竣工归档指导书

竣工档案归档管理作业指 导 书（试行本）上海三凯建设监理有限公司2011年8月上海三凯建设监理有限公司编 制 说 明为了加强公司竣工档案的归档管理，使竣工档案更好地为生产经营服务，结合公司的具体情况，特制定本作业指导书，指导我司所属各监理项目部对竣工以后监理资料的收集、编制、报送、验收和保存，使我司监理归档资料的管理符合现行的法律、法规、规范以及我司管理体系的要求，同时满足顾客及工程所在地城建档案部门等的要求。

本指导书仅规定了项目监理部竣工后需提交公司保存的监理资料，对建设单位、城建档案部门对监理资料归档的内容未做规定，项目监理部在工程开工后应及时了解相关单位的归档要求，积极收集相关资料并协助归档。

技术质量部2011年8月10日编制人：技术质量部审核人：审批人：上海三凯建设监理有限公司一、总体要求一、目的1、指导我司所属各监理项目部对竣工以后监理资料的收集、编制、报送、验收和保存，使我司监理归档资料的管理符合现行的法律、法规、规范以及我司管理体系的要求，同时满足顾客及工程所在地城建档案部门等的要求。

2、促进我司对监理归档资料的管理，使各职能部门的操作规范化、标准化，提高工作质量和效率。

二、引用标准1、《中华人民共和国档案法》（1996年修正）。

2、《上海市档案条例》（1997年修正）。

3、《城市建设档案管理规定》（建设部令61号、90号）。

4、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）。

5、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）。

6、《上海市城市建设工程竣工档案编制及报送规定》[沪规法（2002）287号]。

7、《关于监理单位留存建筑工程影像资料有关要求的通知》[沪建建管(2004)第004号]。

8、公司现行有效的管理体系文件。

上海三凯建设监理有限公司三、竣工档案归档管理流程NOYESYES项目总监提交技术质量部核验 项目监理部整理、归类监理竣工资料项目总监核验资料的完整性、有效性签署竣工归档资料验收手续按公司要求统一装订成册按信息化平台要求扫描、上传相关资料办公室登记造册、存放归档、进入常态管理有关部门检查、保修期资料检查、其他原因资料借阅资料归档期结束、竣工资料专人销毁上海三凯建设监理有限公司二、竣工档案归档具体要求一、竣工档案归档组卷要求1、竣工档案必须真实、准确地反映工程建设过程中监理工作的实际情况，并按照监理工作程序进行分类、整理和编目，要求做到完整、准确、有序，责任各方签认完备，监理项目资料档案的编制内容及分类按相关要求执行。

2、凡报送公司的竣工档案，每个案卷必须按标准化、规范化的要求填写案卷封面、打印卷内目录、书写备考表和档案盒封面及背脊。

3、竣工档案资料应使用原件，如需使用复印件，复印件应符合对复印件资料的八项要求。

4、禁止使用修改液、修正带或刀片涂改字迹，对涂改过的文件不允许归档。

5、竣工文件需装订成A4纸大小（297mm ×210mm ）的规格，大于标准的应折叠成A4大小，小于标准的要用浆糊进行托裱，不允许使用胶水，文件与白纸右上方靠齐，且页码需编在原件上。

6、文件材料的立卷厚度一般在二公分或200页。

7、立卷时要标明页号（正面标在右上角，背面标在左上角，空白页不标号），页号应编在原件上，不可编在托裱的白纸上。

如果一卷装不下，第二卷页号必须从001开始。

8、文件材料要采用碳素墨水书写，严禁使用复写纸、圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

9、备考表应置于卷尾，卷内备考表不编写页号，要标明案卷内文件的页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，“立卷人”、“编制日期”以示本人对所立的案卷负责，如实填写即可，“检查人”由案卷质量审核人填写。

10、文件材料需装订，装订前必须去掉金属物；装订时做到不掉页、不倒页、不压住字迹，不损坏文件，采用三孔双线的方法装订，孔间距为9cm ，线结打在封底，装订线松紧适宜；装订后的案卷要做到下齐右齐，并装入档案盒。

11、纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张。

文件左边与上边靠齐，文件的左边应留有2.5cm 的装订距离。

上海三凯建设监理有限公司12、归档号由项目合同编码代号、归档年度、归档项目顺序号组成，如下： XXXX--JLXXXX --XXXX （X ）归档项目顺序号归档年度项目合同编码代号13、归档前应及时与公司技术质量部联系索取归档项目顺序号，归档项目顺序号由当年归档项目先后顺序决定。

