SRQP-01-05文件格式规范

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QP-001 文件与资料控制程序

签名日期批准审核编制版次修订内容说明修订人备注1、目的为使质量管理体系能有效进行，确保体系程序迅速、正确、流通，使用部门能及时获得有效之最新版本文件。

2、范围与质量管理体系相关的所有文件资料之制作及管理均属之。

3、权责3.1文件制订、修改与废止之申请：各部门权责人员；3.2文件之审查：相关部门负责人；3.3文件之核准、颁布：总经理或管理者代表3.4文件之分发、收回、销毁及管制：行政部文控；3.5文件之使用：各部门。

4、定义4.1系统文件：它是公司的最高法典,是阐明质量方针和描述质量体系的文件，简单地回答做什么?（如：质量手册）；4.2程序文件：它服从质量管理手册的规定，是一系列工作的规定性文件，简单地回答谁来做？4.3工作文件：它是程序运作的支援性和补充性文件，是一些具体工作步骤和作业方法指示，简单地回答怎样做（如操作规范、管理规定和检验规范等）；4.4表单记录：它是质量管理活动结果的书面记录（如检验记录、训练记录等）；4.5外来文件：非本公司制订文件，均指与本公司有联系或相关外部转送来之文件（如客户提供的检验标准，机械操作说明书、外部标准法规、国际性标准等）5、流程图（见附页）6、内容6.1文件之制订、修改、废止：文件的多少及详略程度依照各部门的工作和质量管理体系之需要而确定，并应评审所用文件之适应性。

6.1.1文件之制订视质量管理体系需要及组织职能，拟案后填写《文件(含表单)制订、修改、废止申请单》，经部门负责人审核后，由相关部门会审，以确保其准确性和适宜性，会审无异后在会审栏签名.6.1.2文件之修订6.1.2.1文件若有不合现状，需修改、制订者，由提案部门填写《文件(含表单)制订、修改、废止申请单》提出修改原因，并经原制订部门签核同意后，送行政部文控修改完成后之文件审查、核准、颁布、发行同文件制定作业；6.1.2.2修改后的文件需及时修订其状态；6.1.2.3更改后的新制文件在发放的同时要收回旧版文件；6.1.2.4作业文件在修订发行后，由文件修订部门组织相关人员培训。

QP-01文件控制程序

编制文件或资料时，必须以规定的格式编写文件或资料。企业标准、图纸、工艺文件的格式按相关标准规定编写。程序文件按照《文件编号与编写规定》书写。质量手册、三级文件也可参照此规定书写。
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。

QR-QP-001 文件控制程序

1.目的建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。

2.适用范围适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。

3.定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。

3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。

3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。

3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。

3.5 外部文件是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如ISO9001标准等）、法律法规。

3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。

3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。

4.职责和权限4.1文件有关拟制审核批准权限按上表执行。

有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。

4.2文控中心负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的《文件总览表》、《文件发放与回收记录》的保管、更新。

4.3各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。

5.流程图文件控制流程图见附表6. 程序内容6.1 文件编写：本公司文件采用统一文件模板格式编写，模板格式如同本文件。

6.2 文件编号：QR–口口–口口- 口口口流水号部门代码文件类别代码公司简称（东莞市群睿塑料制品有限公司）文件类别代码：部门代码：质量手册和程序文件后不需加部门代码，作业指导书后面加两位部门代码。

记录编号直接在相应文件后+流水号，如QR-QP-001-001。

6.3文件版次管制：本公司文件最初原始本版次为V1.0，依次变更为V1.1、V1.2、V1.3、V1.4、V1.5，当经过5次变更或有大幅度修改时版本升为V2.0。

QP-01文件和记录控制程序

1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。

2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。

3 职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。

3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。

4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门运作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册 QM-012）程序文件01，02，03，……表示）公司程序文件代号如：QP-01表示公司的第一份程序。

3）三级文件001，002，003，……表示) 如：WI-001表示公司的第一份三级文件。

4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。

b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX001，002，003，……表示)如5）A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。

