建设工程档案管理制度

1. 目的

规范公司建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。

2. 适用范围

本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。

3. 术语与定义

3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等；

3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷；

3.3 归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送经整理立卷的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成并经过整理立卷的工程文件、资料及时送行政管理部的过程；

3.4 移交：工程竣工验收后，公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。

4. 职责

4.1 行政管理部

4.1.1 负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作；

4.1.2 负责建立公司工程档案的分类、检索及调用体系；

4.1.3 指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档；

4.1.4 协助开发管理部完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作；

4.2 项目工程部

4.2.1 负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密；

4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料；

4.2.3 负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收；

4.2.4 负责按照工程档案相关规定和要求移交；

4.3 工程管理部

4.3.1 负责收集和整理从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档；

4.3.2 负责监督和检查项目工程部对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密等工作；

4.4 开发管理部

4.4.1 负责收集和汇总整理各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档；

4.4.2 负责收集和整理各工程立项文件并立卷、保密、归档；

4.5设计管理部

4.5.1 负责收集和汇总整理各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档；

4.6 成本管理中心

4.6.1 负责收集和汇总整理工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密；

4.6.2 负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分散招投标采购文件的组卷归档和保密工作；

4.6.3 负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。

5. 工作内容

5.1 工程档案管理体系的建立

5.1.1 建立工程档案管理的组织体系；

5.1.2 各职能部门应制定内部档案管理制度；

5.1.3 公司由一名领导分管档案管理工作，并根据实际情况设置专职或兼职档案工作人员；

5.1.4 行政管理部统一制定工程档案的编目，设定系列编号、指导各部门按该体系分类编目，并制定工程档案归档计划；

5.1.5 各职能部门须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员

按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。

5.2 工程档案的收集、整理

5.2.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间；

5.2.2 各职能部门专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别；

5.2.3 各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹；

5.2.4 各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件；

5.2.5 各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次整理，以保证预立卷文件、资料的完整。

5.3 工程档案的立卷、归档

5.3.1 案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式；

5.3.2 各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交项目工程部归档；

5.3.3 工程管理部须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任务后向项目工程部提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件；

5.3.4 在工程竣工后，工程管理部须督促项目工程部组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在7天内完成对项目竣工档案的整理、核实、确认、立卷、归档等工作；

5.3.5 各职能部门必须要求勘察、配套、材料设备供应、施工、监理等单位完成其工作任务或阶段性任务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、资料，并组织各专业技术人员、管理人员和专（兼）职档案员在30天内完成核实、确认、立卷、归档工作；

5.3.6 各职能部门宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备使用，对电子版文件做好备份工作。

5.3.7 开发管理部应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。

5.4 工程档案的移交、保管

5.4.1 移交工程档案应编制清单目录，并符合下列规定：

a. 工程档案必须规范完整、准确、系统；

b. 工程档案必须符合归档的质量要求；

c. 工程档案必须与清单目录保持一致；

d. 工程档案必须有交接、签字、盖章。

5.4.2 项目工程部须根据建设当地档案管理机构和竣工验收意见及时对工程档案进行整改，