青岛市轨道交通建设工程档案管理经验探析

路桥工程132 2016年11月6 青岛市轨道交通建设工程档案管理经验探析吴先瑜孙瑛青岛地铁集团有限公司，山东青岛 266071摘要：随着国家经济建设发展，经济利益成为市场经济条件下企业主要追求目标，而工程档案管理需要投入大量人力、物力和财力，不能直接给企业带来明显利益。

因此，市场经济求利性与档案管理投入高、产出效益低的矛盾性，导致目前大部分城市轨道交通参建企业在管理上出现“重质量安全、轻档案资料”现象。

本文从国内城市轨道交通档案管理存在的问题与矛盾入手，结合青岛地铁工程档案管理成功做法，探讨城市轨道交通工程档案管理有效经验，提出许多创新工作理念。

关键词：轨道交通；档案管理；信息化技术中图分类号：F293.3 文献标识码：A 文章编号：1671-5659(2016)11-0132-03国内部分城市轨道交通工程档案管理在制度标准、流程设计、信息化建设方面相对落后，尤其是工程建设过程中的档案日常管理不规范，工程资料衔接脱节、共享程度低，导致档案归集质量较差。

青岛市自2010年开工建设地铁以来，青岛地铁集团公司（以下简称青岛地铁）充分借鉴国内城市轨道交通行业经验教训，从管理体制、流程设计、标准规范、考核培训入手，通过前期制度建设明确要求，培训考试提升素质、建立示范点统一标准、严格检查考核提高认识，加强源头上统一标准，过程中严格管理，移交时多方验证等方法，探索出一条城市轨道交通行业档案管理的新思路。

1 青岛城市轨道交通建设工程档案管理面临的问题和成因加强和规范档案管理是城市轨道交通建设工作一项重要内容，做好档案工作对城市轨道交通事业有着承前启后的推动作用，更具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值，档案管理工作好坏，直接反应城市轨道交通建设成果。

由于城市轨道交通工程复杂、投资大、涉及面广，工程档案工作面广、线长、量多，以一条总长25公里、22个站点的线路为例，从前期资料到竣工验收全过程，工程全程随时有专人整理各种纸质、声像、电子档案达到30000余卷。

对企业来讲，专门的整理场所、设备加上专业工作人员是一笔不小的开支。

在目前国内高度重视工程质量安全高压态势下，参建企业将这部分投入转移到质量安全管理上的现象十分普遍。

青岛地铁在档案检查管理前期发现的许多共性问题就很是很好的佐证。

根据青岛地铁提供的问题清单，目前城市轨道工程档案管理存在的问题主要有以下几个方面：1.1 参建企业重视程度低，各项投入严重不足这方面主要发生在参建单位进场施工阶段，突出表现为没有标准场所和设备、专业管理人员、规章制度、管理流程等方面。

以青岛地铁A号线为例：以施工进场一个月为时间节点，进行的全面检查结果显示，该线路23个工区、33个参建单位（土建23个、监理10个），只有12个工区建立了专门的档案室并配备了基本的设备（恒温恒湿条件及档案整理、影像制作等专业工具），占全部标段的52.2%；有21个单位配备了专门的档案管理人员，占全部单位91.3%；有11个单位建立了流程规范的管理制度，占全部单位的47.8%。

而绝大多数单位都建立了规范的安全质量管理制度、人员、设备、场所等，从这些数据对比，可以清晰看出参建单位对工程档案重视程度之低，投入之少。

从国内目前城市轨道交通工程档案规范要求来看，国家有行业标准（《城市轨道交通工程档案整理标准》CJJ/T180-2012、《企业档案工作规范》DA/T42-2009），省、市和企业有明确的管理规定（《青岛市重点建设项目档案管理规定》（青档字[2006]85号）等），对这些问题都有明确而详细的规范和要求。

例如：《企业档案工作规范》DA/T42-2009 5档案工作组织、6档案工作制度、7档案业务工作；《青岛市重点建设项目档案管理规定》（青档字[2006]85号）第三章项目档案管理等。

青岛地铁检查过后下发整改通知单一个周后，回头对该线路所有的23个工区进行的拉网式检查结果显示，除了3个工区存在档案室与图书室、阅卷室混用的情况，其他问题都已全部整改到位。

1.2 参建企业管理人员业务水平较低，档案质量参差不齐这方面主要发生在工程建设过程阶段，突出表现为档案管理人员兼职其他业务并经常轮换、没有接受专业培训并缺少上岗资质、内部没有档案日常管理考核体制等方面。

以青岛地铁B号线为例：通过施工进场一年时间节点，进行的全面检查结果显示，该线路18个工区，有10个工区档案管理人员没有接受一次青岛地铁组织范围以外的专业培训，占全部单位55.6%；有3个工区档案管理人员同时兼任文书、党务、安全、质量、后勤等工作，占全部单位16.7%；有12个工区档案管理人员离职、换岗达到12人次，占全部单位66.7%。

只有3个工区始终按照青岛地铁要求，严格落实各项规定，档案从制度、人员、场所等各个方面都保持了高标准，占全部单位16.7%。

人员不固定和专业水平较低导致了在档案日常管理中标准规范落实不严，档案收集、整理、组卷、保管等各个方面质量参差不齐，尤其是对旁站等声像资料和材料检验批等时效性很强的档案，没有做到专人、专业设备收集整理归档，部分档案不符合要求，需要重新整理（非常遗憾的是有部分影像清晰度不够的声像档案由于工程已经完工，无法再进行补拍）。

