QP-0401文件管理办法

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QP技术文件管制程序

1.目的：确保品质系统有效运作，各部门皆能持有最新发行的技术文件管制执行各项作业。

2.范围：适用于品质系统内技术文件管制的管理。

3.定义：3.1技术文件管制：须随时保持最新资料且进行分发及签收记录，无效文件须及时收回撤销。

3.2技术文件：指BoM（材料标准用量表）、OPC（制造工艺流程图）、FDC（流程程序图）、FD（流程线图）、控制计划、SOP（作业指导书）、SlP（产品交收检验卡）、SNP（包装指导书）、机器设备操作说明书、检/试验设备操作说明书、设备维护保养指导书、校验指导书等。

5.内容：5.1文件制（修）订5.1.1各部门依［质量体系与组织间分工矩阵图］及［技术文件总览表］视业务需要及组织任务，文件或表单制、修订撰写形式依《体系文件格式及书写规定》执行。

5.1.2SOP（作业标准书）/SIP（检查基准书）/SNP（包装指导书）相关检查项目与基准应与［控制计划］中内容保持一致。

5.2文件审核、批准5.2.1文件审核、批准权限5.2.2文件审核（1）文件制（修）订后，由直属单位主管或主管权限人员审核及在［审核栏］签名。

5.2.3文件会审（1）文件审核权限非制作单位主管可批准者或尚须其他单位联合修改文件，则文件应送相关单位会审，并在［文件制（修）申请表］签注会审意见。

5.2.4文件批准（1）文件审核或会审后，依权限送交上级批准人核准，在［批准栏］签名并列入［技术文件总览表］上列管受控。

5.3文件发行、分发1. 3.1文件经审核、批准后由设计科/技术工艺科/设备科/模具科盖上相应的发行章，分发于相关单位并记录于［文件分发记录表］上。

5. 3.2文件编号、版次请参阅《体系文件格式及书写规定》。

5.3.3技术工艺科发行章见附件一，设备科发行章见附件二，设计科发行章见附件三，模具科发行章见附件四。

5.4文件使用保管维护5.4.1文件制订部门负责更新每次文件变更与失效文件作废，并存放在安全处所。

5.4.2文件管制的使用适用于该文件适用范围，任何作业必须遵守文件管制的规定。

QP4-01文件和资料控制程序

1.目的：本文件规定了文件和资料的编号、编制、审阅、审批、发放、回收和更改的方法。

2.适用范围适用于本公司质量体系文件的控制。

3.术语和定义略4.职责4.1.质量体系文件和资料的发放、存档由质量部门负责。

4.2.技术文件（包括产品图纸、现场工艺文件及其它相关现场工艺类作业指导书）的发放、存档由生产部门技术工程师负责。

4.3.各部门按本程序规定编制、修改、审批文件和资料。

5.流程图6.实施程序6.1.文件的分类6.1.1.内部文件包括：质量手册、程序性文件、第三层次质量文件、作业指导书、电子软件、表格、质量计划、产品图纸等。

6.1.2.外部文件包括：顾客提供的图纸和技术文件、标准及相关国家标准与国际标准等。

外来技术图纸、产品标准及其它相关技术文件经技术工程师批准使用后由统一登录于“外来文件登记表”中。

技术工程师负责每年核对其版本的有效性。

其它外部文件经管理者代表批准使用后由质量部门统一登录于“外来文件登记表”中。

质量部门负责每年核对其版本的有效性。

6.2.文件编号6.2.1.质量手册编号为： QM-001，“001”表示文件顺序号。

6.2.2.程序文件编号为： QP× - ××前一位是手册章节编号，后两位是程序文件流水号。

例：质量手册第7章“产品实现”中第一份文件，有关7.1.1产品实现策划条款的《产品质量先期策划控制程序》，文件编号为：QP7-01。

6.2.3.第三层次质量文件的编号为： BM - ×××，BM代表部门代码，后三位是文件流水号。

例：质量部门编制的第一份三层次文件，文件编号为：ZL-001部门代码表6.2.4.质量记录表格编号为： QR× - ××-××前三位是程序文件编号，后两位是记录表格流水号。

例：《文件和资料控制程序》所用的第1份记录表格，表格编号为：QR4-01-01。

修正-04-01文件和资料控制程序

宁波诗兰姆汽车零部件有限公司程序文件文件和资料控制程序文件编号：Q/NSLMCX-04-01 版本：1.0拟制：日期：审核：日期：批准：日期：2003.04.10 发布2003.05.01 实施1目的确保使用文件的适用性，系统性，协调性和有效性，并在质量体系有效运行起作用的各个场合都能及时得到并使用统一、有效的文件，而且及时从所有发放场所撤走失效和作废的文件，以防止误用。

