物业管理公司文件控制程序
物业管理公司程序文件：人力资源控制程序(3页)
1 目的对承担质量管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训或采取其他措施以满足规定要求。
2 适用范围适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方的人员。
3 职责3．1 人力资源部a）负责编制部门负责人及工作人员的《岗位职责和任职要求》；b）负责《公司年度培训计划》的制定及监督实施；c）负责上岗基础教育；d）负责组织对培训效果进行评估。
3．2 各部门负责本部门员工的岗位技能培训。
3．3 管理者代表负责审核《岗位职责和任职要求》和《公司年度培训计划》。
3．4 总经理负责批准《岗位职责和任职要求》和《公司年度培训计划》。
4 程序4．1 人员能力4．1．1 承担质量管理体系规定职责的人员应是有能力的，对能力的判断应从教育、培训、技能和经历方面考虑。
4．1．2 人力资源部编制公司《岗位职责和任职要求》，报管理者代表审核，总经理批准。
部门负责人应至少满足下列条件之一：a）具备相关专业的技术职称；b）大专以上学历，并已工作2年以上；c）受过相关的职业培训；d）具备3年以上相关工作经历。
4．1．3 《岗位职责和任职要求》经审批后，作为人力资源部选择、招聘、安排人员的主要根据。
4．2 培训和意识4．2．1 应识别从事影响质量的活动的人员的能力需求，分别根据新员工、在岗员工、转岗员工、特殊工作人员、内审员等的岗位责任制定并实施培训需求。
4．2．2 新员工培训a）公司基础教育：包括公司简介、员工守则、质量方针和质量目标、质量、安全和环保意识、相关法律法规、质量管理体系标准基础知识等的培训。
在进入公司一个月内，由人力资源部组织进行；b）部门基础教育：学习本部门工作手册的主要内容，由所在部门负责人组织进行；c）岗位技能培训：学习服务作业指导书、所用设备的性能、操作步骤、安全事项及紧急情况的应变措施等，由所在岗位技术负责人组织进行，并进行书面和操作考核，合格者方可上岗。
4．2．3 在岗人员培训：按培训计划，每年至少应对在岗员工进行一次全面的岗位技能培训和考核。
物业公司体系文件管理办法
物业公司体系文件管理办法1目的为体系文件编制、更改、审批、分发、回收和作废处理提供指引，保证文件受控。
2.范围适用于XXXX物业总公司及所属子（分）公司。
3.定义3.1文件：信息及其承载媒体，即指凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件。
3.2标识文件：对文件进行编号，并标记其版本和修订状态的工作。
4.3受控文件：一般是指受到更改的控制，当文件发生更改时，文件使用人所持文件应给予相应更改。
5.4非受控文件：当文件更改时，文件使用人所持的文件不作相应更改。
6.5外来文件：指来自于外部，且与体系运行有关的所有文件；包括：上级来文、外购的法律、法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等。
4.职责5.1各部门1）根据业务需要，提出体系文件新编或修订需求；2）编写或修订属本部门职能范围的作业文件及表格；3）负责对与本部门工作有关的体系文件进行管理和控制。
4.2子（分）公司综合管理部1）为所属公司体系文件管理的归口部门。
2）负责审核各部门提出的体系文件编写与修订需求；3）负责组织编写或修订所属公司的体系文件；4）负责所属公司体系文件的标识、分类、发放、回收、归档及管理工作；5）负责检查监督各部门体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对所属公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
4.3总公司综合管理部1）为全公司体系文件管理的归口部门。
2）负责制定体系文件的管理细则。
3）负责审核各公司提出的体系文件编写与修订需求。
4）负责组织编写或修订一级体系文件；5）负责检查监督各公司体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
5.方法和过程控制5.1提出编写或修订需求1.1.1各部门根据工作实际提出编写或修订体系文件的需求。
5.1.2各子（分）公司应根据体系运行状况确定是否需要编写或修订所属公司的体系文件。
5∙13总公司综合管理部门应根据各子（分）公司体系运行状况确定是否需要编写或修订体系文件。
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件掌握程序 1 目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行掌握，确保各相关场所使 用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件掌握。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3.2 副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。 3.3 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 3.4 物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定 期评审及修改和资源提供。
