社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读

合集下载

社会保险业务档案管理规定

随着社会的发展和进步，社会保险已经成为人们生活中不可或缺的一部分。为了保障参保人员的合法权益，规范社会保险业务档案管理工作，我们必须制定和完善相关的管理规定。本文将探讨社会保险业务档案管理规定的重要性、档案管理制度、管理流程以及相关人员的职责和义务。

一、档案管理规定的重要性

社会保险业务档案是记录参保人员个人信息、缴费记录、保险待遇等重要信息的载体。制定和执行档案管理规定，不仅可以有效保护参保人员的个人隐私和信息安全，还可以确保保险业务的规范化和高效化运作。

二、档案管理制度

1、集中管理：社会保险业务档案应由专门机构集中统一管理，确保档案的安全性和完整性。

2、分类保管：根据社保业务的不同类型，对档案进行分类保管，方便查询和利用。

3、保密制度：对涉及个人隐私和敏感信息的档案进行严格保密，不

得随意泄露。

4、审批制度：在查阅、利用、借阅档案时，需经过相关审批程序，确保档案的安全性和完整性。

三、档案管理流程

1、收集：定期收集社会保险业务档案，确保档案的完整性和及时性。

2、整理：对收集的档案进行分类、排序、编号等整理工作，使其有序存放。

3、保存：选择适当的存储介质，如纸质、电子等，并按照规定的保存期限对档案进行保存。

4、利用：为查询、利用档案提供便利，确保档案的有效利用。

四、档案管理责任制度

1、领导责任：领导应重视档案管理工作，定期进行监督和检查，确保管理规定的落实。

2、管理人员责任：管理人员应严格执行档案管理规定，确保档案的安全性和完整性。

3、利用者责任：在查阅、利用档案时，利用者应遵守相关规定，不得随意损坏或泄露档案信息。

海南省人力资源和社会保障厅关于印发《海南省＜社会保险业务档案

海南省人力资源和社会保障厅关于印发《海南省＜社会保险业务档案管理规定(试行)实施办法＞》的通知

【法规类别】保险综合规定

【发文字号】琼人社发[2011]295号

【发布部门】海南省人力资源和社会保障厅

【发布日期】2011.11.14

【实施日期】2011.11.14

【时效性】现行有效

【效力级别】地方规范性文件

海南省人力资源和社会保障厅关于印发《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）

实施办法〉》的通知

（琼人社发〔2011〕295号）

各市、县、洋浦经济开发区、人力资源和社会保障（人事劳动保障）局、档案局、地方税务局：

为贯彻人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，根据《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发[2010]55号）要求，海南省人力资源和社会保障厅、海南省档案局、海南省地方税务局联合制定了《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法〉》，现印发给你们，请遵照执行。

二○一一年十一月十四日

海南省《社会保险业务档案管理规定（试行）

》实施办法

第一章总则

第一条为加强社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，维护参保对象的社保权益，根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《海南省档案管理办法》的有关规定，结合我省实际情况，制定本实施办法。

第二条全省各级依法管理社会保险业务档案的社会保险业务经办机构（以下简称各级社会保险经办机构）和社会保险费征收机关，适用本实施办法。

第三条本实施办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构和社会保险费征收机关在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。

20090701社会保险业务档案管理规定试行

【发布单位】人力资源和社会保障部、国家档案局

【发布文号】人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号

【发布日期】2009-07-23

【生效日期】2009-09-01

【失效日期】-----------

【所属类别】国家法律法规

【文件来源】中国政府网

社会保险业务档案管理规定（试行）

(人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号)

