第09讲会议的筹划与管理

合集下载

会议的筹划与管理

会议的筹划与管理会议是组织与管理活动的重要方式之一，它是信息交流、经验分享和决策制定的重要平台。

筹划与管理一场成功的会议需要考虑多个方面，包括会议主题、日程安排、参会人员、场地选择、预算等。

本文将从筹划和管理会议的几个重要方面进行详细介绍。

首先，会议主题的确定是筹划会议的首要任务。

会议主题应该紧密围绕着组织的核心目标和需要解决的问题，以确保会议的目标明确。

主题确定后，就可以进一步确定会议的参会人员、演讲嘉宾和演讲内容等相关细节。

此外，主题也应与会议的时间和地点相匹配，以便吸引更多与会者。

其次，会议的日程安排是会议筹划与管理中的重要环节。

日程安排应考虑到不同议题的讨论和演讲所需的时间，以及参会人员的休息和交流时间。

此外，还应考虑到会议期间可能出现的突发事件，保留一定的时间来应对。

一份合理的日程安排可以帮助会议的顺利进行，使与会者能够更好地利用时间，达到高效的会议效果。

第三，参会人员的管理是会议筹划与管理中的重要环节。

正确选择参会人员可以确保会议的质量和效果。

参会人员应涵盖相关领域的专家和学者，以确保会议的专业性和权威性。

为了方便与会者的参会报到和注册，需要建立一个完善的参会人员管理系统，包括预先确认与会者的身份和联系方式，提供在线注册和支付费用的方式，以及提供会议资料和相关信息的途径。

此外，还应制定明确的参会人员行为准则，以确保会议秩序的正常进行。

第四，场地选择是会议筹划与管理中的重要环节。

会议场地应根据与会人数和会议规模进行选择，以确保会议的效果和舒适度。

场地的选择还应考虑到与会人员的交通便利性和住宿条件，以及与会者的用餐需求。

在选择场地时，还应考虑到场地设施的完备性，如投影设备、音响系统、无线网络等，并与场地管理方进行充分沟通，提前安排好会议场地准备工作。

最后，预算管理是会议筹划与管理中的重要环节。

预算的制定应考虑到会议的规模和需要，包括场地费用、演讲嘉宾费用、住宿费用、餐饮费用和会议资料费用等。

会议的筹划与管理知识介绍

会议的筹划与管理知识介绍会议筹划与管理知识介绍导言：会议是组织之间交流和合作的重要方式，对于一个组织的运作和发展起到至关重要的作用。

然而，要成功举办一场会议并确保其达到预期的效果，需要进行细致的筹划与管理。

本文将介绍会议的筹划与管理知识，包括会议筹备阶段的目标与需求分析、日程安排与场地选择，会议实施阶段的组织与控制，以及会议后的总结与评估。

一、会议筹备阶段1. 目标与需求分析在筹备一场会议之前，首先要明确会议的目标和需求。

明确会议的主题和目标，确定参会人员的范围和数量，明确讨论的议题和内容，以及制定会议的主要任务和计划等。

只有明确了目标和需求，才能确保会议的顺利进行和达到预期的效果。

2. 日程安排与场地选择在确定会议的目标和需求之后，下一步是制定会议日程安排和选择合适的会议场地。

根据会议的目标和议程，制定详细的日程安排，包括开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等环节。