2适用范围适用于质量体系有关的所有文件和资料的控制，也包括顾客提供的技术标准和资料的控制。

3相关文件Q/NSLMCX-04-02《质量记录控制程序》4术语一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：作业指导书类、操作规程、技术文件、检测文件、制造文件四级文件：质量记录表单内部质量体系文件：含一、二、三、四级文件技术文件：产品图纸，技术标准，产品开发过程中的各种资料：工、模、检设计图纸（含总装图），工艺文件，检测文件，外来文件及图样等。

外来文件及图样：指顾客提供的标准、规范、图纸、样品，以及本公司收集的且必须执行的国际标准、国家标准、行业标准等。

检测文件：检验规程、检验计划、检验作业指导书、测量计划，各种试验设备资料、量具资料等。

制造文件：生产计划、生产设备使用规程及说明，生产进度表等。

5 职责5.1人事财务部是文件和资料控制程序的归口管理部门，负责外来文件和内部文件的控制存档和发放。

并设立资料室。

5.2各相关部门是相关文件的协办部门。

5．3各部门负责所归口文件与实际操作相左时的文件修改、组织评议，并报管理者代表批准。

6 工作程序6.1 文件和资料的控制范围及状态6.1.1 文件和资料的控制范围含内部质量体系文件、技术文件、作业指导书类、操作规程、检测文件、制造文件。

6.1.2 文件和资料的控制状态分“受控”和“非受控”两种。

受控文件包含文件和资料控制范围内所有文件，并需加盖“受控”红章，进行标识；非受控文件指不具备指导生产意义或与质量无关的文件。

QP-04-01文件与资料的控制程序

批准页为对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。

2.范围使用于质量体系有关部门的文件和资料的控制。

3.参考资料QP-04-02《质量记录的控制》程序 WA-002《文件编写规定》 WA-003《培训大纲》4.定义4.1 受控文件文件的分发、修订或更换均须按规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求，文件最新有效版本以质量保证科文控中心保存的版本为准。

4.2 非受控文件文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。

5.职责5.1 各部门负责本部门相关文件，资料的制定及更改需求的提出。

5.2 质量保证科文控中心负责全部文件资料的发放、更改审批、控制、保管及销毁。

5.3 各部门文件打印人员负责对打印文件的更新.6程序6.1 文件的分类、编号及标识：6.1.1 文件分为如下几类：6.1.1.1 一级文件：质量手册。

6.1.1.2 二级文件：程序文件。

6.1.1.3 三级文件：如工作指导书，技术标准、工艺规范/图纸，外来标准等。

6.1.1.4 四级文件：表单等。

6.2 质量管理文件编号6.2.1 质量管理手册文件编号QM-XX； QM：质量管理手册编号； XX：版本号；如：QM-01表示：第一版质量管理手册6.2.2 手册中的章节号XX； XX：第几章 2位阿拉伯数字；如：08 表示：质量手册第8章。

6.2.3 质量程序文件编号QP-XX-AA；QP：程序文件；XX：ISO9001：2000标准中相应的条款号 2位阿拉伯数字；AA：相应标准条款下生成的程序文件顺序数；如：QP-05-01 表示管理职责条款中生成的第一个程序文件。

6.2.4 工作指导书编号三级文件： W—□□□流水号部门代码：品管部 Q，制造部 E，管理部 A，业务部S，资材部 M，外来文件D6.2.5 表单编号：F—A，B，C，D等）6.3 文件的编写6.3.1 质量程序文件的格式按照《文件编写规定》及《质量记录的控制》制定，其他文件参照执行。