人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。

人力资源社会保障部部长尹蔚民

国家档案局局长杨冬权

二〇〇九年七月二十三日

社会保险业务档案管理规定（试行）

第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织

领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

社保业务档案管理规范化

数据迁移与整理
将传统纸质档案进行数字化处理，并按照系统要求整理数据，确保数据的准确性和完整性。
标准化管理概述
定义与目标
标准化管理是通过制定和执行标准化的管理制度、流程和操作规范，提高社保业务档案管理工作的规范性和效率。
必要性
标准化管理有助于提高档案管理工作的规范性和质量，降低管理成本和风险。
05
社保业务档案管理问题与对策
管理意识问题与对策
意识淡薄
部分社保业务档案管理者对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏责任心和主动性。
培训不足
对档案管理者专业知识和技能的培训不够，导致其业务水平低下。
宣传不到位
对档案管理工作的重要性和必要性宣传不到位，导致其他部门对档案管理工作不够重视。
对策建议
02
提高经办效率
规范化的档案管理有助于提高社会保险经办机构的业务处理效率，保
证业务处理的准确性和及时性，避免因档案管理不规范而导致的各种
问题。
03
促进社会保险制度的发展
社保业务档案是社会保险制度运行的基础和支撑，通过对档案的归纳
、总结和分析，可以发现制度运行中的问题，为政策制定和调整提供
参考，促进社会保险制度的发展和完善。
确定档案利用的审批程序
对不同级别的档案利用进行审批，确保档案的安全和保密。
3

社保保险档案管理制度

一、总则

为加强社会保险档案管理，确保社会保险档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国社会保险法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本地区各级社会保险经办机构、社会保险基层服务平台及其它涉及社会保险档案管理的单位。

三、档案管理原则

1. 实事求是原则：社会保险档案管理必须坚持实事求是，确保档案的真实性、完

整性和准确性。

2. 安全保密原则：加强社会保险档案的安全保密工作，防止档案遗失、损毁、泄露。

3. 规范化原则：社会保险档案管理应遵循规范化、标准化、科学化的要求，提高

档案管理水平。

4. 信息化原则：积极应用现代信息技术，提高社会保险档案管理的效率和水平。

四、档案管理职责

1. 社会保险经办机构负责社会保险档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2. 社会保险基层服务平台协助社会保险经办机构做好社会保险档案管理工作。

3. 各级社会保险经办机构应设立专门的档案管理部门，负责社会保险档案的日常

管理工作。

五、档案管理内容

1. 社会保险政策法规：国家、省、市、县（区）有关社会保险的法律法规、政策

文件等。

2. 社会保险业务经办资料：参保人员的基本信息、缴费记录、待遇领取记录、退

休审批材料等。

3. 社会保险统计分析资料：社会保险基金收支情况、参保人数、待遇水平等统计

数据。

4. 社会保险监督检查资料：社会保险稽核、审计、检查等相关资料。

5. 社会保险信息化建设资料：社会保险信息系统建设、运行、维护等相关资料。

六、档案管理流程

社会保险业务档案规范管理

社会保险业务档案规范管理社会保险业务档案规范管理

随着社会的发展，社会保险已成为人民群众生活中不可或缺的一部分。为保障社会保险业务的顺利开展，保证社会保险资金的安全及有效运用，需要对社会保险业务的档案进行规范管理。

1. 社会保险业务档案的概念和意义

社会保险业务档案是指保险机构在开展社会保险业务过程中所形成、积累的各种材料和记录，如社保缴费记录、社保参保证明、社保待遇认证等等。社会保险业务档案的规范管理意义重大，它是社会保险业务的重要组成部分，直接关系到社会保险业务的质量和效率。同时，社会保险业务档案是社会保险资金安全的重要保证，只有规范管理社会保险业务档案，才能保证社会保险资金的安全和有效运用。

2. 社会保险业务档案规范管理的重要性

（1）保证社会保险业务流程顺畅。社会保险业务档案是社会保险业务的重要组成部分，社会保险机构可以根据社会保险业务档案进行审查审核，保证社会保险业务的流程顺畅。

（2）保护社会保险参保人的利益。社会保险业务档案可作为参保人的证明，保证参保人权益得到保障，规范管理社会保险业务档案，也能防止社会保险资金遭受侵害。

（3）加强社会保险资金的管理。规范管理社会保险业务

档案，有利于加强社会保险资金的管理，防范社会保险基金财务风险。

3. 社会保险业务档案规范管理的具体方法

（1）建立健全档案管理体制。社会保险机构应建立健全

档案管理组织架构，明确各级负责人及部门职责，制定档案管理制度等文件，确保档案管理有组织、有条理。

（2）做好档案收妥、整理、存档等工作。社会保险机构

应根据档案收妥要求，及时收取社会保险业务档案，对档案进行整理分类，并按规定存档，确保档案安全及完整。

社会保险业务档案管理规定(试行)