4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。

4.2.3 质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4 程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。

三级文件编写、审核、批准见（表1）。

4.2.7质量体系文文件编写、审核、批准见下列表：名称/类型编写审核批准分发范围质量手册行政部管理者代表总经理各大部门负责人程序文件行政部管理者代表总经理相关部门工作指引工程师部门主管管理者代表编制及使用部门工艺标准工程师部门主管管理者代表编制及使用部门（表1）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。

QP-001文件控制程序

文件修（制）订履历一览表
编制/更改日期
版本号
更改内容
修订
2013年4月09日
R02/05
增补5.10部门代码；修改5.6.2
2014年6年17日
R02/06
增加5.1.3、5.1.4、5.1.5、5.7.5；修改5.1.1
2014年8月19日
R02/07
修改5.1.3
2016年6月15日
R02/08
物料清单(外单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
物料清单(内单)
部门相关人员
部门主管
原理图
部门相关人员
部门主管
变压器规格书
部门相关人员
部门主管
(工程)图纸
部门相关人员
部门主管
包材(外单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
包材(内单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
三阶文件
5.1.5为了保证前期文件的有效性，不需变更的文件暂不增加会签栏；从本程序生效日期起，所有新编的文件及变更的文件，都需增加会签栏。
5.2文件的编写和发放
5.2.1受控文件应在审批前由文控文员统一进行编号，按5.10执行。
注：技术类文件编号见《技术文件编码规则》
5.2.2文控文员在彩蝶系统内，收到待发布文档时，必须先查看该受控文档是否符合要求（上传彩蝶系统文件包括原始编写档和会签扫描档），然后再发布，如需发放纸档的文件，必须在1个工作日内完成文件受控及通知相关部门领取，分发时要做签收并在《文件发放/回收记录》上记录。
四阶文件（表单/表格）例：EN-QR-001
外来文件例：W-001

QP-001文件和资料控制程序

湖北博创机械制造有限责任公司文件和资料控制程序文件编号： BC-QP-001文件版本： A1控制状态：受控本拟制：审核：批准：生效日期： 2011.01.01文件变更履历表1.目的：确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制；控制质量管理体系文件的编制、审核、批准、更改、发放、使用、回收、保存、作废和销毁等过程；使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。

防止误用失效或作废的文件和资料，使质量管理体系持续、稳定地运行。

2.适用范围：本程序适用于公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计、开发、样件生产、试生产、批量生产等）检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料等的控制。

文件的分类为：质量手册、控制程序、管理性文件、公司规章制度、管理规范、图样与技术资料、作业指导书、质量记录、外来文件、法律法规、国际标准、国家标准、上级文件、函件等。

3.引用文件、术语和定义；3.1引用文件:3.1.1 GB/T 19001-2000idt ISO 9001:2000《质量管理体系要求》3.1.2 GB/T 19000-2000idt ISO 9000:2000《质量管理体系基础和术语》3.1.3 BC-QM-2009 《质量手册》第4.2.3章节：文件控制3.2术语和定义:3.2.1本程序采用GB/T19000-ISO 9000标准所给定的术语和定义。

3.2.2体系管理文件：一级文件、二级文件、三级文件和四级文件；3.2.3一级文件：质量手册；3.2.4二级文件：控制程序；3.2.5三级文件：管理性文件、作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、工艺标准/工艺规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等作业指导书）、质量记录、外来文件、法律法规、国际标准、国家标准、上级文件、函件等；3.2.6四级文件：表单/表格、记录；3.2.7外来文件：指来源于公司外部用以指导、规范公司某些作业的文件（包括：法律法规、行政文件、国际标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等）；3.2.8技术文件：指本公司内部编制的工程规范、标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和本公司与供应商签订的协议等。

