KSOA软件操作手册簿

*****医药有限公司KSOA软件操作培训手册建立日期: 2014-08-01修改日期: 2014-08-01文控编号: JL-HBMSYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册版本编号: V 1.0作者: 吴帆一、前言本文档中将采用如下简称方式：*****医药有限公司简称*****武汉科情新技术开发责任有限公司简称武汉科情1．1GSP首营资料操作流程1．1． 1 GSP首营企业审核操作流程1、首营企业登记1）路径：质量管理中心→首营企业管理→首营企业登记打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输）（注意，一定要维护委托书范围！）2、首营企业资料审核（业务）1）路径：质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（业务）{由于单店人员配置不够全，所以一般为采购员自己审核}点击查询在需要的单位右键选择审批。

2.1在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）3、首营企业资料审核（质管）1）路径：质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（质管）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存4、首营企业资料审核（质量负责人）1）路径：质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（质量负责人）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见并选择审核通过或者不通过，点击保存存盘1.2．2 GSP首营商品审核操作流程1、首营商品登记1）路径：质量管理中心→首营商品管理→首营药品登记表完整填写商品登记信息。

带 * 号选择为必填项（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输）（记得填写处方分类，是否麻黄碱，前台销售需要拦截）2、首营品种审批表（业务）1）路径：质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（业务）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写采购部门主管意见，点击保存（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）3、首营品种审批表（质管）1）路径：质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（质管）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。

4、首营品种审批表（质量负责人）1）路径：质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（质量负责人）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

2.1采购业务操作流程2．1．1 采购入库业务操作流程KSOA采购管理流程概述：采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。

采购订单经过质管部审核后，采购员填写运输登记单，收货员开具收货单，通过质量部门（验收员）GSP验收后，仓储部（保管员）进行采购入库业务。

采购入库流程：采购订单（质管部审核）→运输登记单→采购收货单→购进入库质量验收→购进入库单(打印)操作步骤：1、采购订单（采购员）1）路径：业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单填制详见下图：2）操作界面：在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。

在委托销售员处，双击选择销售员。

在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。

填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。

最后点击“存盘”，退出单据即可。

采购订单审核1）路径:业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单审核（质量负责人）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过采购计划查询1）路径：数据中心→采购业务数据→采购计划查询采购计划修改:流程：取消订单审核→采购订单修改→业务单据修改审核→采购订单审核过程图：（取消订单审核）点击取消审核双击选中单据，点击取消审核（采购订单修改）修改内容后，点击存盘（业务单据修改审核）（采购订单审核）然后继续往后面走流程采购订单-运输登记（做了运输登记单要修改采购订单则先删除运输登记单，然后按照上面的走流程）1）路径：业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单_运输登记2）操作界面：辅助功能→提取采购订单因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可（冷链药品一定要填写起运时间，到货时间，运输方式，温控方式，其他药品直接填写承运方式和单位就可以存盘）2、采购收货单(收货员)1）路径：业务管理中心→采购管理→采购收货→采购收货单填制2）操作界面：1、提取采购订单-运输登记（辅助功能→提取采购订单-运输登记）填写运输过程温度、温度状况、到货时温度等信息。

核对无误后，点击“存盘”即可。

3、购进入库质量验收1）路径：质量管理中心 购进质量验收详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

单据选择填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容检查数量、批号、效期，生产日期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。

如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

若检验为不合格则生成拒收操作方式：右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。

随后进入操作合格入库流程，合格入库后→质量管理中心→药品拒收→药品拒收报告单→辅助功能→提取验收单据→双击选择部门→点击拒收卡片→填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）→确定→存盘→拒收完成若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。

操作方式：右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。

合格药品入库记账后，复查流程：填写复查通知单（注意复查结论）：填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：操作步骤：点击查询→选择需要审批的单据→点击审批→进入原复查通知单→填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）购进入库质量验收查询1）路径：质量管理中心→质量管理报表→入库验收记录6、购进入库单1）路径：仓储管理中心→采购入库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

填写货位(双击)点击“记账”，并选择打印单据。

2．1．2 购进退出业务操作流程购进退出流程：购进退出票单填制→购进退出质量复核→购进退出出库单1、退出开票单填制1）路径：业务管理中心→采购管理→采购退出→采购退出票单填制详见下图：2）操作界面：1、填写单位名称，然后提取进货入库单（辅助功能→提取进货入库单）退出开票单查询1)路径：数据中心→采购业务数据→退出票单查询2、购进退出质量复核1）路径：质量管理中心→购进退出质量复核详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

以及填写质量意见、退货原因等。

单据选择如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

药品购进退出复核查询1）路径：质量管理中心→GSP台账→药品购进退出复核3、购进退出出库单1）路径：仓储管理中心→采购退出出库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”，打印。

购进退出出库单查询1)1）路径：数据中心→采购业务数据→退出出库查询4.1仓储业务操作流程1.1.盘点操作流程1.盘点票单填制1）路径：仓储管理中心→存货盘点→盘点票单填制1）操作界面：双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。

最后，点击“存盘”即可。

2.实盘数据录入1）路径：仓储管理中心→存货盘点→实盘数据录入2）操作界面：（录入实盘数据）3.实盘数据审核1）路径：仓储管理中心→存货盘点→实盘数据审核2）操作界面：4.实盘数据入账1）路径：仓储管理中心→存货盘点→实盘数据入账2）操作界面：1.3.临时盘点记账操作流程1）路径：仓储管理中心→存货盘点→临时盘点开票2）操作界面：选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。

填写完成后记账,然后按照盘点的流程走。

4．1．2 养护流程1、重点养护药品申请1）路径：质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种确定表2.重点养护品种审核1）路径：质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种审核3、药品在库养护记录1）路径：质量管理中心→库房养护→养护计划填写生成计划条件，然后点击自动生成养护计划（是否重点养护的勾勾上则是养护重点品种，不勾则是养护在库90天的药品）4、药品在库养护记录1）路径：质量管理中心→库房养护→养护记录选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。

5 供应商资料维护1）路径：基础档案中心→供应商管理→点击查找上面有修改，卡片，新增（没有首营记录）修改维护后需审核：基础档案中心→档案修改审核→供应商→选择单位右键点击审批→保存即可客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。

6零售各项数据查询7不合格处理（以养护结论为不合格为例）1、不合格药品登记（此处是指在养护中结论已经为不合格，在此就不做演示）路径：仓储管理中心→不合格管理→不合格品种登记辅助功能，提取不合格品，填写不合格原因等，完成后存盘。

然后审核，前面有描述，就不强调。

2、货位间商铺移库单1）路径：仓储管理中心→不合格管理→货位间商品移库单辅助功能提取不合格登记单然后存盘，记账。

3、商品损溢申请单1）路径：仓储管理中心→不合格管理→商品损益单辅助功能，提取移库单，填写页面内容。

存盘。

4、商品损溢申请单审核（采购部长）路径：仓储管理中心→不合格管理→损溢单审核采购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。

5、商品损溢申请单执行1）路径：仓储管理中心→不合格管理→商品损益执行单财务在辅助功能中点击“提取损溢票单”，选择对应的报损单进行报损溢，点击“记账”。

6、不合格品销毁登记1）路径：仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记提取不合格药品7、不合格品销毁登记审核1）路径：仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记审核查询，审批，填写意见8处方登记，审核。

处方药的登记（前台销售处方药时需要登记）然后前台输入小票号，提取单子做销售。