QP-401文件管制程序

1 目的對於品質體系及環境體系有關的文件及資料(包括外來文件及各測詴軟體.驅動程序.應用程序...等) 進行管制,確保各場所使用文件及資料的有效版本,以求發行文件及資料的一致性.可溯性及適切性.2 范圍2.1凡影響品質及環境之相關文件均屬之(含量產移行資料).2.2外來文件及資料, 包含客戶或供應商所提供之圖面. 規范. 標準書.測詴軟體及國際或商業標準...等均屬之.3 定義3.1 文件: 可用以追查為達成產品品質及品質系統. 環境系統是否有效運用之資料.3.2 受控文件: 需隨時保持最新資料,並有分發及簽收記錄,當失效之資料需依規定撤銷者,如品質環境手冊,品質環境程序書,工作指導書等.3.3 非受控文件: 分發當時為最新資料,如提供客戶或評鑒單位之品質環境手冊, 更改及修訂時無需按規定撤銷者.3.4 文件分類:3.4.1 文件的階層一般包括:品質環境手冊(QM). 品質程序書(QP). 環境程序書(PE). 工作指導書(WI). 表單查核記錄(FM)3.4.2 品質手冊(QM): 用以說明本公司品質及環境政策,組織,權責及品質環境系統運作原則之基本文件.3.4.3 品質程序書(QP): 本公司各部門或各部門為達成品質目標,依據品質環境手冊之系統運作原則,所延伸制定之工作程序及方法等文件資料.3.4.4 環境程序書(PE): 本公司各部門或各部門為達成環境目標, 依據環境手冊之系統運作原則, 所延伸制定之工作程序及方法等文件資料.3.4.4 工作指導書(WI): 將品質環境手冊或品質程序書及環境程序書上所規定之品質作業.技術等,作詳細描述之指導文件.如圖面. 規格書. 檢驗標准. 作業或保養指導書等.3.4.5 表單查核記錄(FM): 用以顯示各項品質環境活動實際運作狀況之文件資料. 如檢驗報告. 客戶訂貨合約. 供應商評估報告. 訓練記錄等.3.4.6 外來文件:包含客戶或供應商所提供之圖面﹑標准書﹑技朮資料及相關引用之國際或商業標准(如CNS﹑JIS﹑CE﹑FCC﹑UL﹑T U V…等)。

AQP401文件资料操纵程序

1目的及范围为使技术文件和资料在各场合取得有效版本，质量体系文件处于受控状态，行政文件取得有效的治理，特制定本程序。

本程序规定了技术文件的操纵、质量体系文件的操纵和行政文件的治理等要求。

本程序适用于本公司技术文件、质量体系文件、与质量体系有关的行政文件的治理。

2术语受控文件：指受更改操纵的文件。

如内部利用的体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书。

此类文件必需在收回旧版本后，发放新版本，确保各利用现场取得文件的最新版本。

可加盖红色“受控”印章作标识。

非受控文件：指不受更改操纵的文件。

此类文件也可有标识，原版变更后，已发放非受控文件的版本可不跟踪修订，也可不予收回。

若是顾客要求或销售活动中需要提供质量手册时，应由相关人员提出申请，经治理者代表审批后以“非受控”标识发出。

当手册内容发生更改时，本公司无责任和义务对非受控文本做出相应更改或声明。

3职责技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和治理。

质量治理部负责质量体系文件的治理。

综合治理部负责行政文件的治理。

各部门负责相关文件的编制。

总领导负责质量手册的批准。

治理者代表负责程序文件的批准和表单的审定。

4工作程序发行版本：B 修改码：0 编码：QP401 页码：2/7发行版本：B 修改码：0 编码：QP401 页码：3/7发行版本：B 修改码：0 编码：QP401 页码：6/75相关程序、文件及质量记录相关程序无相关文件QD401-01《文件和档案治理规定》QD401-02《文件资料编号规定》发行版本：B 修改码：0 编码：QP401 页码：7/7 QD701-04《技术更改规程》质量记录QPR401-01《技术文件一览表》QPR401-02《文件发放记录》QPR401-03《复印申请单》QPR401-04《文件更改申请单》QPR401-05《外来文件评审记录》QPR401-06《文件更改一览表》6对应标准要素7更改记录胡杨声黎焰童宗美。

0401文件与资料控制程序

5.8对文件的适用性应在管理评审中给予评估，详见《管理评审控制程序》。
6.相关文件：
6.1《记录控制程序》RI-QP-0402
6.1《工程作业程序》RI-QP-07ห้องสมุดไป่ตู้6
7.适用的表单：
7.1文件分发/缴回一览表RI-QR-0401
7.2对外文件分发记录表RI-QR-0402
7.3文件申请表RI-QR-0403
5.3.2外来文件之版本/版次的更新由文管中心每年向原制订发行部门，或代理发行部门协调核对，适时取得新版，并在《外来文件一览表》更新记录。
5.4文件分发、回收作业：
浙江荣亿精密机械有限公司
文件与资料控制程序
文件编号：RI-QP-0401
页次：5-3
版次：A/3
5.4.1经核准之文件原稿，由文管以《文件管制总览表》列帐管理，影印适当的份数分发至相关部门，文件分发登录于《文件分发/缴回一览表》，每页都必须加盖“管制文件”章，进行发放。
5.1.2文件修订：
各类文件在实际作业中，若有不符合现状，需修改或增订时，需由原制订部门填于《文件修订申请单》，写明修订原因和内容，交由部门主管审查后，交由管代核准后方可生效。修订完成后的文件重新发放至相关部门及人员，原文件缴回并作废。
5.1.3文件废止：
文件废止后，原文件编号的版本/版次不可再重复使用，原文件作废后由文管留存备档，其余作废文件盖作废章后销毁。
附件一：文件分发号规定
附件二：文件编写说明
浙江荣亿精密机械有限公司
文件与资料控制程序
文件编号：RI-QP-0401
页次：5-5
版次：A/3
附件二：文件编写说明：
1、文件编号说明：
流水编号（01~09）