QP-001 文件控制管理程序

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＊＊＊（深圳）有限公司
版次编制审核核准
A/0
日期 2011-05-19
文件名称文件编号
文件控制管理程序 DJJD-QP-001
说明
文件的编写由各部门负责，也可由管理者代表指定专人编写。
文控组织编制《体系文件清单》根据发放范围，受控发行相关部门。 5.5 发文的管理 5.5.1 发文的规定 ⑴ 本公司要向外反馈重要情况或顾客需要文件时，由相关人员填写《文件外发申请单》，部门上级审核，经总经理批准后发文。 ⑵以本公司名义所发的文件必须抄报文控备案，原件需由文控处盖“外发”章、登记方可发行，文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限、要求完成。 ⑶公司内部行文，可按问题的种类和性质，用公司或部门名义行文，文件处理必须做好保密工作，防止泄露企业的秘密。 ⑷请示的文件，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送其它单位；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位，不得滥发。 ⑸部门编写的各种体系文件必须由文控受控发行方可生效使用。
文件控制管理程序 DJJD-QP-001 生效。
5.10.2 文件更改审批后，由文控按《文件发放/回收申请表》上的发放范围发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，文控确认。 5.11 外来文件的控制
5.11.1 工程部、采购对外来文件进行识别、收集，列出《外来文件清单》，经管理者代表批准后纳入受控文件，并按 5.5 规定发放管理。
5.10 文件的更改及回收 5.10.1 文件需要更改时，由更改部门提出部门填写《文件更改审批表》说明更改原因，，一般文件经部门主管/经理审核即可，重要文件需经管理代表或总经理批准方可
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＊＊＊（深圳）有限公司

QP-01文件及资料控制程序

文件编号QP-01版本I程序文件文件及资料控制程序页数第2页,共5页生效日期2009/04/151.0目的:通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。

2.0 适用范围:适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。

3.0 定义:3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书、规范与标准类等)。

3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。

3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。

4.0 职责:4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。

4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。

5.0 运作程序:5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类：5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ；5.1.2 程序文件(属于第二级文件)；5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件)5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)；注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。

5.2 文件编制、审核和批准:5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。

5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。

5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。

5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。

5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。

QP-001文件管理程序

5.3.1经核准后之文件与资料,各部门填写《文件申请单》申请部门所需的文件，并在综合管理部的《文件分发、回收、销毁记录表》签名领取所需份数影印文件与资料，综合管理部应对下发的文件加盖受控文件章后分发至相关部门,修订或废止时文件也同样在《文件分发、回收、销毁记录表》上登记回收。
5.3.2第四级表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发、回收、销毁记录表》。
5.2文件制订、修订、废止的制作
ISO文件包括质量手册,程序文件,三级文件,表格等的制订、修订或废止时,由主办及相关部门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后,填写《文件申请单》经管理代表批准后,依次编号,并附《文件分发、回收、销毁记录表》注明发行部门及份数,由综合管理部发行实施。
5.3文件发放、回收
5.5.3电子文档管理：各部门电子文档自行保存并定期备份，防止文件丢失。
6.相关文件：无。
7.相关表单
序号
相关记录
保存期限
备注
1
外来文件一览表
长期
随时更新
2
文件分发、回收、销毁记录表
一年
3
文件申请单
一年
8.附件
8.1附件一:“受控文件”章
8.2附件二:“外来文件”章
8.3附件三:“作废文件”章
4.4指导书文件:标准作业书、细则、规范、通则等文件,为本公司第三级文件。
4.5制造文件:作业指导书等为公司第三级文件。
4.6外来文件:从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍等属第三级文件。
4.7记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三级所衍生的记录资料等为本公司第四级文件。

QP-01 文件和资料控制程序(仅供参考)

1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。

2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。

本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。

3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。

4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。

4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。

受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。

如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。

文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。

如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。

4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。

4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。

如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件，国家/地方/行业标准，客户提供的工程规范、规定，供方提供的证明材料、报告等。

