最新xx大厦物业管理有限公司作业指导书

天马行空官方博客：/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632 时代大厦物业管理有限公司作业指导书

1 目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3职责

3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4相关文件

《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3

《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4

5工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a) 内业资料；

b）图纸资料；

c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

e)与服务过程有关的合同协议；

f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与

控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。

管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

a)内行文、外行文: 1

b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

c) 与服务过程无关的合同协议: 3

d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

e) 行业标准性文件: 5

f) 照片、录像带:6

g) 电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

X—X.X—XX

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保

密性文件。

5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对

于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

5.5 文件、资料的发放

5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR

—WD01—02—03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和

检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好

文件的补救工作。

5.6 文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR—WD01—02—04）上详细注明文件、资

料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3 借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资

料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

4机密性文件的调用与借阅规定

a) A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，

公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b) B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批

文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c) C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需

经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f) 外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法

院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7 文件的复制、破损和丢失

5.7.1 未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室

主任批准，并在[文件复印登记表]（QR—WD01—02—05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文

件补发申请表]（QR—WD01—02—06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件