固定资产导入说明.doc

固定资产数据导入方法

一、目的

为了各单位更好的使用U850固定资产模块，尽快的做好新软件的衔接和实施工作，特此编写了固定资产数据的导入方法详细说明，指导固定资产数据的初始建帐工作。

二、数据来源

由于各单位的固定资产管理特点不同，所以各单位的固定资产数据的格式也不相同，但大体上分为如下几种情况：

1．原有固定资产管理部门使用的固定资产台帐管理系统，该系统是由原机电部组织编写开发的，在许多单位一直在延续使用。该系统数据台帐比较清楚，由于资产管理部门的管理特点不同，所以，该资产管理部门的台帐没有固定资产折旧信息。如果使用该数据作为新建帐数据的依据，必须将固定资产折旧费数据补充完整。

2．有些单位原来使用不同版本固定资产软件的，这类型的单位固定资产数据比较全面，可以采用一定的接口将数据转换成U850所需要的固定资产格式，然后依据U850固定资产模块提供的统一接口将数据引入系统。

3．以清产核资的数据为准，清产核资时的数据具有折旧费和原值等财务数据信息，必须在补提从2002年1月到见帐日期的折旧和固定资产增减情况后才能够引用。

4．只有固定资产卡片的单位，可以考虑直接录入卡片数据，或着先将固定资产数据分别录入到EXCEL文件中，再整理成导入数据所要求的格式，才能够引用。

三、原则与数据准备

固定资产模块导入数据对固定资产数据的个数有严格的要求，其中有以下几点需要特别明确。

1．固定资产分类标准必须依据集团公司统一的固定资产分类标准和固定资产折旧年限区间进行选择，并依据本单位的实际情况指定各类设备折旧年限。

2．在固定资产卡片中必须依照统一的部门编码进行管理。部门编码作为基础档案在所有的业务模块中都参照使用，所以，固定资产的整理数据必须先整理出统一的部门编码。

3．有些单位在固定资产部门分类时较细致，可以在集团公司统一的固定资产分类编码的基础上进行增设下一级分类编码，但不允许改变现有的固定资产分类编码规则，也不允许增设同级编码。

4．原有的固定资产编码规则可以保留，但是必须是将所有的设备、仪器、房产等各类资产统一进行整理后都依据不同的分类导入到固定资产模块中。固定资产的基本字段属性都一样，对于现有固定资产项目中没有的字段属性，可以通过自定义项目的方式进行处理。如果原有的固定资产编码方式中包涵分类信息的，可以保留，并依据本单位的管理特点继续使用。资产编号必须唯一。

5．固定资产模块是卡片是管理为主的业务模块，如果有的单位原来一直在使用其它不同形式的固定资产管理软件，并按月份进行折旧费等业务的处理。在建帐时，如果有六月底数据备份的话，可以使用六月底数据备份作为新系统衔接的基础，从七月份开始建帐处理，如果已经在七月份进行大量的业务处理，并且六月备份数据不可用的基础上，可以选择实际建帐当期作为固定资产建帐使用日期，但总帐的建帐日期必须是符合公司统一要求。固定资产卡片建帐与总帐模块的建帐日期可以不相同，但影响到实际的模块之间的数据自动核对。

6．由于固定资产导入时的文件格式要求所限，在整理的文件各字段内容中不能出现逗号字符，不然会在导入数据时提示错误。

四、固定资产数据导入步骤

1．首先确认固定资产资产模块启用日期。

2．将固定资产卡片数据按照集团项目要求的格式进行整理。详细内容见附录：？？？？3．整理固定资产卡片数据的折旧额、原值等。并依据《中国电子科技集团公司会计核算暂行办法》的要求进行固定资产的追溯调整和确认等会计处理。

4．确认各类固定资产的折旧年限，并确认为本单位的财务制度。

5．将按照集团项目要求的格式进行整理的固定资产数据在EXCEL文件中存储为带有逗号分隔的文本文件。

保存文件后再将文件的后缀由cvs通过重新命名改为txt，就变成可以有固定资产软件直接进行读取的文本文件了。

6．打开固定资产软件，并登陆后，提示固定资产启用日期。将选项中固定资产模块与帐务系统接口关闭，如果需要可以在固定资产数据全部录入后，在重新启用。具体的界面如下图所示：

由于集团公司的统一要求所属单位必须按月度计提并结转折旧费用，所以选取折旧汇总分配周期为一个月，主要折旧方法选择平均年限法（一）。具体的界面如下图所示：

选项界面的其它标签页中定义了固定资产已发生的减少卡片可删除时限，集团公司推荐使用五年，各单位可依据本单位情况适当延长已发生的减少卡片可删除时限。资产类别编码方式采用1.2.2.2的方式，总共为四个级别，长度为七位，其中前三个级别是由集团公司统一要求和规定的。第四级的两位各单位可以根据本单位情况对固定资产类别编码进行细化（仅限四级）。固定资产编码方式选择手工方式，如果数据导入成功后可以根据本单位情况重新设定。具体的界面如下图所示：

7．依据本单位具体卡片管理的需要进行固定资产自定义项目的增设。因为自定义项目在卡片数据导入时需要指定对应的字段名，所以必须先增设。（卡片具体的样式可以在固定资产数据导入后再调整）。

8．进入到如下图所示的操作界面，并选取维护中的数据接口管理菜单。如果你进入的月份与建帐月份不相同，数据接口管理的菜单就可能会隐含，所以在使用数据接口管理命令时，必须注意登陆的日期与登陆的操作员。

9．点击数据接口管理菜单就进入到数据接口管理的界面，可以正式进行数据引入工作。

首次使用需要先新建一个数据借口，点击新建命令钮后出现如下图所示的提示窗口，提示数据接口向导，并指导完成借口文件的建立过程。

选取的文件类型为文本文件（后缀为TXT），其他的文件类型局限性比较大，所以推荐使用文本文件。数据源本位币缺省选择人民币。

点击浏览，选择要打开的先前已经处理好的文本文件。

选择带分隔符，项目间为逗号分割符的选项，数值没有千分位分割符。

依据数据接口向导，点击下一步，出现如下的窗口，依据整理的TXT文档数据，确认字串序号与对应卡片项目的字段名称。建议按照集团统一要求的固定资产格式进行数据的整理，这样字串序号就与序号一致。只到增加自定义项的选择。

自定义项的选择通过增加行进行，字串序号顺序填列，自定义项选择适当的对应卡片项目，或者选择自己单位定义的项目。所有项目对应关系输入完毕后，点击完成按钮，会提示卡片导入的进度条。出现下列界面，则提示卡片导入完毕，具体的导入成功信息可以通过接口导入报告进行查询。

图所示的文档中详细记录了各资产卡片数据导入的结果报告，并对于导入失败的原因进行描述，对于导入失败的数据，可以通过修改和调整的导入文档数据后，再运行导入菜单。