ch1-2打印工作表的几个问题

打印工作表的几个问题
1、关于打印前的分页预览
分页预览是Excel提供的一种工作表查看方式，它能够显示要打印的区域和分页符（在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上）位置。

要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。

在打印工作表之前进行分页预览，能够及时发现版面布局上的一些问题，早作页面调整，能够减少纸张的浪费。

分页预览的操作方法是：
选择“视图”|“分页预览”菜单，Excel就会以分页预览的方式显示工作表。

在分页预览视图中，能够看见该工作表将被打印成几页，每页的分页符在什么位置，并可调整分页符的位置。

以使打印结果更理想。

图1是在“分页预览”视图中看见的一个工作表，图中标明了该工作表打印时的问题，及解决方法。

图1 分页预览
图中的水平线和两条粗竖线就是分页符，水平分页符的上边和下边将被打印在不同的张纸上，垂直分页符的左边和右边也将被打印在不同的纸上。

从图1可以看出，此工作表至少会被打印在4张纸上（图中圆圈标明了这4张打印稿的内容），其中有两张是白纸（即②和④）。

用鼠标拖动最右边的垂直分隔线，使它与左边的那根垂直分隔线重垒，就不会打印出两张白纸了。

2、打印纸及页面设置
在进行工作表的正式打印之前要确定的几件事情是：
①确定打印纸的大小；
②确定打印的份数；
③是否需要页眉（常用于在每页的最前面打印标题）和页脚（常用于在每页的最下边
添加页码）；
④是打印指定工作表，还是整个工作薄，或某个工作表的单元格区域。

上述四个问题都可以通过页面设置进行解决。

页面设置的方法是：选择“文件”|“页面设置”，Excel会弹出图2所示的页面设置对话框。

图2 页面设置对话框
（1）、设置打印纸的大小
单击图2中纸张大小右边的下拉箭头，然后从列表中选择与打印机中型号相同的打印纸。

（2）、设置打印纸的边距
单击图2中的“页边距”标签，Excel会显示出图3所示的“页边距”设置对话框。

然后在上、下、左、右四个边距的编辑框中输入几个边距的值。

在一般情况下，为了让打印的内容在表格的正中央，还会选中“水平”和“垂直”两个复选框。

图3 设置打印纸的边距
3、打印预览
打印预览是一种有用的功能，它是打印稿的屏幕预现，其效果与最终的打印效果没有什
么区别。

在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。

以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。

比如，假设某工作表的预览结果如图4所示，则说明应工作表的内容将被打印在两张单独的纸上，而第2页却只有一列数据。

这样的打印结果肯定是不合理的，应该对打印纸的左右边距进行重新设置（也可在预览视图中拖动预览页面上的左、右边线进行边距调整），使全部内容打印在同一页上。

如果边距调整后，仍然会打印一列数据在第2页上，则说明在页面设置中设定的打印纸大小了，应该设置更大一号的打印纸，或者进行缩小比例打印。

图4 打印预览示例
用鼠标单击常用工具条中的打印预览工具按钮，或选择“文件”菜单中的“打印预览”命令就可进行工作表的打印预览。

在预览屏幕的窗口顶部，会显示下面的工具条。

单击其中的“设置”可弹出“页面设置”对话框，并进一步对纸张大小和页边距等内容进行重新设置。

单击“页边距”可显示或隐藏打印的边界线，向左或向右拖动左、右边线可调整打印的左右边距。

向上或向下拖动上、下边框线可调整打印的上下边界。

如果对预览结果比较满意，单击“打印”按钮就可以对当前工作表进行打印。

预览完成后，单击“关闭”或“普通视图”就可退出打印预览。

4、缩放打印比例以适应打印纸大小
在打印工作表的过程中，有时会遇到一些比较糟糕的情况：只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！经过对页面进行调整后，依然不能将它们打印到同一页上（在某些场合，打印纸的大小有统一规定）。

而另一种情况则与之相反，打印的内容不足一页，整纸打印纸显得内容较少，页面难看。

在遇到这两种情况时，可以按一定比例对工作表进行缩小或放大打印。

方法如下：
（1）选中“页面设置”对话框（参考图2）的“缩放”单选项，然后在“缩放比例”编辑框中输入一个比例数据，然后进行预览，不断调整比例，直到满意为止。

（2）也可以直接设置打印稿的页数，让系统自动进行打印缩放比例的调整。

其方法是选中“页面设置”对话框的“调整为”单选项，然后指定打印稿的页数（参考图2）。

这种方法更为简洁。

5、打印标题或页码
当一个工作表内容较多，需要很多张打印纸才能打印完毕时，表格的标题很可能只会被打印在第一页打印稿上。

若要将标题打印在每张打印纸上，可用下面的方法。

通过页眉打印标题
页眉位于打印纸的最上边，即打印上边距到打印纸张上边界之间的区域。

在页眉中的文本将被打印到工作表的每张打印稿上。

在页眉中常常设置工作表的页码，制表日期，作者或标题等内容。

用页眉设置工作表标题的方法如下：
（1）选择“视图”|“页眉和页脚”，系统会弹出图5所示的“页眉/页脚”对话框。

图5 页眉/页脚设置对话框
（2）如果要用日期，时间，页码，第X页共X页之类的内容作为页眉，可单击图5中的“页眉”右边的下拉箭头，然后从列表中选择相应的条目。

（3）如果要在每页上打印工作表的标题，如“XX公司职工销售明细表”，“XX学校学生档案表”之类。

可单击图5中“自定义页眉”，Excel会弹出“页眉”设置对话框，在该对话框中有左、中、右三个编辑框。

如果要将标题显示在工作表的页面中央，则在中间的编辑框中输入标题。

然后单击“确定”按钮。

经过上述设置后，页眉将被打印在工作表的每张打印稿上。

通过页面设置打印标题
如果表格的标题位于工作表的某个单元格区域中（经常是工作表的第一行），而工作表的内容又较多，需要多张打印纸才能打印完毕。

这种工作表的标题将被打印在第一页上，后面各页将没有标题。

如果要在每页打印纸上打印标题，可以通过页面设置完成，其方法如下：（1）选择“页面设置”|“工作表”（参考图2），系统将会弹出图6所示的对话框。

图6 设置打印标题的对话框
（2）在图6的“顶端标题行”右边的编辑框中输入标题所在的行。

如果标题在第1行则输入：$1:$1，如果标题在第3行则输入：$3:$3，……
经过这样的设置之后，在工作表的每纸打印稿上都会有设定行的标题。

6、打印整个工作薄或指定工作表区域
在默认情况下，Excel只打印当前工作表。

如果需要打印工作薄中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域，可按如下方法进行：
（1）选择“文件”菜单中的“打印”命令，Excel会弹出图7所示的打印设置对话框。

图7 “打印内容”对话框
（2）如果要打印工作薄的全部工作表，则选中图7中的“整个工作薄”；
（3）如果只打印指定区域，则应该先选定要打印的工作表区域，然后才打开图7所示的打印设置对话框，然后选中其中的“选定区域”单选项。