d〕任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文 件的清楚、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁 a〕全部失效或作废文件由相关部门资料员准时从全部发放或使 用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用； b〕为某种缘由需保存的任何已作废的文件，都应进行适当的标 识； c〕对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》， 经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。 4.7.3 文件的复制 复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限
3.5 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.6 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收 集、整理和归档等。 4 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。 4.1.2 第三级文件可分为两类： a〕部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档； b〕其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质 量打算其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。 由各相应的业务部门保存、使用。 4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的 管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标 准〔部门管理制度等〕部门质量记录文件等，由综合部保存。
ISO9000文件-物业的入住管理程序【物业管理经验分享】
ISO9000文件-物业的入住管理程序【物业管理经验分享】ISO 9000文件是一套国际标准，它规定了质量管理体系的要求，旨在帮助组织通过有效的过程控制和持续改进来提高产品和服务的质量。
在物业管理领域，入住管理程序是确保新业主顺利入住并享受高质量物业服务的关键环节。
以下是一些关于物业入住管理程序的经验分享：1. 入住前准备：- 确保所有物业设施和设备都经过彻底检查，符合安全和功能标准。
- 准备一份详细的物业手册，包括物业管理规定、紧急联系方式、服务指南等。
2. 入住流程：- 设定清晰的入住流程，包括预约时间、资料审核、钥匙交接、物业设施介绍等步骤。
- 提供一站式服务，确保业主在入住当天能够顺利完成所有必要的手续。
3. 资料审核：- 审核业主的身份证明、购房合同、付款凭证等相关资料，确保业主身份的真实性和合法性。
4. 物业设施介绍：- 向业主详细介绍物业的公共区域、安全设施、绿化环境等，确保业主对物业有全面的了解。
5. 钥匙交接：- 确保所有钥匙（包括门禁卡、信箱钥匙等）都经过检查，无损坏或丢失，并在交接时做好记录。
6. 问题解答：- 在业主入住时，耐心解答他们可能提出的问题，提供必要的帮助和指导。
7. 持续沟通：- 建立有效的沟通渠道，确保业主在入住后能够及时反馈问题和需求。
8. 质量监控：- 定期收集业主的反馈，评估入住管理程序的效果，并根据反馈进行必要的调整和改进。
9. 培训员工：- 对物业管理人员进行专业培训，确保他们了解ISO 9000标准，并能够按照标准执行入住管理程序。
10. 记录和文档管理：- 保持所有相关文档的准确性和完整性，包括业主资料、服务记录、问题解决记录等。
通过遵循ISO 9000标准，物业管理公司可以提高服务质量，增强业主满意度，并建立良好的物业管理声誉。
物业管理质量程序文件
物业管理质量程序文件物业管理质量程序文件是一份规定物业管理公司业务流程和管理体系的文件，它的主要目的是确保物业服务的质量，提高居民满意度和维护业主利益。
本文将从文档概述、内容要素、流程图、实施方法等多个方面阐述物业管理质量程序文件的基本知识。
一、文档概述物业管理质量程序文件通常包括以下主要内容：1.物业管理质量目标和计划：包括目标的制定、实现计划的具体措施和执行时间。
2.组织结构：为了落实质量管理方案，物业管理公司需要明确组织结构的设置和各部门的职责。
3.流程控制：包括各项业务流程、管理程序和标准作业流程等，以确保运作的规范和高效。
4.培训计划：为了提高员工素质，设定针对不同层次和岗位的培训计划。
5.客户服务管理程序：为了提高客户满意度，制定了一系列客户服务管理程序，包括客户投诉处理、追溯调查等。
6.质量评审：定期对物业服务进行评估和审核，以及对管理程序进行更新和改进。
二、内容要素物业管理质量程序文件的内容需要符合ISO9000国际质量体系标准，其中包括以下要素：1.质量政策：管理者要对物业服务的质量下达明确的指导方针。
2.计划、标准和工作指导书：明确整个管理流程中的每个环节的标准和要求，从而确保质量水平的稳定和提高。
3.程序文件和作业指导书：明确每个业务流程的操作规程，包括工作内容、责任、工作指导方法等。