ISO循环相关资料

四、生产管制循环
QP-0722（领料、发料作业程序）
QP-0723（退料作业程序）
QP-0715（POWER产品制程管制程序） QP-0726（CHASSIS产品制程管制程序）序） QP-0716（产品鉴别与追溯性管理程序） QP-0603（工作环境管制程序）
五、出货循环
QP-0720（出货管制程序）
QP-0801（顾客满意度调查程序）
QP-0810（数据
QP-0725（模具制造管制程序）
QP-0729（CHASSIS量试作业程序）
QP-0707（设计变更管制程序） QP-0717（客户供应品管
二、产销循环
QP-0702（内外沟通作业程序）
QP-0711（生产和服务控制程序）
QP-0710（外加工管理程序）
三、பைடு நூலகம்料采购循环
QP-0709（供应商管理程序） QP-0706（料件承认作业程序） QP-0807（特采作业程序） QP-0721（退货作业程序）
QP-0805（出货检验程序）
QP-0703（客户抱怨处理程序）
QP-0704（销货退回作业程序）
六、物料保存循环
QP-0718（仓储管理程序）
QP-0808（报废品处理程序）
七、资产管制循环
QP-0713（设备管理程序）
QP-0714（工治具管理程序）
QP-0724（仪器校验管理程序）
八、文件管制循环
QP-0708（采购管理程序）
QP-0719（收料作业程序）
QP-0803（进料检验程序）
QP-0601（人力资源管理程序） QP-0602（设施、设备与制程规划程序） QP-0712（设备保养维护程序） QP-0806（不合格品管制程序） QP-0804（POWER产品检验程序） QP-0811（CHASSIS产品检验程

QSP01文件控制程序

文件控制程序1. 概述本程序适用于与质量活动有关的管理、技术文件和资料的编制、审批、发放、更改和归档。

2. 引用文件2.1 QM03 质量体系、组织和管理2.2 QM04 文件控制3. 职责3.1 质量手册、程序文件和相关表式的管理与控制由质量负责人负责。

3.2 法规、标准、外来文件的管理由办公室负责。

3.3 作业指导书、检验检测工艺、检验记录、检验报告等技术文件由技术负责人管理和控制。

3.4 检验车间对所使用的相关记录负责整理与控制。

3.5 所有文件（含整理好的记录）存档由办公室管理、档案资料员具体负责。

4. 程序4.1 文件编号规则□□□□□□□——□□□□年代号文件顺序号文件代号4.1.1 文件代号QM：质量手册QSP：程序文件QTD：作业指导书QRD：记录表式QPD：检验记录、检验报告4.1.2 文件顺序号4.1.2.1 质量手册、程序文件、作业指导书取两位数。

4.1.2.2 记录表式取4位数，前两位对应质量手册章节号，后两位为顺序号。

4.1.2.3 检验检测报告表式的前两位为检验检测项目代号，后两位为顺序号。

10：无缝气瓶；20：焊接气瓶；30：液化石油气瓶；40：溶解乙炔气瓶；50：无损检测；60：其它通用证书、报告。

4.1.3 年代号为该文件批准实施的年份。

4.2 文件的编制4.2.1 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式在组织或质量管理体系建立时编制，当组织结构发生重大变化或编制质量手册所依据的法规、标准发生重大变化时，应重新编制。

4.2.2 作业指导书及技术记录表式在首次开展此项检验检测活动之前组织编制。

4.2.3 外来文件如技术规程、标准等由办公室办理适用性认定手续后使用。

4.3 文件的审批4.3.1 文件应履行审核、批准手续。

4.3.2 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式由质量负责人审核，站长（管理者代表）批准。

4.3.3 作业指导书及其技术记录表式由技术负责人审核，站长（管理者代表）批准。

0401文件控制(OK)

