Notes邮箱使用手册模板

Notes 邮箱
使用手册
Index
1) 如何创建新邮件并创建附件？(Create new memo and attachment)
2) 如何回复邮件?(Reply)
3) 如何回复邮件?(Reply All)
4) 如何作邮箱备份？(Mailbox Replication)
5) 如何对邮箱进行清理工作？(Mailbox Clean Up)
6) 如何添加签名?(Append Signature)
7) 如何设定“自动保存”? （AutoSave）
8) 如何修改邮件帐号的密码?(Change password)
9) 如何设定阻挡垃圾邮件?(Spam email block)
10) 如何使用Rules管理邮件？(Rules)
11) 如何创建个人邮件组?(Create personal email group)
12) 如何创建目录？(Create folder)
13) 如何直接编辑邮件中的附件?（Edit Attachment in the mail）
14）如何将邮件标记为后续？（Follow up）
15）如何管理信箱空间
16）如何设置不在办公室时的邮件自动回复(Out of office)
17）如何发送会议邀请(Meeting Request)
18）如何修改Notes默认字体
19）如何设置自动转发
返回页首1) 如何创建新邮件并创建附件?
新建邮件，点击new memo 就可，
创建附件，首先需要在邮件内容区激活光标，点击如图所示回形针符号,附件大小不可以超过：30MB
找到你所需要粘贴的附件，点击create就可，compress 表示压缩的意思。

也可以一次选择多个附件粘贴进来
返回页首2）如何回复邮件? (Reply)
进入某封邮件，邮件内容点击reply,就可回复此邮件。

Reply with history 就是附加原文，reply without attachment 就是附加原文但不带原文附件
Reply with internet-style history 就是带原文internet页面样式
返回页首3）如何回复邮件?(Reply All)
要给邮件题头中所有人回复，就可选择reply to all,具体含义与以上相同
返回页首4）如何做邮箱备份?( Replication)
在Notes中一个数据库允许在多个服务器或者工作站上有多个拷贝，称为复制。

这使得用户可以在不同的网络在不同的地点得到相同的信息。

如何对你的信箱作第一次复制呢?
1. 选中信箱的图标
2. 从菜单中选择File--Replication--New Replica，然后出现下面的对话框：
3 按照上面的对话框，作以下步骤：
对于Server, 选择Local
输入要保存的文件名
4. 选择OK.
5. 在系统复制以后，你会在Lotus Notes的桌面上看到下面的图标：
在Workspace空白处单击点右键:
去掉Stack Replica Icons前面的钩,即可展开叠加的数据库:
6. 设置自动备份的时间, 点开右下角的Edit Current选项:
选Replication:
在Schedule: Replication Interval前的框打上勾, 即可在Replicate daily between里选择每日自动复制的时间段,例如9:00-17:00; 在Repeat every里根据自己的需要选择自动复制的间隔时间, 例如120 minutes; 在Days of week里选择一周哪几天作自动复制, 例如Mon, Tue, Wed, Thu, Fri.
设置完要记得点击Save & Close, 自动复制的配置才能生效.
这样就完成了第一次的复制。

为了能使本地邮箱有备份的目的，而避免因为复制删除在本地上的一些重要邮件，我们可以按照以下步骤来做：
1. 选中在服务器上的信箱图标
2. 选择菜单File--Replication--Settings，你将看到下面的对话框：
-选择SEND选项
-选中 Do not send deletions made in this replica to other replicas.
-点击 OK
现在当你在服务器上删除一份邮件，通过复制以后，相同的邮件将仍然保留在你本地的信箱中。

返回页首5)如何对数据库进行清理工作?(Mail file Clean up)
由于邮箱容量的有限，我们就必须定期查看邮箱的容量，以便邮件的正常收发使用。

如何知道您的邮箱占用了多大的空间呢？
－您可以打开您的邮箱，然后在菜单File → Database →properties中,点击如图所示的‘i’中将会看到占用容量（disk space）及邮件封数(documents); 其中“%used”表示压缩比，并不是指占用空间的百分比，这个数值如果是90%以上，则表示您的数据库不需要进行压缩了；
如何清理空间呢？
－您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧，对于其他不需要的邮件，可以直接选中邮件，点击删除(delete)，它们就将会暂存在trash回收箱中；如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件，请在“Trash”中选择需要恢复的邮件，点击restore；“Trash”中的按钮“Delete selected item”意思是删除trash回收箱选定的邮件，“empty trash”，指的是清空回收箱，“Block mail from sender”指的是阻止此发信人的邮件。

