社保所业务档案管理办法

社保所业务档案管理办法
社保所业务档案管理办法（试行）
第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。

第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。

第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。

各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。

各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。

第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。

根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。

社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。

档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。

按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。

配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。

第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。

社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。

档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。

第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检
查，保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。

第八条社保所应对照《昌平区社保所业务档案归档范围和保管期限表》，将办理业务过程中形成的记录、证据、依据等文件材料，及时归档，并在规定时间内，移交档案室集中统一管理。

档案收集。

各业务窗口档案员按照“办结完毕业务”的时间顺序收集业务文件材料。

社保所档案员定期将办结完毕的业务文件材料进行收集汇总。

业务档案收集须做到应收尽收，应管尽管，确保归档材料齐全、完整、手续完备。

档案整理。

业务档案一般按年或月整理组卷，不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷，不得混合整理组卷。

每日工作结束前，业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类和初步整理。

每月底前，由业务窗口档案员按业务办理时间顺序对当月业务档案进行分类、整理。

业务档案附有金属物的应予剔除，破损的材料予以修复，易褪变的材料（如复写纸、传真热敏纸等）予以复制，复制件与原件一同归档，纸型规格一致，档案折叠整齐美观。

归档材料页码应按顺序在有信息内容的文件正面右上角和反面左上角用2B铅笔标注，不得出现重号、空号、错号。

档案装订。

每月5日前，各业务窗口档案员应将上月业务档案及时装订。

装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操作，每本档案厚度在80页左右。

装订内容应包括档案封皮、卷
内目录、归档文件、备考表、封底等，并按此顺序排列，采取左侧三孔一线方式装订。

档案封皮填写内容应包括镇（街道）名称、社保所名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。

备考表填写内容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。

档案移交。

各业务窗口档案整理完成后，须经社保所档案员审核，符合归档要求的，由社保所档案员和窗口档案员双方签字确认后，移交档案室管理。

不符合要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。

第九条业务档案分类应根据社保所业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度--业务类别”或“业务类别--年度”的方法对经办业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录等。

负责档案管理的人员应当对接收的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

业务档案目录每年6月底前移交镇（街道）档案室集中保存。

业务档案包括以下十四类：
（一）失业管理类
（二）就业管理类
（三）无档人员管理类
（四）农村劳动力灵活就业管理类
（五）外埠人员社保管理类
（六）城镇居民医疗保险管理类
（七）社会化退休管理类
（八）社会保障卡管理类
（九）医药费报销管理类
（十）征地转非管理类
（十一）劳动监察管理类
（十二）公益性就业组织管理类
（十三）死亡丧葬管理类
（十四）低收入和低保管理类
第十条业务档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保管期限分为30年、10年。

具体归档范围和保管期限，各社保所可结合《昌平区社保所业务档案归档范围和保管期限表》和实际业务范围进行划定。

保管期限的起始时间，为形成之日的次年1月1日。

第十一条社保所须认真开展室藏档案数字化工作，积极推行档案存储数字化和利用网络化，各镇（街道）应将社保所档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署，同步实施，在人力、财力、物力上统筹安排。

第十二条社保所档案员每年应积极开展档案编研工作，包括大事记、组织沿革、基础数字汇编等。

第十三条社保所应严格落实《档案借阅制度》。

内部工作人员需查阅业务档案时，应严格履行档案借阅手续。

外部人员需查阅档案时，应向形成档案的社保所提出申请，经同意后，
由业务窗口工作人员按照《档案借阅制度》有关要求办理借阅手续。

业务档案一般不外借。

因特殊情况需要将档案借出时，须经镇（街道）主管领导批准，借出时间一般不超过十天。

第十四条对已到期的业务档案应定期进行鉴定。

镇（街道）档案员应组织成立由社保所相关负责人、业务人员和档案员组成的业务档案鉴定小组，负责鉴定已到期档案并提出意见、建议。

对确无保存价值的业务档案逐一进行造册登记后，履行相关程序，予以清理销毁；对尚有保存价值的业务档案，经审查后重新立卷，并确定保管期限。

第十五条对经过鉴定可以销毁的业务档案，社保所应编制销毁清册，经社保所负责人批准后分别报镇（街道）和区人力社保局、区民政局备案，方可销毁。

未经鉴定和批准的业务档案，不得销毁。

社保所应指派两名以上人员监督业务档案销毁工作。

监督人员须在销毁清册上签名，并注明销毁方式和时间。

销毁清册永久保存。

第十六条社保所档案员应做好业务档案统计工作。

永久保存的业务档案，按照有关规定，须随同镇（街道）档案一并向区档案馆移交。

第十七条社保所档案员应充分发挥业务档案事后监督、内部控制的作用，发现业务差错或违规问题应填写《档案监督业务限期整改通知书》，通知相关窗口限期整改。

第十八条社保所有下列行为之一的，由区档案局、区人力社保局、区民政局和各镇（街道）责令限期改正，并对直接负责人、主管人员和其他直接责任人员依法予以处理；给单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；
（四）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十九条业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第二十条对于本办法实施前形成的业务档案，社保所应按照本办法相关规定，保质保量地完成整理、归档工作。

第二十一条本办法自2015年1月1日起施行。

第二十二条本办法由区档案局、区人力社保局、区民政局负责解释。