秘书事务管理事务办公室布局和办公室布置

（一）职工人数
职工人数少，可采用封闭式办公室 布局；职工人数多，可采用开放式办公 室布局。
（二）业务性质和内容
一般商贸类企业的接待区一般安排在 离大门较近的区域，总经理办公室一般安 排在离大门较远的区域。
生产类工业企业的办公区一般安排在 离大门ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ近的区域，车间则一般安排在离 大门较远的区域。
零售类商业企业的办公区一般安排在 离大门较远的区域，而把商品陈列区安排 在离大门较近的区域。
合理的办公室布局，可以使一 项协同性工作任务的完成在一个最 小的空间范围内实现，简化工作流 程，提高工作效率。
（二）有利于员工的工作分配
合理的办公室布局，可以使需要相 互配合的岗位之间在空间上得以相邻， 从而实现工作中的配合默契与协作攻 关。
（三）有利于工作顺利完成
合理的办公室布局，可以使具有 内在联系的工作岗位之间实现最大程 度的互相协作，有利于复杂工作任务 的顺利完成。
（三）部门间的工作联系
工作联系较多的部门要安排在 邻近的位置，以确保科学有效地实 施工作流程，减少或避免不必要的 重复与浪费。
（四）工作需要
办公室的布局方式应符合工作 的需要，如需要强化交流，就选择 开放式办公室，如需要强化保密， 就选择封闭式办公室。
五、办公室布置的原则和要求
（一）办公室布置的三大原则 1.利于沟通 2.便于监督 3.协调舒适
2.开放式办公室的优点
（1）灵活多变。每一个工作位置都可以 随着工作需要而移动位置或者改变配置；
（2）节省费用。相对所需的面积和建筑 材料较少，单位空间费用较少；
（3）易于沟通、交流和监督； （4）便于集中化服务和共享办公设备。 如饮水机、打印机、传真机、复印机等都可 共享。
3.开放式办公室的缺点
（2）干扰因素少。相互独立，互 不干扰，容易集中注意力。
（3）保护隐私。室内人员相对较 少且相对固定，有利保护隐私。
3.封闭式办公室的缺点
（1）费用高。占用空间多，装修 材料多。
（2）难于监督。相互独立，难以 了解别人的工作状态。
（3）不便交流。相互隔离，不利 于协作精神的培养。
三、设计办公室布局的工作程序
（二）封闭式办公室
1.封闭式办公室的概念 2.封闭式办公室的优点 3.封闭式办公室的缺点
1.封闭式办公室的概念
封闭式办公室是按照办公职 能设置分割而成的若干个相对 独立的办公室，每个办公室之 间互不干扰，相安无事。
2.封闭式办公室的优点
（1）安全保密性好。面积小，人 员少，独立门窗，随时锁闭。
（二）办公室布置的具体要求
1.利于沟通
办公室作为一个工作系统，必须保 证工作人员之间充分的沟通，才能实现 信息及时有效地流转，系统内各因子、 各环节才能协调地运行。
2.便于监督
办公室的布置必须有利于监督，特别 是有利于员工的自我监督与内部监督。
自我监督就是进行自我约束和控制， 自觉遵守公司的规章制度等。
二、办公室布局的种类及其特点
（一）开放式办公室 （二）封闭式办公室
（一）开放式办公室
1.开放式办公室的概念 2.开放式办公室的优点 3.开放式办公室的缺点
1.开放式办公室的概念
开放式办公室是指在一个大的办公空间 内，设置多个工作位置，每一个工作位置通 常包括办公桌椅、橱柜、电话、计算机等。
工作位置之间一 般会用屏风或者板 材隔开，以吸收噪 音和区分不同的工 作组。
（1）保密性差。同处一个透明空间，相 互之间毫无隐私和秘密可言，不适合需要保 密的机要、财务等部门。
（2）干扰因素多。电话铃声、人员走动 声、敲击键盘声……
（3）没有私人空间。每个员工的一举一 动都置于其他人的监督之下。
4.安全
每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、 空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。
内部监督就是工作人员之间相互约束 和控制。
3.协调舒适
协调，主要是指办公室的布置 和办公人员之间配合得当；
舒适，主要是指人们在布置合 理的办公场所中工作时，身体各部 位没有不适感。
协调是舒适的前提，只有协调， 才会有舒适。
（二）办公室布置的具体要求
1.桌椅橱柜整齐划一 2.设备安装便捷高效 3.方便工作有利健康 4.预留弹性便于扩容
（五）设计采光、控温与通风设施
1.采光设施：采光效果良好的窗 户、用来调节光照强度的百叶窗和人 工照明设施等。
2.控温设施：封闭良好的门窗以 及性能优良的空调设备。
3.通风设施：可随意打开的门窗 和机械通风设备。
四、设计办公室布局的注意事项
设计办公室布局的时候，需要考虑 以下因素：
（一）职工人数 （二）业务性质和内容 （三）部门间的工作联系 （四）工作需要
学习内容
一、合理进行办公室布局的作用 二、办公室布局的种类及其特点 三、设计办公室布局的工作程序 四、设计办公室布局的注意事项 五、办公室布置的原则和要求 六、办公室布置的工作程序
一、合理进行办公室布局的作用
（一）有利于形成有效率的工作流程 （二）有利于员工的工作分配 （三）有利于工作顺利完成
（一）有利于形成有效率的工作流程
（一）分析需求 （二）设计办公室布局平面图 （三）选择办公家具和设备 （四）设计装饰和美化效果 （五）设计采光、控温和通风设施
（一）分析需求
分析不同部门的业务特点对办 公条件的要求，包括所需空间的 大小、人员流动的频率、环境噪 音要求、需要设备及家具量的多 少等。
（二）设计办公室布局平面图
指定专人或委托他人设计办公室 布局平面图，并征询各使用部门的 意见，根据意见修改设计，完善办 公室的功能。
（三）选择办公家具和设备
办公室中使用的所有家具应符合健康要 求和安全标准。大多数办公室通常提供给每 一个工作人员下列的办公家具和设备：
1.办公桌：工作的空间 2.办公椅：用于支撑工作时的身体 3.橱柜：用于存储文件、办公用品等 4.办公设备：完成工作任务的必要手段
（四）设计装饰和美化效果
办公室的装饰和美化应满足以下要求： 1.营造良好印象。能够给来访者和客户一个 良好的企业印象，如悬挂企业形象标志、产品 模型、经营理念和发展目标挂图等。 2.给人安全感。能够给工作人员以安全感， 如质地良好的防盗门和护窗网，牢固的座椅和 橱柜。 3.给人愉悦感。能够让工作人员感到愉快， 如特定的颜色、绿色的植物、精美的图片等。