合同管理指引

合同管理指引

1. 目的

1.1 为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的规范化、制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司及各方合法权益，根据《合同法》、《建筑法》、《招投标法》和其他有关法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。

2. 定义

2.1 本办法所称合同，是指公司在生产经营管理活动中，与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本办法适用于公司签订和履行的所有建设工程类合同（包括但不限于建设工程总承包合同、经济责任内部考核协议、劳务分包合同、专项分包合同、材料设备采购与租赁合同、工程类咨询或其他服务合同等）、财务类合同（包括但不限于融资合同、借款合同等）、行政类合同（包括但不限于人员招聘、办公物资物料采购、房屋/车辆租赁、顾问协议等）以及所有其他载有双方或多方权利义务内容的文件。

2.2 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的谈判、拟定、评审、用印、归档、履行、变更与解除、纠纷处理、信息管理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。

3. 合同管理相关部门岗位职责

3.1 公司综合管理部作为合同归口部门，负责合同档案管理，其主要职责：

3.1.1 负责公司行政公章、法人章、合同专用章、各分子公司以及各项目部印章的管理；

3.1.2 负责与公司各部门、各分子公司及项目部对接工作，帮助指导各分子公司做好日常合同管理工作；

3.1.3 负责合同文本档案收集、整理、保管及电子档案的建立;

3.1.4 负责日常行政事务合同的实施管理；

3.1.5 其他与合同管理有关的工作。

3.2 公司财务管理部作为监督部门，主要职责：

3.1.1 负责按合同约定审核并办理收付款、督促合同约定的收、付、奖、罚等如约履行；

3.1.2 参与所有合同签订前的评审；

3.1.3 参与公司重大工程、物资采购及融资等合同/协议的谈判，从财务角度对合同审核把关；

3.1.4 负责借款、财产担保、债权转让、债务转移等合同的具体实施管理；

3.1.5 其他与合同管理有关的工作。

3.3 公司法务作为合同评审人员，主要职责：

3.3.1 参与公司工程类合同、财务类合同、行政类合同等全部合同的谈判、审核及履行，从法律角度对合同审核把关，对合同签订及执行过程予以监督；

3.3.2 负责合同审核及法律风险的提示；

3.3.3 负责监督、检查公司及各项目合同签订、履行情况；

3.3.4 负责组织、协调合同全面履行，维护公司合法权益。

3.3.5 负责由合同订立、履行等导致的争议、纠纷及诉讼案件的处理。

3.3.6 参与制定和完善公司合同格式文本，负责对公司全员进行合同及相关法律知识的培训。

3.3.7 参与各条线制度建设及相关流程审批。

3.4 公司经营部作为土建经营类类合同管理的执行部门，主要职责:

3.4.1 负责合同、造价方面的工作程序和规章制度、实施细则的起草、修订、执行和检查工作；

3.4.2 负责组织土建项目施工总承包合同、各类分包合同及经济责任内部考核协议等合同的招标、谈判、签订、履行监督及费用结算等工作；

3.4.3 负责在建项目合同交底，跟踪、监控合同的执行情况；

3.4.4 负责经营合同文件的归档、整理、保管等。

3.5 物资设备部作为公司物资采购及设备租赁等事项的主管部门，就合同管理事项承担以下职责：3.5.1 负责物资及设备管理方面所涉及的规章制度、工作程序等的制定及执行工作；

3.5.2 负责公司物资采购及设备租赁等事项的招投标、供应商选择、合同谈判及签订、相应费用的预决算等事项。

3.5.3 负责在建项目物资设备类合同交底，跟踪、监控合同的执行情况；

3.5.4 负责物资采购及设备租赁类合同文件的归档、整理、保管等。

3.6 装饰成本部作为装饰施工项目各类合同管理的执行部门，主要职责：

3.6.1 负责公司装饰施工项目施工总承包合同、各类分包合同、材料采购合同及经济责任内部考核协议等全部合同的谈判、签订、履行监督及费用预决算等工作。

3.6.2 负责装饰类在建项目合同交底，跟踪、监控合同的执行情况，及时办理合同费用预决算；

3.6.3 负责装饰项目合同文件的归档、整理、保管等。

3.7 各在建项目的项目经理部作为具体合同的直接履行部门，就合同管理事项承担以下职责：

3.7.1 根据项目具体情况，提前向各职能部门提出业务需求及合同签订需求；

3.7.2 配合相应职能部门进行分包分供单位的考察、招投标、合同谈判及签订等事项；

3.7.3 负责各类合同的具体执行工作，收集合同履行过程中全部资料并移交公司相应职能部门存档；

3.7.4 负责合同履行过程中的进度款结算并提交付款申请，把控合同付款进度。

3.8 其他合同分类管理部门是指根据部门职责，为了生产、经营或管理事项而开展合同起草、谈判、评审、签订、整理、归档等管理工作的部门。

3.8.1 综合管理部重点负责员工劳动合同、猎头顾问合同、房屋/车辆租赁合同、办公用品采购合同等人事、行政类合同的具体实施管理；

3.8.2 项目经理部及装饰工程部等负责建设工程及装饰施工合同的具体实施，并按公司职能部门要求开展相关工作；

3.8.3 项目管理部负责按政府主管部门要求，对各项目合同文本及过程资料进行收集整理，以便办理项目竣工备案。

3.8.4 其他合同按所涉及业务分别由相应职能部门具体实施管理。

4. 合同管理工作流程

4.1 为加强完善合同管理，规范合同签订标准，确保合同签订质量、资金支付安全、规避合同管理

5. 合同拟定

5.1 公司对外签订的全部合同、协议等一律采取书面形式。合同订立前，应当充分了解对方的主体资格、资产状况、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。不得与身份不明的代理人或直接当事人以外的人员进行洽谈，不得与无经营资格或资信不明的单位订立合同。

5.2 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织业务、财务、法务等专业人员参与谈判，必要时可邀请集团相关部门或外部专家参与相关工作。

5.3 谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

5.4 对外订立合同，原则上应使用集团法律事务部或公司法务拟定的合同模板，若无固定模板，可使用对方合同文本或自行起草，单项合同文本需经法务人员审核，由其确认合同文本规范性后再行签订。

国家法律法规、部门规章等规定采用标准或示范合同文本的，从其规定。

5.5 合同内容应包括：主体；标的；数量和质量要求；技术安全要求；计量方式；合同价格及付款方式；结算方式；授权代表；履行期限、地点和方式；资料提供及其他配合事项；违约责任；争议解决方式等基本条款。合同条款应当具体、明确，不得产生歧义或使人误解。

5.6 对于材料购销、专业分包、劳务分包等与工程有关的合同，各职能部门或项目经理部在选择合作单位时，首先将拟合作单位名单及其营业执照、资质证书、安全生产许可证等有效证件报送公司