同时，要根据参会人员的数量和需求选择合适的会议场地，确保场地的容纳能力、设施设备的完善和交通便利等因素。

3. 参会人员邀请与注册确定会议的目标和需求、制定详细的会议日程之后，下一步是邀请参会人员并进行注册。

根据参会人员的身份、职务和专业背景等要求，通过电子邮件、电话、传真等方式向其发出邀请函，并提供注册方式和参会费用等必要信息。

同时，制定参会人员的注册表和名单，确保及时准确的统计参会人数和参会者的信息。

二、会议实施阶段1. 组织与控制在会议实施阶段，组织和控制是关键。

首先要确保会议的顺利进行，如按照日程安排、组织开幕式、主题演讲和分组讨论等环节。

在会议期间，要及时调整和协调各项工作，确保会议的顺利进行。

同时，要提供必要的支持，如会议材料的发放、设备的维护和安全的保障等。

2. 沟通与协调在会议期间，沟通和协调是非常重要的。

要保持与参会人员之间的良好沟通，及时解决问题和应对意外情况。

同时，要加强与会议团队之间的协调和合作，确保各项工作的顺利进行。

现代企业会议的筹划与管理

现代企业会议的筹划与管理现代企业会议的筹划与管理现代企业会议是企业内部沟通、协调和决策的重要活动。

一个成功的企业会议能够帮助企业领导者和员工之间建立有效的沟通渠道，调动员工积极性，推动企业发展。

本文将介绍现代企业会议的筹划与管理，并提出一些能够帮助企业成功举办会议的建议。

一、会议筹划会议筹划是确保会议顺利进行的重要一环。

企业在筹划会议时应注意以下几个方面：1. 确定会议目标：企业在筹划会议时首先需要明确会议的目标，例如传达重要信息、解决问题、提高团队凝聚力等。

明确会议目标可以帮助企业决定会议的议程和参与人员。

2. 制定会议议程：会议议程是会议顺利进行的关键。

企业应根据会议目标制定详细的议程，明确每一个议程环节的时间安排和内容要点。

同时，还可以预留一些灵活性，以便根据实际情况进行调整。

3. 确定参会人员：企业应根据会议目标确定参会人员的范围和数量。

参会人员应包括与会议目标相关的员工或领导者。

通过准确确定参会人员，可以确保会议的高效进行，避免时间和资源的浪费。

4. 确定会议地点和时间：企业应根据会议规模和参会人员的地理位置选择合适的会议地点。

同时，应合理安排会议时间，避免与员工日常工作时间冲突。

5. 准备会议材料和设备：企业在会议前需要准备相关的会议材料和设备，如会议议程、演示文稿、白板、投影仪等。

会议材料应提前发送给参会人员，以便他们能够事先做好准备。

二、会议管理会议管理是保证会议高效进行的关键一环。

企业应采取以下措施来管理会议：1. 指定主持人和记录员：企业应指定一位合适的主持人来引导会议的进行，确保会议按照议程顺利进行，并及时记录会议讨论的要点和决策结果。