档案对于城市轨道交通这样的隐蔽工程而言，是工程全生命周期的身份证，这方面缺失将对工程质量验收和后期运营带来较大隐患。

针对发现的问题，青岛地铁召开会议、下发通报进行了严厉处罚，督促全市各线路参建单位限时进行整改。

后续检查显示全部单位都能够按时限要求整改到位。

1.3 参建单位档案管理网络不健全，依靠委托单位检查考核推动这方面突出表现为在委托单位（甲方）标准明确、管控严格、惩罚严厉的前提下，参建单位都能够按要求完成档案管理的制度、体系建设和合理投入。

而在一些甲方对档案日常管控的力度相对较弱的BOT、PPP项目中，则明显表现出制度缺失、流程混乱、人财物投入不足等问题。

目前，城市轨道交通参建企业多为大型中央集团性企业。

经了解，在企业集团本部和直属局、公司都有完备的档案管理制度网络和专业队伍。

但由于近些年来，国内城市轨道交通项目发展较快（截止目前，国内已经有43个城市开建地铁，获批建设里程达到8600公里），企业在高速膨胀、扩充阶段，多数企业在项目部层面，将投入重点都倾斜到了土木工程、给排水、机械设备等行业方面，而将档案管理混入党建、综合、后勤方面，经常是有检查就借人、借房、借物，突击补、造档案资料，检查过后一切恢复无人问津的原状。

城市轨道交通档案资料不仅仅是留存以后备查的作用，档案资料在收集整理过程中，本身就是实施工程建设质量安全管理的一项重要关口，是体现工程质量按程序和设计要求建设的合格证书。

以青岛地铁C号线为例：一是对工程施工过程和工序要全程留影，例如在砼浇筑、验筋等工序过程中，要求在施工前、施工过程中都必须有2-3张分景别（远景、近景、特写）清晰度达到500万像素以上标准的旁站照片（监理工程师、施工人员与场地合照）归档；二是对施工材料进场要全程验收留证，例如对水泥、钢筋、板材等原材料检验批次抽检记录的合格证明等，需要双方2名责任人员现场签字并加盖施工单中文科技期刊数据库(引文版) 工程技术2016年11月6 133位公章实时归档3份；三是监理对施工质量的现场检查情况也需要现场双方责任人员签字并加盖公章2份归档。

等等这些归档要求都体现了档案对工程质量安全的有效监督作用。

如果这方面流于形式或缺位，像城市轨道交通这样的隐蔽工程，既缺少一项重要监督环节，也为以后整个工程质量验收移交带来困难和隐患。

2 青岛城市轨道交通建设工程档案管理的探索青岛地铁在借鉴国内同类企业经验教训的基础上，充分借助政府管理部门的行业监督力量，从建立健全自上而下的管理体制和专业管理团队入手，以统一标准、统一流程、统一培训、统一考核、统一验收为抓手，通过加强源头治理、过程梳理、验收管理，经历了检查治理、建章立制、严管重罚、标准统一、示范推广的痛苦历程，逐步摸索出一条城市轨道交通行业档案管理的有效途径，一些做法和创新经验值得国内轨道交通行业借鉴和参考。

2.1 增强领导力，建立健全“统一领导、分级负责”的档案管理体系自地铁开建之初，青岛地铁提请青岛市政府档案主管部门青岛档案局成立了“青岛市轨道交通项目档案专项验收委员会”，由该市档案局、城乡建设委员会的城建档案管理人员和专家学者组成，全面负责组织领导该市轨道交通工程项目档案工作的业务指导和开通试运营档案预验收移交工作。

同时，青岛地铁确定了档案工作按照“统一管理、分级负责”的基本原则，成立信息管理部对档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准，并将档案工作纳入集团领导工作议事日程、纳入集团各项管理制度及工作流程、纳入集团各部门、分（子）公司专项工作职责和岗位人员职责。

建立了以集团档案工作分管领导为主，信息管理部为核心，各职能部门、分子公司及各参建单位专兼职档案人员为基础的“四级档案管理网络”。

在集团各部门配备兼职档案管理员、分子公司配备专职档案管理员。

对于参建单位的管理，由该集团信息管理部将档案检查考核情况计入集团各部门、分子公司的日常管理考核之中，督促责成各部门、分子公司根据各自的工作职责加强对参建单位档案的日常管理工作。

此项做法很有针对性把档案日常管理的体制纳入到了该市整体档案管理体系，很好地借助了市政府行政监督规范、业务指导专业和行业管理严格的力量，结合自身完备的管理考核体制，从管理的源头上奠定了坚实的基础。

目前，该市有二十几名政府业务骨干和行业专家常年活跃在轨道交通各条在建线路，配合青岛地铁档案管理人员从事培训、检查、业务指导、档案验收等工作。

2.2 提升引导力，建立健全“标准统一、流程规范”的档案管理制度目前，国内城市轨道交通行业对档案工作的规范大多在宏观方面的法律、法规和行业标准层面，没有细致明确的专业性、指导性、操作性较强的细则。

城市轨道交通企业大多参考当地相关城市建设档案的要求来制定各自轨道交通档案管理规定及标准。

以青岛地铁为例，该集团自2010年开工建设地铁以来，陆续出台印发了《青岛市地铁工程建设档案管理规定》、《关于进一步做好青岛地铁工程建设项目声像档案管理工作的通知》、《青岛市地铁工程建设档案管理规定》、《青岛地铁电子档案管理办法》、《青岛地铁档案管理办法》、《青岛地铁设备档案管理办法》、《关于印发青岛地铁3号线南段开通竣工档案移交验收组工作推进方案的通知》等十几项规章制度和工作方案。

根据国家、省、市行业主管部门的要求，国家轨道交通档案行业标准，结合青岛地铁实际情况，特别是根据检查发现的各种问题，通过制度建设，逐步统一了档案管理的操作流程、业务规范和管理要求。

给参建企业管理档案一个明确的业务标准和执行依据。