(完整版)电子归档管理制度

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文件电子归档管理制度

文件电子归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业文件电子归档管理，提高文件管理效率和安全性，保障企业信息资产的利用价值和安全，订立本制度。

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，结合企业实际情况订立，适用于全体员工、各部门和单位。

第二条适用范围本制度适用于企业内全部文件电子归档管理的相关工作。

第三条定义和缩写词解释•文件：指各类书面、印刷品和影像资料，包含电子文件；•电子归档：指将文件以电子形式存储、保管和管理的过程；•文件管理系统：指用于电子归档管理的软件或平台；•归档管理员：指负责文件电子归档管理的相关人员；•归档权限：指员工在文件电子归档系统中的访问、编辑和操作权限。

第二章电子归档管理流程第四条归档准备1.全部纸质文件在归档前需要经过扫描转换为电子文件，同时保存原件备案；2.归档前，对电子文件进行命名和分类，确保文件名具有唯一性和描述性；3.归档前，对电子文件进行加密，确保文件安全性；4.归档前，对敏感信息进行屏蔽和去标识化，保护个人隐私。

第五条归档存储1.采用分级存储的方式，依据文件紧要性和保密级别确定存储设备和位置；2.文件存储设备需定期检测和备份，确保数据安全性和可靠性；3.电子归档系统需定期进行维护和升级，确保系统正常运行。

第六条归档检索1.归档管理员依据员工供应的文件信息和要求进行归档检索；2.归档检索需记录员工姓名、文件名称、查阅时间等信息，并进行审计和日志记录；3.归档检索需确保及时，员工提出恳求后应在规定时间内完成检索。

第七条归档销毁1.依照国家相关法律法规要求，订立文件的保管期限；2.到期的文件进行合法安全的归档销毁，销毁过程需有监督人员参加，并记录销毁过程。

第三章权限管理第八条归档权限分级管理1.归档管理员依照不同职务和工作需求，设置不同级别的归档权限；2.不同权限级别的员工仅能访问和编辑与其职责相关的文件；3.授权过程中需记录员工姓名、权限级别、授权时间等信息。

电子资料归档管理制度

电子资料归档管理制度第一章总则为规范单位电子资料的归档管理工作，提高单位电子资料的管理效率和安全性，保障信息安全、保护单位合法权益，根据国家法律法规和有关规定，制定本制度。

第二章电子资料的定义和分类1. 电子资料是指单位通过电子设备生成、传递、共享、存储和管理的各种信息和文件。

2. 电子资料可以根据其内容和性质进行分类，包括但不限于财务资料、人事资料、行政文书、合同协议、科研资料等。

第三章电子资料的归档管理流程1. 电子资料的归档管理流程包括归档前准备、归档操作、归档管理和归档审批等环节。

2. 归档前准备：在对电子资料进行归档前，应核实电子资料的来源、内容、形式和价值，并确定是否需要归档。

3. 归档操作：将需要归档的电子资料按照规定的步骤进行分类、编目、整理和打包，同时记录归档操作的过程和结果。

4. 归档管理：对已归档的电子资料进行存储、备份、检索和保护，确保电子资料的完整性、安全性和可用性。

5. 归档审批：对归档管理操作进行审批，由相关部门领导或负责人签字确认，确保归档管理的合规性和规范性。

第四章电子资料的存储和保护1. 电子资料应根据其重要性、保密性和价值确定存储的方式和位置，选用符合安全标准和要求的存储设备和介质。

2. 对电子资料进行定期备份和归档，确保数据的可靠性和完整性，同时建立定期检查和维护机制，防止数据丢失和损坏。

3. 电子资料的存储应分级管理，对不同级别的电子资料采取不同的存储措施和保护措施，严格控制访问权限和使用权限。

4. 对电子资料的传输和共享进行加密和验证，防止数据泄露和篡改，确保数据安全和隐私保护。

第五章电子资料的管理责任和监督1. 电子资料的管理责任应明确分工，相关部门和岗位应负责电子资料的归档、存储、保护和管理，建立健全管理制度和流程。

2. 对电子资料的管理工作进行定期监督和检查，发现问题及时整改，对不履行管理职责和违反管理规定的责任人进行相应的处罚和问责。

3. 对电子资料的管理工作进行评估和反馈，定期进行内部审核和外部审核，不断完善管理制度和流程，提高管理效能和服务质量。

电子文件归档和电子档案管理制度三篇

电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子文档归档与管理办法

电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。

三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。

2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。

3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。

4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。

5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。

6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。

7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。

四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。

b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。

c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。

d) 对重要的电子文档进行备份。

2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。

b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。

3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。

b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。

c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。

d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。

五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。

b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。

c) 监督和检查部门的归档工作。

2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。

b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。

c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。

通用范文(正式版)电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度一、引言由于信息技术的飞速发展，电子文件归档与电子档案管理成为了现代组织和企业不可避免的需求。