1．目的对本公司质量管理体系文件进行控制，确保工作场所使用的文件为有效版本。

2．范围适用于本公司质量管理体系有关的文件控制。

3．职责3.2外部文件4．定义4.1 文件：有书面及电子形式二种，分为三大类：⑴与质量体系有关的管理类文件质量手册、程序文件、部门工作文件（管理类）。

⑵与产品技术规范有关的文件合同的技术规范部分、设计输出的文件资料（图样、软件、软件说明书等）、采购合同与外包合同、质量计划、生产工艺流程图、作业指导书、检验指导书、检验标准、技术标准、技术法规等，其中也包括外部提供的有关原始文件和资料，如标准和顾客产品图样等。

⑶与设备有关的文件设备维修手册、设备说明书、操作规程等。

4.2 受控文件和非受控文件：受控文件是受更改控制的文件，如程序文件，作业指导书，这类文件必须在回收旧版文件后，才发放新版本文件；非受控文件是指不受更改控制的文件，如发给顾客的质量手册等。

5.管理程序5.1 流程图（见附件二）5.2 文件及表单的编号5.2.1 质量手册AC/QM——公司质量手册版本号以A、B、C……表示，修改以1、2、3……表示5.2.2 程序文件文件顺序号，从01开始，依次02，03……质量体系过程顺序号，如04表示“质量管理体系”程序文件代号“佛山市南海安驰铝合金车轮有限公司”代号5.2.3 作业文件（管理文件、工作文件、操作规程等）AC / WI XX -XX作业文件序号，以01、02、03……表示质量体系过程顺序号作业文件代号“佛山市南海安驰铝合金车轮有限公司”代号5.2.4 技术文件（如图纸等）由技术质量部自行制定并对其规定5.2.5程序文件中涉及的表单编号AC / QR XX . XX – XX表单顺序号，从01开始，依次02，03……程序文件顺序号质量体系过程顺序号，如05表示“管理职责”质量记录代号“佛山市南海安驰铝合金车轮有限公司”代号5.3 文件的编写、审核、批准、发放5.3.1内部文件的编写、审核、批准、编号和发放职责，见本程序第3节。

生产制造部体系文件

供应商开发计划
DN/QR0704-07
采购计划
DN/QR0704-08
供方质量保证能力复查评价表
DN/QP0705
生产过程控制程序
DN/QD0705-1
工艺纪律定期
检查制度
DN/QR0705-01
年月份生产计划
DN/QR0705-02
配套表
DN/QR0705-03
生产作业计划变更通知单
DN/QR0705-04
____周交货计划预测
DN/QP0710
产品防护管理程序
DN/QD0710-1
仓库管理制度
DN/QR0710-01
库房贮存情况检查记录
DN/QP0802
体系审核程序
DN/QR0802-10
不符合项纠正措施表
DN/QP0807
不合格品控制程序
DN/QR0807-02
报废单
DN/QP0808
信息管理程序
DN/QP0402
记录控制程序
DN/QR0402-01
记录清单
DN/QP0501
质量方针和质量
目标管理程序
DN/QD0501-1
质量目标分解表
DN/QR0501-01
质量目标实施情况检查记录
DN/QP0603
应急计划控制程序
DN/QR0603-01
突发事件处理记录
DN/QP0604
工作环境管理程序
DN/QD0604-1
DN/QR0812-01
纠正和预防措施处理单
供方供货产品质量保证协议书
合格供方的选择、评价和重新评价的准则
DN/QR0704-01
A类供方质量保证能力调查表
DN/QR0704-02

QP-04-01(文件控制程序)

文件控制程序受控状态持有者发放号编制：日期：2011/07/01审核：日期：2011/08/01批准：日期：2011/08/01新昌恒大建设有限公司1、目的为对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。

2、范围公司质量体系规定的文件是指：（a）质量管理体系文件，包含：质量手册、质量程序、操作规程等（b）适用法律、法规（c）技术文件，包含：产品（工艺）技术要求及标准，质量计划，（d）顾客提供的技术资料本程序适用于以上质量文件的控制。

3、相关/支持性文件QP-04-02 《记录控制程序》4、定义4.1受控本文件的分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。

4.2非受控本文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。

5、职责5.1办公室负责质量手册、质量程序及适用法律、法规的分发控制，并编制受控文件清单和文件发放、回收记录表。

5.2生产部负责生产技术文件和操作规程的分发控制，并编制受控文件清单和文件发放、回收记录表。

5.3业务部负责顾客提供的技术资料的标识和登录，原材料技术规范的收集和整理。

5.4 试验室是质量计划实施的归口管理部门，负责质量计划的组织编制、实施和控制。

5.5分发给各部门的文件，使用部门应建立收文件登记表。

6、工作程序6.1 质量文件编号6.1.1 质量手册编号6.1.1.1 文件号QM-XXQM：质量手册；XX：版本号；如：QM-01 表示：第一版质量手册。

6.1.1.2 手册中的章节号XXXX：第几章,两位阿拉伯数字；如：08 表示质量手册第8章。

6.1.2质量程序编号QP-XX-AAQP：质量程序文件；XX：ISO9001：2008标准中相应的条款号,两位阿拉伯数字；AA：相应标准条款下生成的程序文件顺序数；如：QP-05-01表示管理职责条款中生成的第一个程序文件。

