档案管理制度

档案管理制度

一.总则：

1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。

2、本制度主要依据：

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案工作条例》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准

3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、工程技术档案资料的管理：

1、在公司经理的直接领导下，公司行政办负责公司工程技术档案资料的管理，设专人及地点收集、整理、汇总档案并负责移交和保管。同时负责监督、检查和指导公司各部门、各工程项目部工程技术档案资料的形成、积累、整理和归档及移交工作。

2、公司技术负责人、工程管理部、项目技术负责人对于工程技术档案资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。

3、工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工图是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各项目部在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。

4、公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。

5、外包劳务单位未能完成应该完成的工程资料填写或填写不符合要求，必须责令完成后始能进行工程承包价款结算。

6、公司工程档案的使用应严格按规定进行，一般情况下不得带出公司，只能在公司内阅读使用，必须带出或复制时需公司领导或办公室负责人批准并办理借用手续，同时应按时归还。

7、随着公司的发展和承担项目的增多，公司将建立符合国家档案局发布的“档案库房技术管理暂行规定”要求的档案室及相应设施，由专业人员负责管理。

（一）、公司工程技术档案资料归档范围和保存期限：

根据国家关于“基本建设项目档案资料管理暂行规定”公司（作为施工单位）相关文件材料归档范围和保管期限如下：

（二）、工程项目必须提供的资料（提供监督和移交、存档的资料）：1. 质量保证体系文件：

1.1 本工程质量目标、质量规划或质量管理手册。

1.2 质量管理机构及质检人员的配备。

1.3 质量管理制度：包括验评项目划分表、质量责任制、质量验收制度、质量事故报告及处理制度、质量奖惩制度、外包工管理制度等。

1.4 技术管理制度：包括技术责任制、施工组织设计及技术措施编审制度、施工技术交底制度、施工图纸会审制度、技术检验制度、设计变更及材料代用管理制度、技术培训及考核制度、技术档案管理制度等。

1.5 物资管理制度：包括原材料、成品、半成品和设备的采购、保管和发放管理制度；钢材跟踪管理制度等。

1.6 计量管理制度：包括测量工具和仪器的管理与校验、试验仪器、设备的管理与校验等。

1.7 特殊工种人员如焊工、质检员、试验员、爆破工、项目经理等上岗证书。

2、工程应该保存的工程技术资料：分别包括

2.1送电线路工程:

2.2土建工程：

2、3电气安装工程：

单位工程资料应包括以下主要项目：

工程质量验收签证、记录项目包括：

（三）、其他工程档案的管理：包括与工程有关的照片、录像、光盘、录音、工程资料制作的压缩文件光碟、媒体有关公司或公司承

担工程有关的文字、声像报道同样是工程需保存的档案，应设专门卷宗保存。

（四）、工程档案案卷组卷、编目、卷皮按国标GB/T11822-89“科学技术档案案卷构成的一般要求”进行。

三、设备仪器档案管理

（一）、设备仪器档案的归档要求

1、计经部负责公司设备、仪器文件资料的收集、积累、整理、组卷，并向档案室移交。

2、外购的重要设备、仪器开箱时，由档案室参加验收，并接收随机文件。

3、设备、仪器鉴定使用用后，要将全部文件资料移交档案室。

4、设备、议器在使用和维修过程中形成的文件资料和图纸，由计经部收集、积累整理后，向档案室移交。

5、归档的设备、仪器档案必须完整、准确、系统。

(二)、设备仪器档案管理

1、设备、仪器档案是公司档案的重要内容之一，任何部门或个人人都不得将归档的技术文件或图纸据为己有，必须由档案室集中统一管理。

2、设备、仪器档案由档案室负责进行系统管理，分类编目、登记、上账、保管。

3、定期检查设备、仪器档案，确保档案与帐卡一致。定期（2-5年）对设备、仪器档案进行鉴定，剔除无保存价值的部分。

（三）、设备、仪器档案的利用

1、为做好设备、仪器档案的利用工作，由档案室编制必要的检索工具。

2、借阅一般设备、仪器档案，管理人员根据借阅者工作需要，办理解借阅手续后，即可借阅；借阅重要设备仪器档案，必须由公司办公室主任批准，方可借阅。

3、做好设备、仪器档案库藏和利用的记录统计工作。

四、会计档案管理

（一）、会计档案管理内容和要求

1、本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表及其它有保存价值的材料均应归档。

2、会计档案由财会室指定会计人员进行整理组卷，划分保管期限，归档的会计档案必须做好完整、真实、准确。

3、每年形成的会计档案在会计年度终结后，可由财务室保存一年，期满

后，由财务室编制，移交清册（一式两份），主管领导签字盖章后向档案室移交。

4、档案室对接收的会计档案，原则上保存原件封装。

5、对归档的会计档案进行科学分类，编制案卷目录，建立检索工具，以方便检索。

(二)、会计档案的借阅和利用

1、查阅档案，须经财务室负责人和办公室主任的批准并办规