工程档案管理制度

工程档案管理制度

工程档案管理制度

一、目的

为规范工程档案的管理，提高档案质量，以便于加强对工程项

目的管理。本制度的实施，是为确保工程项目档案的编制、维护和

利用工作的规范、统一和有效性。

二、适用范围

本制度适用于企业在建工程的档案管理工作。

三、工程档案管理职责

1.总公司负责制定和修订有关工程档案管理制度。

2.工程项目部负责实施档案管理制度，按要求参加档案资料的

编制、收集、分类、汇总、归档工作，落实质量标准与目标。

3.工程项目部门应当成立并向总公司提供专职档案管理员，从

事相应的工程档案管理，真实保护工程档案资料的安全与完整，使

工程档案管理工作落到实处。

4.档案管理员各司其职，分别负责档案资料的顺序整理、建档、归档、外借、接收和整理工作。

5.监理单位或团队应共同参与协助把工程档案管理好。

四、工程档案管理程序

1.工程项目部门成立专业档案管理组。具体岗位设置：专职档

案管理员一名，主要负责档案维护与管理；档案借阅员一名，主要

负责资料的外借与查阅服务。

2.设定工程档案目录。清晰、准确的工程档案目录是做好工程

档案管理必要的前提要求，必须制定清晰、明确的工程档案项目清单，并且不断完善。目录应包括档案项目名称、档案编号、档案性质、责任单位、责任人等重要信息。

3.建立工程档案保管室。选择安全、良好的环境条件和通畅位置，作为工程档案保管室，妥善保管工程档案，防止外界损坏和非

法侵入行为。

4.编制工程档案。设定质量标准并依照标准制订档案编制规程，分别计划半年或一年开展档案的编制工作，主要任务是将工程项目

的全部疑难资料、各类信函、现场检查记录、说明文件、会议纪要

等制作成工程项目档案。建立科学的工程档案分类、管理制度，把

收集的工程档案资料分门别类地建立一个完整、系统的档案资料库。

5.档案资料的存储和借阅。档案资料存储时应按照文件号码和

文件名进行存储、归档和盘整，标注存储时间、存储位置和存储人

姓名等重要信息。档案资料的借阅要经过申请，认真核对申请人资格，签订借阅手续协议，并进行详细记录。

6.档案资料的保密。档案资料在存储、借阅、抄写和外借、贮

存等全过程中，保密工作须得到严格落实，并设置一定权限控制制

度在涉及涉密资料的场合反复请示上级同意，严格检查何人何时何

地借阅、读阅工程档案资料，防止泄密事故的发生。

五、工程档案管理质量控制

1.质量目标和指标的制定。要调查编制效果和实际使用情况，

制定出量化的工程档案管理质量目标和量化的指标，并且组织定期

检查和评估，以检查和评估质量目标是否达到和指标定性是否准确，为管理质量控制提供有效的数据支撑和管理指标。

2.档案资料的质量控制。工程档案的质量控制是重点要求，质

量控制应按照国家有关文件房指引、制定具体的质量控制方案。质

量控制的重要手段是切实掌握工作程序，正确组织工作、工作借鉴、工作研究，策划工作的方法和程序，并制定完善的制度和规章制度。

3.档案识别和验收。档案资料必须经过严格的识别和验收程序，确定档案资料是否标准化、正式性、完整性、准确性和可用户驾驶。

六、附则

本制度自颁布之日起生效。制定本制度前存在的类似制度，自

本制度公告时起执行本制度，与本制度不一致的由本制度优先执行。

七、实施要求

1.本管理制度应在工程项目开始时就应对档案管理工作进行策划、设计和合理布局，以确保档案工作在全过程全局的管理必须得

到侧重。

2.要严格管理工程档案，逐步推进数字化建设，从传统的手工受理向电子收发、电子传输提高，加以保护和监管。

3.和相关部门和人员要密切的配合和沟通，加强任务交互和信息共享，能及早发现并整理档案标准和档案管理不足的问题。