6.1.3操作规程编号WI-AAA-XXXWI：操作规程；AAA：部门或职能代号，三位拼音大写字母；XXX：顺序序号,三位阿拉伯数字。

QP-04(I0)文件控制2007-5-22

(6) 对操作规程(OR)、保养规则(MR)及其它工程外工作指示书等作业文件，由各部门负责人制定、审核，SM部作文件审核后交管理者代表或管理副总经理批准,并由文件制定部门文员发行给相关部门.
质量管理系统程序
Kuni-Stars Company Limited
名称:QP-04 发行日期:
文件控制版次: I0 第5页共10页
（2）发文(质量记录除外)部门负责销毁所有回收的旧版文件，但旧版文件原稿需由发文部门保存并加盖“作废文件”红色印章，保存期为一年。（特殊情况如为了追溯、参考之用，文件保管部门可适当延长保存期限）
具体编号方式参照EP-5.1-01
(备注：对原有CMC、MC等部门代号的QP(S)文件和表格在修改之前仍继续有效，本版次《文件控制》程序发行后制定的相关QP(S)文件和表格不再使用上述部门的部门代号作为文件编号和表格编号。对原文件或表格一旦有修改时，必须将原文件编号或表格编号改成现属部门统一编号。)
Q S- Model A
制
Quality System 产品的工程表
定
质量系统型号
版本号
的工作指示书
工程文
件《产品/部品分解图》
W I - Model A
Working 工作
Indication
指
示
产品的指示书
型号
版本号
P / P F – Model A
《成形条件基准表》
Product 产品
4.0 职责:
4.1 由SM部门负责监督此程序的执行。
4.2 由Kuni-Stars之各部门共同负责实施相关程序。
4.3 各部门文员负责本部门文件的收/发和管理。
5.0 程序:

0401文件控制程序

1 目的对体系文件（包括质量、环境等体系）进行控制，确保各相关场合所使用适宜、有效版本文件。

2 适用范围：适用于公司所有体系文件的控制。

3 定义3.1 文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体(如带有有意义信息的声像、电子媒体等)。

3.2 体系文件分级：3.2.1 一级体系文件是指：质量环境方针、目标指标和公司体系管理手册（ISO9000、ISO14000），是公司管理系统的基本框架；是保证公司正常生产经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度；3.2.2 二级体系文件是指程序文件，是规定如何协同一致地完成某项活动的途径，包括5W2H （who,when,where,what,why, how，how much）的内容。

3.2.3 三级体系文件包括操作规范、管理规定、作业指导书、技术文件、工艺文件、销售文件、合同等，是对于一项重点或复杂的工作，为了达到一定目的所规定的具体详细的工作方法及要求。

3.2.4 四级体系文件是指各类报告、记录等，是证明工作完成情况或结果的文件（阐明所完成的活动或达到的结果，并提供客观证据的文件），这级文件多为时效性很强的文件，如一些短期计划、通知类文件也属于这一级。

3.3 体系文件分类：3.3.1 质量计划：对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁在何时应使用哪些程序和相关资源的文件，阐明管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，通常要引用质量手册及程序的相关内容。