4.记录和文件：保留过程数据和操作记录，用于评估和分析之后的质量管理。
5.内审和管理评审：定期内部审查，查找问题和改进对于质量管理体系缺陷的检查。
三、流程图物业管理质量程序文件的制定需要具体流程图，主要包括以下环节：1.制定程序：由物业管理公司负责人授权制定。
2.审核程序：审核文件并确定是否通过。
3.批准程序：由管理者决定是否批准。
4.公布程序：向质量体系内人员公布。
5.执行程序：在执行过程中对质量管理体系进行监督。
四、实施方法物业管理质量程序文件的实施需要考虑以下几个方面：1.理解标准：在制定和推广质量管理文件之前，要确切理解和遵循ISO9000质量管理体系标准。
物业管理系统全套工作流程图(word版)
全套物业管理公司工作流程图一、管理工作流程图1．文件控制流程图2．记录控制流程图3．人员和培训管理流程图4．采购管理流程图5．物业服务管理流程图6．顾客满意管理流程图7．不合格品（服务）管理流程图8．业主投诉处理流程图二、安保工作流程图1．安保管理流程图2．物业管理部工作流程图3．安保主管工作流程图4．班长日检查工作流程图5．样板房安保员岗位工作流程图6．侧门岗安保员工作流程图7．巡楼安保员操作流程图8．业主搬迁操作流程图9．外来人员出入管理流程图10．消防应急方案出来流程图11．突发事件处理流程图1 ．安保工作重大事项处置流程图13．电梯困人处理流程图14．管理处火灾处理流程图15．车库（场）岗位工作流程图16．车库（场）收缴费管理流程图17．车库（场）异常情况处置流程图18．车辆冲卡处理流程图19．可疑车辆出场处置流程图三、清洁绿化工作流程图1．清洁管理流程图2．清洁不合格处理流程图3．绿化管理流程图4．绿化不合格处理流程图5．清洁绿化主管检查流程图四、工程工作管理流程图1．基础设施和工作环境管理流程图2 ．机电设备管理流程图3．业主报修接待处理流程图4．消防报警信号处理流程图5．电梯故障处理流程图6．恒压变频生活供水系统操作流程图7．低压变配电设备维修保养流程图8．新接楼宇入伙管理流程图9．业主入伙手续办理流程图10．房屋装修管理流程图11．物业接管验收流程图1 ．业主看房收楼流程图工作流程图编制：物业管理部日期：年月日审核：质量管理部日期：年月日批准：日期：年月日发布年月日实施一、供方评价控制流程图二、采购控制流程图目的：检查、监督岗位安保员工作情况；全面贯彻、落实公司各项规章制度；及时发现工作中出现的问题并采取整改措施；为量化考核提供依据。
做好相关记有正常注：1。
经初验同意接管的楼宇，不等于楼宇质量完全符合国家及设计标准，发展商不能排除承担整改质量缺陷的责任；．在相关规定的保修期结束时，经过物业公司认可后才能向施工单位支付保修金。
物业管理操作程序
物业管理操作程序1. 概述本物业管理操作程序的目的在于确保物业的日常管理和维护得以有效执行。
本程序包括物业管理的各项工作流程和步骤，以及相关的管理要求和方法。
只有当物业管理流程得以完善实施，才能落实好物业管理工作，提高工作效率和服务质量。
2. 物业管理工作流程2.1 新业主入住登记业主或其代理人需要持相关资料到物业管理处进行入住登记。
物业管理人员在收到业主资料后，核实并在业主登记册中进行登记。
2.2 日常保洁工作物业管理人员每日对小区公共区域进行保洁工作。
保洁区域包括楼道、电梯、公共厕所等。
2.3 物业安全管理①物业门禁管理：检查出入人员的门禁卡，在进门前核实身份，并在门禁系统进行记录。
②安全巡逻：物业管理人员定期巡逻，发现问题及时处理。
③电梯安全检查：每月对电梯进行安全检测，对于存在的问题及时进行处理。
2.4 维修服务管理业主需要向物业管理处提出物业维修服务申请，物业管理人员收到申请后，及时通知相关的维修工人进行处理，确保维修服务质量。
2.5 物业费用管理物业管理人员需要按照相关制度定期对物业费用进行核算、汇总和通知，确保经费使用的公正性和透明度。
3. 物业管理要求3.1 物业管理人员应时刻保持良好的服务意识和服务态度，维护和增强业主满意度。
3.2 物业公司应建立健全的公司制度，具体包括人员管理制度、财务管理制度、设备管理制度等。
3.3 定期进行物业管理流程和工作内容的评估和改进，针对存在的问题和不足进行改进，提高物业管理工作的质量和效率。
4. 物业管理方法4.1 信息化管理：物业管理人员应使用信息化管理系统对物业管理进行管理，提高管理效率和服务质量。
4.2 费用控制：物业公司应制定合理的费用计划，并严格控制费用开支，确保物业管理经费的合理使用。
4.3 业主参与管理：物业公司应积极开展业主代表大会、业主意见反馈等活动，加强与业主的沟通和联系，促进业主参与物业管理工作。
物业服务设计和开发控制程序
物业服务设计和开发控制程序1.0 目的对物业公司开展新的服务项目进行设计和开发的全过程进行控制，确保服务能满足顾客的需求和期望，满足物业公司发展的需要。
2.0 范围适用于物业公司项目拓展工作的控制管理。
3.0 职责3.1总经理负责审批项目建议书、下达开展新服务项目任务书，负责批准设计开发方案。
3.2物业项目部负责物业服务项目拓展工作全过程的组织、协调、实施。
4.0 工作程序4.1设计和开发策划4.1.1在对新拓展项目进行设计开发前，物业项目部应进行充分、广泛的市场调研，市场调查分析情况结果应形成报告。
4.1.2根据市场调研结果，物业项目部应编制设计开发活动计划，该计划应包括以下内容：①确定设计开发各个阶段(输入、输出、评审、验证、确认等)的主要工作内容。
②各阶段人员职责和权限、进度要求和配合单位。
③资源配置需求，如人员、信息、设备、资金保证等及其他相关内容。
