单据管理制度

单据管理制度

一、目的：

为了加强单据管理，加强公司财务基础工作，规范单据管理、健全财务管理制度，特制定本制度。

二、单据范围：

1、出示单据：发票、收银小票。

2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活蔬菜食品)。

3、内部结算单据：领料单、进仓单（入库单）、计划单、申购单、退料单、销售发货单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有内部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。

三、职责：

1、财务部

管理所有空白单据的储存及发放工作，登记本公司使用单据（单号）的情况，登记供应商使用《送货单》（单号）及收单据款的工作。监督各使用单据部门上月单据装订成册并回收工作。

2、各单据使用部门

开具单据时应仔细、慎重，按单据格式填写，不可在单据上乱涂乱画。填错单据或改单需涂改时，要保持单据整洁并且在涂改后一定要签涂改人的名字；填写单据错误严重时不准撕掉单据，可写上“作废”字样然后折叠起来保留在原单据本上。每月结束后，将当月单据按保管人装订成册，装订要求要有封面，封面上写明“年月份，单号起始与终止，部门，职务与保管人”。装订成册的单据次月五日内由部门主管上交财务部，然后领取相应的单据。

四、单据合法原则：

1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。

2、送货单（入库单）应由采购、收货、仓管、入库部门领导签字方为有效（有质检的部门质检应签字）。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。

3、领料单应由领料部门主管、仓管、领料人签字。

4、销售发货单应由销售部门主管、仓管签字。

5、报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门主管签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。

6、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的

经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、部门领导、分管经理签字方为有效。

6、报损单：①原材料低耗品等小额（单项金额50元以内，总额在100元以内）报损应由仓管、生产主管、质检签字。②大额报损单（单项金额在100元以上的报损）必须经总经理签字。

7、盘点表由实物负责人、盘点人、监盘人（部门主管）、监盘人（财务）；年终盘点表：实物负责人、部门主管、盘点人、监盘人（财务）核实。

8、盘点差异表应由仓管、会计、部门主管、副总、总经理签字。

9、申购单只做审批凭证，不做财务核算凭证，分为三种情况：（1）各部门易耗物品：扫帚、灯管、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内）申购单由各部门主管负责人签字方为有效。（2）其他小额零星购置物品（总金额在50元以上，200元以内）由申购部门主管填写申购单，由总经理签字生效，然后交由采购员或采购员委托的人代购买。（3）200元以上的申购不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行（或者签订合同由总经理签字/盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总经理。付款、报账都须经过总经理审批后才能执行。

五、单据规范

1、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。

2、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现，便于结算。

六、单据整理与保管

1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。

2、所有电脑单据，同手工单据一起保管。

3、单据整理可按以下类型整理：a、按供应商：将不同供应商各自的单据分开来整理，一个月为一个期限。 b、按时间先后：将不同供应商的单据按时间先后混合整理在一起，一个月期限。 c、按货物品类：将不同货物品类单据按照单号编排，再按编号的顺序来整理单据，一个月为一期限。

4、各部门应按品类按月分类装订成册，装订要求有封面，封面上写明“单据种类，年月份，单号起始与终止，张数，部门，职务与保管人”。

5、各部门每月初帐目核对完后应将上月所有装订成册的单据移交财务室，然后领取相应的单据。

七、单据保存期限

1、单据保存要求：最低保存期限为3年到25年不等，保管期限，从年度终了后的第一天算起。

2、本公司财务部提出销毁意见，编制库房单据销毁清册，列明销毁单据的名称、册数、起止年度和单据的类型、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3、由财务部在单据销毁清册上签署意见。上报总经理并签署意见，然后进行销毁。销毁单据后注明相关记录。