新时期档案管理工作的建议

新时期档案管理工作的建议

【摘要】随着经济和社会各项事业的快速发展，档案管理工作取得了很大进步，新时代要想实现档案管理工作持续发展，就必须不断创新，与时俱进。本文

就目前档案管理工作中存在的问题逐一说明，并针对思想意识、管理方式、服务

方式等方面提出一些可行性建议。

【关键词】新时期;档案管理;创新

档案的主要作用是服务于建设和经济，既然服务于建设和經济，其内容必定

具备多样化。档案管理不能简单理解为与效益和经济收入成正比。因为档案存在

的目的并非获得利益，而是为了更好地记载重要信息，方便查阅重要记录，为社

会和人类的不断进步和发展创造条件。在如今飞速发展的时代，尽管信息技术带

来了许多便利，但是也要认识到，信息技术的使用使得社会竞争越来越激烈，如

果相关的事业单位想更好发展，必须进行档案管理的创新，以往传统的档案管理

远远不能满足事业单位日常工作的需要，常常找一份档案需要花费很长的时间，

所以必须进行档案管理的创新，实现工作效率的提高，更好地服务相关人员。

一、档案管理的现状

（一）重视程度不够。在许多人看来，档案管理仅仅是分类、整合、归档等

步骤，并没有将档案管理放在心上，但是，这些都是十分狭隘的看法，严重低估

档案管理工作。同时，多数单位的领导认为档案工作无关紧要，对于单位发展没

有什么作用，也不能给单位带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往

往是单位工作中最重要的一环，缺了档案难以进行。

（二）档案管理制度不健全。当前的档案管理制度不完善，存在着很多问题。很多单位在档案管理制度上仍有欠缺，以致档案管理工作在实际操作中受到局限，特别是档案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位，导致出现工作人员工

作散漫、责任心不强等现象。对于档案的保护和借阅没有详细的规定，造成很多

档案的破损和流失。就目前我市档案利用情况来看，服务对象主要是机关工作人

员，绝大多数公民没有这个意识，这也说明我们的宣传工作做得不到位，且服务

方式单一，这也局限了档案事业的发展。

（三）档案管理人员素质不高，档案利用率低。目前很多单位基本上是数字

化的档案管理模式，对管理人员有更高的要求，需要管理人员既懂管理业务，又

要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理。但是，就事业单位的情

况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有

将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，

没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之有的单位在对档案进行管理时，还是沿用传统的纸质管理方式，工作人员对传统的纸质档案管理比较了解，但是

由于对数字化技术了解不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理时显得

不够到位。

（四）办公条件及设施不符合档案管理的要求。目前大部分单位的档案办公

条件及设施离档案规范要求还有很大的差距。有的单位没有专门的库房，有的单

位没有专门的阅览室，很多单位的档案存放还是在铁皮柜里，没有专用的密集柜，个别单位没有独立的档案室。

（五）档案的信息化发展相对滞后。新时代是大数据飞速发展的时代，信息

化手段已融入各行各业，国家级综合档案馆以及很多大型企业档案室都引入信息

化技术，大幅提高收、管、用等方面的效率。但很多机关事业单位由于档案工作

并不是本单位的前沿工作，单位不重视，相应的现代化设备配备不到位，使得档

案工作仍停留在传统手工阶段。

二、新时期加强档案管理工作的建议

在新的历史时期，档案工作想要长远发展，还有许多地方待提高和改进，具

体有以下几点建议：

（一）思维认知的提高和创新。思想是一切行动的先导，它直接影响了实际

工作中创新方法及效果，档案管理工作要始终把创新思维贯穿其中。首先，强化

工作人员的思想认识，把档案工作纳入各个单位年度考核，有明确的奖惩机制，

避免工作人员消极怠工、工作散漫，增强档案管理人员的责任感和荣誉感，树立

良好的职业道德和职业素养及乐于奉献的精神。其次，采取多种形式加强档案人

员的再教育，尤其是专业技术方面的培训，不断提高政治素质和业务素质。档案

工作人员要紧跟时代发展的步伐，摒弃传统方法和陈旧思想，把现代化手段引入

档案管理工作当中，把知识和创新作为档案管理工作的目标，遇到问题，适时做

一些改变和变通，勤于思考，敢于创新，在工作中不断寻求新方法，逐步改变以

往“重藏轻用”的落后观念，改变传统的管理思维模式，使得档案工作逐步程序化、规范化、标准化，从而充分发挥档案的价值。

（二）建立并完善科学的管理体系。在事业单位未来的档案管理中，数字化

的应用以及与纸质、电子等各种形态档案的有机融合是主要的发展方向。鉴于此，为了更好地运用信息技术，事业单位要致力于打造并完善科学的档案管理工作体系，在工作体系中，将数字化作为其中的灵魂和工作的动力，不断提高管理的科

学技术含量。为了能够达到这样的工作效果，事业单位要采取一些必要的措施和

管理策略，例如要对不同性质、不同类别的档案资料采取不同的管理方式;设置

具体的档案管理科学权限，要明确并细化具体的工作负责人和工作职能，将管理

的责任落到实处;采用最新的、正版的档案管理工作软件，并正确地使用管理软件，对工作系统进行有效维护，一旦出现问题的苗头，就要立刻采取科学的办法

来解决相应的问题。

（三）培养相关的专业人才。工作都是人在做，档案管理工作人员的素质水

平和档案管理的质量有着密切的联系。所以，我们要进行培训改革，主要可以通

过这样几个方面：首先，我们在选择档案管理的人员时，要在选拔关引起足够的

重视。在录取和任命的时候，要考虑好他们的素质专业性，选择出真正优秀的档

案管理人员。其次，在录取结束后，我们要对这些新职员进行入职培训，让他们

根据现在社会上对于档案管理的基本要求，进行分析探讨，提高他们的专业知识

能力和技术水平能力。最后，在入职之后进行抽调测试。可以在他们工作之后，

仍然在一个周期内进行专业性考试，让他们的思维活跃起来，同时保持随时学习

新鲜事物的心态，让他们对工作充满热情和信心。

（四）完善设施，加强软硬件设施建设。在硬件方面，要按照档案规范管理

的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购置密集柜，要有防盗门窗，灭