电子文件归档可以帮助组织提高工作效率、节约资源，并提供安全可靠的文件存储和检索系统。

本文档旨在制定电子文件归档与电子档案管理制度，规范组织内部的电子文件管理流程，确保电子档案的安全性和可持续管理。

二、目标与范围2.1 目标本制度的目标是确保电子文件的有效归档和管理，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高档案管理的效率。

2.2 范围本制度适用于公司内所有电子文件的归档和管理工作。

涵盖范围包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片和其他电子资料。

三、管理职责3.1 档案管理部门档案管理部门负责制定电子文件归档与电子档案管理的具体规定和流程，并监督实施。

其主要职责包括：•设计并实施电子文件的归档流程和标准。

•管理电子文件存储系统，确保文件存储的安全性和可靠性。

•对电子文件进行分类和索引，以便快速检索和访问。

•制定电子档案管理的操作规程和内部管理制度。

•监督电子档案的备份和灾备措施，确保档案数据的安全性和可恢复性。

3.2 部门负责人各部门负责人是电子文件归档和电子档案管理的主要责任人，其职责包括：•确保部门内的电子文件按照规定的流程进行归档工作。

•确保部门内的电子文件存储系统的安全和稳定运行。

•协助档案管理部门进行档案分类和索引工作。

•提供必要的培训和指导，确保员工了解和遵守电子档案管理制度。

四、文件归档流程4.1 文档收集与整理在文件或收到后，相关负责人应对文件进行整理和分类，并按照档案管理要求进行命名。

4.2 文档归档根据文件的分类和重要性，将文件归档至指定的电子文件库或文件夹中。

归档时应遵循原则：•文件应按照一定的目录结构进行组织，方便检索。

•文件命名应有明确的含义，避免使用含糊不清的命名。

•对于重要文件，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质中。

4.3 文件检索与访问为了方便文件的检索和访问，应建立完善的检索系统。

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。

电子文件归档制度

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

电子文件归档与电子档案管理制度(1范本)

电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。

本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。

2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。

2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。

3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。

2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。

3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。

4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。

5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。

3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。

2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。

3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。

4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。

4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。

2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。

3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。

4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。

公司电子文件管理制度归档

一、总则为了加强公司电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有电子文件的归档、保管、利用和销毁等工作。

三、电子文件定义电子文件是指以电子形式存储、处理、传输的各类文件，包括文字、图像、音频、视频等。

四、电子文件归档1. 归档范围公司各部门产生的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：（1）公司规章制度、发展规划、年度计划等政策性文件；（2）项目合同、协议、报告、总结等业务文件；（3）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（4）会议记录、通知、纪要等行政管理文件；（5）人事档案、培训记录、考核评价等人力资源文件；（6）其他具有保存价值的电子文件。

2. 归档时间电子文件形成后，应在形成之日起30个工作日内完成归档。

3. 归档方式（1）纸质文件扫描归档：将纸质文件扫描成电子文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。

（2）电子文件直接归档：对于已经以电子形式形成的文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。

五、电子文件保管1. 保管地点电子文件应存储在公司指定的电子文件服务器或备份设备上，确保数据安全。

2. 保管期限电子文件的保管期限按照国家档案法律法规及公司规定执行。

3. 保管要求（1）定期检查电子文件服务器或备份设备，确保设备正常运行；（2）定期备份电子文件，防止数据丢失；（3）确保电子文件的安全性和完整性，防止未经授权的访问、修改和泄露。

六、电子文件利用1. 利用原则（1）合法合规：遵循国家法律法规及公司规定，确保电子文件利用的合法性；（2）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的电子文件，实行保密管理；（3）方便快捷：为用户提供便捷的电子文件查询、检索和借阅服务。