为什么我清理了空间，但是好像空间好像还这么大呢？
- 这里面是有窍门的，您可以点击“Size”字段，将空间的大小按照顺序排序，将所占空间大的邮件优先处理。

您如果清理的都是小的邮件，当然总是觉得作用不大哦。

清理了空间之后，空间显示会马上缩小吗？
－不会，您需要打开您的邮箱，然后在菜单File → Database →properties中,点击如图所示的‘i’中，选择“Compact”（压缩），等待它压缩完（如果邮箱空间比较大，则所花的时间会较长），而且系统也会在每天凌晨的时候，对每一位用户的邮箱进行压缩工作。

压缩后，“i”中显示的Disk Space就会是您邮箱的实际大小了。

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返回页首6)如何添加签名?
为了更方便地沟通信息，可以在notes中设置签名，打开邮箱，并选择邮箱中间工具栏中的tools—>preference→mail→signature,然后在文本框中填上自己的详细信息，并且勾上”automatically….”此项，
将会在每封发送邮件中，附加所填信息。

当然也可选择个性十足的html文件,此功能需要定制的文件。

返回页首7)如何设定"自动保存"?
想必使用旧版本的Lotus的用户知道，在写了一长篇New Memo后，突然Lotus Notes 退出了或者死机了，辛辛苦苦写的文档不见了！
在Lotus notes7中，新增加了自动保存功能，可以设置自动保存，更加方便了长篇文档的编辑。

选择file→preference→user preference→autosave 选项，可以自己设置需要的自动保存时间。

返回页首8)如何修改邮件帐号的密码?
在lotus notes7版本中，修改用户密码与以前不同，需要从file→security→user security进去修改，先输入一次原密码，然后点击change password更改密码，连续输入两次新密码确认就可。

返回页首9)如何在Lotus 7中设定阻挡垃圾邮件?
在新版nots中，可以直接阻止一些垃圾邮件，找到具体的发信人，然后选择从邮箱中间的工具条中的tools block mail from sender进去选择OK就可。

另外还可以自建邮件规划，使用rule管理邮件，将在下一节介绍其使用。

返回页首10)如何设定Rules管理邮件?
有另外一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法是创建邮件规则（Rules）,方法是：打开邮箱，点击Tools Rules，当要创建新的规则时，只需点击new rule，
然后在create condition中设置条件，如sender(发信人)，subject(标题)，body(正文)，等等条件中选择包含或不包含的信息，并选择add,并选择相应的动作specify actions,如move to folder (移至文件夹),copy to foler（复制到文件夹），等等，确认选择的(select)文件夹，然后add action，设置完成后，一定要启用规则(on)选中状态。

返回页首11)如何创建个人邮件组?
为了更加方便地发送邮件，可以为经常发送的一组人员，创建邮件地址群组，创建方法如下，找到自己的本地地址本(也可以File → Database → Open → Local , names.nsf → Open打开)，在workspace界面下，会以你的姓显示”x’address book on local”，双击进去后，
然后在左边中间找到groups，点击上边的new group,在出现的对话框中，填好组名，以及并依次选取具体的联系人，并确认保存及关闭(save and close)。

返回页首12)如何创建目录?
为了方便众多邮件的管理，可以在notes中设置不同的文件夹，以用来存放不同类型的邮件。

点击邮件中间工具栏的folder→create folder,就可创建新的文件夹。

如要删除多余的文件夹，则需要在action→folder option→remove folder
(private)还是共享(shared),以便文件夹的安全共享使用。