4.1.3该计划应根据以下情况编制：①顾客提供标书或合同所进行的设计开发活动。
②物业公司市场调研决定对服务改进所进行的设计开发活动。
③物业公司根据市场预测，决定增加新服务所进行的设计开发活动。
4.1.4该计划应随设计开发进展，在适当时加以更新。
4.1.5在设计开发过程中，应确定不同组别的职责，加强不同组别之间的接口管理，保持有效沟通。
4.2 设计和开发输入4.2.1应确定与服务要求有关的输入，并保持记录。
设计开发输入应包括以下内容：(1)新项目主要服务内容。
这些要求主要来自顾客或市场的需求与期望；(2)适用的法律法规要求，对国家强制性标准一定要满足；(3)以前类似项目设计开发提供的适用信息；(4)对确定服务项目的质量特性有重要影响的控制环节，及相应的配套措施等。
4.2.2新项目设计开发的输入应形成文件。
该文件应尽量使服务要求定量化，以奠定设计基础，并为设计提供统一的方法。
4.2.3物业项目部应组织有关设计开发人员和相关部门对设计开发输入进行评审，对其中不完善、含糊或矛盾的要求作出澄清和解决，确保设计开发的输入满足任务书的要求。
物业工程档案管理制度
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4 ．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特殊条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。
物业程序文件：供方评价和选择控制工作程序
物业程序文件：供方评价和选择控制工作程序一、目的为了确保所选择的供方能够持续稳定地提供符合要求的产品或服务，保证物业服务的质量和效率，特制定本工作程序。
二、适用范围本程序适用于对物业服务过程中各类供方（包括但不限于物资供应商、服务承包商等）的评价和选择。
三、职责分工1、采购部门负责收集供方的信息，并建立供方名录。
组织相关部门对供方进行评价和选择。
与选定的供方签订合同，并负责合同的执行和管理。
2、品质管理部门参与对供方的评价和选择，提供质量方面的意见和建议。
对供方提供的产品或服务进行质量检验和监督。
3、使用部门提出对产品或服务的需求和期望。
参与对供方的评价和选择，提供使用方面的意见和建议。
对供方提供的产品或服务进行使用反馈。
四、工作程序1、供方信息收集采购部门通过市场调研、网络搜索、行业推荐等方式，广泛收集潜在供方的信息，包括企业名称、地址、联系方式、经营范围、产品或服务介绍、资质证书等。
对收集到的信息进行整理和筛选，初步确定符合要求的潜在供方，并建立供方名录。
2、供方评价标准制定采购部门会同品质管理部门和使用部门，根据物业服务的需求和期望，制定供方评价标准。
评价标准应包括但不限于以下方面：供方的资质和信誉，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业资质证书等。
产品或服务的质量，如产品的性能、规格、可靠性、安全性等；服务的内容、标准、效果等。
价格和性价比，包括产品或服务的报价、付款方式、优惠政策等。
交货期和服务响应时间，如产品的交付时间、服务的及时性等。
售后服务，如产品的质保期、维修服务、技术支持等；服务的后续跟进、问题处理等。
以往的业绩和合作经验，如与其他客户的合作情况、客户评价等。
3、供方评价采购部门组织品质管理部门和使用部门，按照制定的评价标准，对潜在供方进行评价。
评价方式可以采用现场考察、文件审查、样品测试、业绩调查等。
对于重要的供方，应进行现场考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、人员配备等情况。
物业公司文件控制管理工作程序
物业公司文件控制管理工作程序简介物业公司的文件管理是一项非常重要的工作。
在日常管理中，大量涉及合同、协议、规章制度、会议记录、工作报告、技术资料等文件的编制、签署、存储和使用，如何有效地掌控这些文件不仅关系到公司的运营效率，还关乎公司的声誉和形象。
本文将详细介绍物业公司文件控制管理工作程序。
步骤1.文件编制物业公司文件的编制应该遵循规范化、标准化、科学化的原则。
为了使文件做到精炼、明确、易懂，同时不失严谨性和规范性，需要对文档中的各种符号、术语、格式等进行科学规范的处理。
2. 文件签署文件签署是物业公司文件控制与管理的关键一环，应该按照编制相关文档的程序和规定完成。
如有需要，还应按照有关法律法规和公司的规定进行复核、审批、报批等环节。
3.文件存储物业公司的文件应按照文件保存期限和机密级别进行分类存放。
对于有生命、财产、安全、重大装备等效益关连的文件，应备份多份，进行重要信息防窃、备灾备忘等工作。
此外，还应制定好相关存档的标准和操作规程，并确定存档责任人和操作流程。
4.文件使用在物业管理工作中，每个人都有可能要查看、使用和分享文件。
这时，要进行分类授权，设立权限等级，规范文件传办和接收流程，切实防止文件的泄露与损坏。
5.文件销毁根据文件的保存期限和机密级别，经过复核、审批程序，可以考虑实施文件的保密或科学销毁。
结论物业公司文件管理工作程序需要经过从文件编制、签署、存储、使用、销毁等一系列环节的科学规范化处理，以达到信息传递、控制、管理、保密和保存的目的。
实践证明，文件控制管理良好的物业公司，其高效、优质、安全、稳定的管理和服务水平，往往能为业主和合作伙伴所认同和肯定，从而提高公司的声誉和市场竞争力。
物业公司质量体系文件管理程序完整版
