基于信息化的企业业务流程优化原则及实施路径

基于信息化的企业业务流程优化原则及实施路径作者：褚跃龙来源：《商业时代》2013年第25期中图分类号：F270 文献标识码：A内容摘要：企业外部环境的变化和内部规范管理的要求，促使企业不断进行业务流程的优化，进而提高企业运作效率，降低企业的运营成本，使企业保持竞争优势。

业务流程优化离不开信息化的支持，信息化是执行业务流程的工具和载体，它可以提高流程的运行效率和响应速度。

业务流程的优化成果需要通过信息化固化下来，即利用信息技术规范业务流程，保障企业持续、健康发展。

本文初步介绍了基于信息化的企业业务流程优化应遵循原则和实施步骤，具有一定的参考借鉴意义。

关键词：业务流程优化信息化原则步骤引言企业的经营管理及业务活动都是由各种流程组成的，这些流程最终输出的是企业交付给顾客的产品或服务。

业务流程是企业运行的脉络，它直接决定企业的作业逻辑。

企业总体流程框架是否科学、合理，具体流程运行是否通畅、快捷，关系到企业运行的效率和效益。

因此，业务流程是企业管理的基石，也是企业管理水平的重要标志，是企业管理规范化、制度化的基础。

业务流程优化（Business Process Improvement，简称 BPI），是从企业绩效出发，对现有工作流程进行调研、分析、梳理、完善和改进，打破部门壁垒，增强横向协作，进而提高企业运作效率，降低企业整体运营成本，使企业保持竞争优势。

外部环境的不断变化和自身发展的要求，促使企业不断进行业务流程的优化，业务流程优化以企业现有业务流程的问题为指向，对现有业务流程进行流程调研、流程梳理、流程分析、流程设计、流程评价、流程运行、流程改进，再进入下一次的调研、梳理、分析、设计、评价、运行、改进，构成的一个动态的、循环的系统。

业务流程优化与信息化的关系企业在业务流程优化过程中，通常采用信息化技术，即利用IT技术和其他配套支持手段，规范管理体系、固化业务流程，即，业务流程优化离不开信息化手段的支持。

信息化是提供信息集成、信息共享和执行业务流程的工具和载体，它可以提高流程的运行效率和对外部变化的响应速度。

企业信息化是指企业在生产、管理、经营等各个层次、各个环节和各个领域，采用计算机、通信和网络等现代信息技术，充分开发、广泛利用企业内外部信息资源，不断提高生产经营管理决策的效率和水平，逐步实现企业办公自动化、管理科学化、决策智能化，从而为企业在市场竞争中赢得优势。

企业信息化的普及和应用推动着管理模式的发展和变化，触发业务流程优化。

新的管理模式的出现需要有新的信息化手段给予支撑，而新的信息化手段的问世，必然促进新的管理模式的出现。

企业信息化可以实现管理信息集成和信息共享。

信息集成是指各种管理信息来自统一的数据库，采用规范化的信息格式和信息处理程序，信息的采集、处理和报告有专人负责，并且责任明确，同时，信息的来源必须是唯一的，不需要重复录入。

信息集成是为了实现各种管理信息共享，所有与某项业务流程有关的授权人员，都可以通过相应的信息系统软件访问指定的数据库，调用原始数据和加工处理后的信息，按照一定的格式显示在相应的记录和报表上，实时地了解到相关信息以应对瞬息万变的内外环境变化，对提高企业的响应速度是至关重要的。

不同岗位的员工都是根据同一个数据源，不误时机地采取必要的决策和措施，提高企业的应变能力和竞争力。

信息化缩减或优化了企业业务流程，比如，信息系统的开发与利用加强了企业管理信息的集成和共享，与不采用信息系统的传统模式相比，省去了很多信息传递的中间环节、省去了大量的重复信息的录入、省去了大量的信息校对环节、省去了很多信息汇报与分析等环节。

以ERP系统为例，其本质是一个业务流程集成运行的载体和工具，是一个为企业决策层及员工提供决策、运行手段的管理平台，它通过对销售计划、主生产计划、物料需求计划、生产作业计划、采购作业计划的制定，进行物料需求运算、生产能力平衡、采购过程控制以及财务成本核算等业务的全面管理，实现业务流程运行全面的电子化、规范化和数据化。

可以说，ERP的实施将企业的业务流程进行了系统的固化。

基于信息化的企业业务流程优化原则（一）坚持从业务流程出发进行优化基于信息化的业务流程优化，必须树立需求导向、流程第一的思想，只有明晰企业业务管理的需求，理顺业务流程，才能结合信息技术，提出一个合理的整体业务流程解决方案。

因此，应坚持从业务流程出发，而不是从信息系统软件出发，才能避免使设计出来的业务流程陷入到软件操作流程的陷阱之中。

因此，不要为了适应信息系统软件而改变业务流程，否则信息化将成为形象工程。

业务流程优化应该从企业实际出发，参考流程的客户、价值和运行环境，不要妥协现有流程和软件固有流程。

业务流程优化的核心是业务，而不是软件，只是通过信息系统软件理顺和固化业务流程，降低运营成本，使企业发挥最大效益。

（二）高度重视企业业务流程与ERP系统流程的匹配性企业在ERP选型时，一定要选择与企业业务流程匹配较好的ERP系统，选择专业性、行业性的ERP系统，选择的公司一定要有良好的资信记录和丰富的行业经验，建议最好亲自到已经成功实施ERP系统的同行业企业去了解。

任何ERP系统的业务流程都不可能与企业实际作业完全相同，即使是专业化、行业化的ERP系统也一样。

ERP系统的流程作为相对通用的企业流程体系，在面对不同行业、不同规模、不同管理方式、不同运营流程的企业时，必须做适度的变更和有针对性的部署，使ERP系统流程与优化后的企业业务流程更好地匹配。