4.2.2 系统文件：指建立质量管理体系所需要的支持文件，包括方针和目标、管理手册、程序文件、相关文件等。

4.2.3 技术文件：加工卡、检验标准和规范等，凡在设计、生产过程中须使用的文件均属之。

JP-QP-01文件管理程序

5.6文件的申领
因文件丢失、严重破损或其它情况（如提供给认证机构或法律法规要求需要提供的等）需申请领用时，由申请者填写《文件领用申请单》。质量手册及程序文件经其主管部门审核及管理者代表批准后方可领用，三阶文件及其它文件经其部门经理批准后方可领用。行政部文控根据《文件领用申请单》将文件原件复印一定份数加盖“受控文件” 印章及分发号后发放并作好相应发放签收记录。若需对外提供文件，由需求部门经理提出申请由总经理批准后作为受控文件，则需加盖受控印章，并按本程序的管理要求予以控制。
2）外来参考文件与法律法规、标准类文件直接采用原文件编号
5.2 文件的编制、审核和批准
5.2.1 质量方针与年度质量目标由总经理制定并批准发布。
5.2.2 质量手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.3 程序文件由责任部门经理编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.4 三阶文件和四阶文件由责任部门编写审核，部门经理批准。
3.2管理者代表负责各部门质量目标、程序文件的批准及程序文件发放范围的批准；负责组织对质量手册和程序文件的评审。
3.3 行政部负责文件的发放、回收、销毁，原稿的保存(包括电子版)及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件发放总览表》；负责法律法规与标准及外来执行文件的控制。
3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管。部门经理负责制定本部门质量目标；批准三阶文件；组织对三阶文件及部门其它文件的评审。
4.3 程序文件
是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件。
4.4三阶文件
JP SIGNATURE程序文件
文件编号
版号
A.0
文件管理程序

01 文件控制程序(TSHQP01-2015)(1)

1、目的规定了质量体系有关文件及技术文件的控制范围和要求，旨在确保相关部门和相关场所及时得到并使用有效版本文件。

2、范围：适用于与本公司质量保证体系有关的文件和技术文件（包括外来文件）的控制。

3、职责：3.1 质保工程师负责组织质量体系文件的组织、编制、更改控制和管理。

3.2 质量手册由质保工程师审核，董事长批准。

程序文件及相关文件由相关职能部门和责任人编制，质保工程师审批。

3.3 技术文件由技术质量部负责编制，经具备资格的相关人员审核，技术负责人批准。

3.4 技术质量部负责质量体系文件与资料和技术文件（包括外来文件）的统一管理及其发放、回收与存档。

3.5 办公室负责人负责行政性文件和资料的统一管理及其发放、回收与存档。

3.6 各有关部门负责各自部门的专用文件的保管。

4、定义4.1质量手册：根据TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》、TSG Z0004-2007《特种设备制造、安装、改造、维修质量保证体系基本要求》和ISO9001：2008要求，阐述本公司质量管理体系，包括“TS”的标识、保护和管理。

4.2程序文件：描述为实施特种设备制造许可和ISO9001：2008的要求所涉及的各职能部门活动的文件。

4.3技术性文件：图纸、工艺规范、作业指导书、外来文件（外来图纸、软盘、技术标准等）等，凡在作业过程中须使用的文件均属之。

4.4质量记录（表、单等）5、程序5.1文件的编号GZY / Q M 01 — 15编制年份（记录表单中代表相应程序文件中表单的顺序号）顺序号（表单中代表与相应程序文件相对应的顺序号）QM质量手册、QP程序文件、GL管理规定、JS技术规范、ZY作业指导书（操作规程）、JL质量记录、WL外来文件天胜阀门集团有限公司关于其他文件（例如技术、规范、制度、标识等方面的文件）的编号规则不作统一规定，若属外来文件应使用其原编号；质量记录与ISO9000等其他体系相同时可借用相应的质量记录表单。

QP01文件控制程序

1. 目的：确保质量体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。

2. 范围：适用于质量体系内受控文件的管理。

3. 职责和定义：3.1.品质部为文件主管部门，负责组织文件的编制，收发外来文件和文件的发放、归档。

3.2.各部门负责本部门相关文件的编制和本部门使用的文件的管理。

3.3. 管理手册：即第一阶文件，质量体系框架，产品要求的符合性和相关控制。

3.4. 程序：即第二阶文件，详述如何进行质量体系各过程，以实现方针及目标。

3.5. 指导书、规格、规范、基准、标准：即第三阶文件，为支持各项质量管理或环境管理办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准。

