办公设备日常管理制度

公司设备日常管理制度

第一章总则

一、为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。

二、适用范围：本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机硬件（笔记本、主机、

显示器）、计算机软件、计算机网络、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。

第二章部门职责

一、各部门指定专人（部门办公设备管理员，简称部门管理员）负责办公设备管理，负责

各自部门办公设备的日常管理：台账记录、设备申购、维护保养、办公设备使用人或归属部门变更转移的申请、自查与盘查等各项工作。部门管理员需在每年的3月、6月、9月与11月底前完成对部门设备的自查，台账的更新，并报备办公室；财务部与各部门在每年7月、12月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。各设备使用部门负责提出设备使用需求，明确说明设备的用途、性能、技术要求、设备选型等事项；负责办公设备的日常保养、报修、等工作。

二、办公室指定专人（公司办公设备管理员，简称公司管理员）负责对需采购的办公设备

进行登记、调配；负责办公设备采购回来后的验收、入库、保存，提高办公设备的工作效率和资料收集保存、临时保管、配发、维修保养；负责人员离职调动前所使用的办公设备的回收、登记、保管和调拨；负责公司人员邮箱的开通和删除，门禁卡新办及退还登记（如果门禁卡丢失，直接从工资中扣除20元）。同时，办公室在每年7月与12月对公司的办公设备进行全面盘查，更新台账。

三、采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维护情况，并转交办公室

进行维护。

一、各部门根据需要提出办公设备购买申请，填写《请购单》，经部门管理员、部门经理、

部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后，交采购部。

二、采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库存进行核实，如所购办

公设备已有库存，采购部可根据库存设备情况进行调拨，并通知办公室配发；如所购办公设备无库存，则实施采购。

三、采购部根据审批后的《请购单》内容，调研情况并购买。大型办公设备（或10万元

以上设备）应以招标形式购买。

四、设备采购到货后，办公室统一进行验收、编号、入库并更新台账，收集操作手册、产

品合格证、保修单等设备资料并建档保存；通知设备申请部门办理设备领取事宜。

第四章办公设备使用、保养及监督

一、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门管理员负责

监督检查。

二、公司各类办公设备的保养，由使用部门管理员组织使用人员参照规范进行实施。

三、办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件要进行

登记备案并组织实施。

四、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。各部门管理员或使用人员应对办公

设备的使用进行不定期的检查，如需保养由各部门管理员定期统一集中本部门需保

养设备，与公司管理员预约保养时间，由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。

（见附表《办公设备维护记录表》）

五、公用办公设备指定专人操作，其他人员使用必须经设备所在部门负责人或使用人同

意。

六、办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行，如果因使用人员的过失造成丢

失或损坏，要追究责任，择情进行赔偿。管理员对违规使用办公设备人员有提出处

罚的权力。

一、计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备出现故障，首先联系办公室处理，

如果办公室不能解决，应由公司管理员找设备厂商或供应商进行检测。

二、设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应填写《办公设备检修单》（见附表），

经部门经理、主管领导审批后交办公室，办公室负责维修事宜。未填写《办公设备

检修单》或未按检修单要求填写相关内容的，一律不予修理。《办公设备检修单》

最后交付财务部备案，办公室留存复印件。

三、保修期内的办公设备，办公室负责联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最

经济可行的方案进行维修，包括委托维修商来完成维修，由公司管理员按照维修的

真实情况，填写《办公设备检修单》中的“检修记录”,发生费用计入设备所在部

门成本。

四、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由公司管理员统一管理。设备维修档

案主要包括设备编号、维修日期、故障现象、保修原因、维修内容、维修费用、维

修单位等。

五、公司管理员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服

的措施，通知使用部门加以防范，由办公室每月汇总维修费用表报领导。

第六章办公设备分类管理-计算机硬件使用管理

一、计算机使用管理是指对主机、显示器、附属设备以及各类应用软件等的管理。

二、计算机应专人专用，使用人负责日常操作及维护，各部门公用计算机指定专人进行

日常维护，非本部门人员不得随意使用。计算机使用人员设置的密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

三、计算机的操作规定

1.严禁在计算机上从事与本职工作无关的事项，严禁使用计算机散播非法信息。

2.不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。

3.严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

4.上班时间及公司统一加班办公时间禁止使用大流量下载软件（如迅雷、BT、网

际快车、电驴）下载电影、游戏或其他应用软件。

四、病毒防护

1.未安装杀毒软件的计算机不要上互联网以防中毒影响公司局域正常运行。

2.对于联网的计算机，在复制软件或文档时注意杀毒软件提示，严禁强行复制，

以免病毒侵入。

3.对于计算机软件的安装由使用部门申请交所属部门主管领导同意后，办公室协

助购买安装。

4.任何计算机不得在上班时间安装或下载与工作无关的软件。

5.软件使用前要确保无病毒。

6.任何人未经他人同意，不得使用他人专用计算机。

五、硬件保护

1.未经办公室批准，任何人不得拆卸所使用的办公设备、计算机配件。

2.拆卸计算机由办公室专人负责，必须采取防静电措施。

3.硬件维护后，必须将所有设备复原。

4.各部门管理员必须认真落实本部门计算机以及配套设备的使用和保养责任。

5.各部门管理员必须采取必要措施，确保本部门的计算机以及配套设备始终处于整

洁和良好的状态。

6.对于关键的计算机设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。

六、计算机的保养

1.保持计算机的清洁，不用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭

电源。

2.定期对计算机内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证计算机

运行的速度和存储，重要技术备份资料的电子版或纸质版由部门人员保管。七、计算机经检测确定有硬件或其它原因，不在保修期内的，由个人提出维修申请，经

部门领导审批，主管领导批准后交由办公室统一维修，维修费用由本部门承担。如

人为损坏，其费用由个人承担。

八、员工应爱惜计算机等办公设备，购置期在三年以内计算机等办公设备，一般不予更

换，确因工作原因损坏且无法维修并已过设备保修期，经部门经理和公司主管领导

审批，可以给予换件或更换计算机，但费用个人承担20%（满二年不足三年）或40%

（不足二年）；使用满三年以上的计算机，若需更换计算机仍须严格经部门经理和