编号：TQC/K235In management, in order to make all the staff know what to do and what not to do, their responsibilities are of great significance to the work of the whole enterprise, so as to mobilize the enthusiasm of the staff and become the driving force of enterprise production.【合用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】编写： ________________________审核： ________________________时间： ________________________部门： ________________________下载说明：本管理规范资料适合用于管理中，为使全体人员都知道应该做什么，不应该做什么，以及明确自己的主要职责，所担负的职责对整个企业工作具有的意义和作用，从而把全体人员的工作积极性充分地调动起来，成为推动企业生产经营工作的动力。
可直接应用日常文档制作，也可以根据实际需要对其进行修改。
物业公司质量体系文件管理程序1.0 目的对质量管理体系文件予以控制，确保在使用时可获得有关版本的合用体系文件。
2.0 合用范围合用于公司质量管理体系文件的控制。
3.0 职责3.1 总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。
3.2 管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。
3.3 办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。
3.4 各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保体系文件的有效使用。
4.0 过程识别5.0 行为准则a)文件应清晰，便于识别，发布前得到批准；b)外来文件应识别并控制其发放；c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本；d)对作废文件做出标识或者隔离，防止非预期使用；e)手册(含程序)发布或者换版时应先评审、批准后发布；f)文件现行及更改状态确保可识别.6.0 程序6.1 文件分类6.1.1 质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理；6.1.2 行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.6.2 文件编目及标识6.2.1 为确保文件的惟一性，公司做出规定:a)质量手册:郑州-YX-20xx 表示:××市××公司质量手册 20**年版.每页 A-0 表示A 版第 0 次修改.b)质量记录:JL-8.3-01 表示质量手册中第 8.3 不合格的控制要素中第一个记录.6.3 文件控制-编制文件应采集企业背景资料并按ISO9000 系列标准要求编审；-所有支持体系过程的文件发布前得到批准，确保适应性；-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放；-文件印制或者复印应确保清晰、易于辨别，并注明其版本或者修订状态；-手册管理执行质量手册管理规定；-主管部门拟列文件总清单，便于检索和控制文件有效性；-文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件，包括图纸，确保使用场所持有文件的惟一性和有效性；-用于参改的作废文件或者备用文件做出标识或者单独存放.6.4 文件更改6.4.1 质量手册程序修改，由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准，手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.6.4.2 技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或者主管副总经理批准，如需改换文件修改部门，该部门应获得文件编制的原背景资料.6.5 文件使用与保管1)文件领用时，领用人应在分发记录上签字；2)文件分发范围由主管领导审批；3)文件使用中不得损坏、乱涂或者私自修改，保证文件清晰易于识别；4)妥善保管文件，放在通风、干燥、安全的地方；5)文件可以是书面，如有条件也可使用电子媒体，但注意留有备份；6)文件作废销毁应有管理者代表批准.7.0 相关文件7.1 记录控制程序7.2 管理策划控制程序7.3 产品实现策划(施工组织设计)管理程序8.0 记录8.1 文件发放回收记录8.2 部门要控文件清单8.3 文件更修改申请单本处可输入公司或者团队名字THIS TEMPLATE IS DESIGNED BY FOONSHION。
物业公司三体系程序文件之记录控制程序
物业公司三体系程序文件之记录控制程序1目的与范围对记录举行有效的控制，以保证能提供产品、过程、管理体系合乎要求的程度以及管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定订正、预防措施提供依据。