2. 利用方式（1）内部查阅：公司员工在履行工作职责时，可查阅相关电子文件；（2）外部查询：根据法律法规及公司规定，允许外部单位或个人查阅相关电子文件。

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度第一条总则(一）为规范企业文件材料的归档工作，完善、系统保存企业档案,参照《电子文件归档与管理规范》，制定本企业电子文件材料归档、保管、利用等有关制度；（二) 本制度适用于企业文件材料归档范围内的部分，产生的电子的归档与管理；(三) 企业文件材料归档工作纳入相关部门的岗位责任制。

第二条电子文件的收集与积累（一）对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件，文字、数据表格型电子文件以DOC、XML、RTF、TXT、 XLS为通过格式。

（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通过文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集.扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据.(四）文件收集负责人,应检查电子文件的真实性、完整性和有效性。

（五）每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

(六）电子文件登记表应与电子文件同时保存。

第三条电子文件的归档（一)电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行。

（二）归档时间参加纸质文件的规定定期完成。

（三）归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数量等技术因素.（四）经整理标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用，对加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

（五）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

（六)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

（七）档案保管部门在接收电子文件之前，由办公室主任对归档的每套载体及技术环境进行检验，合格后方可进行交接.（八）经检验合格后，由移交部门（人）、接收部门(人）填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，完成签字等环节。

通用(电子)档案管理制度

（电子）档案管理制度第一章档案归档原则第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

(件：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。

第二章档案编号细则第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。

第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。

第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。

第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。

第六条全宗号：XX项目（LS）；第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。

第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。

第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。

其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。

全宗号（XX项目——LS；）第三章档案内容第十条行政类档案内容1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。

2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。

3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。

4.公司的请示与上级单位的批复。

电子档案管理制度规定

第一章总则第一条为加强电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位在公务活动中形成的、具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第三条电子档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保电子档案的合法性、真实性和完整性。

（二）规范管理：建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节。

（三）安全保密：加强电子档案安全保密工作，确保电子档案不被非法获取、篡改和泄露。

（四）资源共享：充分利用电子档案资源，促进信息资源的共享和利用。

第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围：（一）与本单位职能相关的电子文件，包括公文、报告、请示、批复、会议纪要、工作总结等。

（二）与本单位业务相关的电子文件，如合同、协议、财务报表、项目资料等。

（三）其他具有保存价值的电子文件。

第五条电子档案的整理要求：（一）按照国家档案分类标准，对电子档案进行分类、编目和整理。

（二）确保电子档案的完整性和准确性，不得遗漏、损毁或篡改。

（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。

第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档：（一）按照归档范围和归档要求，将电子档案向档案管理部门移交。