记录的要点应发送给参会人员，以便他们能够回顾会议内容。

2. 激发积极参与：主持人应鼓励参会人员积极参与会议讨论，表达自己的观点和提出建议。

可以采用小组讨论、案例分析等方式来促进参会人员的积极参与，增强会议的互动性与创造性。

3. 控制会议时间：企业应合理控制会议时间，确保会议按计划进行。

会议的筹划及管理

会议的筹划及管理会议筹划及管理一、引言会议是组织和管理的一种重要形式，可以促进信息的传递、沟通和决策的制定。

筹划和管理会议是确保会议顺利进行和取得预期效果的关键环节。

本文将从会议筹划、会议准备和会议管理等方面进行探讨。

二、会议筹划1.确定会议目的和主题会议筹划的第一步是确定会议的目的和主题。

明确会议的目的，可以帮助组织者更好地安排议程、确定参会人员和确定会议的重点。

会议主题应紧密围绕会议目的，并具有一定的操作性。

2.确定会议日期、时间和地点确定会议的日期、时间和地点是重要的筹划环节。

在确定会议日期和时间时，应充分考虑参会人员的日程安排和其他因素。

会议地点应根据参会人员的数量和交通便利程度来确定。

3.制定会议议程会议议程是会议筹划的核心内容之一。

制定会议议程时，应合理安排各项议程内容和议程时间，并确保充分考虑到参会人员的需求和利益。

4.确定参会人员和邀请信确定参会人员是会议筹划的重要一环。

根据会议的性质和目的，确定参会人员的范围和范围大小。

邀请参会人员时，应准备邀请信，并明确说明会议的目的、主题、日期、时间和地点，以及参会人员需要做好的准备工作。

三、会议准备1.会议材料准备会议材料是会议准备的重要一环。

会议材料的准备包括会议议程、会议PPT、会议资料等。

会议参与者应事先准备好自己需要的材料，并确保材料的准确性和完整性。

2.会议设施准备会议设施的准备包括会议室、音响设备、投影仪、电子白板等。

会议室的选择应充分考虑参会人员的数量和设施的完备性。

其他设施的准备要提前检查，确保设备的正常运行。

3.会议后勤保障会议后勤保障是会议准备的必要环节。

会议后勤保障包括会议休息区、茶点和饮料供应、参会人员接待等。

这些后勤保障的准备应提前安排和组织，并确保为参会人员提供良好的工作和休息环境。

四、会议管理1.会议开幕和主持会议开幕和主持是会议管理的重要一环。

在会议开幕时，主持人应介绍会议的目的和主题，并介绍与会人员和嘉宾。

现代企业会议的筹划与管理分析

现代企业会议的筹划与管理分析现代企业会议的筹划与管理分析一、引言现代企业会议是企业内部或者与外部人士之间进行交流、讨论和决策的重要平台。

会议的筹划与管理对于确保会议的顺利进行、达到预期目标非常重要。

本文将对现代企业会议的筹划与管理进行分析，并提出一些有效的管理方法和策略。

二、会议筹划的重要性会议筹划是会议成功举办的第一步。

筹划的目的是明确会议的目标、确定会议的主题和议程、选择合适的与会人员、确定会议的时间和地点等。

一个好的筹划过程可以提高会议的效率和效果，避免会议中出现不必要的冲突和问题。

1. 确定会议目标会议的目标是会议顺利举办和达到预期效果的基础。

筹划者应当明确会议的目标，例如：交流信息、解决问题、制定计划、制定政策等。

2. 确定会议主题和议程会议主题和议程是会议讨论的核心内容。

筹划者应当确定会议主题，明确会议议题和议程，确定每个议题的时间安排和讨论方式，以确保会议能够全面、系统地讨论和决策问题。

3. 选择合适的与会人员与会人员的选择非常重要，需要根据会议的主题和议程选择合适的与会人员。

同时，筹划者还需要合理安排与会人员的角色和职责，确保每个人都能够有机会发言和表达自己的观点。

4. 确定会议时间和地点会议的时间和地点的选择也需要考虑到与会人员的方便和会议效果的最大化。

筹划者应当优先考虑与会人员的日程安排，选择一个合适的时间。

同时，会议地点的选择也要考虑到交通便利、设施齐全等因素。

三、会议管理的重要性会议管理是会议筹划的延伸和实施过程。

管理的目标是确保会议按照筹划的要求进行，保证会议的顺利进行和高效达成预期目标。

1. 预先准备在会议开始之前，筹划者需要做好充足的准备工作。

例如：准备会议所需的材料和设备、提前与与会人员沟通交流、解决潜在的问题等。

2. 会议主持会议主持是会议管理的重要环节。

主持人需要掌控会议的进程，引导讨论，确保每个议题的顺利进行，并尽可能汇总和梳理出会议的决议和建议。

3. 记录和总结会议结束后，筹划者需要对会议进行记录和总结。

工作中的会议安排与会务管理

工作中的会议安排与会务管理一、引言会议是组织内部沟通和协调工作的重要方式，而会议安排与会务管理的效率和质量直接关系到会议的效果。

本文将从准备会议、会务管理和会后总结三个方面，探讨工作中的会议安排与会务管理的重要性和方法。