社会保险业务档案管理规定（试行）

中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令第3号人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。

人力资源社会保障部部长尹蔚民

国家档案局局长杨冬权

二〇〇九年七月二十三日

社会保险业务档案管理规定（试行）

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

社会保险基金业务档案管理实施细则

北京市社会保险基金管理中心社会保险基金业务档案管理实施细则

（试行）

（讨论第一稿）

第一条根据《北京市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施办法》第十七条的规定，制定本细则。

第二条本市各级人力资源和社会保障行政部门所属社会保险基金管理中心（以下简称基金经办机构）管理的社会保险基金业务档案，适用本细则。

第三条本细则所称社会保险基金业务档案，是指社会保险基金经办机构在办理社会保险基金业务工作过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、数据材料、会计资料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条各级社会保险基金业务档案管理工作受北京市社会保险基金管理中心领导。

各级基金经办机构负责本机构社会保险基金业务档案管理工作, 并接受本级和上级同级档案行政管理部门的业务指导。市属社会保险经办机构定期对区、县基金经办机构社会保险基金业务档案管理工作进行业务指导、监督、考评。

第五条市、区县基金经办机构形成的社会保险基金业务档案由该机构集中保存，凡属于区、县基金经办机构委托街道社保所形成的社会保险基金业务档案，定期交由区、县基金经办机构集中统一保管。

第六条市、城近郊区基金经办机构在编制总额内应按工作实际需求配备专职档案管理人员, 远郊区、县基金经办机构应配备档案专职管理人员，如确有困难，也应设立以管理档案为主的部室指派兼职的档案管理人员（或参照《劳动人事部、国家档案局关于颁布《地方各级档案馆人员编制标准》（试行的通知）要求（省级1人/万卷、市级2人/万卷）配备档案专（兼）职管理人员。并保持业务档案管理人员的稳定，档案管理人员文化水平达到大专文化水平以上，必须持有《档案人员资格上岗证》，热爱档案工作、忠于职守、遵纪守法、业务熟练，各级基金经办机构应有计划地对业务档案人员组织档案专业学习和业务培训。