二、竣工档案编制内容要求1、编制说明的内容应包括监理归档档案的概况和工程项目的简要说明，以及其他需要说明的内容。

编制说明要有编制人署名及编制日期。

2、监理工作基础性文件资料按时间顺序组卷；3、监理工作行为记录文件按编号顺序组卷，复杂大型工程、住宅小区工程按单位工程（单体）分别组卷，总结性文件按时间顺序组卷。

4、监理项目竣工资料具体的编制内容应按“附表一”执行。

5、按归档要求需要以电子文件归档的各类资料，按电子文件归档要求编制，需上传信息化平台的资料应按要求进行上传，需刻录的资料应刻录在不可擦的光盘上进行归档。

6、重大工程及建筑面积大于3000m 2的建设工程的监理项目应按要求建立音像资料档案，并进行归档，音像资料档案可分为照片和录像二项，其归档内容如下： 1）反映工程项目原地物、地貌及建成后的建（构）筑物的照片和录像； 2）反映工程项目施工主要过程，关键工序质量的照片和录像； 3）反映监理工作开展、组织工作的照片和录像；4）有关领导来监理项目部或施工现场检查、指导工作所拍摄的照片、录像。

5）在归档时拍摄的照片、录像应分别表明拍摄时间、拍摄地点、简要说明、拍摄者，录像还应表明放像用时间，应将底片、盘带全部归档、统一编目。

6）音像资料必须图像清晰、声音清楚，并按专题内容和拍摄时间进行排序和归档。

三、监理项目档案的报送、验收1）工程项目完成并通过竣工验收后由总监负责检查资料的完整性，并按本作业上海三凯建设监理有限公司指导书的要求整理相关资料，报公司技术质量部验收核准。

2）验收合格的项目竣工资料需在公司进行统一装订成册，按要求进行归档。

3）监理项目档案的报送工作应在项目通过竣工验收后及时完成，并交公司进行档案验收。

4）项目竣工档案的验收工作打分法进行，满分100分（如总分超过百分则换算成百分制），监理项目竣工资料档案验收评分表按“附表二”执行。

其中：很好：100-90分；好：89-80分；较好：79-70分；一般：69-60分；差：60分以下。

得分在60分以下需进行整改，直至合格。

四、监理项目档案的保存1）监理项目档案是公司的内部资料，保管期限分为长期、短期两种。

2）公司办公室负责档案室的日常管理工作，归档资料的借阅由办公室负责管理。

3）档案室应当规定保持适宜的储存环境，应避光、防虫、防蛀，室内温度、相对湿度应满足相关要求。

五、相关附件及具体要求（一）编制说明：放在首页，应包括监理归档档案的概况和工程项目的简要说明，以及其他需要说明的内容，编制说明要有编制人署名及编制日期。

按“附表三”执行。

（二）监理规划、监理细则、质量评估报告、监理总结等文件封面、编号，应按公司统一要求编制。

（如外省市地区有固定格式要求，则按当地要求执行） （三）过程记录表式以信息化平台提供的固定表格执行，如无相关表格可自行设计，报技术质量部备案。

（四）监理规划、监理细则、质量评估报告、监理总结等文件在编制过程中按以下要求执行：1、所有文字均设置为1.5倍行距，标准字间距。

2、大标题行要求：居中、黑体、四号字。

3、文件内容要求：标题行：小四字，宋体，加粗。

其余字体均为小四字，宋体。

4、编号级别设置：上海三凯建设监理有限公司一、 （一）1、（1）、 1）、a 、5、举例如下：第×章 ×××××××××××第×节 ×××××××一、×××××× （一）×××××× 1、×××××× （1）×××××××× 1）×××××××××a 、×××××××××××b 、×××××××××××2）××××××××××× （2）×××××××× 1）×××××××××a 、××××××××××× 2、××××××（1）×××××××× 1）××××××××× a 、××××××××××× b 、××××××××××× 2）×××××××××××二、×××××××××··········以此类推居中、黑体、四号字小四字，宋体，加粗小四字，宋体，加粗、1.5倍行距上海三凯建设监理有限公司（五）档案总目录按“附表四”执行。