出差费用报销制度及流程

费用报销流程

为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，降低企业经营成本，根据国家有关财政法规和公司宏观发展战略方针，特制定本制度及审批程序。

一、差旅费

员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。受公司外派，长驻某一城市开展业务，自租房之日起，不属出差。

(一)出差审批

１．流程图：

２．流程说明：

2.1 员工出差前应填列好《出差申请单》,并发电子版至人事专员史康佳，由人事代走流程。

走完流程后交至财务施慧莉编号以便于后期开展出差结束后的费用报销工作。

2.2 各部门负责人必须严格审核部门员工的出差目的及出差规划。

2.3新入职的管理人员前往南京总部带教期间的产生的费用需在该人员试用期满后予以报

销。

（二）出差费用报销

1 流程图

2流程说明

2.1 据实填写完全后的报销单有两种送达总部的方式：其一，由出差本人自行打印并在单据上署

名，随发票一起寄至公司总部；其二，在填写完整的报销单据上自行将本人的电子签名扫描于单据上，发至财务施慧莉的邮箱，由财务代为打印。不论采取何种方式，报销单据上必须有报销人的签名。

2.2

票据的粘贴：应将票据整理归集，将票据按下图样式整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单（A4纸亦可）装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴（如下图：此种粘贴方法称为

“鱼鳞式”），且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴

纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到档案保存要求；

注：票据粘贴单的长度不宜过长，应以A4纸的宽度为参考长度。

(二)出差借款

1．流程图：

2．流程说明：

2.1员工出差可以向公司借支所需差旅费用，填写“借款单”，履行相关借支审批手续，原则上借款金额不超过本人月薪资额度。

2.2借款金额会在借款人之后的报销打款金额中扣除。 (三)报账期限

根据公务所需资金情况填写电子版借款单，发给人事部代走流程

据待处理公务情况核准审核

需借款部门主管/经理（销售总监）

据实审核

人事经理

据制度审核

财务部经理/财务总

审批

总经理

支付借款

财务部出纳

出差人员返回后，应在一个月内办理报销手续，如因特殊情况不能按期报销，应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，财务经理同意后方可延期，并注明最后报销期限，如超过一个月不报账，财务部将不予报销。

二．业务招待费

1流程图

在有客情计划后，应在费用发生前通过邮件或者电话向薛总提出申请，待薛总批准后方可产生客情费用。

（二）费用标准：原则上，片区经理每人每月上线1000元，区域经理每人每月上线2000元。

（三）发票必须按照要求注明公司名称并加盖收款单位有效章。发票开具的具体要求见下“原始凭证的有效性”。

三. 其他费用

（一）外区人员寄回的快递费用：由财务出纳施慧莉进行第一轮审核，对于确实属于报销范围的

费用，代为填写费用报销单，并在报销人处署上实际报销人并注明“某某代”。

（二）英迈代垫费用：费用报销人员在费用发生前，向Rock提交申请邮件，待Rock邮件回复认可后方可实施，并将该邮件转发至财务施慧莉。报销人将发票和报销单一并寄回总部走报销流程。由财务施慧莉根据Rock的确认邮件，代为填写报销单，填写完毕交至财务许春娟进行费用审核。

四．原始凭证有效性

经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销：（一）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

（二）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

发票内容：

1．“客户名称”栏统一填写“南京传天羽科技有限公司”。

2．“金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“○×”封头，尾数为“0”

时以“零”填充。

发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。

3．票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。

五．南京本地各项费用报销流程

1．流程图

2．流程说明

2．1各经办人因公务产生的费用需要报销前应先填写公司统一印刷的《费用报销单》，所有的费用凭证及发票按要求粘贴在粘贴单上（可用废纸进行）。

2．2《费用报销单》必须经本部门领导确认审批后交致财务部审核会计处。

2．3财务部审核会计根据公司相关的管理制度进行审核，不符规定的将予以退回经办人，符合制度的予以确认审核通过，交致财务部经理进行审批。

2．4通过财务部经理审批的，按公司规定的审批时间交致总经理处进行审批。

2．5经总经理审批确认审批后的《费用报销单》，由财务部出纳通知各经办人，由财务部出纳按照阶段性的时间统一打款。