建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度

一、概述

建设工程档案管理制度是指对建设工程的档案收集、整理、归档、利用和保管

的规范化管理制度。该制度是为了统一建设工程档案管理，并保证档案的完整性、可靠性、及时性和安全性。

二、档案的分类

建设工程档案的分类主要包括项目档案、技术档案、质量档案、验收档案、安

全档案、环保档案、合同档案以及其他档案。

1. 项目档案

项目档案主要包括立项文件、设计文件、施工文件、竣工文件等各阶段的文件，这些文件要能反映出整个工程的建设过程和建设成果。

2. 技术档案

技术档案是记录建设工程设计、施工、验收、运营等全过程中使用的技术文件，如技术交底记录、巡查记录、质量检查记录等。

3. 质量档案

质量档案包括工程设计、施工、验收全过程的质量管理档案，包括现场检测和

数据分析记录等。

4. 验收档案

验收档案是建设工程在竣工验收及其它验收中所编制的相关文书和资料，如工

程竣工验收报告、验收意见书、质量保证书等。

5. 安全档案

安全档案是针对建设工程中安全管理活动的记录资料，包括安全检查记录、安

全讲话会议纪要等。

6. 环保档案

环保档案包括建设工程环境保护方面的资料，例如环境影响评价文件、环境监

测报告等。

合同档案是建设工程合同执行全过程的文书资料，包括招标文件、合同文件、施工合同支付证明等。

8. 其他档案

其他档案包括一些建设工程档案中不属于以上几类资料的档案，例如工程发展历史档案、工程参考资料等。

三、档案管理原则

建设工程档案管理原则包括以下几点：

1. 完整性原则

建设工程档案应全部收集，并按照时间顺序排列，以保证建设工程档案的完整性。

2. 可靠性原则

建设工程档案的内容必须真实可靠，只有真实可靠的档案才有利于后期对工程进行研究和评价。

3. 及时性原则

建设工程档案应在工程完工后立即归档，以保证档案信息的及时性。

4. 安全性原则

建设工程档案管理应加强保密工作，保证档案的安全性和可控性，避免档案被非法出入。

5. 求实性原则

档案管理应本着求实原则，根据工程实际情况收集、整理和归档档案，以便后期对工程进行分析和评价。

四、档案管理流程

建设工程档案管理流程主要包括档案收集、档案整理、归档、利用和保管等环节。

1. 档案收集

建设工程档案收集应尽可能向相关单位和人员进行征集，包括工程设计单位、施工单位、监理单位和工程业主等。

对收集到的建设工程档案，应按照不同类别进行整理，清点材料，确认缺失及

其原因。同时，进行扫描、复制等操作，以备不时之需。

3. 档案归档

建设工程档案归档应该按照时间顺序进行归档，建立建设工程档案目录和工程

档案档案库房。同时，每个档案必须附带档案号、文件名称、数量、收发日期等信息。

4. 档案利用

建设工程档案的利用包括提供国家有关部门的资料和服务，为社会相关组织、

机构等提供咨询服务，同时对工程的发展提供重要的参考意见。

5. 档案保管

档案的长期保管需要选择具有一定安全保密条件的档案库房，采用专业的档案

保管人员进行管理。同时，定期进行档案的审查和鉴定，以防止档案丢失或损坏。

五、档案管理制度建立

建设工程档案管理制度的建立应考虑以下几方面：

1. 总体目标

建立建设工程档案管理制度的总体目标是保证建设工程档案的完整性、可靠性、及时性和安全性。

2. 建档标准

建设工程档案的建档标准应该根据国家有关规定和文件进行规范，及时更新建

设工程档案建档标准，以适应不断发展变化的工程管理需要。

3. 档案管理流程

档案管理流程是建设工程档案管理的重要组成部分，应该按照细致的流程进行

规范，以保证档案管理的高效性和规范性。

4. 建档人员培训

针对建设工程档案管理人员的岗位需要，开展相关工程档案管理培训，提高工

作人员的档案管理能力和素质。

5. 审查和评估

对建设工程档案管理制度进行定期检查和评估，及时进行改进和完善，确保建设工程档案管理制度的可操作性和科学性。

六、总结

建设工程档案管理制度建立，对于推进建设工程档案的收集、整理、归档、利用和保管工作，保证建设工程档案内容的真实可靠，实现安全保密，提高档案利用的效率等方面都起着重要作用。同时，也为建设工程评估、科学制定管理方案等提供了重要的参考依据。