3.6. 表单、记录：证明质量体系有效运作，对各个事项持续不断加以记录。

4．流程（见下页）：5．内容：5.1.文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要人员制、修订文件。

5.2.文件审核、核准（1）文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。

（2）各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在[审核栏]上签名。

5.2.3.文件会审（1）文件的审核权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改相关文件时，则文件应送相关单位会审。

（2）各文件会审人须对文件进行技术性审核，并在[文件会签单]上签注会审意见。

5.2.4.文件核准（1）文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。

（2）文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在[核准栏]上签名。

5.3.文件发行、分发5.3.1.文件核准后，文管中心在首页上盖 [受控] 章，由文管中心使用。

并将相应记录登记在[受控文件一览表]。

●文件核准后，由文管中心按照颁发清单上要求的颁发部门进发放。

●分发到各相关部门的文件，文管中心需盖好相应的管控章，并做好相关的文件分发、回收记录。

5.3.2.文件编号、版次的规定编号方法(1)：一阶文件（管理手册）的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件颁布发年号（如：2013）手册代号:(QS:质量环境手册)企业代号编号方法(2)：二阶文件(程序文件)的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件的流水号（如：01-99）程序代号:( QP程序文件)企业代号编号方法(3)：三阶文件 (管理性文件、SOP、作业规范等)三阶文件编号方法为：NDQM - □□ - □□该类别文件的流水号（例： P01可为字母数字组合）文件编制部门代号三阶文件代号编号方法(4)：技术性文件技术性文件编号方法为：该类别文件的流水号（如： 1A可为字母数字组合）表示年月（如：1301为2013年1月）文件代码（用字母表示，如：B表示BOM…）部门代号文件编制单位代号为：表单记录编号方法为：记录流水号(01-99)，字母为同类型区分号（A～Z）编制部门代号表单记录的代号表单记录的代号例：NBDL-TR- QA01为《文件发放/回收登记表》之编号5.4.文件有效控制5.4.1.受控文件持有人负责更新每次文件变更。

QP-1文件和资料控制程序

对于那些需要质量方面特别证明的产品和特定特性的文件，须在该文件上加注特别标识“D”。

4.5 文件和资料的作废及销毁：4.6.1文件更改后，文控中心文件管理员须按原发放记录收回作废的旧文件，同时填写《文件和资料销毁登记表》经批准后予以保留或销毁。

4.6.2作为资料保留作废的原版文件，加盖“作废”印章。

4.6.3当有关人员使用的文件破损严重，影响使用时，应与文控中心办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