社会保险业务档案管理规范

一、背景介绍

社会保险是保障国民经济和社会保险事业良好运行的重要组成部分。为了保障社会保险业务的顺利进行，有效管理社会保险档案将起到至

关重要的作用。本文将阐述社会保险业务档案管理规范，保证档案的

准确性和完整性，并提高信息资源利用效率。

二、档案分类与归档要求

1. 分类依据

社会保险档案可根据性质、业务类型和存储介质等因素进行分类。

常见的分类方式包括人员档案、业务档案和电子档案。

2. 归档要求

人员档案应按照个人身份、个人信息和个人缴费等主要内容进行归档。业务档案分为缴费档案、报销档案、理赔档案等，相关文件和资

料应按照时间顺序进行归档。电子档案应采用标准的文件格式和存储

介质，确保档案的持久保存和易于检索。

三、档案存储与保管

1. 存储环境要求

社会保险档案应存放在环境温湿度适宜、通风良好的档案库中。档

案库应安装防火、防潮、防腐蚀等设施，保证档案的安全性和完整性。

2. 保管要求

社会保险档案应设立专门的保管机构，明确保管人员的责任和权限。档案保管人员应定期检查档案的保存状况，及时修复破损文件和档内

资料，确保档案的完整性和可读性。

四、档案检索与利用

1. 档案编目和索引

社会保险档案应进行系统的编目和索引工作，确保档案的组织结构

和存储位置清晰可辨。编目和索引要按照文件题名、文件日期和归档

编号等要素进行规范记录，以方便档案的检索和利用。

2. 档案检索服务

社会保险机构应提供便捷的档案检索服务，以满足内部和外部用户

对档案信息的需求。实施电子检索系统，提供在线查询和下载服务，

方便用户获取所需信息。

社会保险业务档案管理实施细则

一、档案管理的基本原则

1.法定原则：按照国家和地方相关法律法规的规定进行档案管理，保

障社会保险业务档案的合法性和合规性。

2.完整原则：确保社会保险业务档案的完整性，所有相关资料应全面、准确、无缺失地收集和归档。

3.安全原则：建立健全的社会保险业务档案安全管理制度，保护社会

保险业务档案的安全和保密。

4.便捷原则：建立科学有效的社会保险业务档案检索和利用制度，方

便相关人员查询和使用相关档案。

二、档案管理的主要内容

1.档案分类：根据社会保险业务的性质和种类进行分类，包括基本医

疗保险档案、失业保险档案、工伤保险档案、生育保险档案等。

2.档案收集：建立社会保险业务档案收集制度，明确相关人员的责任

和义务，确保社会保险业务档案的及时收集。

3.档案归档：对于已收集到的社会保险业务档案，按照统一的归档标

准进行整理和归档，确保档案的有序存放。

4.档案检索：建立科学的档案检索制度，包括索引建立、检索方式和

查询权限的管理等，方便相关人员查询所需档案。

5.档案利用：明确档案利用的范围和条件，确保档案的合法、合规的

利用，维护社会保险业务档案的安全和保密。

6.档案移交：在档案移交时，应编制移交手续和移交清单，确保档案

的完整和准确。

7.档案保管：建立社会保险业务档案的保管制度，包括档案的位置安排、存储设施的要求和安全防范的措施等，确保档案的安全。

8.档案销毁：对于已经归档的社会保险业务档案，根据规定的保管期

限和审批程序进行销毁处理，确保档案管理的规范性。

三、档案管理的责任和义务

1.业务部门：负责收集、整理和归档社会保险业务档案，并按照规定

社会保险业务档案管理规定

1. 背景

随着社会的发展，国家提出了“以人为本，全面建设社会主义和谐社会”的发展

目标，为了更好地保障人民群众的基本生活，国家实行了社会保险制度。随着社会保险制度的不断完善和扩大，社会保险业务档案管理也越来越重要。

2. 目的

社会保险业务档案管理规定旨在规范社会保险档案的管理，保证社会保险数据

的安全、完整和准确，提高社会保险管理的科学化、规范化水平，便于社会保险部门开展日常工作、做好各项保险业务管理工作，确保社会保险制度的健康运行。

3. 适用范围

本规定适用于所有从事社会保险业务的机构和个人。

4. 档案的定义

社会保险档案是指社保机构在开展各项社会保险业务过程中所形成的各类纸质、电子或其他形式的记录和材料。

5. 档案的分类与归档

社会保险档案应按照行政管理、监管要求和保险业务的实际需要，按照保险业

务的种类、部门、年度和文件形式等因素进行分类和归档，为后续管理和查询提供便利。

6. 档案的保管期限

社会保险档案的保管期限应当根据国家和行业有关规定以及各项保险业务的实

际需要进行合理确定。社会保险档案的保管期限包括以下范围：

（1）个人账户档案

个人账户档案是社会保险档案中重要的组成部分。按照规定，个人账户档案的

保管期限为：职工养老保险和城乡居民养老保险20年、职工工伤保险和生育保险10年、医疗保险5年。

（2）集体账户档案

集体账户档案是各单位开设的社保账户档案。按照规定，集体账户档案的保管

期限为20年。

（3）经办和事故档案

经办和事故档案包括社会保险部门的审核、受理、处理和事故处理等相关文件。按照规定，经办和事故档案的保管期限为5年。

医保中心各项档案管理制度

一、总则

第一条为加强医保中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《社会保险业务档案管理规定（试行）》，结合医保中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于医保中心各部门、各科室的档案管理工作。

