希望能给您带来收获。

【关键词】合同管理；问题；对策
合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。

现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理成为现代企业经营管理的重要组成部分，能否把好合同管理关，自然成为现化企业经营管理成败的一个重要因素。

我国现有的国有企业，大多数是从计划经济时期走过来的，其领导和管理者的思维和管理方式都带有计划经济的烙印。

改革开放后，计划经济向市场经济转形，在市场竞争中企业开始接触合同，引入合同管理。

因处于起步阶段，合同管理既不规范，也没有模板，合同内容过于简单，漏洞不少，由此引发纠纷，损失惨重的事例不在少数。

企业的利润，可能因一场合同纠纷就化为乌有，甚至破产倒闭。

对企业来说，合同管理的重要性在于:一方面使企业的生产经营与市场接
轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力；另一方面是使企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。

由此可见，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。

1 合同管理中常见的问题
由于合同本身的复杂性导致在合同管理过程中会出现很多问题，主要有以下几方面：
1.1 合同主体不明确
各企业普遍存在对合同主体审核欠缺的问题，由于和法人的职能部门以及分公司非独立法人签订合同，并且没有明确的授权委托书的情况下，将造成对方在合同履行无必要或者纠纷发生后主张合同无效。

有些合同存在文字不严谨，不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同在履行过程中存在争议。

1.2 “审决合一”
各成员企业中大多数企业存在合同“审决合一”问题。

所谓审决合一，表现为合同审核章和合同专用章一人保管的情况以及合同作用无法充分发挥的问题，合同审核章的加盖完全取决于企业负责人的意愿表示。

但是合同管理员的设立目的不是只作为简单的合同文书，而是要起到监督牵制作用的，合同专用章和合同审核章之所以分开保存，目的就是为了增加过滤和监督程序，如果审核和决定没有分开，就起不到真正的作用了。

1.3 违规责任规定不清晰
在合同审查中普遍存在违约责任条款说明模糊，往往只约定违约方应当依法承担违约责任、赔偿损失之类的不规范的法律用语。

这样就容易导致法律赋予的任意性权利的丧失，等于放弃了争取可以明确数额，有效及时争取挽回损失的权利。

尤其在签订境外合同时，由于国情不同、语言文字不同，加上翻译问题等使得合同本身可能存在不少疑问，这就更要有明确的规定使得双方明确合同的责任。

1.4 格式合同的陷阱
格式合同在很多企业中都有应用，这种格式合同的签订虽然有利于便捷交易的实现和降低交易成本，但是格式合同的内容应当严格审查，防止格式合同陷阱带来的损失。

2 出现问题的原因
2.1 对市场与合同的关系缺乏认识
在市场经济条件下，这是一种相互依存的关系。

一方面，市场的运作需要合同。

市场是靠合同动作的，市场主体各方都是靠合同去履行其权利义务的。

另一方面，合同的成立必须以市场为前提。

没有市场谈不上什么合同。

合同是市场的产物，是市场可持续发展的动力。

有些业内人士只顾到市场上承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。

2.2 对合同与合同管理的关系缺乏认识
这也是一种相互依存的关系。

合同管理是合同洽谈、草拟、签订、
履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。

合同产生在合同管理的前期阶段。

在这一阶段往往受到高度重视。

一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程。

因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

但这并不是说前期阶段就没有问题。

前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率或者对发包人的迁就。

2.3 企业的从业人员的合同法律意识淡薄
最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系。

订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识，以致产生了合同管理上的问题，造成不少失误和损失。

合同法律的作用，从宏观来说是维护社会主义市场秩序，发展社会主义市场经济；从微观来说是规范合同各方主体的行为，维护他们的合法权益。

任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。

3 解决问题的对策
对于合同管理过程中的一些问题，只有找到相应的对策才能减少损失。

3.1 增强合同和索赔意识
由于我国长期受计划经济影响，国内合同管理和索赔尚未引起签订双发的高度重视。

所以，首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育。

其次还要研究合
同条件、研究国际合同管理方法与程序、研究国际合同与索赔案例，使签订双发认识到这个问题的重要性，重视合同和合同管理。

合同意识是市场经济意识、法律意识、道德意识的综合体现。

3.2 严格进行合同交底
首先应该由公司合同管理人员向合同负责人及项目合同管理人
员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。

其次，项目负责人向项目部职能部门负责人进行合同交底，并解答各职能部门提出的问题，形成书面交底记录。

然后再由各职能部门负责人向其所属执行人员进行合同交底，陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等，并解答所属人员提出的问题。

最后，各部门将交底情况反馈给项目部合同管理人员，由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善，并形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其活动。

3.3 加强合同变更管理
合同变更是索赔的重要依据，因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。

在合同变更中，量最大、最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的份额也最大。

这些变更最终都是通过各分包商体现出来。

对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理，是确定索赔与反索赔的重要的直接的依据。

3.4 重视合同管理人才的培养
合同管理人员首先必须是优秀的工程技术人员,同时还必须熟练掌握和运用各种法律、法规;精通合同业务,胜任合同拟稿、修改、谈判和解释;熟悉合同履行和工程索赔管理;企业不乏优秀的技术人员,但是合同管理人员匮乏。

作为企业领导人,应当从优秀的工程技术人员中挑选一部分具有潜力的年轻人,送到高校接受二次职业培训,以缓解合同管理人员严重不足的现状。

3.5 建立合同实施的保证体系
首先要建立合同管理的工作程序。

在合同实施过程中，要协调好各方面关系，使合同的实施工作程序化、规范化，按质量体系保障进行工作。

其次还要建立文档系统。

项目上要设专职或兼职的合同管理人员。

合同管理人员负责各种合同资料和其他相关资料的收集、整理和保存。

最后还要建立报告和行文制度。

合同签订公司的双方沟通都应该以书面形式进行，或以书面形式为最终依据。

对在实施中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在纸上，使活动有依有据。

4 结语
随着人们道德修养及法律意识的渐渐增强，合同管理会越来越按系统化，程序化方面发展，我相信不久的将来，合同管理过程中必将有条不紊，双方也会在和气的氛围中快乐的合作。

参考文献：
[1]张婷. 合同管理常见问题及对策[j]. 现代商业, 2009,(18)
[2]陈进伟. 浅谈建筑工程合同管理[j]. 现代经济信息, 2009,(13)
[3]陈香虎, 梁正雷. 煤炭企业合同管理中存在的问题及对策[j]. 江苏煤炭, 2002,(01)
作者简介：
厉理，1976年1月，女，浙江东阳，本科，工程师，工程造价管理和合同管理。