新文件的颁发号仍然沿用原文件分发号，文件管理员将原破损文件销毁，并做好销毁记录。

4.6.4当文件使用人将文件遗失后，应重新办理手续。

文控中心文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明遗失文件的分发号作废。

必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

4.6 文件和资料的定期监控：4.7.1文件和资料有效性的监控：文控中心文件管理员制订《受控文件目录》并发放到各部门，涉及文件变更时，及时修订。

各部门根据清单进行自查，并将自查结果反馈文控中心。

4.7.2文件和资料适宜性监控：文件和资料的适宜性作为管理评审内容之一，于每年管理评审时进行。

4.7.3顾客工程规范的管理和监控：A.来自于顾客的工程规范、文件由文控中心负责汇总、登记，记录于《外来文件清单》中，并及时分发给各相关受理部门。

B.对顾客所有的工程规范及其更改，技术部应在3个有效工作日内组织进行评审、受控分发和实施。

记录并保存每次更改在生产中实施日期的记录，及时更新《外来文件清单》。

按《技术文件管理规定》执行。

C.当这些规范影响PPAP文件时，技术部组织CFT小组成员讨论并实施PPAP更新。

4.7.4来自于其它方的与质量管理体系相关的文件，由文控中心负责汇总、登记，记录于《外来文件清单》中。

并由文控中心负责定期审查，以确定其有效使用状态。

4.8 文件和资料的借阅：借阅文件须填写《借阅登记单》。

原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。

4.9 文件和资料的保存期限：4.9.1需作为资料保留的作废文件和资料的保存期限为十年。

XXX-QP-01文件资料控制程序OK

R：记录---- 公司的记录表格
各部门代码如下表：
部门
营销中心
研发中心
制造中心
资财中心
企划中心
知识产权中心
品质中心
人力行政中心
财务中心
代码 YX
YF
ZZ
ZC
QH
ZHC
PZ
RX
CW
5.3.5 文件编号由文控人员统一编号，流水号由三位阿拉伯数字表示，从 001 开始往后编排，各部门文件编写好后向文控中心申请文件编号。 5.4 文件管理 5.4.1 根据工作需要，各类文件应及时而且适当地制订，以确保部门和岗位分工明确，流程规范化。 5.4.2 文件的编制者与审核者，需确保文件的技术方面是适用的、有效的，文件经批准后方可生效。 5.4.3 文件的编制者、审核者及批准者须签名或盖章在文件上，以作为标识。 5.4.4 质量手册、程序文件及三级流程标准文件（具体项目的检验及装配作业指导书可不用）需注明此份文件分发的部门及数量以便于回收及保证文件的有效发放范围。 5.4.5 其他相关部门可以向文件编制者提出参与编制或审核的要求，并由双方讨论进行。 5.4.6 各部门在编制文件时需按照已定的格式模板编制，记录表格类文件可由编制部门自行设置模板编制。在紧急情况下，可先以备忘录、邮件或会议记录等方式发出，而后补出正式文件。 5.4.7 所有受控文件禁止使用再生纸，受控文件报废如无需保留需进行销毁处理。 5.4.8 在各体系有效运作的各工作场所，应为最新有效版本的适宜文件，任何人均不得于在文件上加标记或书写任何文
文件类型文件编号版本
QP ***-QP-01
A00
分
营研制发销发造部
中
中
中
门

QP-01文件管理程序

文件名称页次 20XX.05.08
质量/HSF/环境文件管理程序第 3 页共 15 页条款号 Q4.2.3+E4.4.5
过程输入
过程输出
过程绩效
1．ISO9001:2008 要求。 2．ISO14001:2004 要求 3．IECQ HSPM QC080000:2012 要求 4．顾客及相关方要求（含外来文件）。 5．新项目及各种更改。 6．各部门运作的实况。 7．持续改进的内容。
文件编号版本/修订号
流程目标
文件名称页次 20XX.05.08
作业方法描述
质量/HSF/环境文件管理程序第 7 页共 15 页条款号 Q4.2.3+E4.4.5
输出职责信息时效/反馈
XXX-QP-01 A/2 生效日期
输入
文件识别管制 (续)
编号说明：第 1--3 码，表示和宏公司，缩写为 DNS；第 4--5 码，表示表单的等级编号：QR（质量/HSF 记录）、ER（环境记录）第 6--7 码，表示程序文件等级代号：QP、EP；第 8--9 码，表示出自程序文件的流水号：01、02、03„„；第 10--11 码，表示质量记录的流水号：01、02、03„„；例：DNS/QR-QP01-01，表示从和宏公司第一份质量/HSF 程序文件中衍生的第 1 份质量/HSF 记录。 DNS/ER-EP03-02，表示从和宏公司第三份环境程序文件中衍生的第 2 份环境记录。 5.1.7.6 从各职能部门 A 类作业指导文件中衍生的表格、记录，编号由 13 码组成，格式如下，（B、C、D、E 技术类指导文件中不产生表格） 1.部门代码； □ □ □/□ □--□ □-- □ □ □ □--□ □ 2.文件编号规定； 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3.文件编号格式；编号说明： 4.文件版本、版次。第 1--3 码，同上，和宏公司缩写：DNS 第 4--5 码，表示表单的等级编号：QR（质量/HSF 记录）、ER（环境记录）第 6--7 码，表示职能部门代码；第 8--9 码，表示作业指导文件的等级代号：WI；第 10、11 码，表示 A 类作业指导文件的流水号：01、02、03„„；仅从 A 类作业指导文件第 12、13 码，表示质量/HSF 记录的流水号：01、02、03„„；例：DNS/QR-QM-WI02-01，表示从和宏厂品管部 A 类第 2 份作业指导文件中衍生的第 1 份表格。 5.1.7.7 表格、表单的编号，统一标注于左下角。 5.1.8 文件版本、版次规定 5.1.8.1 质量/HSF 手册、程序文件、作业指导书初版时，皆为 A/0（A 版 0 次），版本号以大写字母 A、B、C、„„顺推，版次以 0、 1 ．文件、记录的编号方法； 2. 版本版次的识别； 3．《作业指导书》 4.《技术文件编码规则》 1.体系科主管/专员/文控员 2.各相关部门文员及使用文件的人员