适用于对管理体系记录的填写、收集、收拾、归档、保留、借阅、检索及超过保留期限记录的销毁的控制，同时适用于对来自供方有关记录的控制和管理。
2引用文件Q/PM0501-2022《管理手册》3术语和定义本程序采纳GB/T19000-2000、GB/T24001-2022、GB/T28001-2022规范的术语和定义。
4职责4.1品质保障部负责本程序的制定、修订及归口管理，并对各部门/管理处/子公司记录管理状况举行监视检查。
4.2各部门/管理处/子公司负责本程序的详细实施。
5工作程序5.1记录的控制范围与分类5.1.1记录的控制范围包括：a)管理体系文件中规定提供的记录；b)管理体系运行中形成的记录；c)来自供方的记录。
5.1.2记录的分类包括：a)产品实现过程及其满足要求的记录；b)产品设计和开发过程的记录；c)产品检验和实验记录；d)环境管理监测与测量记录；e)职业健康平安绩效的主动测量和被动测量记录；f)来自供方的与质量、环境、职业健康平安有关，以及对供方举行评价的记录；g)生产和效劳过程的记录；h)内审记录；i)管理评审记录；j)预防与订正措施记录；k)持续改良的记录；l)测量设备校准和验证的记录；m)教导、培训、技能和阅历记录；n)走失、损坏或者被发觉不相宜使用的顾客的财产的记录。
5.2记录的填写5.2.1按记录设置的工程逐项填写，不得缺项，某些工程不需要填写时，必需用"/'明示。
5.2.2记录填写应准时，内容完整、记录填写应准时、精确、延续、整齐、字迹清楚，签字完整，能精确辨认。
5.2.3波及到管理体系的重要记录，一律用钢笔或签字笔（墨水为黑色或蓝黑），不能用铅笔或圆珠笔填写。
5.2.4记录应由责任部门或责任人员填写，并按要求履行签字手续，签名时必需签全名，日期不允许留空，根据年-月-日的挨次逐一填写。
物业资料文件管理制度
物业资料文件管理制度第一章总则第一条为了规范和统一物业资料文件管理工作，提高资料文件的保存、利用效能，保证资料文件的完整性、安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司及其所管理的物业管理区域内的全体物业管理人员和相关工作人员。
第三条物业资料文件是指物业公司及其所管理的物业管理区域内的有关业主、业户、建筑物等相关的各类资料文件。
第四条物业资料文件管理工作应当依法合规、科学规范，依据此制度规定，保证资料文件的安全、完整、整洁、规范保存。
第二章资料文件收集与整理第五条物业公司应当建立完整的资料文件收集与整理制度，明确资料文件的收集、整理、分类、归档等工作流程和标准。
第六条物业公司应当严格执行国家相关法律法规，严格按照业主、业户信息管理规定，依法合规地收集与整理相关资料文件。
第七条物业公司应当建立健全规范的文件分类系统，按照文件的性质、用途、重要性等因素，进行合理分类、标注、编码等工作。
第八条物业公司要求工作人员严格按照规定的文件整理标准和要求，对收集到的资料文件进行认真整理、排列和归档。
第九条物业公司应当制定、实施业主、业户个人信息条款及使用管理规范，并保证个人信息的安全性和完整性。
第十条物业公司应当建立健全电子文件管理制度，明确电子文件的归档、保管、审批等工作流程和标准。
第三章资料文件保存与保管第十一条物业公司应当明确资料文件的保存期限，依法将资料文件按时进行定期清点和整理工作。
第十二条物业公司应当建立健全安全保管资料文件的制度，确保资料文件不受损坏和丢失。
第十三条物业公司要求工作人员按照规定的保密要求和标准，对资料文件进行严格保密和保护。
第十四条物业公司应当建立健全资料文件借阅制度，依法合规地对外提供资料文件借阅服务。
第四章资料文件利用与处理第十五条物业公司应当建立健全资料文件利用的制度，明确资料文件的利用方式和范围。
第十六条物业公司要求工作人员按照规定的利用要求和标准，对资料文件进行谨慎利用和处理。
物业公司行政办公管理制度范文(四篇)
物业公司行政办公管理制度范文第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是为了规范物业公司的行政办公管理工作，提高行政办公效率，保障公司各项工作的顺利进行。
本制度依据《公司法》《岗位职责》等相关法律法规。
第二条适用范围本制度适用于物业公司所有部门的行政办公管理工作。
第三条行政办公职责1. 建立健全公司行政办公管理制度，负责行政办公管理规范的实施和监督；2. 组织行政办公人员进行岗位培训，提高工作效率和服务质量；3. 协助其他部门做好行政办公支持工作，提供相关服务；4. 积极推进信息化建设，提升行政办公管理水平。
第二章行政办公流程第四条公文处理流程1. 公文的发文、收文、传阅、归档等都必须按照公司统一的流程进行；2. 公文的发文和收文一律采用电子文档形式，并保存至公司指定的电子文档管理系统；3. 公文申请、审批和签发流程必须清晰明确，由部门负责人进行审批；第五条会议组织流程1. 会议的召集、通知、安排和记录等都必须按照公司统一的流程进行；2. 会议安排需提前做好会议室的预订和准备工作，保证会议顺利进行；3. 会议记录需及时整理和归档，并报送相关部门进行备案。
第六条办公用品管理1. 办公用品的采购和管理由行政办公部门负责，需按照公司的采购规定进行；2. 办公用品的领取和归还必须经过行政办公部门的登记和审批。
第七条车辆管理1. 公司车辆的使用和保养必须按照公司的规定进行，不得擅自私用；2. 车辆的加油和维修都需通过行政办公部门进行安排和记录；3. 车辆的保险和年检等事宜都由行政办公部门负责办理。
