档案管理教案 第六章 档案登记和统计

第六章档案登记和统计案例：××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。

由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题：一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。

一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。

总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。

二、档案借阅、利用等情况不明。

一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。

后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。

三、档案管理业务状况无从查考。

例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。

总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。

简析：档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。

这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。

做好它，可以对管理质量进行全程监控。

第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念:（一）档案登记：档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。

登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。

本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。

（二）档案统计：档案统计，是运用专门的统计技术和方法，对档案工作中的现象、状态、程度等进行量的描述与分析的工作。

档案统计工作的对象涉及档案、档案管理、档案事业的所有方面。

（三）档案登记与统计的关系：登记与统计的总体关系是：登记虽不是专门为统计目的而设置的，但登记的结果却可以成为重要的统计素材和基础。

统计工作除专门设置的统计调查项目外，大量的原始数据恰恰可以从各样的登记材料中获得。

从这个意义上也可以说，登记工作是统计工作的基础，甚至可以从统计工作的角度出发，将登记工作看作是统计工作的一部分。

但档案登记与统计作为一种综合性管理手段，与其在其他各社会领域中的应用情形具有同样的特点，那就是它构不成一个严格意义上的流程性工作环节，而是表现为一个方面，并同时体现出其综合性、全面性的特性。

具体说来，就是档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。

它不仅登记统计档案的数量、状况，而且还登记统计档案管理工作活动的数量、状况，甚至还涉及档案工作机构、人员、经费、设备等所有相关因素，因此，做好档案登记与统计工作必须具有全局性、综合性的思想观念。

二、档案登记和统计工作的任务和要求：（一）档案登记与统计工作的任务：档案登记和统计工作的任务是经常、及时地对档案和档案工作的规模、水平、程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律，在一定地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行登记和统计调查、统计整理和统计分析，为制定档案工作方针、进行决策、计划和检查工作以及总结经验教训提供数据，并为反映档案事业发展的速度和状况，向国家提供丰富而又准确的统计资料。

（二）、档案统计工作的基本要求：1、准确性。

准确性，是档案统计的第一位要求。

统计工作，必须如实反映情况，务必使统计数字准确，不得、虚报、瞒报、拒报和伪造。

2、及时性。

及时性是指统计资料必须按时报送。

一个单位的资料上报不及时，会贻误整个统计工作的进行。

没有统计数字，会使我们的工作带有一定的盲目性；而数字填报不及时，也会给决策工作造成不良影响。

3、科学性。

档案统计须遵循国家要求，用科学的标准和方法收集、整理、分析统计资料，制定全国通用的档案统计报表，规定统一的格式、口径和标准，明确统计的范围、内容、项目和要求，以便使各级档案部门有所遵循，使档案统计调查工作更加科学化。

三、选定档案统计指标：档案统计工作的进行，基本上可以分为三个步骤：选定档案统计指标、进行档案统计调查、档案统计资料的整理与统计分析。

其中统计指标的确定是指对统计工作的目标、具体任务、进程、方法等进行统筹规划，它是统计工作的前期准备阶段。

是进行档案统计的基础。

档案统计是用数字的形式来描述档案工作中的现象、状态、水平、进程以及它的发展程度。

它具有固定指标，如档案机构人员数、保存档案的数量、销毁档案的数量和比例、提供利用的人次及卷次、档案馆建筑面积、库房设备等等。

然而实际工作中并非需要对档案工作的每一项内容都进行统计，也不是档案工作中的任何数量表现都有必要制定相应的统计指标。

（一）确定档案统计指标的原则：1、选定的统计指标，必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起。

比如反映档案馆现存档案总量的统计指标是用“馆藏量”，反映提供利用工作情况的可用“利用次数”、“调卷数量”来作为统计指标，档案统计指标如果在档案工作中找不到它的数量表现，也就失去了它本身的意义而没有存在的价值。

2、统计指标的选定要注意统一性和稳定性。

从全国范围来讲，对档案工作中的一些主要数量表现，应该有全国统一的档案统计指标，同时在档案统计中全国要有统一的计量单位，比如馆藏量是用长度米，辅以案卷数、库房面积平方米，利用情况是利用档案的次数和调卷数量等。

