营销部档案管理制度
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营销部文件、合同管理办法
我们将文件和合同统称为文。
一、文件管理办法
1、营销部内部文件主要有:公司下发的文件(考勤休假制度、奖惩制度、车辆使用制度等)、
工作计划表、工作进度表、工作总结表、检验报告、岩矿鉴定报告、地质勘查证书、资质认定等文件。
2、营销部内部文件统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁,客户经理的工作日志
由销售内勤协助整理,客户经理自行保管。
文件收发管理办法:营销部收发文件,销售内勤要及时登记(附表格)。
文件编号办法:文件编号“文件”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号(序号为两位数)。WJ2013-1101
文件保存办法:分件分类保存在文件箱内。
文件借阅管理办法:文件借阅,销售内勤要及时登记(附表格)。
文件销毁管理办法:文件销毁销售内勤应先写“文销毁申请”,由营销部经理同意后方可销毁,重要文件要由总经理签字同意后方可销毁(附表格、文销毁申请单)。
二:合同管理办法
1.营销部合同有产品购销合同、与生产商家签订的合同(不在借阅范围之内)、标书合同。
2.营销部内部合同统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁。
合同收发管理办法:同文件收发管理办法(附表格)。
合同编号办法:合同编号“恒洲建材”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号(序号为三位数)。HZJC2013-11001
合同保存办法:合同分类保存在文件夹中,最后存档到文件柜中。
合同借阅办法:同文件借阅办法(文借阅登记表)。
合同销毁办法:同文件销毁办法(文销毁登记表、文销毁申请单)。