第三章行政办公规范第八条办公场所管理1. 办公场所的环境卫生必须保持整洁，每周进行定期清洁；2. 办公设备的正常使用和维护由使用人员负责，定期进行巡检；3. 办公设备的报废和报修需及时上报行政办公部门。
第九条电子设备使用1. 电脑、打印机等办公设备的使用必须按照公司规定进行，不得私自更改设置；2. 电子设备的操作和维修需由专人负责，不得私自拆卸或更换零配件；3. 电脑硬盘和文件夹需分级管理，不得随意复制、删除或传播不良信息。
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文件控制程序1. 0目的通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。
2. 0范围适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。
各单位是指各部门和各管理处的统称。
3. 0职责3.1公司总经理负责质量手册和程序文件的批准签发。
3.2管理者代表负责组织质量手册和程序文件的编写和审核。
3.3品质管理部负责质量手册和程序文件的编写及发放控制。
3.4相关单位负责作业指导书和质量记录表格的编制，各单位经理或主任负责本单位相关作业指导书和质量记录表格的审核，管理者代表负责作业指导书和质量记录表格的批准。
3.5各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。
3.6品质管理部根据文件和资料控制发布的清单，进行发布、存档、收回和作废处理。
4. 0程序4. 1质量体系文件和资料的制定、审核、批准4.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行4.2.1 质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由品质部建立发放记录4.2.2 程序文件的发放名单由品质部确定，并建立发放记录。
4.2.3 作业指导书由相关制定单位确定发放名单，并建立发放记录。
4.2.4 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。
法规和条例由品质部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。
4.2.5 法律法规类文件由品质部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。
4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《文件发放记录》，各部门只需在《文件发放记录》上签字即可，管理处应在收文后 2 日内填写《收文记录》。
4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。
4.2.8 文件受控章里的编号为文件发放号，具体规定在《质量记录控制程序》第“4.3”条。
4．3 质量体系文件和资料的保管4.3.1 质量手册、程序文件、各单位的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在品质部备案一份复印件。
文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。
4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。
4.3.3 存档作废文件在封面加盖“作废章” 。
4．4 质量体系文件和资料的有效性控制4.4.1 为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本。
版本号用A、B、C ....... 表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一、第二次修改……。
当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由 A 版升B版、B版升C版等依次执行。
如：“ A/2 ”表示第一版第二次修改。
4.4.2 相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并在原页盖“作废章”收回，保留一份存档，其余销毁。
4．5 质量体系文件和资料的更改4.5.1 文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门领导确定更改意见并试行（试行时间由责任部门领导自行确定），根据试行情况，再次确定更改意见，填写《文件修改记录》报主管领导审批。
4.5.2 质量体系文件和资料的更改一般由原审批部门批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。