档案统计指标一经确定，在相当长时期内就不得轻易变动，目的是保持档案统计工作的相对稳定性。

3、统计指标要具有可比性。

统计指标是通过对档案统计的绝对数、相对数和平均数来表现的。

绝对数是档案工作领域中一定现象具体量的表现，是总量指标。

相对数是从两个有联系指标的对比中得出的一种指标，从部分到整体、实际到计划，一个时期对另一个时期，一个地区对另一个地区等指标的对比中，都可以得出相对数。

同时在运用相对数时，必须检查所用指标是否具有可比性。

例如，档案馆计划库房建筑面积，就要对档案的收进和销毁作出预测，并要计算出经过鉴定的档案总数与应销毁档案案卷的百分比。

在档案统计中用这种对比的方法，反映档案工作中某些现象的联系，就能深入地分析绝对数所不能充分说明的问题。

4、统计指标运用平均数，必须遵循总体同质性的原则。

平均数是对现象总体各单位某一数量标志进行平均，用这个结果来反观数量变化的一般水平。

在统计上只有同类的现象才能计算平均数。

（二）档案统计指标的主要内容：1、有关馆（室）藏档案情况的主要内容。

这一指标大体包括三类内容：一是档案馆藏档案总量；二是对不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况档案数量的分别统计；三是馆（室）藏资料情况。

2、有关提供利用方面的指标。

这一指标包含两方面内容，一方面是利用者情况的统计（人次），另一方面是利用服务情况（不同方面利用分量、编研情况）。

3、有关档案经费及机构建设方面的指标。

（档案事业费、机构设置、档案馆基建情况、档案馆（室）库房面积、档案馆（室）内设备）4、有关档案工作人员基本情况的指标。

包括人员总量（定编），结构分量（不同年龄组、不同文化程度、不同档案专业程度、不同专业技术职称）5、有关档案专业教育基本情况的指标。

包括普通高校、成人高校、中等学校学生与师资情况。

参见教材229。

随着档案事业的发展变化，档案统计指标还会发生更新与变化。

四、档案统计调查：统计调查的基本任务是取得各种原始数据材料。

所采用的调查手段主要是各种各样的调查表。

根据统计工作的不同任务，可分为：1）综合调查（统计报表）。

综合性调查，是由国家统计机关、专业主管机关组织实施的统计调查的基本方式，其表现形式是统计报表。

统计报表，是下级档案行政管理部门和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表格的形式定期报送的文件。

目前主要有“中央国家机关、人民团体档案工作情况表”、“档案馆基本情况表”、“档案机构、人员基本情况表”等。

它们是档案统计工作中最基本、最常用的一种形式。

制发统计报表必须兼顾需要和可能。

调查方案的选择，要注意以尽可能少的人力、物力、财力，取得尽可能好的调查效果。

2）专门调查。

专门调查是指按专门的目的临时组织进行的调查，是统计报表的一种补充形式，属一次性调查，有普遍调查、抽样调查两类。

专门调查不能太多，以免造成不必要的重复，增加实际工作部门的压力。

五、档案统计资料整理与统计分析：1、档案统计整理。

统计调查所获得的资料是分散的、大量的、原始的，经过整理，才能系统地反映档案工作整体的情况。

整理的主要途径是对档案统计资料分组，归纳整理，然后将其结果表现在统计表中。

整理方法主要包括统计分组、统计表两种。

统计分组是档案统计中的一个重要方法。

通过分组把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识档案工作总体构成与现象之间的相互关系。

2、档案统计分析。

档案统计分析是统计工作的最后一个步骤。

档案统计分析，是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

在统计分析中，运用较多的是动态分析方法。

六、案卷数量和状况检查：检查案卷数量和状况的目的在于查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷或字迹模糊需要修复、需要重新装订、消毒或复印的文件。

检查工作要严格以全宗为单位进行，检查周期要根据全宗的重要程度来确定。

一般情况下，对珍贵档案的全宗可以5年检查一次；次要档案的全宗可以10年检查一次；第三类全宗可以15年检查一次；在遇到突然事故或意外事故使档案遭受损失的情况下，可以随时检查任何一个全宗而不受时间限制。

通过检查发现的问题都要记人“案卷数量和状况检查单”。

检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。

在检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意作标记，也不允许打乱案卷的排列次序。

同时还要作出案卷数量与状况的检查报告，其中注明全宗号、全宗名称和种类，检查日期以及检查的总数量、目录中实有案卷数、目录中所缺案卷数等。

七、档案统计标准化：档案管理必须实行标准化，档案工作的集中统一管理原则，为实行档案统计的标准化提供了可靠保证。

档案统计标准化，主要应从以下三个方面着手：（一）建立、健全统一的档案统计工作制度。

国家通过档案统计年报的推行，逐步地把全国档案统计工作制度建立健全起来。

各地方、各专业都要根据本地区、本部门的实际情况，编制本地区、本单位档案工作统计报表，把档案统计纳入本地区本单位的统计次序之中。