后勤采购管理办法
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后勤采购管理方法
目录
第1 章总那末 0
第2 章后勤采购组织 (1)
第3 章采购备用金管理 (2)
第4 章采购实施 (2)
第5 章财务控制 (14)
第6 章附那末 (14)
附件:后勤采购业务审批权限列表 (15)
第 1 章 总那末
1.1 目的
为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理,规范采购行为, 保证采购质量,提高采购效率,制定本方法。
1.2 合用范畴
本方法合用于集团所属份子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。
1.3 后勤物资及服务采购分类
1.3.1 办公类:办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。
1.3.2 宣传印制类:横幅、公司定制品〔印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信 纸、笔记本、办公文具等〕、广告、海报、宣传手册、DV 宣传片、挂历、营销促销品等。
1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、 床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等
1.3.4 公共设施类:水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施爱护等
1.3.5 款待类:水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等
1.3.6 技术检测类:容器、工具、仪器外表、试剂、药品等
1.3.7 生产爱护类:生产机器零配件、五金工具等
1.3.8 食堂物资:锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等
1.3.9 保险类:社会保险、意外伤害险、财险。
1.3.10 能源类:水、电、煤、气、生产用油等
1.4 不相容职务
1.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。
1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。
起 草: 日 期:
日 期:
编 号: QB/JD.CG002 公司/中心:财务管理委员会 版本号:第 A 版第 0 次修改
日 期:
1.4.3 采购合同的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。
1.4.4 采购、验收与记录。采购、验收预会计记录等工作应由不同的人员担任,以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。
1.4.5 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离,避免因付款方式不恰当、执行有偏差,导致企业资金缺失或者信用受损。
第2 章后勤采购组织
2.1 后勤采购工作小组
2.1.1 后勤采购工作小组机构
公司设立后勤采购工作小组,由各部门各派一人组成,组长由总经理任命。后勤采购工作小组不设专职,所有组员均为兼职。
2.1.2 后勤采购工作小组职责
2.1.2.1 负责与各部门的沟通和谐。当某项物资的选购需要专业性判定时,后勤采购工作小组应与需求部门和谐,由需求部门安排专业人员协助采购员采购,提供专业性采购建议。
2.1.2.2 协同采购,对采购工作进行监督。
2.1.2.3 负责后勤采购评估工作。
2.2 各部门职责
2.2.1 公司后勤物资及服务采购归口行政部门集中办理,其他部门不得擅自采购。行政部门应分别设置行政内勤〔兼任打算管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。
2.2.2 公司总部总裁办下设行政部,设置行政内勤及采购员岗位,负责母公司范畴内的采购业务,八字门行政部安排保管员负责仓库物资保管及发放。其他子公司按 2.2.1 要求自行设置相关岗位,履行后勤采购职责。
2.2.3 各公司行政部下设食堂组,食堂采购员实施物资采购,食堂组长负责食堂物资的验收和管理。
2.2.4 需求部门负责填制采购申请,并参预供应商甄选过程。
2.2.5 财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款。
2.2.6 仓库保管员负责采购物资的验收、储备与发放。公司分设后勤物资仓库、生产机器零配件仓库、技术检测物资仓库,分别由行政部门、生产部门、技术质量部门安排相
应仓库和保管员进行物资管理。食堂物资放厨房储备,不单独设立仓库,由食堂组长兼任保管员,负责食堂物资管理。
2.2.7 各部门各司其职,相互衔接的同时形成相互制衡机制。
第3 章采购备用金管理
3.1 备用金
3.1.1 公司采购采取备用金制,行政部门采购员备用金额度为3000 元,食堂采购员备用金额度为5000 元。
3.1.2 备用金采取借款方式,由采购员填写借款单,经部门主管、财务主管及总经理审批后,交会计开具现金付款凭证,由出纳支付现金,账面挂采购员个人往来。
3.1.3 采购员可在现金交易范畴内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款,可按借款审批程序暂时借支现金。报账后再冲抵借支,并按额度补足备用金。
3.1.4 备用金一年一清,每年12 月份还清备用金借款,次年1 月再重新借支备用金。3.2 现金交易范畴
3.2.1 一千元以下的零星采购;
3.2.2 供应商要求现金交易;
3.2.3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续;
3.2.4 除以上情形外,一律不得进行现金交易,均通过财务转账付款。
第4 章采购实施
4.1 办公、宣传印制、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购
4.1.1 采购申请
4.1.1.1 需求部门在每月25 日前提出下月物资采购申请,经部门主管批准后交行政部门。单件采购金额在500 元以上要经总经理审批。
4.1.1.2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请。
4.1.1.3 采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特点的,应提供样品;宣传印制品应提供设计样稿。