（二）归档电子档案应与纸质档案同步归档，确保档案的完整性。

第七条电子档案的保管：（一）按照档案保管要求，对电子档案进行存储、备份和恢复。

（二）定期对电子档案进行检查，确保电子档案的安全和有效利用。

（三）对电子档案进行鉴定，对失去保存价值的电子档案进行销毁。

第四章电子档案的利用第八条电子档案的利用：（一）按照国家档案法律法规和本单位规定，对电子档案进行查询、复制和借阅。

（二）电子档案的利用不得侵犯他人合法权益，不得用于非法目的。

第五章安全与保密第九条电子档案安全：（一）加强电子档案安全防护，防止电子档案被非法获取、篡改和泄露。

电子文档管理与归档制度

电子文档管理与归档制度第一章总则第一条为规范企业电子文档的管理与归档，提高信息化管理水平，订立本制度。

第二条本制度适用于企业内全部电子文档的管理与归档，包含但不限于各部门的报告、合同、文件、备忘录等。

第三条电子文档管理与归档应遵从依法、科学、合理、安全、高效的原则。

第二章电子文档管理流程第四条电子文档管理流程包含文档的创建、审批、发布、存储、维护、归档等环节。

第五条电子文档的创建应遵从规范格式，包含明确的标题、编号、发布部门、发布日期等信息。

第六条电子文档的审批应经过相应部门负责人的审核，并记录审核看法和结果。

第七条电子文档的发布应通过内部网络或其他合法的方式进行，确保及时和准确转达给相关人员。

第八条电子文档的存储应使用统一的信息管理系统，确保安全可靠，并定期进行备份。

第九条电子文档的维护包含定期检查文档的完整性和可用性，并及时进行修复和增补。

第十条电子文档的归档应依照文件的保密等级和保管期限分类存放，确保易查、安全和可追溯。

第三章电子文档权限管理第十一条电子文档权限管理应依据工作职责和需要进行分级，不同级别的权限有所差别。

第十二条电子文档权限应由管理员进行设置、调配和调整，并及时更新。

第十三条电子文档权限应实行“最小权限原则”，即每个员工只能拥有完成工作所需的最低权限。

第十四条电子文档权限的使用记录应进行日志记录，并定期审核和检查。

第十五条临时授权权限应在授权者许可下进行，并设定有效期限，过期自动失效。

第四章电子文档备份与恢复第十六条为确保电子文档的安全和可靠，应定期进行备份，并设置灾难恢复机制。

第十七条电子文档备份应包含完整的数据和元数据，并存放在安全可靠的地方。

第十八条电子文档备份的频率和存储周期应依据工作需要和风险评估确定。

第十九条电子文档备份的恢复应能快速、准确地将数据还原到指定的时间点。

第二十条电子文档备份和恢复过程中，应确保数据的机密性、完整性和可用性。

第五章电子文档安全与保密第二十一条电子文档安全与保密工作应符合相关法律法规和企业的保密制度。

电子公文归档管理制度

电子公文归档管理制度第一章总则第一条为了规范电子公文的归档管理工作，确保信息的及时、准确和完整，提高办公效率，便利查询和利用电子公文资料，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有相关部门和单位电子公文的归档管理工作。

第三条电子公文归档管理应遵循便民、高效、安全、准确、规范、便于查询和利用的原则。

第四条对于本单位内部部门之间的电子公文管理，应采取电子公文归档系统的方式进行管理，并建立统一的电子公文归档管理规范。

第五条对于涉密、重要的电子公文，应根据相关法律法规和安全管理要求进行保密处理，并建立相应的安全保密机制。

第二章电子公文归档管理的基本要求第六条电子公文归档管理应具备严格的规范性和记录性，确保公文真实性和可靠性。

第七条电子公文归档管理工作应按照相关法律法规和单位规定进行，不得随意更改、删除、私自处理公文。

第八条电子公文归档管理应按照文件分类、文件编号、文件目录、文件检索等规范进行操作，确保文件有序、规范。

第九条电子公文归档管理应具备备份、恢复、迁移等操作功能，确保电子公文数据的安全和可靠。

第三章电子公文归档管理的组织架构第十条本单位设立电子公文归档管理中心，负责电子公文的归档管理工作。

第十一条电子公文归档管理中心成员包括主任、副主任、工作人员等，负责具体的电子公文归档管理工作。

第十二条电子公文归档管理中心应建立健全的工作制度和规范，确保工作的高效性和准确性。

第十三条电子公文归档管理中心应定期进行培训和学习，提高工作人员的技能和综合素质。

第四章电子公文归档管理的具体操作第十四条电子公文的归档应按照文件的重要性、紧急程度进行分类，建立档案目录。

第十五条电子公文的编号应采用规范的编号规则，确保文件的唯一性和辨识性。

第十六条电子公文的归档应按照文件的主题、时间、单位等要素进行整理和保存。

第十七条电子公文的检索应采用关键词、日期、文件名等方式进行，便于查阅和利用。

第十八条电子公文的备份应定期进行，确保数据的安全和可靠性。

电子文件归档及管理规章制度

（十）电子文件归档及管理规章制度第一条、为进一步规范我办电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/ti18894-2002）《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条、电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条、档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条、凡有保存价值的电子文件，形成科室均必须归档。

电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条、电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案管理部门归档。

第六条、电子文件物理归档的基本要求：（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条、电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第八条、电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第九条、电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十条、各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。

第十一条、归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案室，一份由电子文件形成科室保存。

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度一、总则为规范电子文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和服务水平，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本管理制度。