质量计划通常是质量策划的结果，是对公司管理体系的一个补充，可能会涉及各个级别的文件规定。

3.3.2 外来文件：外来文件也可能涉及到各级文件，包括法律法规、国家行业标准、相关方提供等。

3.3.3 发外文件：指由公司内部向公司外部各相关方发出的文件资料。

3.3.4 技术文件：在体系中“技术文件”指所有“设计输出文件（图纸、BOM、说明书等技术资料成套性标准）、工艺文件、检验文件、作业指导书”。

3.3.5 管理类文件：指规范公司各类管理活动的各类文件（技术文件除外）。

QP0401文件与资料控制程序-HR

7.3.5 第四阶文件编码方式：表单
FM--
--
（FORM）
流水号
版本
对应 ISO9000 程序文件编号 7.3.6 第一、二、三阶文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1…A/5、B/0、B/1…… 7.3.7 第四阶表单：编号及版本一律标识于表单右下方。如版本需要变化以（A、B、C…）。 7.3.8.外来文件由文控中心编号并统一管理。 7.3.9 文件内文架构： 7.3.9.1 质量手册撰写：
7.4.1 文件之分发
7.4.1.1 受控文件：在公司环保、质量管理体系运行中要执行的文件，受控性文件接受更改和换版。
7.4.1.2 非受控文件：本公司环保、质量管理体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改
和换版。
7.4.2 受控文件分发前由文控中心制作《文件与资料发放回收记录表》FM-0401-002A 经管理者代表
质量手册的内容，依据 ISO9001－2008 标准要求，结合公司的运作需要展开说明。 7.3.9.2 第二阶文件（质量程序文件）内文架构应依下述架构撰写：一、目的二、适用范围三、职责四、参考文件
五、定义
六、流程图
七、流程说明（程序说明）
八、质量记录 7.3.9.4 第三阶文件（作业指导书、作业标准、检验标准）规定外框、表头，内文及格式架构不限
QP0401 文件与资料控制程序-HR
HESHAN HOME YOUNG FURNITURE
程序文件
文件与资料控制程序
文件编号： QP-0401
版本/次生效日期
： A/1 2010.04.15
：
编制部门： _ 文控中心
审核：
李强
管理者代表：

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文件编号：WJ-QP-0401 版本：A/0 第 1 页共 3 页
1 目的
确保品质系统所使用之文件处理迅速﹑正确流通﹑应用及控制﹑以确保各相关部门能适时获得且有效之最新文件.
2 适用范围
本公司所生产之产品自工程资料﹑原物料采购﹑制造﹑检验测试﹑包装储运至出货等各阶段作业中，不论是本公司内部或客户／供应商提供之相关资料之制作及管理均属之.
3 定义
无
4 权责
注：本公司文件类别区分：
a) 一阶文件：品质手册.
b) 二阶文件(程序文件)：文件管理、采购等，如品质手册内所订定各项程序.
c) 三阶文件(工作指导书)：作业/检验标准、技术资料等之资料文件均属之.
d) 四阶文件(表单)：校验记录﹑纠正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等.
e) 外来文件：客户图面/技术标准、国际(家)标准、法律法规等均属之.
5 作业内容
5.1文件制订﹑修订﹑废止作业:
5.1.1 文件之制订作业：视需要由适当部门指定专人完成制定，并按本程序第4项“各类文件制
作、审查、核准权责区分表”中规定的权责审批。

5.1.2 文件之修订作业：各类品质文件在实际作业中，若有不合现状﹑须修改或增订者，得由发
现单位填写《文件修订﹑废止申请单》，提出修订原因交原制订单位确认修改，修订完成后之文件，其审查﹑核准﹑颁布发行等作业程序同 5.1.1 项条文（文件之制订作业）.
5.1.3文件之废止作业：文件废止之申请﹑核准等作业同 5.1.2 项条文（文件之修订作业）. 但
文件废止后，原文件编号之版本／版次不可再重复使用.
5.1.4文件修订内容记录于《文件修订﹑废止申请单》，并由文件控制中心修订摘要转载文件相
关之修订记录内.
5.2 文件编码系统：各类文件之制订﹑修订均需由文管中心依以下文件编码系统编号管理：5.2.1手册、程序、标准类编号系统
□□－□□－□□□□
取英文字简写WJ。

文件编号：WJ-QP-0401 版本：A/0 第 2 页共 3 页5.2.1.1 文件类别：
QM：品质手册；AM：社会责任手册 QP：管理办法/程序文件
WI：作业标准； SI：检验标准
5.2.1.2流水号：各单位均用阿拉伯数自0001起，作业程序按品质系统要项4～8要求编号，4
编04XX、5编05XX、6编06XX、7编07XX、8编08XX。

依序编号应用。

5.2.2产品流程图属于标准类，由于数量较多，规定编号同下列形式:
FC XXX XXX
注：3-5码为公司名，6-8码为流水号
5.2.3表格编码系统
□□－□□□－□□□□□
(前四位:对应文件的编号,后一位:顺序号
以A-Z表示)
FOR
取英文字简写WJ。

5.2.4文控中心对各部门 / 单位之文件编号应以《文件控制总览表》列表控制, 不得有重复或
误用之情形。

在本程序生效前原有的标准、表格仍沿用原有编号,新产生的或文件产生修订后须采用上述编号方法。

5.3 版本/版次：
5.3.1 第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示，依此类推.为避免版次修订
次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经9次修订后，原制订单位得变更版本，发行第B版﹑第C版...等.
5.3.2 外来文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制订发行单位，或代理发行单位协调核
对，适时取得新版.并以《文件控制总览表》更新记录。

