文书档案归档要求

在工作中不仅需要不断收集新的有关信息，而 且还需要查考过去形成的文件材料，有些人为了自 己工作上的便利，将需用的文件留在自己手中不愿 交出来。这样造成文件收集不齐全尤其是一些重要 的文件未归档，使以后无从查考，造成许多问题难 以处理。比如：制订一项政策、草拟一个规章办法 ，往往要查考近年的情况报告、调查材料、经验总 结、工作意见、建议等；又如：召开三会，起草行 政工作报告，则需要查阅有关的一系列文件。历年 档案的积累反映本单位的发展历史，也是本单位的 宝贵财富。所以说，档案工作要想做好，还需要大 家的归档意识的有待提高，才能确保我们库藏档案 齐全完整，丰富多样。
三．文书档案归档范围
我们形成的文书在转化为档案之前是有条件的， 并不是“有文必档”只有处理完毕又具有查考价值的 文书，才能转化为档案。 文书有两种情况： 一种是纯粹事务性或其他只有临时作用的文件， 处理完毕，对日后的工作或生产等项活动没有查考利 用价值。这样的文件，不需要归档。
另一种是处理完毕后对今后的工作、科研、生产 等项活动有查考利用价值的文件。这类文书，必须归 档保存起来。 归档文件材料必须齐全、完整、准确 。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档 ；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿 、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与 相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料 内容真实，签署和用印符合文书规范，实体档案与相 对应电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。
了解档案知识，了解企业关于档案工作的 方针、政策，掌握档案法律、法规的内容，不 能把档案工作变成“被遗忘的角落”。档案的 管理是手段，利用是目的。档案的价值在利用 中才能得以体现，在利用中才能扩大档案的影 响，促进全员档案意识的形成和良性发展，使 档案工作真正步入规范化、标准化、制度化轨 道，为企业各项事业的发展，提供可靠的资源 和保证。
第二．档案的参考作用 1.原始性和较大的可靠性。由于档案是文件转化来 的，如实记录了历史活动的真实情况，是宝贵的第一手 原始材料。一般说来，这就比事后回忆、专门编写或口 头介绍具有更大的可靠性。 2.可供参考内容的广泛性。档案来源于各个历史阶 段和人类社会实践活动的各个方面，它是人类历史保存 下来的精华记录,内容无所不包,能多方面起参考作用。 3．档案是从事工作和生产活动的必要依据有时甚 至是不可缺少的参考材料。例如：有关方针政策性的指 示、决定、规章条例、长期计划等有效期较长的文件， 在相应的贯彻执行期间难免需要查阅。再如：工作总结 、情况报告、会议记录、调查材料等没有明显的执行时 效的文件，以及一般的来往文件和办完以后就已失效的 文件都是本单位工作的历史材料，大部分也需要整理保 存以备查考。
1．发文 发文反映本单位作出的决定，对工作问题的 处理意见和采取的措施。本单位的发文红头正文 放前面，领导签发单放正文后面，要求正文所盖 的红章，在签发单领导签发处盖章。在微机上修 改底稿不需要再出底稿。手工修改的底稿把定稿 附在签发单的后面。
2.加强宣传是增强档案意识的重要手段。档案 工作需要全员的共同参与，因此必须通过广泛而有 效的宣传，让全体职工了解《档案法》。《档案法》 第3章10条，“对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工 作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。 许多珍贵的档案资料散存部门或个人手里，是违背 了《档案法》的基本要求。
在实际工作中主要存在以下几种情况： 一是缺乏档案意识。在工作中许多同志积累资 料的意识很强，但缺乏归档意识，仅仅把文件材料 作为自己今后进行工作提高办事效率的必不可少的 一部分，而将文件资料长期占为己有，久而久之， 造成文件资料的乱丢、乱放，甚至出现丢失的情况 ，以致于严重影响档案的完整性。
二是档案认识狭隘。在工作中有些同志不知道什 么是档案，他们往往用传统、狭义的思想认识档案， 似乎只有人事档案才是档案，而其它如党政管理、科 研、生产等工作实践中，直接形成的具有保存价值的 文件材料似乎都不是档案，不明确档案工作的地位和 作用，认为档案无足轻重，可有可无。为了提高档案 意识，保护好珍贵的档案资源，我们应采取以下有效 措施。
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二、档案归档意识
一个单位的档案管理水平，是衡量工作质量及基 础管理的重要标志。提高全员归档意识，保证档案齐 全、完整归档具有重要意义。档案工作是企业改革与 发展中一项重要的基础性工作。在企业改革与发展的 新形势下，档案工作在为生产、科研、党政管理等项 工作服务的过程中，愈来愈显示出它的重要性。由于 多种原因，目前部分单位、部门档案意识仍然淡薄， 人们往往以为自己的工作完成了就行，没有想到文件 资料的留存、收集和归档，从而使更多的档案资料被 忽视，不能得到保存，甚至流失。
1.确立制定严格归档制度，逐步纳入本单位计划 和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围 ：“在布置、检查、总结、验收各项工作的同时， 各科室要确定适当专 (兼 )职人员具体负责日常材料 的收集工作。主管档案工作的领导，各部门分管档 案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作 列入自己的职责范围，督促科室、有关人员认真做 好归档工作。
文书档案归档要求
一.档案的作用
二.档案归档意识
三.文书档案归档范围 四.电子档案归档要求 五.文书档案存在问题 六.离线客户端(忽略)
一.档案的作用 第一．档案的凭证作用。 档案是历史的真凭实据，有法律效用，可做凭证 。是由档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从 档案的形成看，它是由当时直接使用的文件转化来的 ,记录了当时的原始情况,是工作和生产活动中形成的 ，不是随意收集和事后编写的材料 ,是形成者的思想 和行为的真实记录,是令人信服的历史证据。档案既 是有形资产的依据和证明，更是专利权、非专利技术 、商标权、著作权、土地使用权、商誉等无形资产的 依据和证明，从一定意义上说 ,档案本身也属于无形 资产。无形资产是宝贵财富，档案作为无形资产的重 要载体，对于无形资产的保值、增值起着重要的法律 凭证作用。