二、管理范围适用范围：本制度适用于单位内所有涉及电子文件的管理和归档工作。

三、文件管理1. 文件命名规范电子文件的命名应当清晰明了，避免使用过长或过于复杂的命名方式，建议采用简洁明了的方式，包括文件主题、日期等关键信息。

2. 文件分类管理根据文件的性质和用途，进行分类管理，建立文件目录结构清晰的档案库，便于快速查找和查询。

3. 文件整理及时清理不再需要的文件，将有用文件整理归档，确保档案库内文件的整洁有序。

4. 文件备份重要文件应做好备份工作，确保文件内容不会因为意外事件丢失或损坏。

5. 文件传递文件传递时，应当及时通知接收方，明确文件的重要性和使用方式，确保文件传递的顺利进行。

四、文件归档1. 归档责任单位应指定专人负责电子文件的归档工作，并定期对归档情况进行检查和评估。

2. 归档期限根据文件的重要性和保留期限，制定文件的归档期限，及时进行文件的归档工作。

3. 归档标识对归档文件进行标识管理，确保文件的易查核和检索。

4. 归档保护对归档文件进行加密保护，防止文件泄露或被篡改，确保文件的安全可靠。

五、文件安全管理1. 文件权限管理对不同级别的文件及内容进行权限控制，确保文件的安全性和隐私性。

2. 文件备份重要文件应定期进行备份，存放在安全的地方，以防止意外事件导致文件丢失。

3. 文件传输加密对传输文件进行加密处理，以防止文件在传递过程中被窃取或篡改。

六、文件利用与销毁1. 文件利用文件的利用应符合法律法规，确保文件的合法合规利用，同时应保护文件的安全性和隐私性。

2. 文件销毁根据文件的保留期限和归档标准，定期对不再需要的文件进行销毁，避免文件的混乱和浪费。

七、督查检查1. 规范督查对文件管理工作进行定期督查，及时发现问题并进行整改。

2. 检查报告督查组应制定督查报告，对文件管理工作进行评估和总结，并提出改进建议。

电子档案归档管理制度

电子档案归档管理制度一、总则为了规范和管理企业电子档案的归档工作，提高档案管理效率，保障档案的安全性和完整性，制定本电子档案归档管理制度。

二、适用范围本制度适用于企业内部所有电子档案的归档管理工作。

三、电子档案的归档要求1.归档原则（1）根据档案的内容、形式和价值确定归档级别，严格按照分级归档的要求进行归档。

（2）不同级别的档案应当设置不同的权限，保护档案的安全性。

（3）对归档的档案进行分类、编号、整理、装订等工作，确保档案的有序存放。

2.归档流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。

（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。

（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。

（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。

3.归档管理（1）建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和检索。

（2）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。

（3）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。

（4）定期对档案进行审查和整理，对无用档案进行清理和销毁。

四、电子档案的归档管理制度1.档案归档管理人员的职责（1）负责制定和实施电子档案归档管理制度，明确档案的归档流程和要求。

（2）负责档案的分类、整理和装订工作，确保档案的有序存放和管理。

（3）负责对档案进行检查和审核，确保档案的完整性和准确性。

（4）负责建立和维护电子档案管理系统，确保档案的安全性和可靠性。

2.档案归档管理流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。

（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。

（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。

（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。

3.档案的管理和保护（1）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。

（2）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。

电子档案归纳管理制度范本

一、总则1. 为规范电子档案的归纳管理，提高档案利用效率，保障档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

2. 本制度适用于本单位所有电子档案的归纳管理，包括但不限于电子文件、电子图表、电子音视频等。

二、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性和安全性原则。

2. 电子档案的收集范围包括：（1）本单位各部门、各业务领域的电子文件；（2）上级机关、同级机关及外单位发来的电子文件；（3）本单位举办的活动、会议、培训等产生的电子文件；（4）本单位与其他单位合作、交流产生的电子文件。

3. 电子档案的整理应按照以下要求进行：（1）对收集到的电子档案进行分类、归档；（2）对电子档案进行编号、编目，确保档案的检索和利用；（3）对电子档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

三、电子档案的保管与利用1. 电子档案的保管应遵循以下原则：（1）实行集中保管，确保档案的完整性和安全性；（2）定期检查电子档案的存储设备，防止数据丢失；（3）对重要电子档案进行加密存储，防止信息泄露。

2. 电子档案的利用应遵循以下要求：（1）明确电子档案的查阅范围和权限；（2）查阅电子档案时，应做好登记、签字手续；（3）对查阅的电子档案进行保密，不得擅自复制、传播。

四、电子档案的销毁1. 电子档案的销毁应遵循以下原则：（1）依法依规销毁，确保档案的合法性和安全性；（2）对已归档的电子档案，确需销毁的，应经本单位档案管理部门批准；（3）销毁电子档案时，应采取物理销毁、数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。

2. 电子档案的销毁流程：（1）提出销毁申请，经本单位档案管理部门审核；（2）经批准后，进行销毁前的核对、登记；（3）采取物理销毁、数据擦除等方式进行销毁；（4）销毁后，填写销毁记录，并存档备查。