（三）坚持业务流程优化与ISO质量管理体系相结合的原则业务流程优化的过程中，必须考虑组织设计与工作标准的制定，坚持与管理表单相结合、与ISO质量管理体系相结合的原则，为建立基于信息化的企业管理制度奠定坚实的基础。

ISO 质量管理体系的程序文件对业务流程操作有严格的规定，业务流程优化在业务流程描述阶段可以把ISO质量管理体系的程序文件作为重要的参考信息，了解企业现状及业务流程运作。

对于企业来说，应依据ISO质量管理体系的标准建立管理体系和业务流程框架，加强组织质量管理，进而进行业务流程优化，不断规范业务流程，提升企业管理水平。

（四）企业业务流程优化必须考虑控制成本业务流程的执行会消耗一些人力、物力、财力和时间，所消耗的这些资源都是所输出流程结果的成本。

企业业务流程优化应在保证流程通畅、合理的情况下，尽量做到成本最低。

如何进行业务流程优化才能降低成本？什么样的业务流程体系是最经济的？最经济的流程体系是不是一定就能产生最大价值？业务流程的每一个节点所耗费的成本是多少，子流程的流程成本是否过大？哪些是由于冗余、重复的内部控制而产生的流程成本？这些都必须仔细分析。

基于信息化的企业业务流程优化实施路径基于信息化的业务流程优化可参考如下的步骤进行实施，即谁做什么、以什么样的顺序来做、完成什么样的工作或服务、使用什么样的信息系统软件等。

（一）组建包含信息化人员的流程优化组织在进行流程优化前应该组建流程优化组织，成立由企业高层、中层、业务骨干、咨询顾问组成的流程优化小组，对流程优化工作进行分工，确定流程优化的实施计划。

需要注意的是，流程优化小组成员中应包含企业信息管理方面的相关人员，他们应熟悉企业现有信息系统软件的业务流程、流程的描述、流程的配置以及流程的更新，最好将企业信息系统软件开发商的技术支持人员纳入到流程优化组织中来。

（二）采用信息化技术进行业务流程调研一般的制造型企业的业务流程有数百个之多，这些流程分布在各个部门的内部、部门之间以及企业与客户及供应商之间，而对于信息化程度比较高的企业，80%左右的业务流程采用信息系统软件作为工具和载体来执行，比如企业资源计划系统（ERP）、办公自动化系统（OA）等。

流程优化小组应首先对企业现有业务流程进行系统的、全面的调研，分析现有流程中有哪些问题，这些流程是否通过信息系统软件来执行，确定流程优化后要达到的目标，实现该目标的流程能否通过信息系统软件的配置来实现，最好不要对信息系统软件进行底层代码的更改。

（三）通过信息系统软件进行业务流程梳理对现有的业务流程进行调研后应进行流程梳理，流程梳理的成果一般包括一系列的流程文档，即业务流程图、流程说明文件等。

通过信息系统软件，将企业信息系统软件中的现有业务流程的业务流程图导出，找出这些流程存在的问题，从而为后续的流程分析工作奠定基础。

（四）基于信息系统软件进行业务流程分析流程梳理完成后，应对业务流程图或流程说明文件进行分析，要着力研究整个业务流程中输入、处理、输出三个环节的基本内容、形式和方法。

应了解原有流程的关键节点和执行过程，找出原有流程的问题所在，并考查优化过程中可能涉及的部门。

同时，应征求流程涉及的各岗位员工意见，说明原流程有哪些弊端，新流程应如何设计才更加优化，同时，要分析如何在信息系统软件中配置、执行新的业务流程。

（五）结合信息系统软件设计新的业务流程经过业务流程分析后，根据设定的目标以及流程优化的原则，改善原有流程或者重新设计新的流程，应坚持从业务管理出发而不是从软件技术出发设计新的业务流程，但可以通过信息系统理顺业务流程，降低运营成本，简化或合并非增值流程，减少或剔除重复、不必要流程，构建新的流程模型。

新流程模型构建后应与信息系统软件相结合，使信息系统软件和企业的实际管理运营结合起来，并将新流程固化到公司的信息系统软件中，如ERP或OA系统，使流程信息能通过信息系统软件及时汇总、处理、传递，提高信息交互的速度和质量。

（六）评估新的流程根据设定的目标与企业的现实条件，对优化设计后的新流程进行运行前的评估，主要是针对业务流程的成本、业务流程的效率、业务流程的顾客满意度、业务流程的运行质量等方面进行综合评估。

评估业务流程的首要工作是要对优化后流程的运行情况进行系统的评价。

业务流程的评价可以通过对流程使用者和客户访谈，获取现有流程的绩效数据，通过比对行业标杆企业的绩效或是企业自身的绩效目标评估流程的绩效表现。

对于不同企业，业务流程描述的重点会有所区别，例如：建筑施工企业和科研院所的业务流程描述侧重以项目管理流程为主，而制造型企业的业务流程描述侧重以制造加工和生产物流为主。

（七）流程运行与改进经过评估后的业务流程，应该实施运行，在运行业务流程的过程中，应进行总结与改进，即，流程优化是一个动态循环过程，流程调研、流程梳理、流程分析、流程设计、流程评价、流程运行、流程改进，再进入下一次的调研、梳理、分析、设计、评价、运行、改进，构成的一个动态的、循环的系统。

综上，业务流程是企业运行的脉络，它直接决定企业的作业逻辑、运作质量和效率。

优化业务流程，加强企业流程管理，是企业低成本、高效率运行，持续稳步健康发展的保证。

而信息化是实现业务流程电子化、自动化的重要途径，借助信息化应用，可以把优化后的流程固化下来，规范业务流程，提高流程的运行效率。