QP01文件控制A1资料

求》标准组织编制并审核，总经理批准发布。
6.5.2 质量与环境计划由策划的责任部门指定人员编制，由部门负责人审核，管理者代
表批准。
6.5.3 程序文件和支持性文件（包括管理制度）由QA科组织相关部门编制，管理者代
表指定人员审核，管理者代表批准。
6.5.4 作业指导书由研究人员负责人组织并审核，由厂长或总经理批准。
文件控制
文件编号
页
SH-QP-01
3/10
1. 目的对与质量与环境管理体系有关的文件实施控制，确保质量与环境管理体系运行的各个
场所得到和使用有效版本。 2. 适用范围本程序适用于公司与质量与环境管理体系有关的文件控制。 3. 用语定义 3.1 文件（Document):将公司内各部门为推行业务上必要管理或规定事项，依照本文件上的作业规范及其格式标准，编写成规定文件，是具有管理及作业上的约束作业资料。 3.2 表单（Form)：纸张内绘有表格并印制或影印供各部门使用的空白用纸（相关人员应适时记载重点事项并产生数据资料）。 3.3 记录(Record): 纸张内或纸张内绘有表格，已经过相关人员记载重点事项并产生数据资料的用纸。 3.4 文件编写部门：对文件的制定、修订、废止等有关业务，具有起草、编写等权力者。 3.5 文件核准部门:对文件的制定、修订、废止等有关业务，具有核准、承认等权力者。 3.6 文件权责部门：对文件发行等有关业务（经文件核准部门授权），具有监督、管理等权限能力者。 3.7 文件审议部门：对文件的制定、修订、废止等有关业务，具有修议、审议等权限者。 3.8 文件发行部门：对文件的颁布等有关业务，具发行、分发等权限者。 4. 职责和权限 4.1 最高管理者负责批准发布《品质手册》/《环境手册》； 4.2 管理者代表负责批准发布各程序文件； 4.3 QA 科负责公司质量/环境管理体系管理性文件各类作业标准和规定性文件的管理、发放和管理； 4.4 生产技术科负责与机器、设备操作相关的技术性文件和工艺条件资料的自主管理; 4.5 各职能部门可以根据需要自主管理有保密要求的文件和资料,各职能部门负责相关文件及其记录表式的编制、经主管领导审核，管理者代表或最高管理者批准后实施。

QP-01文件及记录控制程序

1：目的对公司现有的各类管理体系的文件及记录进行控制，以保证各文件使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

2：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件和记录的控制管理。

3：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件”印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件。

4：职责4.1文控（包括体系文控、文控员）。

公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录，并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门。

文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.37相关记录：7.1《管制文件清单》7.2《文件修改、新增、作废申请表》7.3《文件分发/回收记录》7.4《外来文件一览表》7.5《质量记录一览表》8、附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：01、02…）◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：。