五、监督与考核1. 本单位档案管理部门负责电子档案归纳管理的监督和考核。

2. 对电子档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节进行定期检查，确保电子档案管理的规范化、制度化。

人民银行电子档案管理制度

第一章总则第一条为规范电子档案的管理，保障电子档案的完整、准确、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》以及《中国人民银行会计档案管理规定》等相关法律法规，结合我行实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于中国人民银行各级机构（以下简称“我行”）在日常工作中形成的各类电子档案，包括电子文件、电子图表、电子数据等。

第二章电子档案的归档与保存第三条电子档案的归档应当遵循“真实、完整、规范、安全”的原则。

第四条电子档案的归档范围包括：（一）业务会计、基建会计、经费会计等会计档案的电子版；（二）各类合同、协议、通知、公告等文件的电子版；（三）各类会议、活动、调研等工作的电子记录；（四）其他需要归档的电子资料。

第五条电子档案的归档流程：（一）形成单位在电子档案形成后，应当按照归档范围和保存期限要求，及时整理立卷，并填写《电子档案归档登记表》。

（二）归档人员对归档的电子档案进行审核，确保其真实、完整、规范。

（三）审核通过的电子档案，由归档人员按照档案编号顺序，依次存放在电子档案存储介质中。

（四）归档完成后，归档人员应及时将《电子档案归档登记表》报送档案管理部门。

第三章电子档案的保管与利用第六条电子档案的保管应当遵循以下要求：（一）电子档案存储介质应当符合国家相关标准，确保存储介质的稳定性和安全性；（二）电子档案应当定期进行备份，确保档案数据的完整性和可恢复性；（三）电子档案的保管地点应当具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件；（四）电子档案的保管期限应当按照国家有关法律法规和档案管理部门的规定执行。

第七条电子档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，确保电子档案的保密性和安全性；（二）按照规定程序，办理电子档案的查阅、复制、传输等手续；（三）电子档案的查阅、复制、传输等活动，应当记录相关情况。

第四章电子档案的销毁第八条电子档案的销毁应当遵循以下原则：（一）依法销毁，确保电子档案的销毁符合国家有关法律法规；（二）按照规定程序，办理电子档案的销毁手续；（三）销毁电子档案前，应当对电子档案进行备份，确保电子档案数据的完整性和可恢复性。

18电子文件归档管理制度

18电子文件归档管理制度一、总则为了规范电子文件的管理，加强对电子文件的归档和保存工作，确保电子文件的完整性、可靠性、可检索性和可追溯性，提高工作效率和信息安全性，制定本《电子文件归档管理制度》。

二、适用范围本制度适用于本单位所有涉及电子文件的归档管理工作。

三、归档责任1.归档责任部门本单位的归档责任部门是信息管理部，负责电子文件的归档管理工作。

2.归档责任人各部门的负责人和相关工作人员是归档责任人，负责电子文件的归档和提交工作。

四、归档流程1.归档资料收集各部门将需要归档的电子文件以电子文档的形式提交给信息管理部，确保文件的完整性和可读性。

2.归档资料整理信息管理部将收到的电子文件进行分类整理，建立电子文件目录，并根据文件属性进行标识，确保文件的可检索性。

3.归档资料存储归档后的文件将存储在本单位的专用服务器上，确保文件的安全性和可靠性。

归档服务器将定期进行备份，并进行存档验证，以确保文件的完整性。

4.归档资料检索各部门可通过指定的权限访问归档服务器，根据需要检索所需文件。

必要时，可以向信息管理部提交文件检索申请，由其负责提供相关文件。

五、归档要求1.完整性归档的电子文件应包含所有相关信息和附件，确保文件的完整性。

2.可读性归档的电子文件应采用通用的文件格式，确保文件可以在不同的系统和软件中进行打开和阅读。

3.可检索性归档的电子文件应建立目录，按照统一的分类方式进行命名，以便于快速检索和查找。

4.可追溯性六、安全保密1.归档文件的安全性归档文件的存储服务器应设置严格的访问权限和安全防护措施，确保文件不被非法访问、篡改或泄露。

2.信息保密涉及机密和敏感信息的电子文件应设置更高的安全级别，只授权有关人员访问和管理。

七、归档期限归档的电子文件按照文件的存留期限设置不同的保管期限，根据实际需要进行归档。

八、违纪处分对于故意损坏、篡改、删除或泄露归档文件的行为，将按照相关规定给予相应的违纪处分，并承担相应的法律责任。