5.4 文件分发﹑回收作业：
5.4.1 经核准之文件原稿，由文件控制中心保管并以《文件控制总览表》列帐管理，影印适当份
数并于各页加盖文件管制章及序号章发行之，并请收文单位签收。

5.4.2 修订及废止时，文件控制中心依原分发单位回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容
之完整性，并记录于《文件发行/回收记录表》上。

5.4.3文件之修订及废止，经核准后，旧版失效文件应于新文件发行之同时，收回销毁之，分发
单位没有改变，《文件发行/回收记录表》不需再经核准.
5.4.4 对外文件之分发，得由适当之对外单位代签收之，分发时应加盖参考文件章，并以《文件
发行/回收记录表》记录；失效或作废之文件则不予回收.
5.4.5 外来文件之分发：
5.4.5.1 客户提供之图面﹑规格或技术资料由相关部门审查核准后，由文件控制中心予以建档，
并以《文件控制总览表》列帐，如为生产单位所必须用之生产规格资料时，由文件控制
中心以《文件发行/回收记录表》发行管理.
5.4.5.2 外来之标准﹑规定等经由相关部门审查核准后，由文件控制中心保管，供各单位借阅参
考，除有实际生产或使用需求经申请核准发行外，原则不予分发.
5.5 文件保存﹑销毁作业：
5.5.1 文件保存：
5.5.1.1各文件原稿之保管：经颁布发行之品质手册﹑程序文件﹑指导书、工程技术资料、外来
文件及各式表单之原稿，均由文件控制中心列帐保管。

文件编号：WJ-QP-0401 版本：A/0 第 3 页共 3 页
5.5.1.2旧版及废止之文件：副本文件回收时文件控制中心须注记回收情形，于《文件发行/回
收记录表》之缴回栏上记录；任何单位均不得保有旧版之正式文件（加盖管制章者），但文件控制中心则须对历次版本制订及修订之原案（未加盖管制章）盖作废章后予以保
存，并与有效文件分开保存。

5.5.2 文件销毁：
5.5.2.1 由各单位回收之所有旧版及废止文件，须由文件控制中心销毁之.（文件控制中心仅需
保留各版本／版次之原案文件）
5.5.2.2 已逾保存期限之记录﹑资料等，得由各类记录之保管单位自行销毁之。

5.6 文件之档案管理：
5.6.1 除文件控制中心得依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印任何正式文件.
5.6.2 文件如发现有缺页﹑破损﹑字迹模糊等缺陷，使用单位应填具「文件补发申请单」向文件
控制中心申请补发，不得借（调）其它单位之文件以影印方式自行处理，而文件控制中心对于破损﹑字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业（依5.5项各条文规定办理）并销毁之.
5.6.3 文件之分发份数如不够时，应由使用单位主管直接与文件之原制订单位主管协调，修订文
件之分发单位及数量（依 5.1.2项文件之修订作业办理）；文件控制中心再依修订后并经核准之《文件发行/回收记录表》予以补发.
5.6.4 各单位收到新文件时，文件控制中心必须定期发行其保管所有文件之《文件控制总览表》，
供各使用单位核对其所使用文件是否为最新之版本／版次.未发行新《文件控制总览表》前，文管中心自行于原《文件控制总览表》上更新版本／版次.
5.6.5 现场使用之文件必须置于作业场所，非现场使用之文件，则由各使用单位主管或指派专人
自行集中管理，另任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字﹑符号等，以确保文件之正确性
5.6.6 文件控制中心均须设有专人管理，且其文件之管理必须纳入内部品质审核项目中，以确保
资料之正确使用.
5.7电子媒体文件的管制
5.7.1一般性文件的维护：本公司文件资料在体系运行过程中，出现与供应商、顾客、政府及其
他相关方之间沟通等留下来的文件资料，由各使用部门存放在本部门电脑内，定期销毁。

5.7.2重要文件资料的维护：为防止重要的文件资料（体系文件、技术资料、客户要求等重要文
件）丢失，各使用部门需将重要的文件定期(每半月)进行一次备份。

5.8记录性文件之控制依《品质记录管理办法》。

6 相关文件
6.1品质记录管理办法
7使用表单
7.1文件控制总览表 WJ-FOR-0401A
7.2文件发行/回收记录表 WJ-FOR-0401B
7.3文件修订、废止申请单 WJ-FOR-0401C
7.4文件补发申请单 WJ-FOR-0401D。