第三条医保中心档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则。

二、档案的收集与整理

第四条档案的收集范围包括：参保人员信息、医保政策文件、经办业务材料、统

计分析报表、会议记录、电子档案等。

第五条档案的收集应做到及时、准确、完整，确保档案的真实性和可靠性。

第六条档案的整理应按照《社会保险业务档案管理规范》的要求，对档案进行分类、编目、归档。

第七条档案整理过程中，应确保档案的编号、目录、案卷等信息的准确性。

三、档案的保管与利用

第八条档案保管应实行集中保管制度，确保档案的安全、完整和便于利用。

第九条档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施。

第十条档案保管人员应严格执行档案管理制度，定期对档案进行检查和维护。

第十一条档案利用应遵循“需知、需用、合规、保密”的原则，确保档案信息安全。

第十二条档案查阅、复制、借阅等利用行为，应办理相关手续，并登记备案。

四、档案的鉴定与销毁

第十三条档案鉴定工作应定期进行，根据档案的实际保存价值，确定档案的保管

期限。

第十四条档案销毁应按照规定程序进行，经批准后方可销毁。

第十五条档案销毁过程中，应确保档案信息安全，防止泄密。

五、档案信息化建设

第十六条医保中心应积极推进档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化、智能化。

《社会保险业务档案管理规范》

《社会保险业务档案管理规范》
国家标准编制说明
一、任务来源
国家标准《社会保险业务档案管理规范》已列入国家标准化管理委员会2011年第三批国家标准制修订计划～项目编号为20111848-T-316。
本标准由人力资源和社会保障部提出～全国社会保险标准化技术委员会归口～人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心、天津市社会保险基金管理中心、天津市质量技术监督信息研究所、吉林省社会保险事业管理局、上海市社会保险事业管理中心、上海市医疗保险事务管理中心、甘肃省社会保险事业管理局、河南省洛阳市社会保险事业管理局、山东省潍坊市社会保险事业管理中心、四川省泸州市医疗保险管理局十家单位联合起草。
第二阶段:2012年7月11日,7月底。制定档案管理国标编写提纲～明确各成员单位的编写任务、职责分工和具体要求～由各成员单位对应各自任务分头起草。7月底前收集汇总各部分内容～形成档案管理国标第一稿～并分发至各成员单位。
第三阶段:2012年8月1日,10月17日。8月1日～召开第二次标准制定工作组会议～就档案管理国标第一稿进行讨论～其间征求部社保中心及八家编写单位共96条意见。会后～由天津市社会保险基金管理中心、吉林省社会保险事业管理局、上海市医疗保险事务管理中心、天津市质量技术监督信息研究所等四家单位针对修改意见逐条修订完善～形成第二稿。
,三,前瞻性原则
在兼顾当前我国社会保险业务档案管理现实发展情况的同时～体现了标准的前瞻性和引导性。在对业务档案多种介质相互转换和备份、电子档案管理、档案信息资源建设、应用管理系统建设、信息安全保障体系建设等方面～充分考虑了档案工作未来的发展趋势。

社会保险业务档案管理规定

20xx年最新保险公司档案管理办法全文

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务

的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用

本规定。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在

办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性

文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工

作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档

案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技

术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、

移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有

序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、

证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律

和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、

社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读

制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。

《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。

《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。

由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。

解读《社会保险业务档案管理规定试行》

解读《社客保险业务档案管理规定(试行)》

2009年7月23日，一个涉及亿万民众切身利益的由人力资源和社会保障部、国家档案局共同签发的部门规章——《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)予以颁布，并在今年9月1日正式生效。该规定最大的亮点是以部门规章的形式将社保档案中参保人员登记材料、社会保险个人账户管理等材料的最低保管期限确定为100年。这一规定，不仅仅是突破了以往所有各类档案定期保管的上限规定，更为重要的意义是体现了社会保险业务档案作为重中之重的民生档案，成为民生档案工作的一个标志性的里程碑。充分彰显了国家档案局本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，也是全面实施国家档案局2007年12月29日印发的《关于加强民生档案工作的意见》的重要举措。

一、充分认识《规定》出台的重要性

2007年12月29日，为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局适时印发了《关于加强民生档案工作的意见》。

2008年，随着《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动争议仲裁法》鼹大保障劳动者切身合法权益法律的全面实施，社会保险事业的发展和社会保险覆盖面不断扩大，社会保险业务档案资料不断增加，特别是建立覆盖城乡居民的社会保障体系目标的提出，社会保险将基本覆盖全体人群，由此产生的社会保险业务档案资料数量必将越来越庞大，近年来，尽管部分省市积极探索社会保险业务档案管理的路径和方法，务自制定了一定的社会保险业务档案管理规定或细则，对于加强社会保险业务档案管理发挥了积极作用。但从全国范围来看，社会保险业务档案管理还不够规范和统一。一是法律法规缺位。目前国家还没有制定全国性的社会保险业务档案管理规定，各地在业务档案管理面无法可依，在很大程度上影响到社会保险事业的可持续发展。二是管理不够规范。目