公司文件控制管理程序

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公司文件控制管理制度(12篇)

公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。

结合公司实际工作状况，特制定本制度。

2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。

3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。

3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。

3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。

3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。

3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。

3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。

3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。

3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。

文件控制程序范本

文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。

通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。

三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。

2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。

四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。

行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。

编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。

2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。

各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。

3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。

使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。

4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。

修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。

5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。

废止的文件需进行存档或销毁处理。

6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。

行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。

7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。

如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。

五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。

2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。

一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。

文件管理控制程序

文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。

2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。

3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

文件管理控制程序文件

文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。

三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。

2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。

3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。

4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。

5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。

四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。

（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。

2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。

（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。

五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。

2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。

（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。

（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。

六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。

2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。

（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。

（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。

文件管理控制程序

文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。

规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。

2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。

3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。

具有制定、修订及发放的可追溯性记录。

修订后须重新发放并记录。

文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。

文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。

3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。

发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。

3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。

管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。

1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。

三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。

四阶文件：相关记录。

3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。

4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。

三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。

岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。

外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。

文件控制管理制度程序

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。

第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。

第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。

第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。

第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。

第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。

第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。

第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。

第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。

第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。

第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。

第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。

第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。

第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。

第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。

第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。

第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。

第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。

第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。

第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。

第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。

第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。

第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。

第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。

文件控制程序管理办法

文件控制程序管理1. 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2. 适用范围本公司所有文件的控制。

3. 职责3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件,以及其他公司级文件的编制、使用、更改;负责所有文件(包括外来文件)的标识、保管、发放、回收、作废等控制。

3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。

3.3. 总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。

4. 管理程序4.1. 文件编制:4.1.1. 根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要,相关责任部门(见附表1)负责组织职责范围内文件的编写工作。

4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件,须填写《文件编制/更改审批表》,经总经理或管理者代表或主管副总批准,方可以组织文件的编写工作。

4.2. 文件审核、批准:4.2.1. 文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分。

文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。

4.2.2. 文件编写完成后,由编写人将文件交综合部,首先进行文件格式审核;待格式审核通过后,由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。

4.2.3. 文件审核通过后,报相应的批准人批准。

4.3. 文件发放:4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。

4.3.2. 文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,综合部负责登记《文件发放、回收记录》。

4.3.3. 文件发放时,须由领取人签字。

4.4. 文件保管:4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件清单》。

4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》,包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件,应填写《文件/记录借阅、复制清单》,由综合部批准;综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。

文件控制管理程序文件

文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。

范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。

职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。

工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。

文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。

文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。

作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。

在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。

文件控制管理程序的版本为A，共14页。

在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

文件控制程序

1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。

2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。

3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。

3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。

4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。

4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。

文件管理控制程序(IATF16949)

修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。

2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。

3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。

外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。

主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。

3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。

3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。

3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。

1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。

如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。

1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。

如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。

3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。

4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。

4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。

负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。

负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。

4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。

文件控制管理程序文件

文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。

三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。

3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。

4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。

四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。

2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。

3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。

4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。

五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。

2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。

3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。

4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。

六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。

2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。

七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。

2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。

八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。

2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。

九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。

2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。

十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。

2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。

文件控制管理程序

1 目的1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。

2 范围2.1 适用于公司内部文件的控制与管理；2.2 记录的控制参见《质量记录控制》。

3 定义3.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。

4 涉及部门4.1 所有部门5 一般原则5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。

顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。

顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。

依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。

外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识；5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件退还文件送交人员或部门；5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。

6 程序6.1 文件的编号6.1.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性，文件编号的具体规定参照《文件编号规则》；6.1.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记。

6.2 文件的编写与审批6.2.1 质量手册由质量管理者代表组织编写并审核，由总经理批准；6.2.2 工程规范、技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书等由研发部与生产保证部编写，研发部经理或生产保证部经理批准；6.2.3 其他管理性文件、指导书等由受影响最大的部门指定人员编写，也可以在其他部门或总经理的要求下编写；6.2.4 部门内部的管理性文件、指导书等由相关部门主管负责批准，对涉及到两个以上部门的管理性文件由管理者代表批准；6.2.5 同一类文件在编写时页眉、页脚、封面的格式原则上要保持一致。

管理文件控制程序

管理文件控制程序1目的和适用范围1.1目的为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。

1.2适用范围本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。

2引用标准1术语和缩略语管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。

本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。

1.1管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。

制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。

1.22支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。

细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。

1.3范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。

文件名称统一冠以“范例”。

1.4作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。

4.管理职责4.11公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文件作废会签意见。

4.2科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件的发布管理。

4.3各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制（修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。

4.4各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执行及问题整改等工作。

文件和记录管理控制程序文件

文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。

三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。

负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。

负责建立和维护文件和记录的管理台账。

2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。

负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。

四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。

外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。

2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。

非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。

五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。

系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。

可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。

2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。

编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。

2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。

审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。

3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。

文件管理控制程序

1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。

2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。

3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。

3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。

3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。

3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。

4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。

4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。

4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。

4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。

4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。

4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。

4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。

4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。

4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。

文件管理控制程序

1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。

2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。

3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。

负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。

3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。

3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。

3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。

3.5 总经理：批准质量/环境手册。

4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。

4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。

4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。

4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。

4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。

4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。

4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。

公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定

1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。

2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。

3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。

3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。

3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。

4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。

4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。

4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。

4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。

4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。

4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。

4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。

4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。

文件控制管理程序

文件控制管理程序1 应用范围为了保证公司文件得到有效控制，确保各个场所都能使用有效版本的文件，特制定本程序。

本程序规定了公司文件管理和控制的范围、职责和内容。

本程序适用于公司文件管理和控制。

2 术语本程序采用Q/公司1002系列标准规定的术语。

3 职责3.1 综合办公室为本程序的归口管理科室，负责文件的管理和控制。

3.2 安全环保科负责管理体系文件的管理和控制。

3.3 公司机关各科室负责本科室文件的管理和控制。

3.4 各基层单位负责本单位文件的管理和控制。

4 程序内容4.1 体系文件的编制、审核和批准4.1.1 体系文件包括管理手册、程序文件、作业文件、记录等。

4.1.2 公司管理手册由安全环保科编制，经管理者代表审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由最高管理者批准发布。

4.1.3 公司程序文件由归口管理科室编制，经科室负责人审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由管理者代表批准发布。

4.1.4 公司作业文件由各单位负责编制，经单位负责人审核、相关专业会议审议通过后，由分管领导批准发布。

4.1.5 体系文件的编制执行《体系文件编制及编码规定》（QD//-12-01）。

4.2 体系文件的标识和发放4.2.1 体系文件应按《体系文件编制及编码规定》中规定的编码进行标识，发布前由归口管理科室予以确认。

4.2.2 凡印制成册的体系文件均属于受控文件，应在封面注明分发控制号，发放时填写《文件发放记录》（OR/公司S/-12-01），不得擅自向外单位提供或以各种方式变相对外交流。

4.2.3 受控文件持有者应妥善保管文件，不得涂改、损坏和丢失。

当文件破损严重，影响使用时，文件持有者应到文件发放科室办理更换手续，交旧领新；新文件仍沿用原文件的控制号。

如文件遗失，应经文件发放科室负责人批准，并办理文件领用手续后，方可补发。

4.3 体系文件的变更4.3.1 出现下列情况时，应及时对体系文件进行变更：✧国家和地方政府法律、法规、政策和相关管理规定发生变化；✧公司的方针政策、作业范围、对象和相关管理规定等发生变化。