会务的组织和管理.pptx

算送审批；
23
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
24
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
25
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
❖会务准备开始 前三周 ❖策划案定稿;
❖会务组成立;
❖会场勘察
前二周
❖与宾馆签协议; ❖起草预算并通过
前一周
❖汇款 ; ❖ 物资备齐
开会日期
4
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
策划案的内容
目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
5
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
26
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
27
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
退房、回收 问卷、结帐
车辆调 度
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导 行程
接站组织、车辆调度、 交警联系、司机安排
结帐
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会邀
请信
内容：
1、前言
2、会议日程
3、注意事项
4、入住宾馆地点及电话
5、回执
19
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
20
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用
内容涉及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
内容涉及
15
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
主讲人：周玲秀
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
目录
前四周
❖策划案起草 ;
❖ 成立会议TEAM;
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
7
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会务工作要保证策划案
的顺利实现
16
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分 工
总负责
物资组
负责 人
会前
会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、落实设备
会中
会后
内外沟通、协调、处理突 结算、善后、
发事件
总结
分发物资、采购会中物品 结帐、剩余
食品、保证设备到位 物资处理
签到组
邀请、人员落实、房 签到、发资料、安排代 间、餐桌、车辆分配 的食宿、订餐落实
33
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ34
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
35
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
36
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
会务工作五个意识：
全局意识、 客户意识
补台意识、 奉献意识
创新意识
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、会 务人员考核标准
37
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
38
会议的组织和管理
其它
代理签到情况
100 80 60
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
11
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、无漏洞。
13
会议的组织和管理
案例：2000代理会 物资准备清单
21
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
22
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预
29
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
30
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
31
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
32
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件