二、准备会议1.明确会议目的：在召开会议前，明确会议的目的和主题，确定会议的目标和预期结果，以便为会议的组织和参与者提供清晰的指导。

2.确定会议时间和地点：根据参会人员的日程安排和会议内容的重要性，合理安排会议的时间和地点，以确保参会人员能够充分参与并提高会议的效果。

3.制定议程：制定详细的议程，明确每个议题的时间安排和讨论重点，确保会议的内容紧凑、有序，并充分利用时间。

4.邀请参会人员：根据会议的目的和议题确定参会人员，并及时发出邀请函或通知，提醒参会人员准备相关材料和准时参会。

5.准备会议资料：根据会议议程和目的准备相关资料，并提前发送给参会人员，使其有足够的时间进行阅读和准备。

三、会务管理1.会议室布置：根据会议的规模和形式，合理布置会议室，保障参会人员的舒适度和视听效果，如确保投影设备和音响设备正常运行、会议桌椅的合理摆放等。

2.参会人员签到：会议开始前，设立签到处，用于记录参会人员的到场情况，并发放相关资料和胸牌，便于参会人员互相辨认和交流。

3.会议服务：提供与会务相关的服务，如茶水、饮料、点心等，同时确保会场的环境卫生和空气流通，使参会人员能够在舒适的环境中进行会议。

4.会议记录：聘请专业人员进行会议记录，准确记录会议的讨论内容、意见和决策，及时整理成会议纪要，并发送给参会人员，以便参会人员对会议结果进行复盘和跟进。

四、会后总结1.会后反馈：从主持人、参会人员和会务管理人员等多个角度，收集会议的反馈意见和建议，以评估会议的效果和改进的空间。

2.总结会议成果：归纳和总结会议的讨论和决策成果，并将该成果与相关人员进行共享和传达，确保会议的效果能够落地和实施。

3.遗留问题跟进：针对会议中存在的遗留问题，及时进行跟进和解决，避免会议的纪要成为一纸空文。

会议的筹划与管理培训(PPT 37张)

表演会议期间奉茶的礼仪
20
给客人斟茶的注意事项

当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。

开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项

茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称
时间主席会议目的出席人数缺席人数会议内容和决议事项实施项目决议事项的实施负责人或部门完成期限缺席理由
出席人盖章
特别事项
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的
紧急情况处理技巧。
32
会场服务

转接电话突发状况建议休息协助上司掌握、控制会议进程

布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型椭圆型口字型 U型
优点
缺点
教室型
10
11
主席坐在团队成员之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边
12
13
主席坐在长桌的顶端
资历最浅者坐在离主席最远处
24

会间的组织服务
1、签到 2、安排就座 3、做好会议记录和录音 4、会场服务

高效会议筹划与管理

通知人: 决策程序：
联系电话: 主要输入：
参加人：
列席人：
主要输出：
25
（2）会议议程规划书
严肃说明会议纪律与规则排列会议主题与焦点问题议题重点突出、简洁明快编排好每个议题的逻辑顺序关系确定会议主席、主持和发言人标定发言人的发言主题与时间提示：提示：重要议题尽早进行
争议问题特殊安排议程与发言时间以“分钟”为单位划分清楚
7
会议制约因素与改善
2）地点不适宜：大小嘈杂设施
改善地点尽量设置在一个安静的场合、封闭的环境，最好围着圆桌进行
8
会议制约因素与改善
3）主持少经验：废话太多缺乏影响力不能引导议程和调动气氛
改善：充分准备、提前到场精神饱满、准时开始点明目标、宣布规则紧扣主题、引导发言议程井然、形势掌控
1）能言善辩的人
应对方策
炫耀表现、争功诿过充满激情、倍感兴趣垄断讲话、能言善辩东拉西扯、信马由缰旁征博引、偏离主题独霸时间、侃侃而谈
幽默提醒、建议节制停顿插断、动作制止限定时间、轮流发言转移话题、选人劝止偏题延后、切题讨论调动群众、总结归纳
32
常见个性与麻烦之对策
9
会议制约因素与改善
4）参会太盲目：通知太突然事先没准备目的不明确内容不清楚
改善：详读议程表、提前准备好为议题贡献、因探讨收获发言有准备、解释要精准深思熟虑：先动脑子再动嘴扬长补短：反观内造多学习
10
会议制约因素与改善
5）发言没技巧：言未及之而言言而及之而不言未见颜色而言时机不合适
15：00-15：20 分组讨论《问题分析与解决》《目标执行与支持》
15：20-15：30 茶歇