返回页首
13) 如何直接编辑邮件中的附件?
这是Lotus Notes 7新增加的一个好用的功能，在旧版本中，您是不可以在所收到的邮件中直接编辑附件并转发出去的，在7.0 中，您将可以在Notes中直接编辑档案附件.
情况一. 您需要将一个收到的附件修改后转发出去:
1. 打开收到的邮件，选择“Forward”, 在“To”中输入接收者的名字；
2. 双击需要修改的附件；
3. 出现“Open Attachment”的窗口，“Open”表示直接打开；“Edit”表示编辑；
“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件; “Save”表示将这个文件保存在硬
盘或者公共盘;”Cancel”表示不打开附件
请选取“Edit”进行编辑；
4. 系统就会自动打开应用程序（比如：Word, Excel），您可以对附件进行编辑，
编辑完后，请储存档案 (在你编辑档案的应用程序中).
5. 关闭编辑的应用程序，回到Lotus Notes界面,
返回页首
6. 然后可以选择 Send ，将邮件发送出去，此时，您的附件已经被您修改了。

情况二. 您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑，然后在邮件中保存。

1. 打开收到的邮件，双击需要修改的附件；
2. 出现“Open Attachment”的窗口，“Open”表示直接打开；“Edit”表示编辑；
“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件; “Save”表示将这个文件保存在硬
盘或者公共盘;”Cancel”表示不打开附件
请选取“Edit”进行编辑；
3. 系统就会自动打开应用程序（比如：Word, Excel），您可以对附件进行编辑，
编辑完后，请储存档案 (在你编辑档案的应用程序中).
4. 关闭编辑的应用程序，回到Lotus Notes界面, 选择“Save and Close”
注意:当你储存已编辑好的邮件附件, Notes 将会以修改过的附件取代原来的附件.
14）如何将邮件标记为后续？（Follow up）
我们可以使用图标来标记邮件，以指明需要对该邮件执行紧急、一般还是低优先级的操作。

1. 打开你的邮箱，选择一个或多个要执行后续操作的邮件，然后选择
Actions→Follow up→Add or Edit Flag
提示：您还可以在阅读邮件时对打开的邮件进行标记。

2. 选择下列优先级之一，从而指明后续操作的重要性。

选择的优先级类型邮件旁出现的相应标记
紧急优先级
一般优先级
低优先级
输入完一个动作，然后选择 follow up的日期。

你也可以为邮件设定一个警示通知（可选），当完成以上操作后，点击OK就已经完成了邮件的标记。

如果想删除标记？请点选已标示的邮件，然后按，然后从下拉菜单选择“Remove Flag”。

15）如何管理信箱空间
点中标明你信箱的图标击鼠标右键，选择Database Properties..,然后出现下面的窗口：选择“i"，这样你就可以看到信箱的空间，如下所示为73MB。

你可以点击"%used", 则实际的信箱空间=Size * %used。

如果%used小于95％的话，你可以通过"compact"来压缩信箱以减少信箱的空间。

你可以看到在文件中有Size 一栏。

点击size 可以使文件按照文件大小排序。

如图2所示。

根据文件的大小，你可以知道信箱的瓶颈。

对于大的文件，你应该考虑下载附件并删除这些文件或者把文件拷贝到本地。

如果邮件对于你来说是重要的而不能删除，但是同时你的信箱空间超过了50MB，你最好把信箱复制到本地。

16）如何设置不在办公室时的邮件自动回复(Out of office)
打开自己的服务器邮箱, 点击Tool选项中的Out of office:
即可设置不在办公室的时间段, 设完后点击Enable即可:
先点击左边工具栏的Calendar(日历)图标:
打开后, 点击Schedule a Meeting:
即可编辑发送一个会议请求(Meeting Request):
打开左上角File菜单里的Preference- > User Preference:
打开Default Fonts项:
即可修改字体:
19）如何设置自动转发
在邮箱界面选择 Tools -> Mail Rules 菜单
点击new rules 按钮
在规则定义窗口中定义
选择All Document 后点击ADD
选择send copy to 和 Full, 在To 框中输入准备转发的地址后点击
Add Action
点击OK 后确定
选择All
Documen t。