4. 6 质量体系文件和资料的分类和编号4.6.1 质量手册LDPM—QMI _______ 表示质量手册_________________ 公司名称缩写4.6.2 程序文件LDPM-QP- □□----- 程序文件流水号表示程序文件公司缩写4.6.3 作业指导书LDPM-WI —□口/ □- □□L------ 二流水号----------------------------- 单位代码/班组代码表示作业指导书----------------------------- 公司名称缩写4.6.4 标书：LDPM —BS—单位代码一流水号4.6.5管理方案：LDPM —FA—单位代码一流水号4.6.6 技术图样：LDPM —JT—单位代码一流水号4.6.7 图纸：LDPM —TZ—单位代码一流水号4.6.8 标准：LDPM —BZ—单位代码一流水号4.6.9 法规：LDPM —FG—单位代码一流水号程序文件记录表格：LDPM —QR—程序编号一流水号/版号各单位记录表格：LDPM —QR—单位代码一流水号/版号LDPM —HT—单位代码一流水号档案：LDPM —DA —单位代码一流水号4. 7 单位代码与单位名称对应如下：4.7.1 公司领导：董事长一01 总经理一02 管理者代表一03 副总经理一04总经理助理—054.7.2 部门代码：行政人事部—XR品质管理部—PZ工程管理部—GC财务审计部—CW客户服务部—KF秩序维护部—ZW清洁绿化部—QL4.7.3 管理处代码：科技大厦—KJ城市假日—CS成高工业园—CG美宝田—MB投资大厦—TZ商业大厦—SY先科大厦—XK华强北—HQ朗峰大厦—LF4.7.4 管理处各班组代码：客户服务中心—F工程技术班—G秩序维护班—Z财务管理班— C 清洁绿化班—Q4．8 文件借阅4.8.1 根据工作需要，经单位负责人批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《文件借阅登记表》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。
4.8.2 受控文件原则上不外借，本公司人员确因工作需要，应填写《文件借阅申请表》经单位负责人批准后，到单位文件管理员处办理借阅，文件管理员应对受控文件借阅进行严格管理。
4.8.3 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。
4.8.4 对借阅文件应妥善保管，不得损坏、私自复印或向外泄密。
4．9 公开文件的控制4.9.1 公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约（管理规约）、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。
4.9.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。
4.9.3 公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。
4.9.4 业主公约、住户手册、住户须知、收费标准等较重要的公开文件，责任单位负责人需填写《文件处理单》 ，经公司总经理或副总经理审批后方可有效。
4.9.5 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客并在《客户文件发放登记表》中做好记录，审批记录应留用备查。
4.10 外来文件的控制4.10.1 本条所指的“外来文件”主要是指政府及上级部门发给公司的文件，有：4.10.1.1 政府法律、法规类文件4.10.1.2 行政文件4.10.2 各岗位职责行政人事部负责外来文件的处理，包括各上级主管部门文件的分类、签收、登记，并呈送公司总经理批阅。
公司总经理负责对外来文件（包括法律、法规等）的批示。
各单位负责与本单位有关文件的实施与落实。
4.10.3 外来文件的接收和登记外来文件由行政人事部负责签收、登记并填写《外来文件登记及发放表》 。
4.10.3.2 各单位在接受外来文件后，必须及时送到行政人事部并在《外来文件登记及发放表》中登记。
4.10.3 外来文件的处理行政文件登记后交行政人事部经理拟办、 公司总经理或副总经理批示， 拟办和批示意见应填写在《文件处理单》上。
根据公司总经理或副总经理的批示， 行政人事部将有关文件原件或复印件转有关单位办理和传阅； 紧急文件， 公司总经理或副总经理提出办理时限， 行政人事部负责催办，确保文件及时得到执行，并在承办栏上注明办理后的结果。
4.10.3.3 各单位对需办理的文件，应按规定在指定的日期内办理。
4.10.3.4 对需下发并按照执行的政府法律、法规文件，在完成接收、登记、呈批程序后， 由公司总经理或副总经理确定发放范围， 及时下发相关部门， 并要求文件持有者在《外来文件登记及发放表》上签收。
4.10.3.5 过期的法规文件应单独保管，并进行标识，避免与有效文件混在一起。
4.10.3.6 各单位需借阅外来文件的，应填写《文件借阅申请表》经行政人事部 经理审批后，到行政人事部办理借阅，行政人事部建立《文件借阅登记表》 ，对 文件借阅进行管理。
4.10.4 外来文件的归档行政人事部按照档案管理规定对外来文件进行归档。
5．0 相关文件与记录QR-01-09/A 《文件处理单》 QR-01-10/A 《五类文件清单》QR-01-01/A 《文件发放名单》QR-01-03/A 《文件修改记录》QR-01-05/A 《收文记录》QR-01-07/A 《文件借阅登记表》 QR-01-02/A 《文件清单》 QR-01-04/A 《文件发放记录》 QR-01-06/A 《文件借阅申请表》 QR-01-08/A 《外来文件登记及发放表》QR-01-11/A 《一至三级文件封面范本》QR-01-12/A 《客户文件发放登记表》QR-01-13/A 《文件修改意见表》文件发放名单文件清单单位：:注：文件清单由各单位自己建立，文件管理人员负责保管好文件清单及各文件文件修改记录文件发放记录收文记录:文件处理单客户文件发放登记表。