浅析会议的筹划与管理

浅析会议的筹划与管理会议是组织间进行信息交流、意见协调、决策执行、问题解决的一种重要形式，对于组织的正常运转和发展起着不可或缺的作用。

然而，要保证会议的效果和效益，就必须对会议进行合理的筹划与管理。

本文将从会议的筹划和管理两个方面进行浅析。

一、会议的筹划会议的筹划是指在召开会议之前，对会议进行全面规划、设计和安排，以确保会议的目标能够得到达成。

会议的筹划主要包括确定会议的目标、确定会议的时间、地点和持续时间、确定会议的主题和议程、确定会议的参与人员等。

1.确定会议的目标：会议的目标应该明确、具体、可量化，能够引导与会人员在会上的行动和决策。

通过设立会议目标，可以使与会人员在会议中明确自己的角色和任务，并通过合作共同实现会议目标。

2.确定会议的时间、地点和持续时间：在确定会议的时间、地点和持续时间时，需要充分考虑与会人员的方便性，以及会议的内容和形式。

一般而言，会议的时间不宜过长或过短，地点要方便与会人员的交通和住宿，持续时间要尽量保持高效和紧凑。

3.确定会议的主题和议程：会议的主题和议程应该与会议的目标相一致，并且要以清晰、简明的方式呈现。

在确定会议的主题和议程时，要注意参与人员的兴趣和需求，尽量涵盖各个方面的内容，以提高与会人员的参与度和兴趣。

4.确定会议的参与人员：在确定会议的参与人员时，要根据会议的目标和议程确定参与人员的专业背景和能力，尽量保证与会人员的多样性和代表性，以确保会议的讨论和决策的全面性和权威性。

二、会议的管理会议的管理是指在会议召开期间，对会议的进行全面的组织、协调和监督，以确保会议的顺利进行和达成预期的目标。

会议的管理主要包括制定详细的会议计划、确保会议流程顺利、提供必要的会议设施和技术支持、及时记录和提交会议结果等。

1.制定详细的会议计划：会议计划是对会议流程和内容的详细规划和安排，包括每个环节的时间安排、参与人员的分工和责任、会议材料的准备等。

会议计划的制定要充分考虑与会人员的实际情况和需求，以确保会议的高效和有效。

会议的筹划与工作管理

会议的筹划与工作管理会议的筹划与工作管理一、引言会议是一种重要的社交活动，对于企业和组织来说，会议的筹划与工作管理是确保会议顺利进行和取得预期效果的重要环节。

本文将从会议筹划和会议工作管理两个方面进行探讨。

二、会议筹划会议筹划是指在会议召开前，对会议的目的、内容、形式、时间地点、参会人员等进行合理规划和安排。

下面是会议筹划的几个关键步骤：1.明确会议目的和内容会议召开的目的是为了解决某问题、协调各方利益、传递信息等。

筹划会议前，需要明确会议的目的和内容，确保会议的议题能够达到预期效果。

2.确定会议形式和方式会议可以分为大型会议、小型会议、研讨会等不同形式，根据实际需求选择合适的形式。

同时，会议的召开方式可以包括线下会议和线上会议，根据实际情况选择适合的方式。

3.确定会议时间和地点会议的召开时间和地点需要提前确定，确保参会人员能够及时安排时间参加会议，并提供适合的会场设施。

4.确定参会人员名单确定参会人员名单是会议筹划的关键环节，需要根据会议的目的和内容，确定参会人员的身份，确保会议的参与者能够对会议的议题有足够的影响力和决策权。

5.制定会议议程和计划会议议程和计划是会议筹划的基础，需要明确会议的主要议题和讨论的重点，合理安排会议时间，确保会议能够在规定的时间内完成。

三、会议工作管理会议工作管理是指在会议召开期间和会后，对会议的组织、协调和总结等工作进行有效管理。

下面是会议工作管理的几个关键环节：1.组织会议准备工作会议召开前，需要组织相关人员对会场进行布置，准备会议所需的设备和资料，确保会议的进行顺利。

2.会前沟通和确认会前需要与参会人员进行沟通，告知会议的时间、地点和议程等信息，以及会议所需准备的材料和报告，并确认参会人员是否能够按时参会，并核实是否有特殊需求。

3.会议现场管理会议期间，需要确保会场的秩序，主持人要合理控制会议的进程，确保每个议题都能得到充分讨论和决策。

同时，需要有专人负责记录会议的重要内容，并提醒参会人员关注会议的重点。