关于对做好房地产产权档案管理的几点思考

关于对做好房地产产权档案管理的几点思考
档案室郭红
随着我国改革开放步伐的加快，社会经济的迅猛发展，人民群众生活水平的进一步提高，房地产作为一项重要的生活和生产要素，越来越受到人们的关注，在市场经济活动中越来越发挥其重要的作用。

房地产产权档案管理作为房地产产权管理的重要内容，理应进一步加强，不断提高管理水平，才能进一步适应房地产业发展，满足产权管理和社会化服务的需要。

下面，结合自己的工作实践，对如何进一步搞好我市房地产产权档案管理谈几点粗浅的看法。

一、我市房地产产权档案管理的现状
我处是负责全市房地产产权档案管理的职能部门。

回顾以往，房地产产权档案的管理经过了完全手工查询到系统查询，粗放管理到严密管理，并建立专门的库房等一个较长的过程。

在几届领导班子的精心谋划和档案管理人员的努力下，档案管理工作不断发展，取得了长足的进步。

目前共管理私产档案近25万卷，公产档案近4万卷，档案管理水平达到国家二级档案管理标准。

在房地产产权管理和服务社会等方面都取得了不菲的成绩。

但是，毋庸讳言，目前的现状，
还不能完全满足管理和服务社会的需要，在有些方面还亟待提高。

如库房紧张、系统需要更新换代，房地产产权档案信息不全，有的甚至有错漏等。

二、改进和完善房地产产权档案管理的途径和办法
（一）进一步建设完善标准化的档案管理信息数据库。

房地产档案管理主要包括档案原件及档案数据两个方面管理。

档案原件作为房地产档案的原始材料，是档案数据的来源，是最基础也是最重要的资料，因此：一要认识档案信息数据的重要性，进一步按照要求和程序，规范理顺档案原件的填写、制作、接收分类、数据录入、归档，确保每一个环节准确无误。

二是要查补档案信息的错漏之处，一方面在日常工作中发现的错漏要及时予以纠正，另一方面要补充完善档案初始登记资料，补录产权人个人身份及相关信息，理顺因产权转移形成的上下手关系。

三要实行开放式的管理模式。

房地产档案管理要实行全方位、多元化开放式的服务模式, 这就要求我们尽快建立我市专业性的房地产档案网站，把它作为一种沟通联系社会和服务广大群众的纽带和桥梁, 同时，也是实现开放式社会化服务的有效手段和方式。

我们应充分利用这一点, 为档案利用者提供一个交流平台。

一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上, 实行有偿服务。

对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。

另一方面, 利用者可将自身遇到的相关问题以帖子的形式留在网页上, 房地产档案管理人员通过浏览用户的留言，可以及时了解使用者的诉求, 解答他们遇到的问题, 方便群众，搞好服务。

（二）对现有产权产籍管理信息系统进行完善升级，引入新的的管理理念。

在确保档案数据信息完备、准确的前提下，尽快完成纸质档案的电子扫描，建立电子档案库。

电子档案是指按归档要求将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存的档案，与纸质档案相比具有操作方便，便于资源共享、存储空间小的优势，电子档案还可以不受时间、地点、空间的限制，能保证从根本上改善文件周转的管理，节省纸质档案的使用频率，对纸质档案起到一定的保护作用，但从某种意义上讲，纸质档案本身就是资源，承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案完全不可替代的，先进的档案管理就是要做到电子档案与纸质档案并存，相辅相成，更好的发挥其服务社会的功能，在新的数据环境下采用图数结合的技术，建立房地产地籍图库和产籍数据库，实现图数两库互访。

此系统的建成和投入使用将为以图发证，以图管档创出一条新路。

最终实现以图发证．以图管档，以证管业”的规范化科学化管理。

（三）要着力强化提高房地产产权管理系统的协作效能。

提高房地产产权管理系统的协作效能，建设高水平的房地产产权产籍管理系统。

一是要制定统一的技术规范, 包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范和格式, 为各相关业务科室、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础; 二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面, 并规划和设计出必要的数字化实现途径; 尽可能多地实现各关联科室、协作部门业务数据的采集、转换, 促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流;三是要实现科室间的数据交互, 新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递, 实现同类业务信息的一致和共享。

（四）在档案管理中不断提升服务水平突出服务理念。

管理就是服务。

按照现代管理科学的理念, 房地产产权档案管理同时也是一种专业性的服务, 是一种由我们管理部门提供给社会层面的专门服务。

当前, 社会层面越来越需要更为全面、便捷、自主的房地产产权档案信息服务, 也越来越渴望通过房地产产权档案管理信息系统来获取房地产咨询服务和房地产政策指导, 因此, 我们只有不断提升服务水平、突出服务理念，牢固树立档案管理为经济建设、领导决策、城市建设、群众生活服务的思想，及时、主动、积极地
向新型管理服务职能转变, 以顺应社会的发展、满足公众的需求。

（五）切实做好档案管理过程中的保密工作。

一是把档案的库房管理作为档案保密的重点，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。

还应做到档案库房要指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，实行责任制和事故追究制，无关人员一律禁止入内。

实践证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。

二是做好档案使用过程中的保密工作。

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。

一要政治素质高，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二要业务素质精，要具备专业知识，熟悉档案法规，熟悉所保管的档案内容；三要处理问题的能力强，能总结和分析档案利用工作中的经验和新问题，从中把握利用工作的规律。

此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理档案利用中出现的一般新问题。

四是建章立制，建立严格的档案接受，整理，归档及查询借阅制度。

对违背程序及制度者，一律不得借阅查询档案。

（六）进一步提高档案管理人员的业务素质，建立一支事业心强、业务精的专业队伍。

档案管理是一项默默无闻的工作，在社会经济飞速发
展，房地产市场日益活跃的大形势下，工作强度会越来越大。

因此，作为档案管理人员要不怕吃苦，不计个人名利得失，不仅要做到无私奉献，更要不断加强学习房地产管理相关专业的知识, 如《档案法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》等，不断完善业务知识，提高管理水平，适应工作需要。

同时，档案人员还要树立正确的人生观, 培养正确的价值观，要树立全心全意为人民服务的信心、要有高度的责任心、有创新的意识和敬业精神。

单位领导也要把建立一支既懂档案管理，又熟悉房地产管理和计算机知识，爱岗敬业，事业心强的专业队伍作为一项重要工作常抓不懈。